Le guide complet du cahier des charges projet

Véritable fil conducteur, le cahier des charges joue un rôle central dans la réussite d’un projet. La réponse à la question « A-t-on besoin d’un cahier des charges pour un projet ? » est incontestable : oui. Cet outil essentiel garantit le respect des objectifs, du périmètre de projet, des délais et du budget.

Mais alors, que doit contenir un cahier des charges ? Dans cet article, nous vous expliquons en quoi ce document est stratégique, quels sont les enjeux pour chaque partie prenante, et nous vous proposons une structure de cahier des charges projet claire, réutilisable comme modèle, pour vos futurs projets.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges projet ?

Formaliser les besoins

Tout projet est susceptible de nécessiter un cahier des charges projet : de la refonte de site web au déploiement d’un logiciel, en passant par l’organisation d’un évènement. 

En effet, il s’agit d’un document essentiel car il permet de formaliser tous les éléments essentiels pour le bon déroulé du projet et sa réussite :

• les besoins,
• les objectifs,
• le périmètre,
• les contraintes,
• les fonctionnalités,
• les délais,
• le budget prévisionnel.

Planifier et suivre

Ainsi, il constitue une base pour la planification du projet et facilite son pilotage par la suite. Il condense tous les éléments dans un même document, offrant ainsi un niveau d’information uniforme à toutes les parties prenantes, internes comme externes. 

Un document contractuel

Le cahier des charges projet est rédigé dès la phase de planification du projet, après que le commanditaire ait exprimé ses attentes. 

Bien que le chef de projet soit généralement en charge de sa rédaction, cette tâche peut être déléguée à un consultant externe. Dans tous les cas, le document produit doit être approuvé officiellement puis signé par le commanditaire et l’équipe projet, constituant ainsi un document contractuel. Cependant, il ne représente pas un contrat à part entière.  

Les différents types de cahiers des charges

Le cahier des charges fonctionnel

Le cahier des charges fonctionnel détaille la manière dont le produit ou service répondra aux besoins. Ainsi, il précise les usages, les fonctionnalités, les caractéristiques et les contraintes. Il sert de base au cahier des charges technique, mais n’exprime pas de solution technique. 

Le cahier des charges technique

Le cahier des charges technique traduit les besoins fonctionnels d’un point de vue technique. Ainsi, il détaille : 

• la solution technique utilisée,
• les aspects techniques à prendre en compte,
• les normes à respecter,
• les contraintes,
• les fonctionnalités avec un angle de vue technique.

Le cahier des charges mixte

Le cahier des charges mixte est un combiné des cahiers des charges fonctionnel et technique. Ils peuvent être rédigés séparément ou intégrés dans un document unique : le cahier des charges mixte. 

En quoi le cahier des charges est-il crucial pour les sociétés de services ?

Le cahier des charges comme outil de sécurisation client-fournisseur

Le cahier des charges contribue à une relation saine entre le client et le prestataire. En effet, clarifie la relation commerciale et encadre les engagements afin d’éviter tout litige. 

Ainsi, le cahier des charges projet sert de référence, limitant malentendus, non-dits et imprécisions. 

Clair, spécifique, sans ambiguïté, il s’assure que tous les éléments soient clairs des deux côtés afin de maximiser la qualité délivrée. Il pose les limites en précisant les exclusions et les contraintes. Par ailleurs, il facilite la création du devis en explicitant les attentes. 

Les enjeux du cahier des charges en gestion de projet

• Responsable et équipe projet 

Dans un contexte de sociétés de services, le cahier des charges projet représente un enjeu majeur pour l’équipe projet. Composée du chef de projet qui conçoit et pilote le projet, les consultants sont eux chargés de respecter les contraintes d’exécution, de périmètre et de priorités. Idéalement, le chef de projet est responsable de la rentabilité de ses projets  et de la satisfaction du client.

Enjeux

Ainsi, pour l’équipe projet, le cahier des charges projet permet : 

• d’avoir de la visibilité sur les tâches, jalons, programmes grâce au planning du projet. 
• de savoir par qui ses éléments seront réalisés et en combien de temps,
• d’éviter les malentendus et les incompréhensions,
• d’anticiper les points de friction.

Risques 

Le cahier des charges projet limite : 

• les conflits sur les priorités, 
• les doutes sur les responsabilités et assignation : le chef de projet est responsable, sa mission étant de livrer le projet conforme et dans les temps,
• le désengagement du client : par sa signature, ce dernier reconnaît être informé et en accord avec les informations communiquées.

Besoin d’un outil de suivi financier ?

Avec Stafiz, vous décentralisez, responsabilisez et outillez vos responsables de projets. Le résultat : ils bénéficient d’indicateurs clés prévisionnels tels que la marge et peuvent donc réagir avant les dépassements.

En savoir plus sur le suivi budgétaire

• La direction et le top management

La direction a des besoins différents de l’équipe projet. Responsable de la vision stratégique, son intérêt est d’avoir une visibilité sur l’atteinte des objectifs du portefeuille de projets : c’est donc une vision consolidée des suivis du respect du cahiers des charges dont elle a besoin.

Enjeux 

Les cahiers des charges doivent garantir la rentabilité des projets et la satisfaction des clients. Le suivi des rapports projets doit permettre de garder un portefeuille aligné sur les objectifs stratégiques et financiers.

Risques

Le cahier des charges projets permet ainsi d’avoir une base pour surveiller les performances consolidées : coûts, délais, satisfaction clients.

Stafiz permet de suivre d’un seul coup d’œil les projets des portefeuilles. On peut donc identifier rapidement et en surtout prévisionnel, les projets qui vont dévier en coût ou en délai, mais aussi les projets et clients les plus rentables. Stafiz propose des rapports détaillés permettant d’identifier les causes des déviations afin de pouvoir rétablir la marge ou les délais de livraisons.

Le pilotage financier de projet

• Responsable de portefeuilles de projets 

Dans une société de services, les responsables PPM (responsable de business unit, COO ou directeur des opérations), en lien avec les chefs de projets,  jouent un rôle clé dans le pilotage de la production. Leur attention est alors portée sur la gestion des ressources au travers des projets et leur rentabilité. Avec les chefs de projets, ils établissent dans le cahier des charges les budgets prévisionnels des projets afin d’en dégager une marge donnée.

Enjeux

Pour les responsables de portefeuille, le cahier des charges constitue une base de référence. Celle-ci va lui permettre d’organiser l’exécution et de planifier les ressources notamment lors des réunions de staffing : organiser les profils à travers les projets, identifier et staffer les bons profils, au bon moment, sur la bonne mission.

Risques

Sans cahier des charges précis, les responsables de portefeuille s’exposent à un mauvais chiffrage, une mauvaise description des besoins et donc du staffing associé. Ceci représente un risque pour les délais, la qualité des livrables et la disponibilité des bons couples profils-projets, ce qui impacte in fine la satisfaction des clients.

Sélection de profils

Stafiz centralise vos demandes de profils et accélère vos prises de décisions avec toutes les informations dont vous avez besoin pour sélectionner et affecter vos profils : adéquations compétences, disponibilités et même appétences. Vos réunions de staffing sont grandement faciilités et sont plus rapides.

Visibilité prévisionnelle sur la charge

Stafiz apporte une visibilité prévisionnelle sur la charge des équipes permettant ainsi d’éviter les sous ou sur-charges.

• Directeurs financiers et contrôleurs de gestion

Ces profils sont chargés de superviser les finances. Ils concentrent leur attention sur la rentabilité et les risques contractuels. 

Enjeux

Ainsi, il utilise le cahier des charges pour suivre les budgets fixés, contrôler les coûts, les délais et les marges. Le cahier des charges projet lui permet de chiffrer précisément la prestation et le coût de production.

Stafiz permet notamment d’obtenir une vision à l’atterrissage, donnant aux financiers une capacité prédictive, permettant ainsi d’anticiper en amont des déviations. On voit sur l’exemple,  la courbe des ressources prévus dépasser celles, en rouge, des ressources maximales prévues initialement laissant du temps pour agir.

Risques

Pour les équipes financières, un cahier des charges incomplet ou mal défini en termes de coûts, représente un risque financier, pouvant conduire à des dépassements de budgets par sous-évaluation des coûts, ou surévaluation des ressources nécessaires à un projet. 

• Équipes commerciales 

Interlocuteurs directs du client, les commerciaux et les Customer Success se concentrent sur la relation avec le client : le suivent, l’accompagnent et identifient des opportunités d’upsell. 

Enjeux

Pour eux, le cahier des charges projet représente un point de repère contractuel qui permet de gérer les attentes et de formaliser les engagements.

Risques 

Le cahier des charges projet aide à éviter un mauvais cadrage, ce qui pourrait conduire à l’insatisfaction du client ou à un tunnel sans visibilité sur le projet. 

Comment rédiger un cahier des charges projet efficace ?

Les 9 étapes à suivre pour rédiger un cahier des charges

Recueillir les informations 

La première étape pour rédiger un cahier des charges projet pertinent consiste à réunir les informations auprès des différentes parties prenantes. Cela peut prendre la forme d’entretiens individuels, de réunions collectives ou encore d’analyses de benchmark et de tests utilisateurs. 

Définir le contexte

Donner du contexte au projet s’avère indispensable pour les équipes qui travaillent dessus. En effet, d’un point de vue opérationnel comme stratégique, il est essentiel de comprendre l’environnement et les enjeux généraux. 

Ainsi, cette première partie se compose d’une rapide présentation de l’entreprise puis plus spécifiquement du projet. 

Dans la présentation de l’entreprise, il convient de définir : 

• le fonctionnement global de l’organisation ; cela s’avère d’autant plus utile si vous travaillez avec des prestataires externes,
• le secteur et le marché d’activité,
• les produits ou services proposés,
• la vision à court et long terme. 

Dans la présentation du projet, il faudra clarifier : 

• les besoins auxquels le projet répond,
• les raisons qui ont conduit à l’émergence de ce projet, 
• pourquoi elle ont été soulevées, et pourquoi maintenant, 
• les avantages et les bénéfices attendus.

De plus, le contexte doit présenter l’état actuel du projet, c’est-à-dire l’existant et toutes les versions qui auraient déjà été produites jusqu’à présent. Cela peut inclure les versions précédentes, des maquettes, des ébauches ou des présentations.

Définir les objectifs

La définition des objectifs précise les résultats attendus, de manière quantifiée. On utilisera la méthode SMART afin de définir des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et définis dans le temps. 

Par exemple : augmenter de 20 % le trafic organique du site d’ici 6 mois.

Clarifier le périmètre

Définir le périmètre permet d’éviter tout débordements, ou scope creep (dérivation de périmètre).

Ainsi, il est essentiel de définir les limites, à tous les niveaux : 

• le niveau d’intervention (entreprise ou groupe),
• les personnes ou services impliqués et ceux spécifiquement non impliqués,
• les bénéficiaires principaux du projet,
• les éventuelles limites géographiques, 
• les langues. 

Préciser les contraintes

En plus des limites, le projet peut contenir des contraintes. Notamment : 

• les contraintes techniques : logiciel, réseau, technologie…
• les contraintes réglementaires,
• temporelles,
• budgétaires.

La définition des contraintes peut également s’accompagner d’une gestion des risques : que faire en cas de retard ? Comment gérer les dépendances ? 

Clarifier les livrables attendus dans le cahier des charges

Déterminer les livrables attendus permet d’éviter toute ambiguïté, conflit ou déception. En précisant ce qui va être livré et sous quelle forme, vous limitez le risque de frustration pour le client. Cette étape doit donc préciser les conditions à remplir pour que les livrables soient considérés comme validés. 

Clarifier les délais et les jalons

Tout projet réussi implique une définition claire du calendrier. Ainsi, après avoir estimé le temps nécessaire pour la préparation, la réalisation et les tests, proposez une date de livraison. Ne vous montrez pas trop optimistes, soyez avant tout réalistes. Incluez également des livrables intermédiaires, cela permettra de rassurer le client et de marquer les temps forts pour les équipes opérationnelles. 

Pour vous aider à organiser temporellement le projet, vous pouvez utiliser un diagramme de Gantt. Cet outil aide à visualiser clairement les dates clés, les jalons et la date de livraison. 

Pour rappel, le cahier des charges n’a pas valeur de contrat. Mais la date de livraison pourra être reprise dans une facture ou un devis et deviendra à ce moment-là contractuelle.

Définir un budget 

Pour définir le budget prévisionnel de projet et en suivre la consommation, aidez-vous de logiciels de gestion de projet comme Stafiz.

Considérez tous les postes de dépenses, Stafiz par exemple pour permet de renseigner tous les coûts et gérer vos différents modèles de ventes : 

• humaines (internes ou sous-traitance),
• matérielles (logiciels, infrastructures, licences),
• de maintenance.

Faire valider le rendu

Une fois le cahier des charges projet rédigé, vous devez vous assurer qu’il convienne au commanditaire du projet. Cela évitera les changements en cours de projet qui pourraient mettre en péril sa réussite.

Toutefois, notons que certains éléments peuvent changer, comme les ressources, le planning ou les exigences. Chaque élément modifié a un impact qui doit donc être répercuté sur les autres caractéristiques.

Une fois signé et approuvé, le cahier des charges projet peut être partagé au reste de l’équipe afin que tout le monde dispose du même niveau d’information. 

Stafiz vous permet d’élaborer des dossiers de compétences à présenter à votre client permettant ainsi de valider le cahier des charges sur le volet collaborateurs à mobiliser dans le projet.

Bonnes pratiques de rédaction du cahier des charges projet

Voici quelques bonnes pratiques pour établir un cahier des charges projet​ pertinent.

• S’exprimer dans un langage clair et accessible pour ne laisser aucune place à l’interprétation.
• Communiquer des attentes réalistes, en termes de fonctionnalités, de délais ou budget.
• Prendre en compte des marges de sécurité.
• Être conscient que le cahier des charges projet peut évoluer.
• Illustrer avec des tableaux, des graphiques et autres éléments visuels pour rendre le document agréable à lire.
• Garder une trace de tous les changements effectués au fur et à mesure du projet, avec un versioning précis.

Les erreurs fréquentes à éviter dans votre cahier des charges

Certaines erreurs fréquentes sont à éviter lors de la rédaction de votre cahier des charges projet. 

• Être trop technique ou trop précis : ce document s’adresse à une audience hétérogène.
• Ne pas cadrer suffisamment le périmètre et générer une dérive de périmètre. En cas d’évolution, pensez à adapter le planning ou le budget en conséquence. Des objectifs inatteignables pourraient créer une surcharge des équipes et de la frustration. 
• Oublier de faire valider et signer le document. 

Rédiger un cahier des charges projet précis s’avère incontournable pour garantir la réussite d’un projet. Telle une feuille de route, il clarifie les responsabilités, détermine les priorités et limite les risques de dérive et d’ambiguïté entre toutes les parties prenantes.

Toutefois, il reste essentiel de bien faire la différence entre charte de projet et cahier des charges : la charte pose les grandes lignes et se concentre sur la validation officielle du lancement du projet, tandis que le cahier des charges détaille ce qui doit être réalisé, quand et par qui.

En structurant votre cahier des charges de manière claire et exhaustive comme dans l’exemple que nous vous proposons, vous mettez toutes les chances de votre côté pour piloter vos projets efficacement, renforcer la satisfaction client et assurer la rentabilité de vos missions.