Estimer la réussite d’un projet peut se révéler une tâche complexe. En effet, même si la mission est accomplie, cela ne permet pas nécessairement de qualifier le projet comme un succès.
Prenons le cas d’une implémentation d’ERP ou le lancement d’un produit : bien que la mise en place soit faite, cela a pu impliquer un budget plus élevé, des retards importants ou encore des objectifs manqués.
De ce fait, il convient de déterminer des critères d’évaluation précis qui vous permettront de mesurer la performance de votre projet.
Dans cet article, nous vous guidons pas à pas pour définir des critères cohérents et ainsi évaluer la réussite de vos projets.
Définir vos critères d’évaluation
Suivant votre position hiérarchique ou les enjeux auxquels vous êtes confrontés, vous pourriez potentiellement avoir un ressenti différent de vos collègues concernant la réussite d’un projet.
En effet, le succès d’un projet peut varier selon le point de vue : c’est pour cette raison qu’il est primordial de définir des critères d’évaluation d’un projet dès la planification.
L’ensemble de ces critères devra être rempli pour considérer le projet comme réussi. Dans la plupart des cas, le trio objectifs, coûts et délais fournira un élément de mesure pertinent.
L’atteinte des objectifs
- S’interroger sur la nécessité du projet
Déterminez les résultats attendus par la mise en place du projet de manière à pouvoir répondre aux questions suivantes.
– À quelle problématique ce projet va t’il permettre de répondre ?
– Pourquoi le réaliser ? Pourquoi est-il important ?
– Ce projet va t’il permettre de contribuer à la stratégie globale de l’entreprise ?
- Définir des objectifs SMART
Pour définir vos objectifs, nous vous recommandons d’utiliser le framework SMART : Spécifique Mesurable Atteignable Réalisable Temporel.
En effet, cela permettra d’identifier des objectifs dont la réussite pourra être mesurée de façon tangible, et non le résultat d’une simple impression.
Assurez-vous par exemple d’avoir en tête quelles sont les attentes en termes de délais, de coûts, de livrables ou encore de fonctionnalités.
Le respect des délais
- Faire face aux aléas
Le déroulement d’un projet n’est jamais un long fleuve tranquille. Malgré une anticipation des risques poussée lors de la phase de planification, aucun projet n’est à l’abri d’aléas, aussi bien internes qu’externes (modification des ressources disponibles, changements organisationnels, guerres).
- Prévoir des marges
De ce fait, vous devez faire une estimation de temps réaliste, mais surtout en prenant en compte une marge d’erreur.
Lorsque le chef de projet cadre temporellement le projet, il doit déjà avoir connaissance des ressources dont il dispose, mais également être parfaitement au clair sur leurs capacités et disponibilités.
Le suivi budgétaire des projets, en prévisionnel
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Le respect des coûts
- Voir large
De la même manière, les coûts peuvent largement être impactés par des aléas.
Ainsi il est également recommandé d’anticiper une marge variant de 10% à 30% sur votre budget qui permettra d’éponger les éventuels imprévus.
- Un critère d’évaluation stratégique
Dans de nombreux projets, le respect des coûts a tendance à être considéré comme un des critères d’évaluation principaux et ainsi influencer largement la réussite du projet.
En effet, un dépassement de coût pourrait provoquer un effet boule de neige en impactant d’autres projets au sein de l’entreprise, voire d’autres départements et ainsi avoir de lourdes répercussions.
Découvrez comment mettre une place une comptabilité projet efficace pour le suivi des coûts et de la rentabilité.
- Rester flexible
Toutefois, si le respect des coûts se présente comme le critère d’évaluation le plus stratégique pour votre projet, vous pouvez adapter les autres facteurs.
En ajustant ainsi le calendrier ou les objectifs attendus, vous pourriez maintenir la cohérence ainsi que la réalisabilité.
Les autres critères
Si le trio objectifs/coûts/délais reste largement utilisé parmi les critères d’évaluation, d’autres pourraient se révéler plus stratégiques en fonction de votre contexte.
Parmi les autres critères, on trouvera par exemple :
- la satisfaction client,
- la qualité du livrable,
- la communication durant le projet,
- la gestion des risques et des problèmes,
- le degré d’innovation généré par le projet,
- l’impact environnemental.
Toutefois, restez vigilants à définir attentivement vos indicateurs de performance. Ces critères pourraient en effet ne pas être aussi quantifiables que le trio classique largement répandu.
Déterminer des indicateurs de performance
Cette étape cruciale consiste à identifier les indicateurs de réussite d’un projet clés qui vous permettront d’affirmer la réussite du projet.
Visualisez la performance de vos projets en prévisionnel
Analyse des écarts : comparez l’activité prévue avec celle réalisée et programmée. Visualisez les impacts financiers de vos scénarios (staffing, achats etc.) et soyez alertés.
Estimer les résultats
- Définir une valeur cible
Commencez par estimer les résultats de façon chiffrée et réaliste. Pour cela, définissez une cible, c’est-à-dire une valeur qui vous servira de référence.
Par exemple, vous pourriez définir un nombre de jours pour le critère traitant des délais, et un montant en euros pour le respect des coûts.
- Trouver des références
Basez-vous sur des projets similaires afin que vos estimations restent les plus réalistes possibles.
Vous pouvez également consulter les acteurs du projet pour obtenir une prévision cohérente.
Prenez en compte le fait que tout changement d’un des critères (notamment les objectifs) impacte le reste, qui devra donc être adapté.
Choisir des KPIs pertinents
Le choix de vos KPIs, aussi appelés indicateurs clés de performance, est déterminant dans la mesure de la performance d’un projet.
Le type de projet développé va aussi rentrer en compte dans le choix de vos KPIs.
Considérez avec attention les objectifs définis précédemment pour sélectionner les indicateurs les plus pertinents.
Voici quelques exemples de KPIs en fonction du type de projet :
- Implémentation ou migration d’ERP : gain de temps généré, niveau de satisfaction des utilisateurs finaux, degré de précision de la donnée.
- Lancement de produit : CA supplémentaire généré lié au lancement, montant du retour sur investissement.
- Expansion géographique/ouverte d’une succursale : rentabilité, nombre de clients dans cette nouvelle succursale.
- Restructuration organisationnelle : réduction des coûts générée, augmentation de la productivité, taux de rétention des employés après réorganisation.
- Optimisation des processus : économies réalisées, diminution des retards dans les projets.
Stafiz vous aide à anticiper les risques. Les KPIs prévisionnels vous indiquent les déviations futures avant qu’elles ne se produisent. Vous pouvez ainsi prendre les décisions pour rectifier la tendance.
Grâce à la vue globale, filtres et vues, vous pouvez comparer vos projets y compris passés avec l’historique. Vous évaluez et chiffrer vos futurs projets avec plus de précisions.
Mesurer l’état d’avancement du projet
Il est primordial d’établir un suivi de projet régulier pour mesurer son taux d’avancement.
Cela permet également de prendre en compte la réalité du terrain et d’avoir une marge de manœuvre confortable en cas de déviation.
Comparer les prévisions avec la réalité
- Mettre en place un tableau de performance d’un projet
Malgré des prévisions réalistes, rares sont les estimations qui coïncident parfaitement avec la réalité. Toutefois, votre tâche est d’en avoir le cœur net.
Mettre en place un tableau de performance de projet vous permettra d’obtenir une visibilité sur les projets en cours et ainsi de les comparer avec les objectifs à atteindre.
Ainsi, des outils de suivi de temps et de gestion de projet tels que Stafiz se révèleront des alliés redoutables.
L’une des fonctionnalités de Stafiz consiste à proposer des tableaux de bord de suivi de projet performants. Ces derniers vous permettront de gérer au mieux les différents aspects de votre projet.
Dans l’exemple ci-dessus, l’outil vous donnera la possibilité de comparer vos prévisions budgétaires avec la situation actuelle.
- Comparer vos attentes et la réalité
Assurer un suivi de projet régulier en comparant vos indicateurs de performance avec vos attentes et la réalité s’avère indispensable.
Prenons un cas concret : votre projet a une durée de vie prévue de 6 mois, vous en êtes à la moitié, soit 3 mois. Vous en êtes à 50% du projet, or votre état d’avancement réel n’est que de 40%. Dans ce cas, il est nécessaire de procéder rapidement à des ajustements afin de rattraper les lacunes accumulées.
- Limiter les réunions grâce à une transparence accrue
Notons que cette visibilité se révèlera un atout indispensable pour communiquer efficacement entre les différentes parties du projet impliquées.
L’information alors rendue accessible et fiable contribuera à réduire le nombre de réunions d’avancement.
Cela contribuera non seulement à un gain de temps, mais surtout à un certain soulagement de la part de vos équipes.
Adapter ses critères d’évaluation
- Une information agrégée
Stafiz fournit une vision aussi bien macro que micro sur vos projets, tout au long de leur déroulé.
L’outil agrège les informations de staffing, de temps passé et de coûts pour vous donner une visibilité claire sur ces critères d’évaluation stratégiques pour votre portefeuille de projets.
- Des projets en agilité facilités
Stafiz vous donne accès à un audit complet en en continu, aussi bien prévisionnel qu’en temps réel. Cette transparence s’avèrera particulièrement utile pour les projets utilisant la méthode agile.
Grâce à une vision en direct sur les critères d’évaluation, le chef de projet pourra être en mesure de faire évoluer la direction des projets et de proposer des itérations rapidement, assurant ainsi le succès du projet.
Faut-il avoir recours à un outil d’évaluation d’un projet ?
Si les critères d’évaluation de projet dépendent de chaque projet, le trio objectifs/coûts/délais reste largement répandu. Mesurer la performance de votre projet implique donc d’étudier attentivement chacun de ces aspects, et l’utilisation d’un logiciel en facilite l’exercice.
Un outil de gestion de projet comme Stafiz vous permet une vision en temps réel, vous aidant ainsi à adapter vos critères en cours de route pour maximiser les chances de réussite de votre projet.
Dans tous les cas, une planification minutieuse reste clée pour assurer son bon déroulement et son succès final.
Enfin, une communication bienveillante et une transparence de l’information responsabilisant ainsi l’ensemble de l’équipe se révèleront des facteurs de succès précieux.
