¿Cómo determinar criterios de evaluación de un proyecto para medir el desempeño?
20 de noviembre de 2023
Evaluar el éxito de un proyecto puede ser una tarea compleja. Aunque se haya cumplido la misión, esto no significa necesariamente que el proyecto haya sido un éxito.
Tomemos el caso de la implantación de un ERP o el lanzamiento de un producto: aunque la implantación se haya completado, puede haber supuesto un mayor presupuesto, importantes retrasos o incluso el incumplimiento de objetivos.
Por eso es importante determinar criterios de evaluación precisos que le permitan medir los resultados de su proyecto .
En este artículo le guiamos paso a paso por el proceso de definición de criterios coherentes que le ayuden a evaluar el éxito de sus proyectos .
Definir los criterios de evaluación
Dependiendo de su posición en la jerarquía o de los retos a los que se enfrente, podría sentirse de forma diferente . sentirse diferente de tus colegas sobre el éxito de un proyecto.
El éxito de un proyecto puede variar de un punto de vista a otro, por eso es vital definir los criterios de evaluación del proyecto en la fase de planificación.
Todos estos criterios deben cumplirse para que el proyecto se considere un éxito. En la mayoría de los casos, el trío de objetivos, costes y plazos proporcionará un criterio pertinente .
Alcanzar los objetivos
Cuestionar la necesidad del proyecto
Determinar los resultados esperados con la ejecución del proyecto para poder responder a las siguientes preguntas.
- ¿Qué problemas abordará este proyecto?
- ¿Por qué hacerlo? ¿Por qué es importante?
- ¿Contribuirá este proyecto contribuirá a laestrategia global estrategia?
Definición de objetivos SMART
Para definir sus objetivos, le recomendamos utilizar el marco SMART: Específico Medible Alcanzable Tiempo limitado.
Esto nos permitirá identificar objetivos cuyo éxito pueda medirse de forma tangible, en lugar de ser simplemente el resultado de una impresión.
Asegúrese, por ejemplo, de que tiene en mente sus expectativas en cuanto a plazos, costes, entregables y funcionalidades.
Cumplir los plazos
Hacer frente a imprevistos
Un proyecto nunca es un camino de rosas. A pesar dela amplia previsión de riesgos durante la fase de planificación, ningún proyecto es inmune a los peligros, tanto internos como externos (cambios en los recursos disponibles, cambios organizativos, guerras).
Prever márgenes
Por lo tanto, debe hacer una estimación realista del tiempoy, sobre todo, dejar un margen de error.
Cuando el jefe de proyecto fija el calendario del proyecto, ya debe conocer los recursos de que dispone, pero también tener perfectamente claras sus capacidades y disponibilidad.
Respetar los costes
Ver más
Del mismo modo, los costes pueden verse considerablemente afectados por acontecimientos imprevistos.
También es aconsejable reservar un margen de entre el 10% y el 30% de su presupuesto para cubrir cualquier imprevisto.
Un criterio de evaluación estratégica
En muchos proyectos, el cumplimiento de los costes suele considerarse uno de los principales uno de los principales criterios de evaluación y, por tanto, tiene una gran influencia en el éxito del proyecto.
Un sobrecoste podría tener un efecto de bola de nieve, afectando a otros proyectos dentro de la empresa, e incluso a otros departamentos, con graves repercusiones.
Descubra cómo establecer una contabilidad de proyectos eficaz para controlar los costes y la rentabilidad.
Sin embargo, si atenerse a los costes es el criterio de evaluación más estratégico para su proyecto, puede adaptar los demás factores.
Ajustando de este modo el calendario o los objetivos previstos, podrá mantener la coherencia y la alcanzabilidad.
Otros criterios
Aunque el trío objetivos/costes/plazos sigue siendo muy utilizado como criterio de evaluación, otros criterios podrían resultar más estratégicos en función de su contexto.
Esta etapa crucial consiste en identificar los indicadores clave del éxito de un proyecto, que le permitirán afirmar el éxito del mismo.
Visualice el rendimiento de sus proyectos en las previsiones
Análisis de desfases: compare la actividad prevista con la real y la programada. Vea el impacto financiero de sus escenarios (dotación de personal, compras, etc.) y reciba alertas.
Empiece por estimar los resultados en cifras realistas. Para ello, define un objetivo, es decir, un valor que sirva de referencia.
Por ejemplo, puede definir un número de días para el criterio de plazo, y un importe en euros para el cumplimiento de los costes.
Encontrar referencias
Base sus estimaciones en proyectos similares para que sean lo más realistas posible .
También puede consultar a los implicados en el proyecto para obtener una previsión coherente.
Tenga en cuenta que cualquier cambio en uno de los criterios (sobre todo en los objetivos) repercutirá en el resto, que, por tanto, deberán adaptarse.
Elegir los KPI adecuados
La elección de sus KPI, también conocidos como indicadores clave de rendimiento, es decisiva para medir el rendimiento de un proyecto.
El tipo de proyecto que se desarrolle también influirá en la elección de sus KPI.
Considere cuidadosamente los objetivos definidos anteriormente para seleccionar los indicadores más pertinentes.
He aquí algunos ejemplos de KPI en función del tipo de proyecto:
Implantación o migración de ERP: tiempo ahorrado, nivel de satisfacción del usuario final, grado de precisión de los datos.
Lanzamiento del producto: Ventas adicionales generadas por el lanzamiento, importe del retorno de la inversión.
Expansión geográfica/apertura de una sucursal: rentabilidad, número de clientes en la nueva sucursal.
Reestructuración organizativa: reducción de los costes generados, aumento de la productividad, tasa de retención de empleados tras la reorganización.
Optimización de procesos: ahorro de costes, menos retrasos en los proyectos.
Stafiz le ayuda a anticiparse a los riesgos. Los KPI predictivos le muestran las desviaciones futuras antes de que se produzcan. Así podrá tomar las decisiones necesarias para rectificar la tendencia.
Gracias a la vista global, los filtros y las vistas, puede comparar sus proyectos, incluidos los anteriores, con su historial. Podrás evaluar y calcular el coste de tus futuros proyectos con mayor precisión.
Esto también nos permite tener en cuenta la realidad sobre el terreno y disponer de un margen de maniobra cómodo en caso de desvío.
Comparación de las previsiones con la realidad
Creación de un cuadro de rendimiento del proyecto
A pesar de las previsiones realistas, pocas estimaciones coinciden perfectamente con la realidad. Sin embargo, tu tarea consiste en averiguarlo con certeza.
Establecer un cuadro de rendimiento de los proyectos le dará visibilidad de los proyectos en curso y le permitirá compar arlos con los objetivos que deben alcanzarse.
Las herramientas de seguimiento del tiempo y gestión de proyectos como Stafiz resultarán aliadas formidables.
Comparación entre la situación actual y el plan inicial en Stafiz
En el ejemplo anterior, la herramienta le permitirá comparar sus previsiones presupuestarias con la situación actual.
Compare sus expectativas con la realidad
Garantizar el seguimiento periódico del proyecto comparando sus indicadores de rendimiento con expectativas y la realidad.
Pongamos un ejemplo concreto: su proyecto tiene una duración prevista de 6 meses, y usted va por la mitad, es decir, 3 meses. Estás al 50% del proyecto, pero tu avance real es sólo del 40%. En este caso, tienes que hacer ajustes rápidamente para compensar las carencias acumuladas.
Indicadores clave de rendimiento para comparar lo real con lo previsto en Stafiz
Reducir el número de reuniones mediante mayor transparencia
Esta visibilidad demostrará ser un activo esencial para comunicar eficazmente entre las distintas partes implicadas en el proyecto.
La información accesible y fiable contribuirá a reducir el número de reuniones de seguimiento.
No sólo ahorrará tiempo, sino que también aliviará la carga de sus equipos.
Adaptar los criterios de evaluación
Información agregada
Stafiz proporciona una visión macro y micro de sus proyectos, a lo largo de todo su ciclo de vida.
La herramienta agrega información de personal, tiempo empleado e información de costes para ofrecerle una visibilidad clara sobre estos criterios estratégicos de evaluación de su cartera de proyectos.
Stafiz agrega información para ofrecerle una visión precisa, real y previsible de sus proyectos y su cartera de proyectos.
Proyectos ágiles más fáciles
Stafiz le da acceso a una auditoría completa de forma continua, tanto prevista como en tiempo real. Esta transparencia es especialmente útil para los proyectos que utilizan el método ágil.
Gracias a una visión en directo de los criterios de evaluación, el gestor de proyectos podrá cambiar la dirección de los proyectos y proponer iteraciones rápidamente, garantizando así el éxito del proyecto.
¿Debe utilizarse una herramienta de evaluación de proyectos?
Aunque los criterios para evaluar un proyecto dependen de cada uno, el trío de objetivos, costes y plazos sigue siendo muy utilizado. Medir el rendimiento de un proyecto exige, por tanto, estudiar detenidamente cada uno de estos aspectos, y el uso de programas informáticos facilita el ejercicio.
Una herramienta de gestión de proyectos como Stafiz le ofrece una visión en tiempo real ayudándole a adaptar sus criterios sobre la marcha para maximizar las posibilidades de éxito de su proyecto.
En todos los casos, una planificación meticulosa es la clave de su buen funcionamiento y éxito final.
Por último, pero no por ello menos importante , una buena comunicación y la transparencia de la información para capacitar a todo el equipo son factores de éxito de incalculable valor.
