Comment faire le suivi budgétaire d’un projet ?

Assurer la maîtrise des coûts s’avère stratégique pour tout projet. Alors, il devient essentiel d’implémenter un suivi budgétaire projet réfléchi afin de contrôler les dépenses et d’anticiper les écarts pour sécuriser la rentabilité. 

Ainsi, le pilotage budgétaire implique des données fiables et actionnables que des outils de suivi budgétaire peuvent aider à collecter et analyser. Mais alors, par où commencer et comment faire le suivi budgétaire d’un projet ? 

Dans cet article, nous vous proposons un guide pour comprendre les enjeux du suivi budgétaire et pour en déployer un, pas à pas, en vous posant les questions essentielles. 

Qu’est-ce que le suivi budgétaire des projets ?

Définition

Le suivi budgétaire en gestion de projet consiste à suivre la manière dont les coûts sont utilisés au cours du projet. Cela implique de comparer les coûts réels aux coûts prévisionnels afin de s’assurer que le projet puisse aboutir en respectant le budget initial. Réalisé tout au long du projet, il est régulièrement mis à jour.

L’analyse des coûts et leur suivi permettent de détecter les éventuels écarts. Les décisionnaires du projet doivent alors ajuster certains paramètres pour remettre le projet sur la bonne voie. 

Finalement, le contrôle budgétaire de projet est essentiel à un pilotage de projet efficace, notamment pour accompagner la prise de décisions stratégiques : 

• il permet de la visibilité,
• favorise la transparence,
• optimise la performance économique,
• aide à prendre les décisions stratégiques. 

De plus, il contribue à une gestion optimale des fonds en s’assurant de leur disponibilité aux moments stratégiques. 

Quels sont les enjeux du suivi budgétaire ?

• Assurer le respect du budget défini 

Le suivi budgétaire projet analyse de manière détaillée les coûts afin d’identifier les dépenses réalisées et à venir. Il s’assure de la viabilité économique du projet en comparant le budget prévisionnel et le budget en cours. 

Pour les ESN par exemple, le suivi budgétaire s’avère stratégique car il permet de garder le contrôle sur le temps facturé et le temps réellement investi. Par ailleurs, il constitue une référence pour estimer le coût des ressources nécessaires, en incluant les marges, garantes de la rentabilité. 

• Anticiper et corriger

Le suivi budgétaire aide à anticiper les risques de dérives budgétaires, en cas de dépassements ou de retards par exemple. 

À l’aide d’un logiciel de planification budgétaire comme Stafiz, vous pouvez notamment fixer des objectifs de temps à passer sur chaque phase de projet. Vous pouvez ainsi vérifier rapidement l’atteinte des objectifs et être alertés lorsqu’un dérapage est observé. En cas d’écart, vous pouvez ainsi ajuster les paramètres pour limiter les dépassements. 

Découvrir

• Prioriser grâce à une visibilité globale

Le suivi budgétaire peut être implémenté grâce à des outils tels que le tableau de suivi projet. Celui-ci centralise toutes les informations, met en avant les écarts et donne accès à l’ensemble des données qui permettent ensuite de prendre des décisions. 

La vision en temps réel des coûts aide à maximiser la performance financière, quel que soit le mode de facturation adopté, en régie comme au forfait. Ainsi, la visibilité obtenue favorise la transparence de l’information au sein de l’entreprise, essentielle à une gestion au niveau du portefeuille de projet. Cela facilite le pilotage de l’activité au niveau global et aide à prioriser les décisions. 

Phase 1 : établir le chiffrage de projet

Estimer les coûts

Pour estimer les coûts d’un projet, il faut comprendre de quoi est composé un budget de projet : 

• des différentes propositions commerciales en cas de sous-traitance,
• des frais et achats (licences, logiciels etc.)
• d’un plan de charge issu d’une allocation des ressources rigoureuse, 
• de marges pour faire face aux imprévus. 

Une fois toutes les tâches essentielles à la réalisation du projet listées, vous pourrez les intégrer à votre stratégie de gestion des ressources. Vous devrez alors identifier le nombre de ressources nécessaires, le coût de chacune et la durée d’intervention. Vous pourrez ainsi calculer le coût global des ressources, en prenant bien en compte les délais qui peuvent affecter votre calcul.

Définir le budget prévisionnel

Définir le budget prévisionnel d’un projet est une étape essentielle du suivi budgétaire, il servira de référence tout au long du projet. 

De plus, vous pouvez utiliser un logiciel de pilotage budgétaire comme Stafiz qui dispose de fonctionnalités dédiées telles que l’obtention d’une base de comparaison entre le réel et le prévisionnel, ou encore l’articulation des différents paramètres du projet afin d’atteindre une marge ou un profit spécifiques. 

Création d’un budget dans Stafiz

Ainsi, vous pouvez créer un budget en quelques clics, en prenant en compte tous les coûts et recettes. Cela vous aide à évaluer la faisabilité et la rentabilité du projet au départ.

Planifier la gestion des risques

Le chiffrage de projet doit également prendre en compte la gestion des risques, qui consiste à anticiper les risques d’écarts de budget ou de délais. Elle implique de définir des mesures proactives et correctives afin de comprendre et de gérer les éventuels dépassements de coûts. 

Phase 2 : effectuer le suivi budgétaire du projet en continu

• Définir une méthode de suivi 

Le suivi budgétaire de projet peut prendre différentes formes et fréquences en fonction des entreprises. Il s’avère essentiel de les définir dès le début du projet afin de garantir l’efficacité du suivi. 

Choisissez une fréquence adaptée à vos besoins, le tout est qu’elle soit régulière pour vous permettre de réagir rapidement en cas d’écart. Par ailleurs, nous vous recommandons de définir à l’avance le process, le contenu et la forme afin de maintenir la cohérence et d’éviter les erreurs. 

• Sélectionner les indicateurs à analyser

Choisissez des KPI pertinents et adaptés. Voici pour vous aider une liste de 12 indicateurs financiers. Analysés en temps réel, ils permettent d’alerter sur les dérives pour apporter rapidement des corrections. 

• Identifier et analyser les écarts

Pour identifier et analyser les écarts financiers, comparez le réalisé avec le prévu. Les dépenses doivent respecter le budget prévisionnel. Dans le cas contraire, vous devez chercher à comprendre les causes de ces écarts et mesurer leur impact sur la performance du projet. 

• Proposer des mesures préventives et correctives

Les écarts menacent la réussite de votre projet et doivent être évités ou corrigés. 

Vous devez alors réfléchir à des stratégies pour revenir à un équilibre. Par exemple :

• réaffecter les ressources : optimiser la charge de travail, intervertir des profils juniors/séniors, réduire le nombre de ressources mobilisées,
• réduire les coûts,
• renégocier avec le client ou les prestataires. 

Suivre les écarts en temps réel grâce à l’automatisation des rapports budgétaires 

Pour obtenir une vision en temps réel, un tableau de bord de gestion de projet s’avère stratégique. Stafiz vous permet d’automatiser cette génération de rapports, vous libérant du temps pour l’opérationnel, essentiel en ESN. Toutefois, les fonctionnalités indispensables vont également dépendre du mode de facturation pratiqué.

• Choisir une méthode de suivi adaptée en fonction du mode de facturation 

Au forfait, votre problématique consiste à suivre les coûts dans leur ensemble : les talents internes, externes, les frais, les achats… Les données doivent être au plus fiable du terrain. 

Stafiz peut vous aider à collecter ces données et réaliser le suivi à l’atterrissage. Celui-ci peut être recalculé en permanence lorsque le staffing est également intégré. L’outil permet ainsi un suivi de l’avancement, du coût et des marges précis. 

Suivi de tous les coûts en prévisionnel

Stafiz dispose également de fonctionnalités poussées de reporting et d’alertes. Ainsi, vous identifiez rapidement d’où viennent les écarts et quand ils se produiront grâce à

l’outil de BI de prise de décision qui utilise le prédictif et vous alerte. Vous pouvez effectuer une analyse à différents degrés : par personne, BU, tâches ou phases. 

Suivi prévisionnel des écarts par personne, phases/tâches, à travers le temps

Suivi des écarts dans le temps

En régie, l’accent est essentiellement porté sur l’analyse de la rentabilité. En cas de risques identifiés sur un projet, la rentabilité du projet peut être menacée : des jours non facturés (remises et cadeaux aux clients) ou des frais peuvent s’avérer indispensables et avoir un impact.

Sur Stafiz, il est possible de synchroniser les données telles que les ressources, l’avancement et le suivi des coûts pour analyser et comprendre les écarts entre la production non facturée et la facturation effective (à différents degrés : par projet ou BU). 

Suivi de la production non facturée

Phase 3 : utiliser la donnée pour réorienter le pilotage de projet

Une fois les données consolidées, ces insights doivent servir à réajuster le pilotage. Une piste serait par exemple de tenter de renégocier certains points avec le client. 

L’optimisation des taux de charge comporte aussi un rôle stratégique. Vous pourriez ajuster l’allocation des ressources en remplaçant les collaborateurs qui coûtent le plus cher, le plus souvent les profils les plus expérimentés, par des profils plus junior. 

Cette solution est intéressante car ces profils vous coûtent moins cher. Cependant, vous devez vous assurer que les profils choisis soient en mesure d’effectuer le travail avec le même niveau de qualité initialement attendu, faute de quoi la satisfaction client en sera entachée. 

D’un point de vue long terme, vous pouvez également identifier des projets plus rentables pour l’avenir. 

5 bonnes pratiques du suivi de projet

Adopter une logique de gestion de la charge

Pour les sociétés de service, le suivi des budgets s’avère important. Cependant, ce sont en réalité les taux de charge qui impactent réellement la rentabilité. Le rôle du suivi budgétaire consiste non seulement à contrôler les coûts, mais également à procéder aux ajustements permettant de maximiser cette dernière.

Vous pouvez utiliser différentes méthodes, l’une étant de vous assurez que vos talents soient occupés de manière optimale et sur des projets facturables. Une autre implique de vérifier que toutes les activités du projet disposent des ressources adaptées en termes de qualité et quantité et de les réallouer dans le cas contraire.

Suivre les budgets de manière consolidée

Dans votre suivi budgétaire, il est essentiel de considérer plusieurs niveaux : 

• au niveau du portefeuille de projets, 
• par BU,
• par client. 

En comparant l’ensemble des projets, quel que soit leur mode de vente (forfait ou régie), vous serez en mesure d’identifier et de prioriser les projets, BU, et régions les plus rentables. 

Suivi de la marge du portefeuille de projets

Intégrer le suivi budgétaire à la gestion des talents et des compétences

Le suivi budgétaire s’inscrit dans une stratégie globale d’allocation des ressources, qui permettra de maximiser la performance. En sélectionnant le bon collaborateur, pour la bonne mission, au bon moment, vous optimisez le rapport coût (salaire, temps passé) vs bénéfice (qualité, rapidité, impact du travail réalisé).

Lier la comptabilité projet avec la comptabilité générale

Lier la comptabilité projet avec la comptabilité générale permet d’obtenir une vision macro sur l’activité. En effet, cette méthode apporte le recul nécessaire sur les projets. 

Toutefois, une vision sous l’angle du métier, en fonction d’axes analytiques personnalisés, s’avère également pertinente. Grâce à Stafiz, vous pouvez étudier quels BU, projets, zones géographiques ou clients sont les plus rentables, et ce à travers le temps. Cela vous permet alors d’adapter la stratégie de l’entreprise en fonction de ces insights. 

Rapport de compte de résultat dans Stafiz

Utiliser un outil de suivi budgétaire complet suivant votre situation

• Faciliter la collecte, la structuration et la mise à jour 

L’utilisation d’un outil de suivi budgétaire aide à simplifier la collecte, la structuration et la mise à jour des données. En effet, un logiciel consolide les données de plusieurs sources, et vous aide à les structurer. Vous disposez alors d’une base de travail saine pour prendre des décisions éclairées, basées sur des données fiables. 

Cependant, il s’avère indispensable de choisir l’outil adapté à la taille, à la structure de votre entreprise, et au niveau de complexité attendu. 

• Définir les besoins

L’une des premières questions à se poser consiste à définir le périmètre de l’outil : de quels usages avez-vous besoin ? 

• Votre gestion de projet utilise-t-elle différents modes de facturation en parallèle (forfait, régie, abonnement, mixte) ?
• Quelle granularité du budget et de son suivi avez-vous besoin ? Par phases et tâches ?
• Avez-vous besoin d’une gestion prévisionnelle (à l’atterrissage, avec le reste à faire) ?
• Devez-vous considérer tous les coûts, en incluant l’avant-vente et la sous-traitance notamment ? 
• Avez-vous besoin d’une gestion de la facturation intégrée au suivi budgétaire ? 
• Avez-vous besoin d’exporter facilement vers vos logiciels comptables ?
• Avez-vous besoin d’intégrer la gestion de l’avant-vente, avec la génération de devis et le suivi des opportunités ?

• Analyser l’environnement actuel

Une autre problématique à considérer concerne l’intégration avec vos outils déjà installés. 

• Êtes-vous déjà équipés d’un CRM ? Dans ce cas, connecter un outil de suivi budgétaire pourrait suffire. 
• Disposez-vous d’un ERP ? S’il est orienté métier et opérationnel, il peut répondre à vos besoins. Cependant, un outil dédié devient indispensable lorsque la complexité augmente (multi-projets, plusieurs modes de facturation). 
• Utilisez-vous un logiciel comptable ? S’il intègre les logiques de pilotage de projets, il peut convenir. 

C’est également à ce stade que se pose la question des intégrations natives et des API.

Certaines entreprises combinent un CRM (pour la gestion commerciale), un outil comptable (pour la facturation et la paie) et un outil dédié au suivi budgétaire afin d’assurer un pilotage précis et complet de leurs projets. Voici plusieurs exemples de combinaisons possibles : 

• CRM (Sales Force) + outil comptable (Sage) + outil dédié (Stafiz).
• ERP (SAP) / outil dédié (Stafiz) + outil comptable et paie (Nibelis).

Un bon suivi des coûts de projet ne s’arrête pas à la planification ou au pilotage en cours de mission. La clôture budgétaire est tout aussi essentielle car elle rassemble les dépenses et justificatifs, analyse la gestion des écarts et tire des enseignements pertinents pour les projets à venir.

Avec un logiciel de suivi budgétaire de projet en temps réel, ces données sont centralisées, fiables et prêtes à être analysées. Vous disposez ainsi de rapports précis et d’une vision globale qui améliorent la communication interne et, surtout, contribuent à maximiser la rentabilité des projets.