Projektportfoliomanagement: Der Praxisleitfaden (2025)

Wie jedes Dienstleistungsunternehmen weiß, sind erfolgreiche Projekte nicht immer gleichbedeutend mit wirtschaftlichem Erfolg.

Je mehr dein Unternehmen wächst, desto mehr vervielfachen sich die Missionen. Und es kann schnell schwierig werden, Ihre Rentabilität Projekt für Projekt, aber auch global zu verfolgen.

Hier kommt das Projektportfoliomanagement ins Spiel.

Was ist Projektportfoliomanagement?

PPM: Definition

Die Abkürzung PPM steht für Project Portfolio Management.

Projektportfoliomanagement befindet sich an der Schnittstelle der drei Disziplinen:

• Verwaltung von Aktivitäten,
• generalistisches Management, 
• Projekt- und Programmmanagement.

PPM-Management ist die strategischste Dimension des Projektmanagements.

Es handelt sich um den Prozess der Bewertung, Priorisierung und Auswahl der relevantesten Projekte für ein Unternehmen unter Berücksichtigung seiner strategischen Ziele, seiner Kapazität der verfügbaren Ressourcen und seiner Einschränkungen.

Zum Projektportfoliomanagement gehört auch die Überwachung und Steuerung laufender Projekte sowie die Bewertung ihrer Leistung , um sicherzustellen, dass sie kontinuierlich mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen.

Gutes Projektportfoliomanagement reagiert auf entscheidende und strategische Fragen.

Er gibt Antworten auf folgende Fragen:

• Woran arbeiten wir?
• Arbeiten wir an den richtigen Projekten?
• Wie werden unser Geld und unsere Mitarbeiter investiert?
• Wie erbringen wir unsere Leistung?
• Haben wir die Kapazitäten, zukünftige Projekte aufzunehmen?
• Ist unser Projektportfolio optimiert?
• Haben sich die erwarteten Ergebnisse der Projekte bestätigt?
• Können wir die laufenden Projekte konkret und korrekt liefern?

Was ist der Unterschied zwischen Projektmanagement und ppm?

Obwohl es sich um zwei Disziplinen handelt, die zum Projektmanagement gehören, verdienen sie aufgrund ihres Einsatzgebietes zwei unterschiedliche Namen.

Das Projektmanagement konzentriert sich auf die Planung, Durchführung und Überwachung eines einzelnen Projekts. Die Manager stellen sicher, dass es pünktlich, innerhalb des Budgets und gemäß den vom Kunden vorgegebenen Spezifikationen geliefert wird.

Es umfasst alle Aufgaben, die für die Realisierung des genannten Projekts erforderlich sind, wie z. B. die Definition von Zielen, das Management von Ressourcen, das Management von Risiken sowie die gute Kommunikation zwischen den Beteiligten.

Folgen Sie dem Leitfaden zur optimalen Projektüberwachung

Die Projektportfoliostrategie hingegen deckt einen breiteren Bereich ab, daher der Name als eigenständige Strategie.

Es umfasst die Auswahl von Projekten (und damit deren Kriterien), die Optimierung und das Gesamtmanagement einer Reihe von Projekten und Programmen innerhalb der Organisation.

Es wendet auch Methoden des Finanzmanagements auf das Projektmanagement an.

Dieser Ansatz ermöglicht eine strategische Ausrichtung der verkauften Projekte auf unterschiedliche strategische Ziele des Unternehmens, wie z.B.:

• Maximierung des ROI,
• Optimierung der Ressourcenallokation,
• anlagestrategien
• Risikomanagement
• Wachstum und Profitabilität,
• Diversifizierung der Tätigkeit.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich das Projektmanagement auf den Erfolg eines bestimmten Projekts konzentriert, während das Projektportfoliomanagement die Konsistenz und Rentabilität aller Projekte eines Unternehmens sicherstellt.

Beispiel für Projektportfoliomanagement

Ein Beratungsunternehmen für digitales Marketing verfügt über ein Portfolio von Projekten mit verschiedenen Kunden. Jeder von ihnen hat seine eigenen Ziele, und daher kommt die Arbeit, um diese zu erreichen.

Die Ressourcen, die diesem Beratungsunternehmen zur Verfügung stehen, können jedoch wahllos für mehrere seiner Kunden genutzt werden.

So kann ein gemeinsames Designteam beispielsweise grafische Elemente für Banner erstellen, die von mehreren Kunden mit unterschiedlichen Zielen und Zielsetzungen beauftragt werden.

Stellen wir uns nun vor, dass mehrere Projekte darauf abzielen, das Google-Ranking verschiedener Websites zu verbessern.

Wenn das Beratungsunternehmen in ein Tool zur Durchführung von SEO-Audits investiert, muss es die Kosten für das Tool proportional auf jedes der Projekte verteilen. Diese Verteilung erfolgt entsprechend der Positionierung in der Gesamtarbeit des Kunden.

Diese Allokation von Ressourcen und Kosten dürfte daher nicht verhältnismäßig sein. Die korrekte Zuordnung der Kosten ist jedoch unerlässlich, um die tatsächliche Rentabilität jedes Projekts zu messen.

Ein gutes Projektportfoliomanagement hilft dabei, sowohl die einzelnen Ergebnisse jedes Projekts als auch das Gesamtgeschäft des Unternehmens zu optimieren, weshalb es wichtig ist.

Was sind die Vorteile des Projektportfoliomanagements?

Ein umfassender Überblick über ein Projektportfolio bietet eine einzigartige Transparenz, die dazu beiträgt, die Geschäftsleistung durch vier wichtige Vorteile dieser Methodik zu verbessern, darunter:

• bessere Renditen bei Projektinvestitionen,
• geringeres Risiko bei der Organisation von Projekten,
• bessere Umsetzung strategischer Pläne,
• realistischeres Management der Kapazität und der Projektauslastung,
• schnellere Lieferung von Projekten,
• höhere Kundenzufriedenheit.

Optimierung der Ressourcen- und Kapazitätsplanung

Unternehmen müssen mit Kapazitätsengpässen wachsen.

Die Ressourcen und insbesondere das Personal sind begrenzt, und die Planung und Optimierung der Zeit der Mitarbeiter in Projekten ist daher ein strategisches Thema.

Das PPM-Management bietet eine ganzheitliche Sicht auf die laufenden Projekte in einer Organisation und erleichtert so die effizientere Planung und Zuweisung von Ressourcen.

Durch die Identifizierung der Projekte, die am meisten zu den strategischen Zielen beitragen, hilft das Portfoliomanagement, die Ressourcen auf die wichtigsten Initiativen zu konzentrieren .

Darüber hinaus fördert es die Zusammenarbeit und Koordination zwischen Teams und Abteilungen. Sie ermöglicht es, Ressourcen zwischen den Abteilungen besser zu teilen und optimal zu schlichten, indem Planungskonflikte vermieden und der Austausch von Informationen und Fähigkeiten gefördert wird.

Dank der Transparenz über den Fortschritt verschiedener Projekte, der Berücksichtigung zukünftiger Projekte, die kurz vor dem Start stehen, und der Indikatoren, die Projektportfoliomanagern zugute kommen, sind sie schließlich besser in der Lage, bessere Entscheidungen über die Projektzuweisung zu treffen, um Ressourcen dort zu platzieren, wo sie am strategischsten sind.

Diese globale Sichtbarkeit ermöglicht es auch, festzustellen, welche Fähigkeiten in der Organisation nicht ausreichend ausgelastet sind und für welche eine Schulung oder sogar eine Rekrutierung erforderlich ist. 

Verbesserung der Finanzüberwachung und der Projektleistung

Die Transparenz über das gesamte Projektportfolio macht es einfach, den Status aller Projekte auf einen Blick zu sehen und diejenigen zu identifizieren, die von ihrem Budget abweichen oder hinter dem Zeitplan zurückbleiben.  Es ist einfacher, die Blocker und Gründe zu identifizieren, die dazu führen, dass ein Projekt unterdurchschnittlich abschneidet.

Mit dem Blick auf das gesamte Portfolio können fundierte Entscheidungen getroffen werden, um einen Trajektorienfehler wiederherzustellen.

Ein Projektportfoliomanager kann sich beispielsweise dafür entscheiden, Ressourcen von einem Projekt, das einen Vorsprung aufweist, auf ein Projekt umzuverteilen, das Schwierigkeiten hat. Ohne einen globalen Überblick über die Situation der verschiedenen Projekte im Portfolio ist es unmöglich, die Situation wiederherzustellen, da es an Informationen mangelt.

Das Projektportfoliomanagement identifiziert und bewertet die potenziellen Risiken, die mit jedem Projekt verbunden sind. Auf diese Weise können geeignete Risikomanagementstrategien eingeführt werden, um negative Auswirkungen zu minimieren und die Erfolgschancen zu maximieren.

Durch die proaktive Überwachung und das Management von Risiken hilft das Portfoliomanagement, Fristen sorgfältig zu verwalten und Budgetüberschreitungen und Projektmisserfolge zu vermeiden.

Das Projektportfoliomanagement bietet wichtige Leistungsindikatoren zur Bewertung des Projektfortschritts und der Projektergebnisse.

Dies ermöglicht die frühzeitige Identifizierung von problematischen Projekten und die Möglichkeit, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen , um sie wieder auf Kurs zu bringen.

Die Leistungsüberwachung erleichtert auch das organisatorische Lernen, indem sie Best Practices und gewonnene Erkenntnisse identifiziert, die projektübergreifend geteilt werden können.

Strategischere Entscheidungsfindung

Das Projektportfoliomanagement ermöglicht es, Projekte anhand strategischer Kriterien miteinander zu vergleichen.

Es bietet Instrumente und Methoden zur Bewertung von Nutzen, Risiken, Kosten und Auswirkungen von Projekten auf strategische Ziele.

Diese Benchmarks helfen Entscheidungsträgern, Projekte zu priorisieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Chancen und Risiken antizipieren

Das Projektportfoliomanagement ermöglicht es, Chancen und Risiken im Zusammenhang mit dem externen Umfeld zu antizipieren .

Es hilft, Trends, Marktbedürfnisse, Innovationen und potenzielle Bedrohungen zu identifizieren, die die Gesamtstrategie des Unternehmens beeinflussen können.

Diese Informationen helfen Entscheidungsträgern, das Projektportfolio anzupassen , um strategische Chancen zu nutzen oder aufkommende Risiken zu adressieren.

Neubewertung und kontinuierliche Anpassung

Das Projektportfoliomanagement fördert einen iterativen und adaptiven Ansatz für die strategische Entscheidungsfindung.

Es ermöglicht Ihnen, die Projektleistung und den Business Case zu überwachen und somit die Ergebnisse anhand strategischer Ziele zu bewerten und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

Dies ermöglicht eine dynamische und skalierbare Entscheidungsfindung auf der Grundlage von Veränderungen in der Umgebung und neuen verfügbaren Informationen.

Wie verwalten Sie ein Portfolio von Projekten?

Die Arbeit des CIGREF hat es ermöglicht, einen strukturellen Ansatz für das Projektportfoliomanagement in 9 Hauptbereichen zu identifizieren.

Diese 9 Schlüsselachsen ermöglichen es Ihnen, eine Organisationsstrategie zu entwickeln, die ihrerseits in 4 Schritte unterteilt ist, um Ihre Umsetzung zu erleichtern.

Schritt 1: Wählen Sie die Projekte aus

Kriterien für die Projektauswahl

Um zu bestimmen, welche Projekte in die zu verwaltenden Projektportfolios aufgenommen werden sollen, ist es notwendig, diese nach mehreren Kriterien zu analysieren und zu klassifizieren .

1. Strategische Ausrichtung: Projekte sollten mit den strategischen Zielen der Organisation übereinstimmen.
2. Erwartete Ergebnisse: Die Projekte müssen klare und messbare Ziele haben. Sie müssen genügend Einfluss auf die Organisation haben.
3. Machbarkeit: Die technische, betriebliche und wirtschaftliche Machbarkeit des Projekts muss in einem POC bewertet werden.
4. Return on Investment: Projekte sollten auf der Grundlage ihres Potenzials für Rentabilität und Wertschöpfung für das Unternehmen bewertet werden.
5. Risiken und andere Unsicherheiten : Projekte sollten nach den damit verbundenen Risiken und Unsicherheiten kategorisiert werden.

Die Methode der Projektbewertung

Die Projekte müssen dann bewertet werden , um ihnen eine Punktzahl für jedes der oben genannten Kriterien zu geben.

Es gibt verschiedene Methoden der Projektbewertung , die helfen, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, welche Projekte in das Portfolio aufgenommen werden sollen. Hier sind einige der am häufigsten verwendeten Methoden.

• Kosten-Nutzen-Analyse (KNA): Diese Methode besteht darin, die erwarteten Kosten eines Projekts mit dem erwarteten Nutzen zu vergleichen. Es quantifiziert die Kosten und den Nutzen in finanzieller Hinsicht und berechnet dann das Kosten-Nutzen-Verhältnis, um die Rentabilität des Projekts zu ermitteln.

• Analyse des Return on Investment (ROI): Der ROI bewertet die erwartete finanzielle Rendite eines Projekts, indem er die erwarteten finanziellen Gewinne mit den notwendigen Investitionen vergleicht. Er wird in der Regel in Prozent ausgedrückt und ermöglicht es, Projekte nach ihrem Rentabilitätspotenzial zu priorisieren.

• Multikriterielle Bewertungsmethode (MEC): Dieser Ansatz berücksichtigt mehrere Kriterien, wie z. B. finanzielle Rendite, strategische Wirkung, technische Machbarkeit, Ausrichtung an den Zielen der Organisation usw. Die Projekte werden anhand dieser Kriterien bewertet und bewertet, und dann wird ein Benchmarking durchgeführt, um vorrangige Projekte zu identifizieren.

• Sensitivitätsanalyse: Diese Methode besteht darin, die Auswirkungen von Variationen in Schlüsselparametern eines Projekts, wie Kosten, Einnahmen und Fristen, auf die finanziellen Ergebnisse zu bewerten. Dies hilft, die Projekte zu identifizieren, die am empfindlichsten auf Veränderungen reagieren, und ihre Robustheit zu bewerten.

Es ist wichtig zu beachten, dass es keine Einheitsmethode gibt, die für alle funktioniert. Wählen Sie je nach Ihren Bedürfnissen und der Komplexität der Projekte eine Methode oder eine Kombination von Methoden.

Schritt 2: Priorisieren Sie Ihre Projekte

Nachdem die Projekte ausgewertet wurden, können Sie ihnen ein Scoring zuweisen.

Bewerten Siejedes Projekt anhand vordefinierter Kriterien wie strategische Wirkung, Machbarkeit, Return on Investment. Berechnen Sie dann eine Gesamtbewertung für jedes Projekt und verwenden Sie diese Bewertungen, um sie zu priorisieren.

Wir empfehlen Ihnen, sich mit den relevanten Stakeholdern in Verbindung zu setzen, um deren Input und Unterstützung bei der Entscheidungsfindung zu erhalten.

Schritt 3: Ordnen Sie Ihre Ressourcen den verschiedenen Projekten zu

Preis-Leistungs-Verhältnis

Um die Ressourcen im Rahmen des Projektportfoliomanagements richtig zuzuweisen , ist es notwendig, ihre Investitionen zu optimieren.

Die Mittel sollten den Projekten auf der Grundlage der Projektsituation und der Prioritätsstufe zugewiesen werden.

Erfahren Sie, wie Stafiz die Ressourcenzuweisung vereinfacht

Smartes Matching®, Profilsuche nach Fähigkeiten, Erfahrung, Rolle oder Verfügbarkeit... Dank unseres Algorithmus müssen Sie nicht nur Talenten hinterherjagen!

Ressourcenplanung mit Stafiz

Hinter den Optionen für die Ressourcenzuweisung versucht der Manager, zwei Ergebnisse zu erzielen.

1. Optimieren Sie die Ressourcen , um sicherzustellen, dass die Last auf das optimale Kapazitätsniveau ausgerichtet ist.Das optimale Kapazitätsniveau hängt von der jeweiligen Organisation ab. In einigen Unternehmen sollte beispielsweise die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter nicht an der Kapazitätsgrenze liegen, da etwas Zeit für andere interne Tätigkeiten eingeplant werden muss.
2. Durchführung von Schiedsverfahren, um die erwarteten Ergebnisse bei den Projekten zu erzielen.Wenn beispielsweise ein Projekt, das ganz oben auf der Prioritätenliste steht, in Verzug gerät, was sich negativ auf das Ergebnis auswirken kann, sollte der Projektmanager prüfen, wie Ressourcen aus Projekten mit niedrigerer Priorität wiederhergestellt werden können, um sie diesem Projekt zuzuweisen und die Situation wiederherzustellen

Es ist daher notwendig, ständig an der Umverteilung von Ressourcen zu arbeiten und den Status quo in Frage zu stellen, um das Preis-Leistungs-Verhältnis zu verbessern.

Verwalten von Einschränkungen und Abhängigkeiten

Um das Projektportfolio erfolgreich zu verwalten, muss die Kapazitätsplanung eine Reihe von Ressourcen- und Projekteinschränkungen berücksichtigen.

• Verfügbarkeitseinschränkungen: Die spezifischen Ressourcen, die für ein Projekt benötigt werden, können zu bestimmten Zeiten begrenzt oder nicht verfügbar sein. So kann es zum Beispiel sein, dass spezialisierte Experten in bestimmten Zeiträumen nicht verfügbar sind oder wichtige Geräte für andere Projekte gebucht werden. Es ist wichtig, diese Verfügbarkeitseinschränkungen bei der Zuweisung von Ressourcen zu berücksichtigen.
  
• Terminbeschränkungen: Projekte können strenge Zeitplanbeschränkungen haben, die eine spezifische Zuweisung von Ressourcen erfordern, um Fristen einzuhalten. Es ist wichtig, diese zeitlichen Einschränkungen zu berücksichtigen.
• Budgetzwänge: Die verfügbaren Finanzmittel können begrenzt sein, und es ist wichtig, bei der Zuweisung von Ressourcen für Projekte Budgetzwänge zu beachten. Eine adäquate Finanzplanung und ein gutes Kostenmanagement sind notwendig, um einen effizienten Einsatz der Ressourcen zu gewährleisten.
• Abhängigkeiten zwischen Projekten: Bei einigen Projekten können Abhängigkeiten bestehen, was bedeutet, dass der Abschluss oder Fortschritt eines Projekts von der Verfügbarkeit von Ergebnissen oder Ressourcen aus anderen Projekten abhängt.

Diese Einschränkungen und Abhängigkeiten müssen antizipiert werden, damit die Ressourcen optimiert werden können, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.

Schritt 4: Verfolgen Sie Projekte und deren Ergebnisse

Das Dashboard für die Projektüberwachung

Um ein Projektportfolio richtig zu verwalten, ist es notwendig, Einblick in die Leistung aller Projekte im Portfolio zu haben. Das bedeutet , dass die Dashboards aller Projekte konsolidiert werden können.

Das Projekt-Dashboard ist entscheidend für die Verwaltung Ihres Projektportfolios. Es bietet Transparenz über die Situation, Leistung und Rentabilität von Projekten. Dieses Dashboard zur Projektüberwachung enthält die folgenden Informationen.

• Fortschrittsverfolgung: Sie hebt die durchgeführten, die laufenden und die kommenden Aufgaben hervor. Es bietet einen ganzheitlichen Blick auf den Projektfortschritt und ermöglicht die frühzeitige Erkennung von Abweichungen oder Verzögerungen.
• Indikatoren für das Projektmanagement: Das Projekt-Dashboard bietet Schlüsselindikatoren zur Bewertung der Leistung des Projekts. Dazu können Indikatoren wie Termin-, Kosten- und Qualitätskonformität, Stakeholder-Zufriedenheit oder Ressourcenauslastung gehören.
• Risikomanagement: Das Dashboard kann Informationen über die identifizierten Risiken und deren Kritikalität enthalten. Auf diese Weise können Risiken überwacht und proaktive Maßnahmen ergriffen werden, um ihre Auswirkungen auf das Projekt zu mindern.

Leistungsindikatoren für Projekte

Es gibt viele KPIs in einem Projekt , und es ist wichtig, dass jeder Projektportfoliomanager die wichtigsten Kennzahlen auswählt, um mit seinen Zielen in Einklang zu bleiben.

Wir müssen uns auf Indikatoren konzentrieren, die einen echten Einfluss haben und auf die man reagieren kann. 

Um ein Projekt zu messen, sind die wichtigsten Leistungsindikatoren immer vorhanden.

• Projektfortschritt: Wie hoch ist der prozentuale oder wertmäßige Fortschritt im Vergleich zum Ziel? Dieser Fortschritt kann nach Aufgabe detailliert oder als Ganzes betrachtet werden.
• Zeitaufwand für das Ziel: Eine weitere Leistungskennzahl ist die Fähigkeit, innerhalb des budgetierten Zeitziels für das Projekt zu bleiben, um am Ziel ausgerichtet zu bleiben.
• Die Marge des Projekts im Verhältnis zur Budgetmarge: Wenn es möglich ist, eine Budgetmarge zu berechnen (es muss verkauft werden und einen Umsatz haben), ist es interessant, die neu berechnete Marge des Projekts mit der ursprünglich budgetierten Marge zu vergleichen. Die neu berechnete Marge berücksichtigt vergangene und zukünftige Kosten des Projekts.
• Die Abschlussquote: Sie vergleicht den Verkaufswert des Projekts mit dem Wert der Zeit, die die Mitarbeiter für das Projekt aufgewendet haben, und der Zukunft. Dies bietet eine weitere Analyse der Projektleistung und der Frage, ob die Preisgestaltung des Projekts ordnungsgemäß durchgeführt wurde.

Das Projektportfoliomanagement ist daher eine Bereicherung für alle Unternehmen, die im Projektmodus arbeiten.

Dieser Ansatz trägt dazu bei, mehr Leistung in Projekte zu bringen, indem das Projektmanagement an den strategischen Zielen eines Unternehmens ausgerichtet wird.

Es bietet mehr Transparenz, um Verbesserungshebel zu identifizieren, und optimiert Ressourcen, um bessere Gesamtergebnisse zu erzielen.

Um mit einem effektiven Projektmanagement zu beginnen, ist es wichtig, die richtige Projektportfoliomanagement-Software zu identifizieren.

Die Stafiz-Software ermöglicht es, alle Anforderungen des Projektportfoliomanagements zu erfüllen.