Projectportfoliomanagement: een praktische gids (2025)

Elke dienstverlener weet dat projectsucces niet altijd synoniem is met commercieel succes.

Hoe meer je bedrijf groeit, hoe meer opdrachten je hebt. En het kan al snel moeilijk worden om je winstgevendheid bij te houden, project per project en in het algemeen.

Dit is waar projectportfoliomanagement om de hoek komt kijken.

Wat is projectportfoliomanagement?

PPM: definitie

Het acroniem PPM staat voor Project Portfolio Management.

Projectportfoliomanagement bevindt zich op het snijvlak van de drie disciplines :

• activiteitenbeheer,
• algemeen management, 
• project- en programmamanagement.

PPM-management is de meer strategische dimensie van projectmanagement.

Dit is het proces van het evalueren, prioriteren en selecteren van de meest relevante projecten voor een bedrijf, rekening houdend met hun strategische doelstellingen, beschikbare middelen en beperkingen.

Projectportfoliomanagement omvat ook het bewaken en controleren van lopende projecten enhet evalueren van hun prestaties om ervoor te zorgen dat ze in lijn blijven met de strategische doelstellingen van het bedrijf.

Goed projectportfoliomanagement richt zich op cruciale en strategische kwesties.

Het geeft antwoord op de volgende vragen:

• Waar werken we aan?
• Werken we aan de juiste projecten?
• Hoe worden ons geld en personeel geïnvesteerd?
• Hoe presteren we?
• Hebben we de capaciteit om toekomstige projecten te absorberen?
• Is onze projectportefeuille geoptimaliseerd?
• Zijn de verwachte resultaten van de projecten bevestigd?
• Kunnen we lopende projecten op een praktische en correcte manier opleveren?

Wat is het verschil tussen projectmanagement en ppm?

Hoewel dit twee disciplines binnen projectmanagement zijn, verdienen ze twee verschillende namen vanwege hun verschillende toepassingsgebieden.

Projectmanagement richt zich op de planning, uitvoering en bewaking van één project. De verantwoordelijken zorgen ervoor dat het op tijd, binnen het budget en volgens de specificaties van de klant wordt opgeleverd.

Het omvat alle taken die nodig zijn om het project uit te voeren, zoals het definiëren van doelstellingen, het beheren van middelen, het beheren van risico's en het zorgen voor goede communicatie tussen de belanghebbenden.

Volg de gids voor optimale projectmonitoring

Projectportfoliostrategie daarentegen bestrijkt een breder gebied, vandaar de naam van echte strategie op zich.

Het omvat projectselectie (en dus de criteria), optimalisatie en het algemene beheer van een reeks projecten en programma's binnen de organisatie.

Het past ook financiële managementmethoden toe op projectmanagement.

Deze aanpak maakt het mogelijk om de verkochte projecten strategisch af te stemmen op de verschillende strategische doelstellingen van het bedrijf, zoals :

• ROI maximaliseren,
• optimalisatie van de toewijzing van middelen,
• beleggingsstrategieën,
• risicobeheer,
• groei en winstgevendheid,
• bedrijfsdiversificatie.

Kortom, terwijl projectmanagement zich richt op het succes van een specifiek project, zorgt projectportfoliomanagement voor de samenhang en winstgevendheid van alle projecten van een bedrijf.

Voorbeeld van projectportfoliomanagement

Een digitaal marketingadviesbureau heeft een portfolio van projecten bij verschillende klanten. Elk van hen heeft zijn eigen doelstellingen, waaruit het werk voortvloeit dat nodig is om ze te bereiken.

De middelen waarover dit adviesbureau beschikt, kunnen echter zonder onderscheid worden ingezet voor verschillende van zijn klanten.

Een gezamenlijk ontwerpteam kan bijvoorbeeld grafische elementen produceren voor banners in opdracht van verschillende klanten, met verschillende doelen en doelstellingen.

Laten we ons nu eens voorstellen dat verschillende projecten gericht zijn op het verbeteren van de Google-ranking van verschillende websites.

Als het adviesbureau investeert in een tool voor het uitvoeren van SEO-audits, zal het de kosten van de tool evenredig moeten toewijzen aan elk project. Deze verdeling is gebaseerd op de totale werklast van de klant.

Deze toewijzing van middelen en kosten zal daarom waarschijnlijk niet evenredig zijn. De juiste verdeling in termen van uitgaven zal echter essentieel zijn voor het meten van de werkelijke winstgevendheid van elk project.

Goed projectportfoliomanagement helpt om zowel de individuele resultaten van elk project als de totale activiteit van het bedrijf te optimaliseren en is daarom zo belangrijk.

Wat zijn de voordelen van projectportfoliomanagement?

Het uitgebreide overzicht van een projectportfolio biedt een uniek inzicht, dat debedrijfsprestaties helptte verbeteren dankzij vier belangrijke voordelen die deze methodologie met zich meebrengt, waaronder:

• beter rendement op projectinvesteringen,
• minder risico bij het organiseren van projecten,
• betere uitvoering van strategische plannen,
• realistischer beheer van projectcapaciteit en werklast,
• snellere oplevering van projecten,
• grotere klanttevredenheid.

Middelen en capaciteitsplanning optimaliseren

Bedrijven moeten groeien binnen de grenzen van hun capaciteit.

De middelen, en in het bijzonder het personeel, zijn beperkt, dus het plannen en optimaliseren van de tijd van het personeel voor projecten is een strategische kwestie.

PPM-beheer biedt een globaal overzicht van de lopende projecten in een organisatie, waardoor het eenvoudiger wordt om middelen efficiënter te plannen en toe te wijzen.

Door de projecten te identificeren die het meest bijdragen aan de strategische doelstellingen, maakt portfoliomanagement het mogelijk om middelen te richten op de belangrijkste initiatieven.

Het bevordert ook de samenwerking en coördinatie tussen teams en afdelingen. Het maakt het mogelijk om middelen effectiever te delen tussen afdelingen en maakt optimale arbitrage mogelijk door planningsconflicten te voorkomen en de uitwisseling van informatie en vaardigheden te bevorderen.

Tot slot, dankzij de zichtbaarheid van de voortgang van verschillende projecten, de opname van toekomstige projecten die op het punt staan te starten en de indicatoren die beschikbaar zijn voor projectportfoliomanagers, zijn ze in een betere positie om betere beslissingen te nemen over de toewijzing van projecten en middelen daar in te zetten waar ze het meest strategisch zijn.

Deze globale zichtbaarheid maakt het ook mogelijk om te bepalen welke vaardigheden binnen de organisatie ondercapaciteit hebben en welke vaardigheden training of zelfs werving vereisen. 

Verbetering van financiële monitoring en projectprestaties

Zichtbaarheid over het hele projectportfolio betekent dat je in één oogopslag de status van al je projecten kunt zien en gemakkelijk die projecten kunt identificeren die over het budget of achter op schema lopen. Het is eenvoudiger om blokkades te identificeren en de redenen waarom een project ondermaats presteert.

Met zicht op de hele portefeuille is het mogelijk om weloverwogen beslissingen te nemen om een verkeerde afslag te corrigeren.

Een projectportfoliomanager kan er bijvoorbeeld voor kiezen om middelen over te hevelen van een project dat tekenen van vooruitgang vertoont naar een project dat in moeilijkheden verkeert. Zonder een globaal overzicht van de situatie van de verschillende projecten in het portfolio is het onmogelijk om de situatie te herstellen, omdat er een gebrek aan informatie is.

Projectportfoliomanagement identificeert en beoordeelt de potentiële risico's van elk project. Dit maakt het mogelijk om passende risicomanagementstrategieën in te zetten om negatieve gevolgen te minimaliseren en de kans op succes te maximaliseren.

Door risico's proactief te bewaken en te beheren, draagt portfoliomanagement bij aan een nauwgezet beheer van deadlines, waardoor budgetoverschrijdingen en mislukte projecten worden voorkomen.

Projectportfoliomanagement biedt belangrijke prestatie-indicatoren om de voortgang en resultaten van projecten te beoordelen.

Dit betekent dat projecten in moeilijkheden snel kunnen worden geïdentificeerd en dat er corrigerende maatregelen kunnen worden genomen om ze weer op de rails te krijgen.

Prestatiemonitoring vergemakkelijkt ook het organisatorisch leren door het identificeren van goede praktijken en lessen die tussen projecten gedeeld kunnen worden.

Meer strategische besluitvorming

Projectportfoliomanagement maakt het mogelijk om projecten met elkaar te vergelijken aan de hand van strategische criteria.

Het biedt hulpmiddelen en methodologieën om de voordelen, risico's, kosten en impact van projecten op strategische doelstellingen te beoordelen.

Deze vergelijkende beoordelingen helpen besluitvormers om projecten te prioriteren en weloverwogen beslissingen te nemen.

Anticiperen op kansen en risico's

Met projectportfoliomanagement kun jeanticiperen op kansen en risico's die samenhangen met de externe omgeving.

Het helpt bij het identificeren van trends, marktbehoeften, innovaties en potentiële bedreigingen die de algemene strategie van het bedrijf kunnen beïnvloeden.

Deze informatie helpt besluitvormers om de projectportefeuille aan te passen om strategische kansen te benutten of nieuwe risico's aan te pakken.

Herbeoordeling en voortdurende aanpassing

Projectportfoliomanagement moedigt een iteratieve en adaptieve benadering van strategische besluitvorming aan.

Het maakt het mogelijk om de projectprestaties te monitoren, de winstgevendheid te analyseren ende resultaten te beoordelen in relatie tot de strategische doelstellingen, en waar nodig aanpassingen te doen.

Dit maakt dynamische besluitvorming mogelijk die kan meebewegen met veranderende omgevingen en nieuwe informatie.

Hoe beheer je een projectportfolio?

Het werk van CIGREF heeft ons in staat gesteld om een structurele aanpak voor projectportfoliomanagement te identificeren in 9 hoofdgebieden.

Deze 9 sleutelgebieden kunnen worden gebruikt om een organisatiestrategie op te stellen, die op haar beurt weer is onderverdeeld in 4 fasen om de implementatie te vergemakkelijken.

Stap 1: Projecten selecteren

Criteria voor projectselectie

Om te bepalen welke projecten moeten worden opgenomen in de te beheren projectportefeuilles, moeten ze worden geanalyseerd en geclassificeerd volgens een aantal criteria.

1. Strategische afstemming: projecten moeten consistent zijn met de strategische doelstellingen van de organisatie.
2. Verwachte resultaten: projecten moeten duidelijke en meetbare doelstellingen hebben. Ze moeten voldoende impact hebben voor de organisatie.
3. Haalbaarheid: de technische, operationele en economische haalbaarheid van het project moet worden beoordeeld in een POC.
4. Rendement op investering: projecten moeten worden beoordeeld op hun potentieel voor winstgevendheid en waardecreatie voor de organisatie.
5. Risico's en andere onzekerheden: projecten moeten worden ingedeeld op basis van de bijbehorende risico's en onzekerheden.

Projectbeoordelingsmethode

De projecten moeten vervolgens worden beoordeeld om ze een score te geven op elk van de bovenstaande criteria.

Er zijn verschillende projectevaluatiemethoden die helpen om weloverwogen beslissingen te nemen over welke projecten je in je portfolio opneemt. Hier volgen enkele veelgebruikte methoden.

• Kosten-batenanalyse (KBA): Deze methode vergelijkt de verwachte kosten van een project met de verwachte baten. Het kwantificeert de kosten en baten in financiële termen en berekent vervolgens de kosten-batenverhouding om de winstgevendheid van het project te bepalen.

• Rendement op investering (ROI)-analyse: ROI beoordeelt het verwachte financiële rendement van een project door de verwachte financiële winst te vergelijken met de vereiste investering. Het wordt meestal uitgedrukt in een percentage en wordt gebruikt om projecten te rangschikken volgens hun winstgevendheidspotentieel.

• Multi-criteria evaluatiemethode (MEC): Deze aanpak houdt rekening met verschillende criteria, zoals financieel rendement, strategische impact, technische haalbaarheid, afstemming op de doelstellingen van de organisatie, enz. Projecten worden geëvalueerd en krijgen een score op basis van deze criteria, waarna een vergelijkende analyse wordt uitgevoerd om de prioritaire projecten te bepalen.

• Gevoeligheidsanalyse: Bij deze methode wordt het effect van variaties in belangrijke projectparameters, zoals kosten, opbrengsten en deadlines, op de financiële resultaten beoordeeld. Dit helpt om de projecten te identificeren die het gevoeligst zijn voor veranderingen en om hun robuustheid te beoordelen.

Het is belangrijk om te weten dat geen enkele methode geschikt is voor alle gevallen. Kies één methode of een combinatie van methoden, afhankelijk van je behoeften en de complexiteit van je projecten.

Stap 2: prioriteer uw projecten

Zodra de projecten geëvalueerd zijn, kun je ze een score geven.

Asscoor elk project op basis van vooraf gedefinieerde criteria zoals strategische impact, haalbaarheid en rendement op investering. Bereken vervolgens een totaalscore voor elk project en gebruik deze scores om ze te prioriteren.

We raden je aan de relevante belanghebbenden te raadplegen om hun advies en steun te krijgen bij het nemen van beslissingen.

Stap 3: Wijs uw middelen toe aan de verschillende projecten

Hulpbronnen optimaliseren

Om middelen op de juiste manier toe te wijzen als onderdeel van projectportfoliomanagement, moet je proberen hun plaatsing te optimaliseren.

Middelen moeten worden toegewezen aan projecten op basis van hun situatie en prioriteitsniveau.

Ontdek hoe Stafiz de toewijzing van middelen vergemakkelijkt

Intelligent Smart Matching®, profielen zoeken op vaardigheden, ervaring, rol of beschikbaarheid... Dankzij ons algoritme hoeft u niet langer achter talent aan te jagen!

Hulpmiddelen plannen met Stafiz

Achter de keuzes die gemaakt worden bij het toewijzen van middelen, probeert de manager twee resultaten te bereiken.

1. Middelen optimaliseren om ervoor te zorgen dat de belasting is afgestemd op het optimale capaciteitsniveau.Het optimale capaciteitsniveau hangt af van elke organisatie. In sommige bedrijven hoeft de werkbelasting die aan werknemers wordt toegewezen bijvoorbeeld niet op maximale capaciteit te zijn, omdat een deel van de tijd opzij moet worden gezet om aan andere interne activiteiten te werken.
2. Afwegingen maken om de verwachte resultaten van projecten te behalen.Als bijvoorbeeld een project dat bovenaan de prioriteitenlijst staat achterloopt op schema, wat een negatieve invloed kan hebben op de resultaten, moet de projectmanager kijken naar manieren om middelen terug te halen uit projecten met een lagere prioriteit, deze toe te wijzen aan dit project en de situatie te herstellen.

We moeten er dus voortdurend aan werken om middelen opnieuw toe te wijzen en de status-quo ter discussie te stellen om meer waar voor ons geld te krijgen.

Beperkingen en afhankelijkheden beheren

Om de projectportefeuille met succes te beheren, moet bij capaciteitsplanning rekening worden gehouden met een aantal beperkingen die verband houden met middelen en het project.

• Beperkte beschikbaarheid: de specifieke middelen die nodig zijn voor een project kunnen beperkt of op bepaalde momenten niet beschikbaar zijn. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat gespecialiseerde deskundigen niet beschikbaar zijn tijdens bepaalde perioden of dat belangrijke apparatuur gereserveerd is voor andere projecten. Het is essentieel om rekening te houden met deze beschikbaarheidsbeperkingen bij het toewijzen van middelen.
  
• Deadlinebeperkingen: projecten kunnen strikte tijdsbeperkingen hebben die een specifieke toewijzing van middelen vereisen om deadlines te halen. Het is belangrijk om rekening te houden met deze tijdsbeperkingen.
• Budgettaire beperkingen: de beschikbare financiële middelen kunnen beperkt zijn en het is essentieel om budgettaire beperkingen in acht te nemen bij het toewijzen van middelen aan projecten. Adequate financiële planning en goed kostenbeheer zijn nodig om ervoor te zorgen dat de middelen effectief worden gebruikt.
• Afhankelijkheden tussen projecten: sommige projecten kunnen afhankelijk zijn van elkaar, wat betekent dat de voltooiing of voortgang van een project afhankelijk is van de beschikbaarheid van resultaten of middelen van andere projecten.

Er moet geanticipeerd worden op deze beperkingen en afhankelijkheden zodat de optimalisatie van middelen het best mogelijke resultaat oplevert.

Stap 4: Projecten en hun resultaten bewaken

Het dashboard voor projectmonitoring

Om een portfolio van projecten goed te beheren, moet je zicht hebben op de prestaties van alle projecten in het portfolio. Dit betekent dat je de dashboards voor alle projecten moet kunnen consolideren.

Het projectdashboard is cruciaal voor het effectieve beheer van je projectportfolio. Het geeft inzicht in de status, prestaties en winstgevendheid van projecten. Dit dashboard voor projectmonitoring biedt de volgende informatie.

• Voortgangsbewaking: dit geeft een overzicht van de uitgevoerde activiteiten, de taken die in uitvoering zijn en de taken die nog komen. Het geeft een algemeen beeld van de voortgang van het project en stelt je in staat om eventuele afwijkingen of vertragingen snel te identificeren.
• Projectmanagementindicatoren: het projectdashboard biedt belangrijke indicatoren voor het beoordelen van de projectprestaties. Dit kunnen indicatoren zijn zoals naleving van deadlines, kosten en kwaliteit, tevredenheid van belanghebbenden en gebruik van middelen.
• Risicobeheer: het dashboard kan informatie bevatten over geïdentificeerde risico's en hun kriticiteitsniveau. Dit maakt het mogelijk om risico's te monitoren en proactieve maatregelen te nemen om hun impact op het project te beperken.

Prestatie-indicatoren van het project

Er zijn veel KPI's voor een project en elke projectportfoliomanager moet de belangrijkste indicatoren kiezen om in lijn te blijven met zijn doelstellingen.

We moeten ons richten op de indicatoren die een echte impact hebben en waarop we actie kunnen ondernemen. 

Om een project te meten, zijn de belangrijkste prestatie-indicatoren altijd aanwezig.

• Projectvoortgang: wat is de voortgang in percentage of waarde ten opzichte van de doelstelling. Deze voortgang kan worden uitgesplitst per taak of als geheel worden bekeken.
• Tijd besteed ten opzichte van de doelstelling: een andere prestatiemaatstaf is het vermogen om binnen de gebudgetteerde tijd van het project te blijven, om op één lijn te blijven met de doelstelling.
• De projectmarge vergeleken met de budgetmarge: als het mogelijk is om een budgetmarge te berekenen (het moet verkocht worden en een omzet hebben), is het interessant om de herberekende projectmarge te vergelijken met de oorspronkelijk gebudgetteerde marge. De herberekende marge houdt rekening met vroegere en toekomstige projectkosten.
• Voltooiingspercentage: dit vergelijkt de waarde die voor het project is verkocht met de waarde van de tijd die de medewerkers aan het project hebben besteed en nog zullen besteden. Dit biedt een andere analyse van de prestaties van het project en of het correct geprijsd was.

Projectportfoliomanagement is daarom een aanwinst voor alle bedrijven die projectmatig werken.

Deze aanpak maakt het mogelijk om projectprestaties te verbeteren door projectmanagement af te stemmen op de strategische doelstellingen van een bedrijf.

Het biedt meer zichtbaarheid voor het identificeren van hefbomen voor verbetering en maakt het mogelijk om middelen te optimaliseren om betere algemene resultaten te leveren.

Om aan effectief projectbeheer te beginnen, moet jede juiste software voor projectportfoliomanagement vinden.

Stafiz software voldoet aan alle behoeften van projectportfoliomanagement.