Die Grundlagen des Projektportfoliomanagements

Was ist Projektportfoliomanagement?

Definition von Projektportfoliomanagement (PPM)

Das Projektportfoliomanagement befindet sich an der Schnittstelle der drei Disziplinen Geschäftsmanagement, allgemeines Management und Projekt- und Programmmanagement. Das Projektportfoliomanagement ist die eher strategische Dimension des Projektmanagements.

Dies ist der Prozess, der darauf abzielt , die für eine Organisation relevantesten Projekte zu bewerten, zu priorisieren und auszuwählen , wobei die strategischen Ziele, die verfügbaren Ressourcen und die Einschränkungen berücksichtigt werden.

Das Projektportfoliomanagement beinhaltet auch die Überwachung und Kontrolle laufender Projekte sowie dieBewertung ihrer Leistung, um sicherzustellen, dass sie kontinuierlich an die strategischen Ziele der Organisation angepasst werden.

Was ist der Unterschied zwischen Projektmanagement und ppm?

Obwohl es sich um zwei Disziplinen handelt, die zum Projektmanagement gehören, verdienen sie aufgrund ihres Anwendungsbereichs durchaus zwei unterschiedliche Bezeichnungen.

Das Projektmanagement konzentriert sich auf die Planung, Durchführung und Überwachung eines einzelnen Projekts. Die Verantwortlichen sorgen dafür, dass es pünktlich, im Rahmen des bewilligten Budgets und gemäß den vom Kunden vorgegebenen Spezifikationen geliefert wird.

Sie umfasst alle Aufgaben, die für die Durchführung des Projekts notwendig sind, wie z. B. die Festlegung von Zielen, die Verwaltung von Ressourcen, das Risikomanagement und die Kommunikation zwischen den Beteiligten.

Folgen Sie dem Leitfaden für eine optimale Projektverfolgung

Die Projektportfoliostrategie hat einen größeren Umfang, weshalb sie auch als eigenständige Strategie bezeichnet wird. Sie umfasst die Auswahl von Projekten (und damit auch deren Kriterien), die Optimierung und das Gesamtmanagement einer Reihe von Projekten und Programmen innerhalb der Organisation. Sie wendet auch die Methoden des Finanzmanagements auf das Projektmanagement an.

Dieser Ansatz ermöglicht eine strategische Ausrichtung der verkauften Projekte an verschiedenen strategischen Unternehmenszielen wie z. B. :

• die Maximierung des ROI ;
• die Optimierung der Ressourcenzuweisung ;
• Anlagestrategien ;
• Risikomanagement ;
• Wachstum und Rentabilität ;
• die Diversifizierung der Tätigkeit.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich das Projektmanagement auf den Erfolg eines bestimmten Projekts konzentriert, während das PPM die Kohärenz und Kosteneffizienz aller Projekte einer Organisation sicherstellt.

Wie lässt sich ppm mit den strategischen Zielen des Unternehmens in Einklang bringen?

Ein gutes Projektportfoliomanagement ist die Antwort auf entscheidende und strategische Herausforderungen. Sie ermöglicht es, Antworten auf folgende Fragen zu geben:

• Woran wird gearbeitet?
• Arbeiten wir an den richtigen Projekten?
• Wie werden unser Geld und unser Personal investiert?
• Wie leisten wir?
• Haben wir die Kapazitäten, um zukünftige Projekte zu absorbieren?
• Ist unser Projektportfolio optimiert?
• Haben sich die erwarteten Ergebnisse der Projekte bestätigt?
• Können die laufenden Projekte konkret und korrekt zugestellt werden?

Die Methodik des Projektportfoliomanagements bringt zahlreiche Vorteile mit sich. In erster Linie bringt dieses Management :

• Bessere Rückflüsse aus den Projektinvestitionen
• Weniger Risiko bei der Organisation von Projekten
• Eine bessere Umsetzung der strategischen Pläne
• Eine realistischere Verwaltung der Kapazitäten und der Projektlast
• Schnellere Lieferung von Projekten
• Höhere Kundenzufriedenheit

Was sind die Vorteile des Projektportfoliomanagements?

Die umfassende Sicht auf ein Projektportfolio bietet einen einzigartigen Einblick, der die Leistung des Unternehmens durch vier Hauptvorteile verbessert, die diese Methodik mit sich bringt:

Die Optimierung von Ressourcen und Kapazitäten

Unternehmen müssen mit Kapazitätsengpässen wachsen. Die Ressourcen, insbesondere das Personal ist begrenzt und die Planung und Optimierung der Zeit, die die Mitarbeiter für Projekte aufwenden, ist daher eine strategische Herausforderung.

Das Projektportfoliomanagement verschafft einen Überblick über die laufenden Projekte einer Organisation, was eine effizientere Planung und Ressourcenzuweisung erleichtert. Durch die Ermittlung der Projekte, die am meisten zu den strategischen Zielen beitragen, ermöglicht das Portfoliomanagement die Konzentration der Ressourcen auf die wichtigsten Initiativen.

Darüber hinaus fördert sie die Zusammenarbeit und Koordination zwischen Teams und Abteilungen. Sie ermöglicht eine bessere Verteilung der Ressourcen zwischen den Abteilungen und eine optimale Schiedsgerichtsbarkeit, indem sie Planungskonflikte vermeidet und den Austausch von Informationen und Kompetenzen fördert.

Schließlich können die Projektportfoliomanager durch den Einblick in den Fortschritt einzelner Projekte, zukünftige Projekte, die kurz vor dem Start stehen, und die Indikatoren, die sie erhalten, bessere Entscheidungen über die Zuweisung von Projekten treffen, um die Ressourcen dort einzusetzen, wo sie am strategischsten sind.

Diese globale Sichtbarkeit ermöglicht es auch, festzustellen, welche Kompetenzen in der Organisation unterkapazitär sind und für welche Einstellungen oder sogar Schulungen erforderlich sind. 

Die Verbesserung der finanziellen Überwachung und der Projektleistung

Die Einsicht in das gesamte Projektportfolio ermöglicht es, auf einen Blick den Status aller Projekte zu sehen und leicht zu erkennen, welche Projekte von ihrem Budget abweichen oder sich verzögern. Es ist einfacher, Blockierer und die Gründe für die Minderleistung eines Projekts zu identifizieren.

Durch den Blick auf das gesamte Portfolio können fundierte Entscheidungen getroffen werden, um einen falschen Kurs wieder ins Lot zu bringen.

Ein Projektportfoliomanager kann z. B. beschließen, Ressourcen von einem Projekt, das einen Vorsprung aufweist, auf ein Projekt umzuverteilen, das in Schwierigkeiten steckt. Ohne einen umfassenden Überblick über die Situation der verschiedenen Projekte im Portfolio ist es nicht möglich, die Situation wiederherzustellen, da Informationen fehlen.

Beim Projektportfoliomanagement werden die potenziellen Risiken, die mit jedem Projekt verbunden sind, identifiziert und bewertet. Dies ermöglicht die Einführung geeigneter Risikomanagementstrategien, um negative Auswirkungen zu minimieren und die Erfolgschancen zu maximieren. Durch die proaktive Überwachung und Steuerung von Risiken trägt das Portfoliomanagement zu einer sorgfältigen Terminplanung bei und verhindert Budgetüberschreitungen und das Scheitern von Projekten.

Das Projektportfoliomanagement liefert wichtige Leistungsindikatoren, um den Fortschritt und die Ergebnisse von Projekten zu bewerten.

So können Projekte, die sich in Schwierigkeiten befinden, schnell identifiziert und Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, um sie wieder auf den richtigen Weg zu bringen. Die Leistungsüberwachung erleichtert auch das organisatorische Lernen, indem sie bewährte Verfahren und gelernte Lektionen identifiziert, die zwischen den Projekten ausgetauscht werden können.

Eine strategischere Entscheidungsfindung

Das Projektportfoliomanagement ermöglicht den Vergleich von Projekten untereinander anhand strategischer Kriterien. Es bietet Instrumente und Methoden, um den Nutzen, die Risiken, die Kosten und die Auswirkungen von Projekten auf die strategischen Ziele zu bewerten.

Diese vergleichenden Bewertungen helfen den Entscheidungsträgern, Projekte zu priorisieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.

• Antizipation von Chancen und Risiken

Das Projektportfoliomanagement ermöglicht es, Chancen und Risiken im Zusammenhang mit dem externen Umfeld zu antizipieren. Es hilft, Trends, Marktbedürfnisse, Innovationen undpotenzielle Bedrohungen zu identifizieren, die die Strategie der Organisation beeinflussen können.

Diese Informationen helfen den Entscheidungsträgern, das Projektportfolio anzupassen, um strategische Chancen zu nutzen oder aufkommenden Risiken zu begegnen.

• Ständige Neubewertung und Anpassung

Das Projektportfoliomanagement fördert einen iterativen und adaptiven Ansatz bei der strategischen Entscheidungsfindung.

Sie ermöglicht die Überwachung der Projektleistung, die Analyse der Rentabilität und damitdie Bewertung der Ergebnisse im Vergleich zu den strategischen Zielen und ggf. die Vornahme von Anpassungen. Dies ermöglicht eine dynamische und evolutionäre Entscheidungsfindung, die auf Veränderungen im Umfeld und auf neue Informationen reagiert.

Wie kann man ein Projektportfoliomanagement Schritt für Schritt einführen?

Schritt 1: Die Auswahl der Projekte

Die Kriterien für die Auswahl der Projekte

Um zu bestimmen, welche Projekte in die zu verwaltenden Projektportfolios aufgenommen werden sollen, müssen sie nach mehreren Kriterien analysiert und klassifiziert werden:

1. Strategische Ausrichtung: Projekte müssen mit den strategischen Zielen der Organisation übereinstimmen.
2. Erwartete Ergebnisse: Projekte müssen klare und messbare Ziele haben. Sie müssen eine ausreichende Wirkung für die Organisation haben.
3. Durchführbarkeit: Die technische, betriebliche und wirtschaftliche Machbarkeit des Projekts muss bewertet werden.
4. Return on Investment (ROI): Projekte sollten nach ihrem Potenzial bewertet werden, profitabel zu sein und Werte für die Organisation zu generieren.
5. Risiken und Unwägbarkeiten: Projekte sollten nach den damit verbundenen Risiken und Unwägbarkeiten eingestuft werden.

Die Methode zur Bewertung von Projekten

Anschließend müssen die Projekte bewertet werden, um ihnen eine Wertung vor jedem der oben genannten Kriterien zu geben.

Es gibt verschiedene Methoden der Projektbewertung, die dabei helfen, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, welche Projekte in das Portfolio aufgenommen werden sollen. Hier sind einige der häufig verwendeten Methoden.

• Kosten-Nutzen-Analyse (KNA): Bei dieser Methode werden die erwarteten Kosten eines Projekts mit dem erwarteten Nutzen verglichen. Sie quantifiziert die Kosten und den Nutzen in finanzieller Hinsicht und berechnet dann das Kosten-Nutzen-Verhältnis, um die Rentabilität des Projekts zu ermitteln.

• Analyse des Return on Investment (ROI) : Der ROI bewertet den erwarteten finanziellen Ertrag eines Projekts, indem er die erwarteten finanziellen Gewinne mit den erforderlichen Investitionen vergleicht. Er wird in der Regel als Prozentsatz ausgedrückt und ermöglicht es, Projekte nach ihrem Rentabilitätspotenzial zu priorisieren.

• Methode der multikriteriellen Bewertung (MEC) : Bei diesem Ansatz werden mehrere Kriterien berücksichtigt, z. B. finanzieller Rückfluss, strategische Auswirkungen, technische Machbarkeit, Ausrichtung an den Zielen der Organisation usw. Die Projekte werden anhand dieser Kriterien bewertet und benotet. Anschließend wird eine vergleichende Analyse durchgeführt, um die vorrangigen Projekte zu ermitteln.

• Sensitivitätsanalyse: Bei dieser Methode wird bewertet, wie sich Änderungen der Schlüsselparameter eines Projekts, z. B. Kosten, Einnahmen, Zeitrahmen, auf die finanziellen Ergebnisse auswirken. Dies hilft, die Projekte zu identifizieren, die am empfindlichsten auf Veränderungen reagieren, und ihre Robustheit zu bewerten.

Es ist wichtig zu beachten, dass es nicht die eine Methode gibt, die für alle Fälle geeignet ist. Organisationen können sich je nach ihren Bedürfnissen und der Komplexität des Projekts für eine Kombination von Methoden entscheiden.

Schritt 2: Priorisierung von Projekten

Sobald die Projekte bewertet wurden, sind Sie in der Lage, ihnen ein "Scoring" zu geben.

Assignieren Sie für jedes Projekt eine Punktzahl anhand vordefinierter Kriterien wie strategische Auswirkungen, Durchführbarkeit, Investitionsrendite etc. Berechnen Sie dann eine Gesamtpunktzahl für jedes Projekt und verwenden Sie diese Punktzahlen, um die Projekte zu priorisieren.

Es ist auch empfehlenswert, die relevanten Interessengruppen zu konsultieren, um ihre Meinung und Unterstützung bei der Entscheidungsfindung zu erhalten.

Schritt 3: Die Zuweisung von Ressourcen

Die Optimierung von Ressourcen

Um die Ressourcen im Rahmen eines Projektportfoliomanagements richtig zuzuweisen, muss man versuchen, die Ressourcen zu optimieren.

Die Ressourcen sollten den Projekten entsprechend der Projektsituation und der Priorität des Projekts zugewiesen werden.

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Resource Planning mit Stafiz

Hinter den Entscheidungen zur Ressourcenallokation versucht der Manager, :

• Ressourcen optimieren, um sicherzustellen, dass die Auslastung auf das optimale Kapazitätsniveau ausgerichtet ist. Das optimale Niveau der Kapazität hängt von der jeweiligen Organisation ab. In manchen Unternehmen z. B. muss die Belastung der Mitarbeiter nicht an der Kapazitätsgrenze liegen, da ein Teil der Zeit für andere Aktivitäten (Ausbildung, Management, ...) reserviert werden muss.
• Abwägungen vornehmen, um die erwarteten Projektergebnisse zu erzielen: Wenn z. B. ein Projekt, das auf der Prioritätenliste ganz oben steht, in Verzug gerät, was sich ungünstig auf das Ergebnis auswirken kann, muss der Projektmanager nach Möglichkeiten suchen, Ressourcen aus Projekten mit geringerer Priorität zu gewinnen, um sie diesem Projekt zuzuweisen und die Situation wieder ins Lot zu bringen.

Daher muss ständig an der Neuzuteilung von Ressourcen gearbeitet und der Status quo in Frage gestellt werden, um die Ressourcenoptimierung zu verbessern.

Die Verwaltung von Einschränkungen und Abhängigkeiten

Um die Verwaltung des Projektportfolios erfolgreich durchzuführen, muss die Kapazitätsplanung eine Reihe von Beschränkungen berücksichtigen, die mit den Ressourcen sowie mit dem Projekt zusammenhängen.

Dabei müssen bestimmte Einschränkungen besonders berücksichtigt werden.

• Verfügbarkeitsbeschränkungen: Die spezifischen Ressourcen, die für ein Projekt benötigt werden, können begrenzt oder zu bestimmten Zeiten nicht verfügbar sein. Beispielsweise stehen spezialisierte Experten zu bestimmten Zeiten möglicherweise nicht zur Verfügung oder wichtige Ausrüstungsgegenstände sind für andere Projekte reserviert. Bei der Zuweisung von Ressourcen müssen diese Verfügbarkeitsbeschränkungen unbedingt berücksichtigt werden.
  
• Zeitliche Beschränkungen: Projekte können strenge zeitliche Beschränkungen haben, die eine spezielle Ressourcenzuweisung erfordern, um die Fristen einzuhalten. Es ist wichtig, diese zeitlichen Beschränkungen bei der Optimierung der Ressourcen zu berücksichtigen.
• Budgetrestriktionen: Die verfügbaren finanziellen Ressourcen können begrenzt sein und es ist wichtig, dass bei der Zuweisung von Ressourcen für Projekte Budgetrestriktionen beachtet werden. Eine angemessene Finanzplanung sowie ein gutes Kostenmanagement sind notwendig, um eine effiziente Nutzung der Ressourcen zu gewährleisten.
• Projektabhängigkeiten: Einige Projekte können voneinander abhängig sein, d. h. die Durchführung oder der Fortschritt eines Projekts hängt von der Verfügbarkeit von Ergebnissen oder Ressourcen aus anderen Projekten ab.

Diese Einschränkungen und Abhängigkeiten müssen antizipiert werden, damit die Arbeit zur Optimierung der Ressourcen das bestmögliche Ergebnis liefert.

Schritt 4: Überwachung und Bewertung der Projekte

Das Dashboard zur Projektverfolgung

Um ein Projektportfolio richtig zu verwalten, muss man die Leistung aller Projekte im Portfolio im Blick haben. Dies setzt voraus, dass Sie die Dashboards aller Projekte konsolidieren können.

Das Projekt-Dashboard ist entscheidend für eine gute Verwaltung des Projektportfolios. Es verschafft Einblick in den Status, die Leistung und die Rentabilität von Projekten. Dieses Dashboard zur Projektverfolgung bringt die folgenden verschiedenen Informationen.

• Fortschrittskontrolle: Sie hebt die durchgeführten Aktivitäten, die laufenden Aufgaben und die anstehenden Aufgaben hervor. Sie bietet einen Gesamtüberblick über den Projektfortschritt und ermöglicht es, Abweichungen oder Verzögerungen schnell zu erkennen ;
• Indikatoren für die Projektsteuerung: Sie liefert Key Performance Indicators (KPIs), um die Leistung des Projekts zu bewerten. Dazu können Indikatoren wie die Einhaltung von Terminen, Kosten und Qualität, die Zufriedenheit der Beteiligten, die Nutzung von Ressourcen usw. gehören ;
• Risikomanagement: Das Dashboard kann Informationen über die identifizierten Risiken und ihre Kritikalität enthalten. So können Sie die Risiken überwachen und proaktiv Maßnahmen ergreifen, um ihre Auswirkungen auf das Projekt abzuschwächen.

Die Leistungsindikatoren eines Projekts

Die KPIs eines Projekt s sind zahlreich und jeder Projektportfoliomanager muss die wichtigsten Indikatoren auswählen, um mit seinen Zielen in Einklang zu bleiben. Man sollte sich auf die Indikatoren konzentrieren, die eine echte Auswirkung haben und auf die man Einfluss nehmen kann. 

Um ein Projekt zu messen, sind die wichtigsten Leistungsindikatoren immer vorhanden.

• Projektfortschritt: Wie hoch ist der Fortschritt in Prozent oder Wert im Vergleich zum Ziel. Dieser Fortschritt kann nach Aufgaben aufgeschlüsselt oder insgesamt betrachtet werden.
• Zeitaufwand im Vergleich zum Ziel: Ein weiterer Leistungsmaßstab ist die Fähigkeit, innerhalb der für das Projekt veranschlagten Zeit zu bleiben, um mit dem Ziel in Einklang zu bleiben.
• Projektmarge im Vergleich zur Budgetmarge: Wenn es möglich ist, eine Budgetmarge zu berechnen (es muss verkauft werden und einen Umsatz haben), ist es interessant, die neu berechnete Projektmarge mit der ursprünglich budgetierten Marge zu vergleichen. Die neu berechnete Marge berücksichtigt die vergangenen und zukünftigen Kosten für das Projekt.
• Die Erfüllungsquote: Sie vergleicht den verkauften Wert des Projekts mit dem Wert der vergangenen und zukünftigen Zeit, die die Mitarbeiter für das Projekt aufgewendet haben. Dies liefert eine weitere Analyse über die Leistung des Projekts und ob die Preisgestaltung des Projekts richtig umgesetzt wurde.

Das Projektportfoliomanagement ist daher ein Gewinn für alle Unternehmen, die im Projektmodus arbeiten. Dieser Ansatz bringt mehr Leistung in die Projekte, indem er das Projektmanagement mit den strategischen Zielen eines Unternehmens in Einklang bringt. Sie bietet eine größere Transparenz, um Hebel für Verbesserungen zu identifizieren, und ermöglicht die Optimierung der Ressourcen, um insgesamt bessere Ergebnisse zu liefern.

Um mit einem effektiven Projektmanagement zu beginnen, muss die richtige Software für das Projektportfoliomanagement identifiziert werden.

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