¿Cómo determinar criterios de evaluación de un proyecto para medir el desempeño?
Estimar el éxito de un proyecto puede ser una tarea compleja. De hecho, incluso si se logra la misión, esto no necesariamente califica al proyecto como un éxito. Tomemos el caso de la implementación de un ERP o del lanzamiento de un producto: aunque la implementación esté realizada, esto puede haber implicado un mayor presupuesto , objetivos no necesariamente cumplidos en su totalidad o incluso retrasos importantes .
Por lo tanto, es apropiado determinarcriterios de evaluación de un proyecto precisos que te permitirán medir el desempeño En este artículo te guiamos paso a paso paradefinir criterios consistentesy asíevaluar el éxitode tus proyectos.
1. Define tus criterios de evaluación
Dependiendo de la posición jerárquica o de los desafíos que enfrentes, es posible que tengas unasensación diferentea la de sus colegas sobre el éxito de un proyecto. De hecho, el éxito de un proyecto puede variar según el punto de vista: por eso es fundamental definircriterios para evaluarun proyecto durantela planificación.
Todos estos criterios deben cumplirse para considerar que el proyecto es exitoso . En la mayoría de los casos, el trío de objetivos/costos/plazos proporcionará un elemento de medición relevante .
A) Cumplimiento de objetivos
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Cuestionar la necesidad del proyecto.
Determinar los resultados esperados que se lograrán con la implementación del proyecto.
Entonces, intenta responder las siguientes preguntas:
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- ¿ Qué problema abordará este proyecto?
- ¿Por que hacerlo? ¿Por qué es importante ?
- ¿ Contribuirá este proyecto a la estrategia general de la empresa ?
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Fijar metas SMART
Para definir sus objetivos, le recomendamos utilizar elmarco SMART: Específico Medible Alcanzable Realista Temporal.
De hecho, esto permitirá identificar objetivos cuyo éxito se puede medir de forma tangible y no como resultado de una simple impresión.
Por ejemplo, asegúrese de tener en cuenta cuáles son las expectativas en términos de plazos , costos , entregables o incluso funcionalidades .
B) Respeto de los plazos
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Hacer frente a los peligros
Un proyecto nunca es un camino de rosas. A pesar dela amplia previsión de riesgosdurante la fase de planificación, ningún proyecto es inmunea los peligros, tanto internos como externos (cambios en los recursos disponibles, cambios organizativos, guerras).
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Prever márgenes
Por tanto, debes hacer una estimación de tiempo realista , pero sobre todo teniendo en cuenta un margen de error.
Cuando el jefe de proyecto fija el calendario del proyecto, ya debe ser consciente de losrecursosde los que dispone, pero también tener perfectamente claras suscapacidadesydisponibilidad.
Para obtener más información sobre la gestión de proyectos, aquí tienes la guía para un seguimiento eficaz de proyectos .
C) Respeto de costos
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Ver más
De la misma manera, los costos pueden verse afectados en gran medida por contingencias.
Por lo tanto, también se recomiendaprever un margen de entre el 10% y el 30%de su presupuesto que permitirá cubrir cualquierimprevisto.
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Un criterio de evaluación estratégico
En muchos proyectos, el cumplimiento de los costes tiende a considerarse uno de los principales criterios de evaluación y, por tanto, influye en gran medida en el éxito del proyecto.
De hecho, un exceso podría provocar un efecto de bola de nieve al afectar a otros proyectos dentro de la empresa, o incluso a otros departamentos, y, por tanto, tener graves repercusiones.
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Mantente flexible
Sin embargo, si el respeto de los costes se presenta como el criterio de evaluación más estratégico para tu proyecto, puedes adaptar los demás factores . Al ajustar el cronograma o los objetivos esperados de esta manera, podrías mantener la coherencia y la viabilidad .
Para ayudarte, aquí tienes un artículo que te ayudará a configurar una contabilidad de proyectos eficaz .
D) Criterios varios
Si el trío de objetivos/costos/plazos sigue siendo ampliamente utilizado entre los criterios de evaluación, otros podrían resultar más estratégicos dependiendo de su contexto.
Otros criterios incluyen, por ejemplo:
- La satisfacción del cliente
- La calidad del entregable.
- Comunicación durante el proyecto.
- Gestión de riesgos y problemas.
- El grado de innovación generado por el proyecto.
- Impacto medioambiental
Sin embargo, permanezca atento a la hora de definir cuidadosamente sus indicadores de desempeño . De hecho, es posible que estos criterios no sean tan cuantificables como el trío clásico ampliamente utilizado.
2. Determinar los indicadores de desempeño.
Este paso crucial consiste en identificar los indicadores clave de éxito del proyecto que le permitirán afirmar el éxito del proyecto.
Visualiza el rendimiento de tus proyectos en previsiones
Análisis de brechas: comparar la actividad planificada con la realizada y programada. Visualice los impactos financieros de sus escenarios (dotación de personal, compras, etc.) y reciba alertas.
A) Estimar los resultados
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Establecer un valor objetivo
Empiece por estimar los resultados de forma cuantificada y realista . Para ello, define un target , es decir un valor que servirá como referencia .
Por ejemplo, podría definir un número de días para el criterio de plazos y un importe en euros para el cumplimiento de costes.
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Encontrar referencias
Básate enproyectos similarespara que tus estimaciones sean lo másrealistasposible. También puedesconsultar a las partes interesadas del proyectopara obtener un pronóstico consistente. Hay que tener en cuenta que cualquier cambio en uno de los criterios (en particular, los objetivos)impactaen el resto, que por tanto habrá que adaptar.
B) Elija KPI relevantes
La elección de sus KPI, también llamados indicadores de desempeño, es decisiva a la hora de medir el desempeño de un proyecto.
Para ayudarte a elegirlos correctamente, consulta este artículo que ofrece una lista de 12 indicadores clave a seguir para la gestión de proyectos .
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Ejemplos de KPI
El tipo de proyecto desarrollado también se tendrá en cuenta a la hora de elegir tus KPI.
Considere detenidamente los objetivos definidos previamente para seleccionar los indicadores más relevantes . A continuación se muestran algunos ejemplos de KPI según el tipo de proyecto:
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- Implantación o migración de ERP: ahorro de tiempo generado, nivel de satisfacción de los usuarios finales, grado de precisión de los datos
- Lanzamiento del producto: facturación adicional generada vinculada al lanzamiento, importe del retorno de la inversión
- Ampliación geográfica/apertura de una sucursal: rentabilidad, número de clientes en esta nueva sucursal
- Reestructuración organizacional: reducción de costos generada, aumento de la productividad, tasa de retención de empleados después de la reorganización
- Optimización de procesos: ahorros conseguidos, reducción de retrasos en los proyectos
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- Más información sobre los KPI para la gestión de proyectos.
Stafiz le ayuda a anticipar los riesgos. Los KPI de pronóstico le indican las desviaciones futuras antes de que sucedan. Luego podrá tomar decisiones para corregir la tendencia.
Gracias a la vista global, filtros y vistas, podrás comparar tus proyectos, incluidos los pasados, con el historial. Evalúas y cuantificas tus proyectos futuros con mayor precisión.
3. Medir el avance del proyecto
A) Comparar las previsiones con la realidad
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Configurar una tabla de desempeño del proyecto
A pesar de las previsiones realistas, pocas estimaciones coinciden perfectamente con la realidad. Sin embargo, tu tarea es tenerlo claro.
Configurar una tabla de desempeño de proyectos le permitirá obtener visibilidad sobre los proyectos actuales y así compararlos con los objetivos a alcanzar. Por lo tanto, las herramientas de seguimiento del tiempo y gestión de proyectos como Stafiz demostrarán ser aliados formidables.
Una de las características de Stafiz esofrecer potentes paneles de seguimiento de proyectos. Estos le permitirán gestionar mejor los diferentes aspectos de su proyecto.
En este ejemplo, la herramienta le dará la posibilidad de comparar sus previsiones presupuestarias con la situación actual.
Para obtener más información, consulte nuestro artículo dedicado a la creación de un panel de gestión de proyectos .
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Compara tus expectativas y la realidad
Es esencial garantizar un seguimiento regular del proyecto comparando sus indicadores de desempeño con sus expectativas y la realidad.
Pongamos un caso concreto: tu proyecto tiene una vida útil prevista de 6 meses, estás a mitad de camino, es decir, 3 meses. Ya has recorrido el 50% del proyecto, pero tu progreso real es sólo el 40%. En este caso, es necesario realizar ajustes rápidamente para compensar las deficiencias acumuladas.
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Reducir el número de reuniones mediante mayor transparencia
Tenga en cuenta que esta visibilidad resultará ser un activo esencial para comunicarse eficazmente entre las diferentes partes del proyecto involucradas. La información que luego se haga accesible y confiable ayudará a reducir el número de reuniones de progreso. Esto no sólo ahorrará tiempo , sino que, sobre todo, proporcionará algo de alivio a sus equipos.
B) Adapta tus criterios de evaluación
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Información agregada
Stafiz proporciona una visión tanto macro como micro de sus proyectos a lo largo de su avance. La herramienta agrega información sobre la dotación de personal, el tiempo invertido y los costos para brindarle una visibilidad clara de estos criterios de evaluación estratégica para su cartera de proyectos.
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Proyectos de agilidad simplificados
Stafiz te da acceso a una auditoría completa y continua , tanto prevista como en tiempo real . Esta transparencia resultará especialmente útil para proyectos que utilicen el método ágil . Gracias a una vista en vivo de los criterios de evaluación, el director del proyecto podrá hacer evolucionar la dirección de los proyectos y proponer iteraciones rápidamente, asegurando así el éxito del proyecto.
Conclusión
Si los criterios de evaluación de proyectos dependen de cada proyecto, el trío objetivos/costos/plazos sigue siendo ampliamente utilizado. Por lo tanto, medir el rendimiento de su proyecto implica estudiar cuidadosamente cada uno de estos aspectos.
Una herramienta de gestión de proyectos como Stafiz te brinda una visión en tiempo real , ayudándote a adaptar tus criterios a lo largo del camino para maximizar las posibilidades de éxito de tu proyecto. En todos los casos, una planificación cuidadosa sigue siendo clave para garantizar su buen funcionamiento y su éxito final.
Finalmente, una comunicación atenta y la transparencia de la información , empoderando así a todo el equipo, resultarán valiosos factores de éxito.
