Comment maximiser l’utilisation des KPI en gestion de projet ?
14 mars 2024
Conduiriez-vous une voiture sans tableau de bord ? Sans indicateur de vitesse, sans jauge de carburant et sans même avoir étudié l’itinéraire auparavant ?
Si cet exercice vous paraît complexe voire dangereux, considérez que gérer un projet sans KPI revient à cela. Certes, les conséquences n’ont pas la même ampleur. En revanche, cet exemple volontairement impactant illustre l’importance d’utiliser des KPI pour gérer vos projets.
Pour en observer les bénéfices, il vous faut apprendre à les utiliser de manière pertinente.
Nous avons donc conçu ce guide afin de vous aider à maximiser l’utilisation des KPI en gestion de projet, en considérant également l’indicateur de suivi comme un élément clé.
1. Les KPI de gestion projet : qu’est-ce que c’est ?
Un KPI, ou Key Performance Indicator, est un indicateur de performance. Il prend généralement la forme de nombre ou de pourcentage.
Son utilisation permet de mesurer l’état d’avancement du projet et de faciliter la prise de décision, agissant comme un véritable indicateur de suivi.
KPIs dans Stafiz
2. Choisir des KPI de gestion projet adaptés et pertinents
A) Faire un bilan
Faire l’état des lieux de votre projet et de vos capacités en tant qu’entreprise est une étape nécessaire pour le choix de KPI.
Vous devez identifier précisément :
L’avancée déjà réalisée sur le projet
Les données dont vous disposez ou pouvez disposer
Les outils de collecte et de traitement à votre disposition
Les ressources pour l’analyse des KPIs
Collecter des KPI implique d’être en mesure de les lire, les analyser et les interpréter. Les KPI restent des outils censés vous aider à piloter votre projet, leur lecture génère des ajustements et corrections.
B) Déterminer des objectifs
Les KPI sont des indicateurs performants, qui servent des objectifs. Autrement, ils deviennent ce qu’on appelle des “vanity metrics”, qui ne servent qu’à flatter l’égo sans aider au pilotage de projet.
Prenez le temps de définir ce que vous souhaitez atteindre avec leur utilisation. Voici des questions pour vous aider à identifier des objectifs :
Quelles sont les attentes des parties prenantes concernant les résultats du projet ?
Quel indicateur va permettre de définir mon projet comme une réussite ?
Quels sont les risques potentiels pour mon projet ?
Quelle est la fréquence optimale de mesure des KPI pour assurer une réactivité efficace ?
C) Identifier les données à mesurer
Méthode SMART
Une fois vos objectifs déterminés, vous devez définir les données qui vont être mesurées.
Ces dernières doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporairement limitées. Autrement : SMART.
Assurez-vous que vos KPI répondent à ces exigences :
Relié à un objectif
Compréhensible par l’ensemble des collaborateurs qui seront amenés à l’utiliser
Personnalisé aux besoins de votre entreprise et surtout de votre projet.
Réduire sa sélection au strict minimum
Collecter et utiliser un KPI en gestion de projet consomme des ressources. Cela requiert du temps et des collaborateurs : collecte, traitement, lecture, analyse…
De ce fait, évitez de choisir un KPI parce que vos collègues ou concurrents l’utilisent.
Si un KPI n’est pas utile à votre pilotage de projet, il n’a pas lieu d’être ! Choisissez des KPI réellement adaptés à votre projet. Notez que plus vous suivez d’indicateurs, plus cela complexifie votre projet et augmente votre charge de travail.
Les 3 groupes de KPI
Comme évoqué dans cet article consacré à la définition de critères d’évaluation, mesurer la performance d’un projet requiert 3 critères : qualité, délais, coûts.
💡 Faites défiler l’écran vers la droite pour voir les 3 KPIs
1. KPI de qualité
Ces indicateurs mesurent le degré de satisfaction des clients et des collaborateurs.
Voici des exemples de KPI de qualité en gestion de projet :
La satisfaction client
Le Net Promoter Score
Le nombre d’erreurs
Le nombre de plaintes
Le turnover des collaborateurs
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2. KPI de délais
Comme les coûts, les délais sont souvent étudiés à la loupe pour mesurer la réussite d’un projet.
Voici des exemples de KPI pour mesurer les délais en gestion de projet :
Le temps passé
Le taux de retard
La capacité de ressources
Les heures planifiées vs les heures passées
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3. KPI de coûts
Les coûts représentent souvent l’élément le plus décisif pour la réussite d’un projet. Nous avons d’ailleurs consacré cet article afin de vous présenter 12 indicateurs financiers pour la gestion de projet.
Voici quelques exemples de KPI pour mesurer les coûts en gestion de projet :
L’écart budgétaire
Le coût réel
Le Retour sur Investissement (ROI)
Chez Stafiz, nous avons développé notre outil pour faciliter la mesure de KPI délais. Nous vous aidons par exemple à aller plus loin en vous permettant de mesurer le taux d’avancement et le taux d’avancement des tâches.
Pour nous, la facturation fait partie intégrante de la gestion de projet. Or, cet aspect est souvent négligé. Nous vous proposons un indicateur pour identifier tout ce qui peut être facturé à date, et tout ce qui reste à facturer.
De la même manière, nous sommes conscients que les coûts représentent un des indicateurs les plus stratégiques. Nous avons donc particulièrement développé cet aspect en vous permettant de suivre et de maîtriser vos coûts :
Calcul de la rentabilité projet grâce aux indicateurs de marges brutes, de marges nettes, du taux de marge. Pour en savoir plus, consultez notre article dédié au calcul de la rentabilité
Calcul du prévisionnel de chiffre d’affaires grâce au prévisionnel d’avancement
Calcul de la production par rapport à la facturation
Présentation des comptes de résultat pour une activité spécifique et consolidé
De plus, nous proposons une granularité permettant d’analyser le détail des coûts par projet, par équipe, ou par département.
Assurez-vous que l’équipe soit prête à travailler avec les KPI choisis.
Prenez le temps d’échanger avec vos collaborateurs. Vous devez être certain qu’ils comprennent les indicateurs retenus et qu’ils voient l’intérêt de travailler avec ces outils.
De plus, soyez certains que vous puissiez obtenir les KPI sélectionnés. En effet, ils doivent constituer une source d’information fiable sur laquelle vous appuyer. Cela pourra nécessiter une mise en place spécifique :
Le paramétrage d’outils de collecte
La création de tableaux de bord
La collaboration avec d’autres parties prenantes (équipes techniques par exemple)
3. Mettre en place une stratégie de suivi
A) Définir des objectifs
Vous avez déjà défini des objectifs pour la sélection de vos KPI.
Ici, il s’agit de définir des objectifs appuyant la mise en place de votre stratégie de suivi.
Quelles sont les motivations qui vous poussent à suivre vos KPI ? Par exemple :
L’amélioration du temps de livraison
La diminution du coût de production
L’amélioration de la qualité délivrée
Le développement d’une compétence spécifique chez un collaborateur
B) Choisir l’outil adapté
Vos objectifs établis, vous pourrez lister vos besoins afin de comparer et de sélectionner l’outil qui réponde à vos besoins. Considérez les éléments suivants :
Les fonctionnalités proposées
La facilité d’utilisation et de déploiement
Le niveau d’accompagnement disponible : l’implémentation de certains logiciels nécessite de lourdes compétences et un accompagnement peut s’avérer nécessaire
Le prix
Chez Stafiz, notre force de proposition réside dans la conception d’une interface adaptée à plusieurs niveaux :
La gestion de projet
La gestion de portefeuilles de projets
La gestion de programmes
La centralisation des informations offre une visibilité globale : cela évite la nécessité d’un suivi manuel provenant de différentes sources. Souvent chronophage, il s’avère également fastidieux et imprécis.
Enfin, nous proposons un accompagnement dédié pour vous aider à clarifier vos besoins et configurer l’outil selon vos attentes.
C) Piloter au quotidien
Le pilotage au quotidien représente tout l’intérêt du suivi de KPI en gestion de projet.
Construire des tableaux de bord
Les tableaux de bord vont s’avérer des outils précieux pour piloter vos projets grâce aux KPI. En effet, ils permettent de regrouper les KPI, de les rendre lisibles, visuels, de les mettre en opposition ou d’apporter plus de contexte en les associant.
Au niveau micro, les KPI vont vous permettre d’identifier votre avancement en termes de délais, coûts et objectifs. Chez Stafiz, nous avons conçu le produit de manière à vous fournir une vision agrégée de ces informations. Cela s’avère particulièrement utile pour un pilotage en programmes ou en portefeuille. L’idée est de vous fournir les informations nécessaires afin de vous aider à organiser et optimiser vos ressources.
Piloter des projets rassemblés en programme
Cette organisation consiste à gérer un ensemble de projets interconnectésau service et en alignement des objectifs stratégiques de l’entreprise.les uns aux autres servant des objectifs stratégiques pour l’entreprise.
Stafiz permet ainsi de regrouper plusieurs projets dans un programme et aide notamment à consolider les données financières et de facturation.
Piloter un portefeuille de projets
Pour le pilotage d’un portefeuille de projets, Stafiz offre une vue globale de la situation. Vous pourrez ainsi identifier :
Les projets qui dévient au niveau du temps
Les projets qui dévient au niveau de la marge
Les projets qui dévient au niveau des tâches
Cette vision en portefeuilles de projets permet de comparer les performances d’un projet par rapport à l’autre. En analysant ce qui fonctionne et ce qui, au contraire, n’atteint pas les résultats attendus, vous vous inscrivez dans une démarche d’amélioration continue.
Coordonner des ressources humaines
Le pilotage, l’optimisation des ressources et la satisfaction des collaborateurs représentent des aspects stratégiques de la gestion de projet.
Stafiz a donc développé des fonctionnalités pour répondre à ce besoin :
L’allocation et la planification des ressources
La notification et l’amélioration de la visibilité des collaborateurs.
L’information est mieux distribuée. Ainsi, la gestion des vues permet à chacun de disposer de la bonne information en fonction de son périmètre et de ses droits. Chaque collaborateur se voit donc davantage responsabilisé.
Piloter au quotidien offre toutes les capacités nécessaires pour se montrer flexible et s’adapter afin de mener le projet vers la réussite.
Stafiz permet une réactivité accrue car l’outil facilite l’accès à une donnée fiable et précise, le tout calculé de manière automatique. Ainsi, tout se passe en temps réel : vous obtenez un aperçu immédiat de l’état et des risques de déviation. Un suivi régulier reste capital pour identifier ce qui fonctionne et ce qui gagnerait à être amélioré.
Faire preuve de flexibilité et de réactivité
Un projet est voué à évoluer. En tant que responsable de projet, de programmes, ou de portefeuilles, votre rôle consiste à identifier les points à optimiser.
Certains indicateurs peuvent vous aider dans cette démarche. L’évaluation des écarts entre le prévisionnel et le réel (aussi bien en termes de temps que de budget ou de ressources) vous aidera à optimiser votre stratégie.
Maximiser l’utilisation des KPI en gestion de projet passe ainsi par une définition précise de vos objectifs ainsi que plusieurs choix stratégiques.
Identifier des KPI adaptés à votre projet et choisir l’outil correspondant à vos besoins peut représenter un véritable challenge. Une utilisation pertinente des KPI requiert une préparation intense, un état des lieux précis et une collaboration constructive.
Cela dit, des KPI stratégiquement choisis, collectés et analysés vous permettront de piloter vos activités afin d’adapter votre stratégie. Chez Stafiz, nous avons pris en compte tous ces critères afin de construire un produit complet, flexible et efficace pour votre pilotage de projet.
