Les bases de la gestion de portefeuille de projets

Introduction

Définition de la gestion de portefeuille de projet

La gestion de portefeuille de projet est à l’intersection de trois disciplines que sont la gestion d’activité, le management généraliste et la gestion de projets et de programmes. La gestion de portefeuilles de projet est la dimension plus stratégique de la gestion de projet. C’est le processus qui vise à évaluer, prioriser et sélectionner les projets les plus pertinents pour une organisation, en tenant compte de leurs objectifs stratégiques, de leurs ressources disponibles et de leurs contraintes. La gestion de portefeuille de projet implique également le suivi et le contrôle des projets en cours, ainsi que l’évaluation de leur performance pour assurer leur alignement continu avec les objectifs stratégiques de l’organisation.

La Gestion de Portefeuille de Projet applique les méthodes de la gestion financière à la gestion de projet, c’est-à-dire qu’elle prend en compte les concepts suivants :

• Les stratégies d’investissement
• La gestion des risques
• Le ROI (Retour sur Investissement)
• La croissance et la rentabilité
• La diversification
• L’alignement avec les objectifs

Importance de la gestion de portefeuille de projet

Une bonne gestion de portefeuille de projet répond à des enjeux cruciaux et stratégiques. Elle permet de fournir des réponses aux questions suivantes :

• Sur quoi travaille-t-on ?
• Sommes-nous en train de travailler sur les bons projets ?
• Comment sont investis notre argent et notre personnel ?
• Comment performons-nous ?
• A-t-on les capacités d’absorber les projets futurs ?
• Notre portefeuille de projet est-il optimisé ?
• Les résultats attendus des projets se sont-ils confirmés ?
• Peut-on concrètement et correctement délivrer les projets en cours ?

Les apports de la méthodologie de la gestion de portefeuille de projets sont nombreux. En premier lieu cette gestion apporte :

• De meilleurs retours sur l’investissement des projets
• Moins de risque sur l’organisation des projets
• Une meilleure exécution des plans stratégiques
• Une gestion plus réaliste du capacitaire et de la charge des projets
• Une livraison plus rapide des projets
• Une satisfaction client plus importante

Les avantages qu’apportent la gestion de portefeuille de projet

La vision exhaustive d’un portefeuille de projet apporte une visibilité unique, qui permet d’améliorer la performance de l’entreprise grâce à quatre principaux avantages que cette méthodologie apporte :

L’optimisation des ressources et des capacités

Les entreprises doivent croître avec des contraintes de capacités. Les ressources, notamment le personnel est limité et la planification et l’optimisation du temps des collaborateurs sur les projets est donc un enjeu stratégique.

La gestion de portefeuille de projets permet d’avoir une vision globale des projets en cours dans une organisation, ce qui facilite la planification et l’allocation des ressources de manière plus efficace. En identifiant les projets qui contribuent le plus aux objectifs stratégiques, la gestion de portefeuille permet de concentrer les ressources sur les initiatives les plus importantes.

Par ailleurs, elle favorise la collaboration et la coordination entre les équipes et les départements. Elle permet de mieux partager les ressources entre les départements et d’arbitrer de façon optimale en évitant les conflits de planification et en favorisant l’échange d’informations et de compétences.

Enfin, grâce à la visibilité sur l’avancement des différents projets, les projets futurs qui s’apprêtent à démarrer et les indicateurs dont bénéficie les gestionnaires de portefeuille de projets, ils sont à même de prendre de meilleures décisions d’allocation des projets pour placer les ressources là où elles seront les plus stratégiques. Cette visibilité globale permet aussi de déterminer quelles sont les compétences en sous-capacité dans l’organisation pour lesquelles il est nécessaire de procéder à des recrutements. 

L’amélioration du suivi financier et de la performance des projets

La visibilité sur l’ensemble du portefeuille de projet permet de voir d’un coup d’œil la situation de l’ensemble des projets et d’identifier facilement ceux qui sont en train de dévier de leur budget ou qui prennent du retard. Il est plus facile d’identifier les bloquants, et les raisons qui entraînent la sous-performance d’un projet. Grâce à la vue de l’ensemble du portefeuille, il est possible de prendre les décisions qui s’imposent pour rétablir la situation. Par exemple, un gestionnaire de portefeuille de projet peut choisir de réallouer des ressources d’un projet qui montre de l’avance vers un projet en difficulté. Sans une vue globale de la situation des différents projets du portefeuille, il est impossible de rétablir la situation, car il manque de l’information.

La gestion de portefeuille de projet identifie et évalue les risques potentiels liés à chaque projet. Cela permet de mettre en place des stratégies de gestion des risques appropriées pour minimiser les impacts négatifs et maximiser les chances de succès. En surveillant et en gérant les risques de manière proactive, la gestion de portefeuille contribue à réduire les retards, les dépassements de budget et les échecs des projets.

La gestion de portefeuille de projet fournit des indicateurs clés de performance pour évaluer la progression et les résultats des projets. Cela permet d’identifier rapidement les projets en difficulté et de prendre des mesures correctives pour les remettre sur la bonne voie. Le suivi de la performance facilite également l’apprentissage organisationnel en identifiant les bonnes pratiques et les leçons apprises à partager entre les projets.

Une prise de décision plus stratégique

La gestion de portefeuille de projet permet de comparer les projets entre eux en utilisant des critères stratégiques. Elle fournit des outils et des méthodologies pour évaluer les avantages, les risques, les coûts et les impacts des projets sur les objectifs stratégiques. Ces évaluations comparatives aident les décideurs à hiérarchiser les projets et à prendre des décisions éclairées.

Anticipation des opportunités et des risques : La gestion de portefeuille de projet permet d’anticiper les opportunités et les risques liés à l’environnement externe. Elle aide à identifier les tendances, les besoins du marché, les innovations et les menaces potentielles qui peuvent influencer la stratégie de l’organisation. Ces informations aident les décideurs à ajuster le portefeuille de projets pour saisir les opportunités stratégiques ou pour faire face aux risques émergents.

Réévaluation et ajustement continu : La gestion de portefeuille de projet favorise une approche itérative et adaptative dans la prise de décisions stratégiques. Elle permet de suivre la performance des projets, d’évaluer les résultats par rapport aux objectifs stratégiques et d’apporter des ajustements si nécessaire. Cela permet une prise de décision dynamique et évolutive en fonction des changements dans l’environnement et des nouvelles informations disponibles.

Avec tous ces avantages, on comprend qu’une entreprise a tout intérêt à prendre une approche de gestion de portefeuille de projet.

Comment faire pour mettre en place une gestion de portefeuille de projet étape par étape ?

Etape 1 : sélection des projets

1. Critères de sélection des projets

Pour déterminer quels projets inclure dans les portefeuilles de projets à gérer, il est nécessaire de les analyser et les classer selon plus critères :

1. Alignement stratégique : les projets doivent être cohérents avec les objectifs stratégiques de l’organisation
2. Résultats attendus : les projets doivent avoir des objectifs clairs et mesurables. Ils doivent avoir suffisamment d’impact pour l’organisation.
3. Faisabilité : la faisabilité technique, opérationnelle et économique du projet doit être évaluée
4. Retour sur Investissement (ROI) : les projets doivent être évalués en fonction de leur potentiel de rentabilité et de génération de valeur pour l’organisation
5. Risques et incertitudes : les projets doivent être classés en fonction des risques et des incertitudes associées.

2. Méthode d’évaluation des projets

Il faut ensuite évaluer les projets pour leur donner une notation en face de chacun des critères ci-dessus. Il existe différentes méthodes d’évaluation qui aident à prendre des décisions éclairées sur quels projets inclure dans le portefeuille. Voici quelques-unes des méthodes couramment utilisées :

• Analyse coût-bénéfice (ACB) : Cette méthode consiste à comparer les coûts prévus d’un projet avec les avantages attendus. Elle quantifie les coûts et les avantages en termes financiers, puis calcule le rapport coût-bénéfice pour déterminer la rentabilité du projet.

• Analyse du retour sur investissement (ROI) : Le ROI évalue le rendement financier attendu d’un projet en comparant les gains financiers prévus avec les investissements nécessaires. Il est généralement exprimé en pourcentage et permet de hiérarchiser les projets en fonction de leur potentiel de rentabilité.

• Méthode d’évaluation multicritère (MEC) : Cette approche prend en compte plusieurs critères, tels que le retour financier, l’impact stratégique, la faisabilité technique, l’alignement avec les objectifs de l’organisation, etc. Les projets sont évalués et notés selon ces critères, puis une analyse comparative est effectuée pour déterminer les projets prioritaires.

• Analyse de sensibilité : Cette méthode consiste à évaluer l’impact des variations des paramètres clés d’un projet, tels que les coûts, les revenus, les délais, sur les résultats financiers. Cela aide à identifier les projets les plus sensibles aux changements et à évaluer leur robustesse.

Il est important de noter qu’il n’y a pas de méthode unique qui convient à tous les cas. Les organisations peuvent choisir d’utiliser une combinaison de méthodes en fonction de leurs besoins et de la complexité des projets.

Etape 2 : priorisation des projets

Une fois que les projets ont été évalués, vous êtes capable de leur apporter un « scoring ». Assignez des scores à chaque projet en fonction de critères prédéfinis tels que l’impact stratégique, la faisabilité, le retour sur investissement, etc. Puis, calculez une note globale pour chaque projet et utilisez ces scores pour les hiérarchiser.

Il est également recommandé de consulter les parties prenantes concernées pour obtenir leur avis et leur soutien lors de la prise de décision.

Etape 3 : Allocation des ressources

1. Optimisation des ressources

Pour allouer les ressources correctement dans le cadre d’une gestion de portefeuille de projet, il faut chercher à optimiser les ressources.

Les ressources doivent être allouées sur les projets en fonction de la situation du projet et de son niveau de priorité.

Derrières les choix d’allocation des ressources, le gestionnaire cherche à :

• Optimiser les ressources pour s’assurer que la charge est alignée au niveau optimal de la capacité. Le niveau optimal de la capacité dépend de chaque organisation. Dans certaines entreprises par exemple, la charge allouée sur les collaborateurs ne doit pas être au maximum de la capacité, car il faut réserver une partir du temps pour travailler sur d’autres activités (formation, management, …)
• Mener les arbitrages pour obtenir les résultats attendus sur les projets : si par exemple, un projet qui est en tête des priorités est en train de prendre un retard qui peut impact défavorablement son résultat, le gestionnaire de projet doit chercher comment récupérer des ressources de projets moins prioritaires pour les allouer sur ce projet et rétablir la situation

Il faut donc constamment travailler à la réallocation des ressources et remettre en cause le statut quo pour améliorer l’optimisation des ressources.

2. Gestion des contraintes et des dépendances

Pour mener à bien la gestion du portefeuille de projet, le planning des capacités doit tenir compte d’un certain nombre de contraintes liées aux ressources, et au projet.

Il faut particulièrement prendre en compte les contraintes suivantes :

• Contraintes de disponibilités : les ressources spécifiques requises pour un projet peuvent être limitées ou indisponibles à certains moments. Par exemple, des experts spécialisés peuvent ne pas être disponibles pendant certaines périodes ou des équipements clés peuvent être réservés pour d’autres projets. Il est essentiel de tenir compte de ces contraintes de disponibilité lors de l’allocation des ressources.
• Contraintes de calendrier : Les projets peuvent avoir des contraintes de calendrier strictes qui nécessitent une allocation spécifique des ressources pour respecter les délais. Il est important de tenir compte de ces contraintes temporelles lors de l’optimisation des ressources.
• Contraintes budgétaires : Les ressources financières disponibles peuvent être limitées, et il est essentiel de respecter les contraintes budgétaires lors de l’allocation des ressources aux projets. Une planification financière adéquate est nécessaire pour garantir une utilisation efficace des ressources.
• Dépendances entre les projets : Certains projets peuvent avoir des dépendances entre eux, ce qui signifie que la réalisation ou l’avancement d’un projet dépend de la disponibilité des résultats ou des ressources d’autres projets.

Ces contraintes et dépendances doivent être anticipées pour que le travail d’optimisation des ressources produise le meilleur résultat possible.

Etape 4 : Suivi et évaluation des projets

Tableau de bord de suivi de projet

Pour gérer correctement un portefeuille de projets, il est nécessaire d’avoir une visibilité sur la performance de l’ensemble des projets du portefeuille. Cela implique de pouvoir consolider les tableaux de bord de tous les projets.

Le tableau de bord de projet est crucial pour bien gérer son portefeuille de projets. Il apporte de la visibilité sur la situation et la performance du projet. Le tableau de bord de suivi de projet doit apporter les informations suivantes :

• Suivi de l’avancement : il met en évidence les activités réalisées, les tâches en cours et celles à venir. Il offre une vision globale de l’avancement du projet et permet de détecter rapidement les écarts ou les retards.
• Indicateurs de pilotage de projet : il fournit des indicateurs clés de performance (KPI) pour évaluer la performance du projet. Cela peut inclure des indicateurs tels que le respect des délais, des coûts et de la qualité, la satisfaction des parties prenantes, l’utilisation des ressources, etc. 
• Gestion des risques : Le tableau de bord peut inclure des informations sur les risques identifiés et leur niveau de criticité. Cela permet de surveiller les risques et de prendre des mesures proactives pour atténuer leur impact sur le projet.

2. Indicateurs de performance d’un projet

Les indicateurs de performance d’un projet sont nombreux et il faut que chaque gestionnaire de portefeuille de projet choisisse les indicateurs les plus importants pour rester aligner avec ses objectifs. Il faut se concentrer sur les indicateurs qui ont un réel impact, et sur lesquels il est possible d’agir. 

Pour mesurer un projet, les principaux indicateurs de performance sont les suivants :

• Avancement du projet : quelle est l’avancement en pourcentage ou en valeur par rapport à l’objectif. Cet avancement peut être détaillé par tâches ou regardé au global.
• Temps passé par rapport à l’objectif : une autre mesure de performance est la capacité à rester dans l’objectif de temps budgété sur le projet, afin de rester aligner avec l’objectif.
• Marge du projet par rapport à la marge du budget : lorsqu’il est possible de calculer une marge du budget (il faut qu’il soit vendu et qu’il ait un chiffre d’affaires), il est intéressant de comparer la marge recalculée du projet à la marge initialement budgétée. La marge recalculée prend en compte les coûts passé et à venir sur le projet.
• Le taux de réalisation : il compare la valeur vendue du projet par rapport à la valeur des temps passé et futurs des collaborateurs sur le projet. Cela fournit une autre analyse sur la performance du projet et si le pricing de celui-ci était correctement réalisé.

Vous pouvez retrouver le détail de calculs dans notre article 12 indicateurs financiers à suivre pour le pilotage de projet.

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La gestion de portefeuille de projet est donc un atout pour toutes les entreprises qui travaillent en mode projet. Cette approche permet d’apporter davantage de performance aux projets en alignant la gestion des projets avec les objectifs stratégiques d’une entreprise. Elle apporte une visibilité plus importante pour identifier les leviers d’amélioration et permet d’optimiser les ressources pour offrir de meilleurs résultats au global.

Pour se lancer dans une gestion de projet efficace, il convient d’identifier le bon logiciel de gestion de portefeuille de projet.

Le logiciel Stafiz permet de répondre à l’ensemble des besoins d’une gestion de portefeuilles de projet.