Comment réduire les heures non facturables de vos projets ?

Pour de nombreuses entreprises de services, chaque heure compte. Toutefois, certaines tâches sont inévitables bien qu’elles ne génèrent pas de revenus. Ces heures non facturables peuvent alors peser lourd sur la rentabilité. Elles constituent d’ailleurs un indicateur clé car elles aident à estimer le prix des prestations. 

Mais alors, comment réduire ces heures non facturables ? Dans cet article, nous vous proposons un guide pour comprendre et limiter ce temps de travail qui peut menacer votre rentabilité. 

Comprendre : pourquoi certains temps de travail ne sont pas facturables ?

Bien que certaines heures soient comptabilisées comme non facturables, elles sont pourtant bien travaillées. En effet, elles sont dites non facturables car elles ne génèrent pas directement de revenus mais sont inévitables : elles assurent le bon fonctionnement de l’entreprise. 

Or, ces heures non facturables s’avèrent problématiques pour les ESN, agences, cabinets et autres structures proposant des services, car c’est justement le temps qui est facturé. 

On considère comme heure non facturable tout dépassement de temps par rapport à l’objectif de temps à passer initialement prévu. Or, les heures non facturables sont à éviter car le prix de la prestation a généralement été fixé en amont avec le client. Sauf négociations, un dépassement ne pourra pas être facturé, mais impacte les prévisions budgétaires. 

Alors, à quoi correspondent ces heures facturables ? En réalité, cette catégorie englobe de nombreuses activités, telles que : 

• les projets internes : comme la mise en place de process, le développement d’outils, la formation, le réseautage ou la gestion administrative,
• les erreurs commises par un collaborateur qui génèrent une négociation de la part du client,
• une stratégie commerciale qui consiste à offrir certaines heures sur des tâches spécifiques pour fidéliser un client, 
• un cahier des charges mal défini qui génère du travail inutile, que le client refusera de payer.

Suivi des taux de charges par rôle et par équipe dans Stafiz 

Grâce à cette visibilité, vous pouvez scénariser la charge afin d’améliorer la visibilité sur les prochains mois. En analysant celle-ci sur les prochaines semaines et mois, avec la capacité des collaborateurs (en prenant bien en compte les congés et les taux d’occupation), vous pouvez d’ores et déjà pré-staffer. Vous êtes également en mesure d’allouer les capacités restantes sur les projets internes, les fameuses heures généralement non facturables.

Comment suivre les heures non facturables ?

Un nombre élevé d’heures non facturables réduit les marges, il est donc important d’apprendre à les chiffrer précisément. Toutefois, le suivi des heures non facturables remplit également d’autres objectifs : 

• identifier les tâches non facturables chronophages pour déterminer leur nécessité,
• arbitrer les priorités,
• faciliter l’établissement de devis grâce à des estimations précises,
• identifier les clients les plus rentables sur lesquels concentrer ses efforts,
• mesurer l’efficacité des équipes.

Le suivi des temps est ainsi essentiel : il permet de savoir précisément combien d’heures passent vos collaborateurs sur des tâches génératrices de revenus. Un logiciel de gestion de projet comme Stafiz offre alors une vue globale sur les heures facturables et non facturables et facilite le calcul du taux de facturation (heures facturables / heures disponibles, en excluant les congés et jours fériés). 

De plus, Stafiz permet également de classifier un projet. En distinguant les activités externes des internes, vous facilitez le tri des heures non facturables. 

Personnalisation d’une mission dans Stafiz

Vous pouvez alors visualiser la répartition des heures non facturables par personne ou par mission. 

Définir les attentes et les objectifs en termes d’heures non facturables

Une manière efficace de réduire les heures non facturées consiste à définir votre politique, tant au niveau de l’entreprise que d’un projet. 

Effectuer un suivi régulier

Au niveau d’un projet, le cahier des charges projet est clé car il permet de clarifier les attentes. Par ailleurs, il est nécessaire d’effectuer des points de suivi au cours du projet avec le client mais aussi en interne, d’autant plus lorsque les consultants sont majoritairement en régie. 

Fixer des objectifs

Une autre manière efficace de réduire les heures non facturables est de fixer des objectifs à ne pas dépasser. Cela aide à responsabiliser les équipes, qui ont alors tout intérêt à limiter ou optimiser les temps facturables ou non.

Optimiser les processus pour réduire les tâches non facturables

La meilleure manière de réduire les heures non facturables reste d’optimiser vos processus pour gagner en efficacité.

Consacrer une plage horaire dédiée aux heures non facturables

Certaines tâches non facturables comme les tâches administratives sont prévisibles et incompressibles. Toutefois, vous pouvez les regrouper par bloc afin d’éviter de vous disperser ; cela maximise la concentration et donc l’efficacité. 

Par ailleurs, utiliser un logiciel de gestion de projet vous accompagne dans cette démarche : 

• le suivi des temps vous aide à gagner en visibilité sur la répartition du temps passé pour organiser votre agenda en conséquence,
• l’automatisation de certaines tâches, proposée par certains outils, permet de gagner du temps. 

Allouer les ressources de manière stratégique

Une autre manière d’améliorer les processus consiste à optimiser le temps facturable grâce à une allocation des ressources efficace. 

Ainsi, il peut s’avérer stratégique de mobiliser les profils juniors, moins coûteux, sur des missions accessibles, tandis que les missions les plus challengeantes sont confiées aux profils plus séniors dont le coût de travail s’avère plus élevé. 

Une autre approche consiste à utiliser des outils comme le scenario builder de Stafiz pour automatiser le staffing à partir de la donnée. 

Votre affectation des ressources gagne en fiabilité et en rapidité

Notre module de Staffing

Stafiz permet également d’automatiser la facturation et d’être payé plus vite, ce qui limite les heures non facturables liées à la facturation (envoi de factures, relances etc.). Stafiz propose des fonctionnalités de rappel d’impayés, de déclenchements par livrables ou encore de génération automatique, dégageant ainsi du temps pour les heures à forte valeur ajoutée, facturables.

Organiser le management

Certaines approches de management permettent de réduire les heures non facturables. 

La méthodologie du lean management ou les organisations en sprint comportent par exemple des points d’étapes fréquents qui limitent les inefficacités opérationnelles grâce à des contrôles fréquents. Ces méthodologies restent plébiscitées des ESN car elles permettent de maintenir une visibilité, alors même que les collaborateurs sont occupés à des projets clients 90% du temps. 

Par ailleurs, mettre en place un pilotage de projet structuré, avec un workflow de validations clair et un système de notifications des livrables, fluidifie la collaboration. Cela aide à limiter les retards ou les erreurs, réduisant ainsi les heures non facturables.

Arbitrer sur les activités internes

Les heures non facturables sont indispensables. Toutefois, il est possible d’arbitrer en interne pour décider de leur gestion.

Par exemple, favoriser des missions longue durée peut constituer une stratégie car cela évite les démarches administratives. 

De plus, l’étude des taux de charge permet d’identifier les moments les plus propices pour avancer sur les projets internes.  

Suivre la santé financière globale des projets

Finalement, réduire les heures non facturables s’inscrit dans une stratégie plus globale qui consiste à suivre la santé financière générale des projets. Celles-ci peuvent impacter les objectifs de temps et la rentabilité. Il est donc indispensable de les suivre et de les analyser pour anticiper les dérives potentielles de budget. Le suivi de la répartition du temps par projet et par équipe, facilitée par les outils de gestion de staffing, limite les écarts. 

Les heures non facturables sont inévitables : tâches administratives, formation, networking ou encore erreurs, elles font partie intégrante de l’activité d’une entreprise. Toutefois, elles peuvent impacter lourdement la rentabilité, en particulier dans les agences ou les ESN. D’où la nécessité d’adopter une stratégie claire pour les encadrer et les limiter. 

Malheureusement, il n’existe pas de solution miracle. En revanche, en optimisant vos processus, en définissant des politiques internes claires et en alignant le management avec la stratégie commerciale, vous pouvez réduire ces heures non facturables pour renforcer votre compétitivité en tant qu’entreprise.