Den Erfolg eines Projekts zu schätzen, kann eine komplexe Aufgabe sein. Selbst wenn die Mission erfüllt ist, qualifiziert dies das Projekt nicht unbedingt als Erfolg.
Nehmen wir den Fall einer ERP-Implementierung oder der Einführung eines Produkts: Obwohl die Implementierung bereits durchgeführt wurde, kann sie mit einem höheren Budget, erheblichen Verzögerungen oder verfehlten Zielen verbunden sein.
Daher ist es wichtig, genaue Bewertungskriterien festzulegen, die es Ihnen ermöglichen, die Leistung Ihres Projekts zu messen.
In diesem Artikel führen wir Sie Schritt für Schritt an, um konsistente Kriterien zu definieren und so den Erfolg Ihrer Projekte zu bewerten.
Definieren Sie Ihre Bewertungskriterien
Abhängig von Ihrer hierarchischen Position oder den Herausforderungen, vor denen Sie stehen, können Sie möglicherweise ein anderes Gefühl als Ihre Kollegen über den Erfolg eines Projekts haben.
In der Tat kann der Erfolg eines Projekts je nach Standpunkt unterschiedlich sein: Aus diesem Grund ist es wichtig, bereits in der Planungsphase Kriterien für die Bewertung eines Projekts zu definieren.
Alle diese Kriterien müssen erfüllt sein, um das Projekt als erfolgreich zu betrachten. In den meisten Fällen wird das Trio aus Zielen, Kosten und Fristen ein relevantes Messelement darstellen.
Ziele erreichen
- Hinterfragen der Notwendigkeit des Projekts
Bestimmen Sie die erwarteten Ergebnisse des Projekts, damit Sie die folgenden Fragen beantworten können.
– Welches Problem wird dieses Projekt lösen?
– Warum sollte man das tun? Warum ist das wichtig ?
– Wird dieses Projekt zur Gesamtstrategie des Unternehmens beitragen?
- SMART-Ziele setzen
Um Ihre Ziele zu definieren, empfehlen wir die Verwendung des SMART-Frameworks : Specific Measurable Achievable Time-bound.
So lassen sich Ziele identifizieren, deren Erfolg sich konkret messen lässt und nicht nur das Ergebnis eines einfachen Eindrucks.
Stellen Sie zum Beispiel sicher, dass Sie die Erwartungen in Bezug auf Fristen, Kosten, Leistungen oder Funktionen im Kopf haben.
Einhaltung von Fristen
- Umgang mit Gefahren
Der Fortschritt eines Projekts ist nie ein langer, ruhiger Fluss. Trotz einer gründlichen Antizipation von Risiken in der Planungsphase ist kein Projekt immun gegen interne und externe Gefahren (Änderung der verfügbaren Ressourcen, organisatorische Veränderungen, Kriege).
- Planen Sie Margen
Daher müssen Sie eine realistische Zeitschätzung vornehmen, vor allem aber eine Fehlermarge berücksichtigen.
Wenn der Projektmanager das Projekt zeitlich einrahmt, muss er sich bereits über die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen im Klaren sein, aber auch über deren Kapazitäten und Verfügbarkeit.
Budgetüberwachung von Projekten, im Voraus
Sehen Sie Stafiz in 2 Minuten in Aktion
Einhaltung der Kosten
- Weit denken
Auf die gleiche Weise können die Kosten weitgehend durch Gefahren beeinflusst werden.
Daher wird auch empfohlen, mit einer Marge von 10 % bis 30 % Ihres Budgets zu rechnen, die es Ihnen ermöglicht, unvorhergesehene Ereignisse zu absorbieren.
- Ein strategisches Bewertungskriterium
In vielen Projekten wird die Einhaltung der Kosten tendenziell als eines der Hauptbewertungskriterien angesehen und hat somit einen großen Einfluss auf den Erfolg des Projekts.
In der Tat kann eine Kostenüberschreitung einen Schneeballeffekt auslösen , der sich auf andere Projekte innerhalb des Unternehmens oder sogar auf andere Abteilungen auswirkt und somit schwerwiegende Auswirkungen hat.
Erfahren Sie, wie Sie eine effektive Projektabrechnung für die Kosten- und Wirtschaftlichkeitsüberwachung einrichten.
- Flexibel bleiben
Wenn jedoch die Einhaltung der Kosten das strategischste Bewertungskriterium für Ihr Projekt ist, können Sie die anderen Faktoren anpassen.
Indem Sie den Zeitplan oder die erwarteten Ziele auf diese Weise anpassen, können Sie sowohl die Konsistenz als auch die Erreichbarkeit wahren.
Weitere Kriterien
Während das Trio aus Zielen/Kosten/Fristen unter den Bewertungskriterien nach wie vor weit verbreitet ist, können sich andere je nach Ihrem Kontext als strategischer erweisen.
Weitere Kriterien sind beispielsweise:
- Kundenzufriedenheit
- die Qualität des Liefergegenstandes,
- Kommunikation während des Projekts,
- Risiko- und Problemmanagement,
- den Grad der Innovation, der durch das Projekt hervorgerufen wurde,
- Auswirkungen auf die Umwelt.
Bleiben Sie jedoch wachsam, wenn Sie Ihre Leistungsindikatoren sorgfältig definieren. Diese Kriterien sind möglicherweise nicht so quantifizierbar wie das weit verbreitete klassische Trio.
Ermitteln von Leistungsindikatoren
Dieser entscheidende Schritt besteht darin, die wichtigsten Indikatoren für den Projekterfolg zu identifizieren, die es Ihnen ermöglichen, den Erfolg des Projekts zu bestätigen.
Visualisieren Sie die Performance Ihrer Projekte in der Prognose
Abweichungsanalyse: Vergleichen Sie die geplante Leistung mit der abgeschlossenen und terminierten Leistung. Visualisieren Sie die finanziellen Auswirkungen Ihrer Szenarien (Personalbesetzung, Einkauf usw.) und lassen Sie sich benachrichtigen.
Schätzung der Ergebnisse
- Festlegen eines Zielwerts
Beginnen Sie damit, die Ergebnisse quantifiziert und realistisch zu schätzen. Definieren Sie dazu ein Ziel, d.h. einen Wert, der als Referenz dienen soll.
Sie können z. B. eine Anzahl von Tagen für das Stichtagskriterium und einen Betrag in Euro für die Einhaltung der Kosten festlegen.
- Referenzen finden
Verwenden Sie ähnliche Projekte als Grundlage , um Ihre Schätzungen so realistisch wie möglich zu halten.
Sie können sich auch mit den Projektbeteiligten beraten , um eine konsistente Prognose zu erhalten.
Berücksichtigen Sie, dass sich jede Änderung eines der Kriterien (insbesondere der Ziele) auf die übrigen Kriterien auswirkt, die daher angepasst werden müssen.
Relevante KPIs auswählen
Die Wahl Ihrer KPIs, auch Key Performance Indicators genannt, ist entscheidend für die Messung der Performance eines Projekts.
Auch die Art des entwickelten Projekts wird bei der Wahl Ihrer KPIs berücksichtigt.
Werfen Sie einen genauen Blick auf die oben definierten Ziele, um die wichtigsten Indikatoren auszuwählen.
Hier sind einige Beispiele für KPIs, die von der Art des Projekts abhängen:
- ERP-Implementierung oder -Migration: Zeitersparnis, Zufriedenheit der Endbenutzer, Grad der Genauigkeit der Daten.
- Produkteinführung: Zusätzliche Einnahmen im Zusammenhang mit der Markteinführung, Höhe der Kapitalrendite.
- Geografische/offene Filialerweiterung: Rentabilität, Anzahl der Kunden in dieser neuen Filiale.
- Organisatorische Umstrukturierung: Kostensenkung erzielt, Produktivitätssteigerung, Mitarbeiterbindungsrate nach der Reorganisation.
- Prozessoptimierung: Kosteneinsparungen, weniger Projektverzögerungen.
Stafiz hilft Ihnen, Risiken zu antizipieren. Predictive KPIs informieren Sie über zukünftige Abweichungen, bevor sie auftreten. Auf diese Weise können Sie Entscheidungen treffen, um den Trend zu korrigieren.
Dank der Übersicht, Filter und Ansichten können Sie Ihre Projekte mit der Historie vergleichen. Sie bewerten und kalkulieren Ihre zukünftigen Projekte präziser.
Messen Sie den Fortschritt des Projekts
Es ist wichtig, eine regelmäßige Nachbereitung des Projekts einzurichten, um die Geschwindigkeit des Fortschritts zu messen.
Dadurch ist es auch möglich, die Realität vor Ort zu berücksichtigen und im Falle einer Abweichung einen komfortablen Handlungsspielraum zu haben.
Vergleichen Sie Prognosen mit der Realität
- Einrichten eines Projektleistungsboards
Trotz realistischer Prognosen decken sich nur wenige Schätzungen perfekt mit der Realität. Ihre Aufgabe ist es jedoch, es mit Sicherheit herauszufinden.
Die Einrichtung eines Projektleistungsboards ermöglicht es Ihnen, Einblick in laufende Projekte zu erhalten und sie mit den zu erreichenden Zielen zu vergleichen.
So werden sich Zeiterfassungs- und Projektmanagement-Tools wie Stafiz als formidable Verbündete erweisen.
Eine der Funktionen von Stafiz besteht darin, leistungsstarke Dashboards für die Projektüberwachung anzubieten. Diese ermöglichen es Ihnen, die verschiedenen Aspekte Ihres Projekts bestmöglich zu verwalten.
Im obigen Beispiel gibt Ihnen das Tool die Möglichkeit, Ihre Budgetprognosen mit der aktuellen Situation zu vergleichen.
- Vergleichen Sie Ihre Erwartungen mit der Realität
Eine regelmäßige Projektüberwachung durch den Abgleich Ihrer Leistungsindikatoren mit Ihren Erwartungen und der Realität ist unerlässlich.
Nehmen wir einen konkreten Fall: Ihr Projekt hat eine erwartete Lebensdauer von 6 Monaten, Sie sind auf halbem Weg, d.h. 3 Monate. Sie sind bei 50 % des Projekts, aber Ihr tatsächlicher Fortschritt beträgt nur 40 %. In diesem Fall ist es notwendig, schnell Anpassungen vorzunehmen, um die angesammelten Mängel auszugleichen.
- Begrenzen Sie Meetings mit erhöhter Transparenz
Es sei darauf hingewiesen, dass sich diese Sichtbarkeit als wesentlicher Vorteil für eine effektive Kommunikation zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten erweisen wird.
Die Informationen, die dann zugänglich und zuverlässig gemacht werden, werden dazu beitragen, die Anzahl der Fortschrittsbesprechungen zu reduzieren.
Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt vor allem für eine gewisse Entlastung Ihrer Teams.
Anpassung Ihrer Bewertungskriterien
- Aggregierte Informationen
Stafiz bietet sowohl eine Makro- als auch eine Mikroansicht Ihrer Projekte während des gesamten Fortschritts.
Das Tool aggregiert Personal-, Zeit- und Kosteninformationen, um Ihnen einen klaren Einblick in diese strategischen Bewertungskriterien für Ihr Projektportfolio zu geben.
- Agile Projekte leicht gemacht
Stafiz bietet Ihnen Zugang zu einer vollständigen kontinuierlichen Prüfung, sowohl vorausschauend als auch in Echtzeit. Diese Transparenz wird vor allem bei Projekten mit der agilen Methode nützlich sein.
Mit einer Live-Ansicht der Bewertungskriterien kann der Projektmanager das Projektmanagement weiterentwickeln und schnell Iterationen vorschlagen, um den Projekterfolg sicherzustellen.
Sollte ein Projektbewertungstool verwendet werden?
Während die Kriterien für die Bewertung eines Projekts von jedem Projekt abhängen, ist das Trio Ziele /Kosten/Fristen nach wie vor weit verbreitet. Um die Leistung Ihres Projekts zu messen, müssen Sie daher jeden dieser Aspekte sorgfältig untersuchen, und der Einsatz von Software erleichtert dies.
Ein Projektmanagement-Tool wie Stafiz ermöglicht Ihnen einen Echtzeit-Überblick und hilft Ihnen, Ihre Kriterien auf dem Weg anzupassen, um die Erfolgschancen Ihres Projekts zu maximieren.
In jedem Fall bleibt eine sorgfältige Planung der Schlüssel, um einen reibungslosen Ablauf und den endgültigen Erfolg zu gewährleisten.
Schließlich werden sich eine wohlwollende Kommunikation und Transparenz von Informationen, die das gesamte Team befähigen, als wertvolle Erfolgsfaktoren erweisen.
