Comment réaliser un tableau de bord pour votre gestion de projet ?

Le tableau de bord de projet : pourquoi et pour quels objectifs ?

• Pour éviter les nombreux écueils de la gestion de projet

43% de projets finissent en dehors des objectifs. C’est quasiment la moitié ! Et ce n’est pas un hasard. Il est très difficile de gérer un projet avec succès car de nombreux écueils rendent complexe la gestion, tout au long du projet. Les causes d’échecs d’un projet peuvent être provoquées par de nombreux facteurs : les coûts sont supérieurs à ceux du budget, des problèmes de communication s’installent, le manque de visibilité sur la charge rallonge les délais, les objectifs manque de clarté de la part de la direction … 

Vous pouvez trouver plus de détails sur les principales causes d’échec d’un projet 

Le moyen le plus efficace d’éviter l’échec du projet est de le suivre efficacement, dès son démarrage et régulièrement jusqu’à son achèvement.  

• Pour être capable de constater et de partager la situation du projet

Ce suivi doit permettre d’identifier tout au long du projet les éventuels risques d’échec pour mener les actions correctrices le plus tôt possible. Le suivi permet d’être alerté lorsqu’un risque se matérialise et de comprendre d’où vient le risque.

C’est aussi un instrument de communication. Il permet d’informer l’ensemble des parties prenantes du projet suffisamment en avance pour fluidifier les décisions et éviter les mauvaises surprises. Plus une problématique est communiquée en amont, plus les chances de trouver une solution sont élevées. Personne ne veut avoir de mauvaises surprises au terme d’un projet, et c’est ainsi qu’un suivi de projet bien réalisé permet de remplir ce rôle d’outil de communication.

• Pour responsabiliser les parties prenantes

Pour qu’un projet réussisse, la responsabilité doit être partagée. Il faut répartir la responsabilité des tâches aux différentes parties prenantes du projet. Répartir la responsabilité implique de nommer un responsable pour chacun des tâches et de clarifier les objectifs : réalisation, qualité et délai. Le chef de projet devient alors le chef d’orchestre qui aide l’ensemble de l’équipe à avancer, et qui fluidifie les échanges pour que le tout prenne forme. Si les parties prenantes ne sont pas tenues responsables, la charge sera trop lourde pour un seul chef de projet, et les risques d’échec seront supérieurs.

• Il permet d’apporter une communication claire et comprise par tous

Le tableau de suivi de projet doit permettre de partager la situation du projet à une date donnée, avec des informations claires et comprises par tous.

Il faut qu’en un clin d’œil, chacun puisse comprendre comment se porte le projet. Que les sujets qui avancent bien puissent être célébrés, et que ceux qui nécessitent d’être corrigés puissent être identifiés et priorisés.

Suivre un projet dans un format de tableau permet ainsi à chacun de reconnaître un format identique d’une période à l’autre. Il apporte de l’efficacité dans les échanges entre les différentes parties prenantes du projet et permet d’historiser une situation de manière claire.

• Pour améliorer la performance : respect des délais, qualité, rentabilité

Le tableau de bord du projet a par ailleurs vocation a garder le projet aligné avec les objectifs. En fonction des priorités, différents objectifs sont fixés :

• • Respect des délais des différentes phases du projet
  • Niveau de qualité attendu et validation potentielle du client
  • Niveau de coûts du projet qui doivent rester alignés avec le budget du projet

Le tableau de bord compare la situation à date, la situation prévisionnelle à terminaison du projet, et le budget sur ces différents objectifs.

En constatant d’éventuels risques de dévier des objectifs, les responsables du projet mènent les actions correctrices qui s’imposent : restructuration des tâches du projet pour le raccourcir, renégociation avec le client, réallocation des tâches pour améliorer l’efficacité, …

Quels sont les KPIs à intégrer dans un tableau de bord de projet ?

Fixer les priorités : délai, qualité, rentabilité ? Pour définir les KPIs à intégrer dans le tableau de bord du projet, il faut préalablement déterminer les priorités avec les sponsors du projet. Bien qu’il soit possible de suivre de nombreux KPIs, il faut éviter de tomber dans un suivi systématique de l’ensemble des indicateurs. Il faut se concentrer sur les KPIs qui s’alignent avec les priorités déterminées avec les sponsors du projet. Il faut donc déterminer si la priorité réside davantage dans :

• Le respect des délais : les tâches et sous-tâches doivent respecter des deadlines spécifiées et tout dépassement présente un risque pour le projet. KPI : montrer un taux d’avancement et un nombre de jour restant avant la deadline

• Le respect d’un niveau de qualité attendu : les différentes tâches doivent être contrôlées et notées en fonction des attendus en termes de qualité. Le tableau de bord du projet doit afficher la note obtenue vs la note attendue. KPI : montrer une note de qualité pour chaque tâche et un comparatif par rapport à l’attendu
• La rentabilité : les coûts du projet doivent tenir dans une certaine enveloppe fixée grâce à un budget de projet. KPI : montrer les coûts du projet qui prennent en compte le réalisé et ce qu’il reste à faire, et le comparer au budget

Voici notre sélection de KPIs pour le suivi de projets.

Un suivi de projet prévisionnel proactif dans Stafiz

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Qu’est-ce qu’un tableau de suivi de projet ? Qui en bénéficie ?

Comment se présente un tableau de suivi de projet ?

Deux types d’approches qui peuvent se combiner : par les tâches et en gantt. Les deux approches peuvent être mixées pour offrir une vue complète. Si le suivi des délais et les liens entre les tâches les unes avec les autres sont importantes, l’approche Gantt doit être privilégiée. Si au contraire chaque tâche peut être réalisée de manière globalement indépendante, alors un tableau par les tâches permet de rendre compte de la situation de manière claire.

 

• Par les tâches

Le tableau de bord de suivi de projet par les tâches liste l’ensemble des tâches et des sous-tâches, et sur chacun d’entre-elles, fournit des indicateurs permettant d’en connaître la situation et la performance. Sur chaque ligne de tâche et sous-tâche un responsable est nommé, afin que les objectifs soient clairement attribués à une personne définie.

Idéalement le tableau de bord est mis à jour avec les informations disponibles ou remontées par les différents responsables avant la réunion de partage de la situation. Pendant la réunion, chaque responsable peut partager avec les autres participants la situation de la tâche et donner des précisions sur les indicateurs spécifiques.

Pour en savoir, consultez notre article sur le planning des tâches.

 

• En Gantt

Le format Gantt est davantage orienté autour de la durée de la tâche ou de la sous-tâche. Cette approche se concentre plus particulièrement sur les délais : quand est-ce que la tâche va démarrer et quand doit-elle se terminer. L’approche Gantt permet aussi de préciser les liens entre les différentes tâches. En effet il arrive qu’il soit nécessaire de terminer une action pour en commencer une autre. La visibilité sur les liens entre les différentes tâches permet d’éviter qu’un goulot d’étranglement se crée et retarde l’ensemble du projet.

La gestion de projet dans Stafiz

Que contient précisément le tableau de suivi de projet ? Quand faut-il le lancer ?

 

• • Le suivi de projet doit démarrer dès le début du projet

Il faut que le tableau de suivi de projet soit partagé dès le lancement du projet. Pendant la réunion de lancement (kick-off), il est important de partager ce tableau de suivi de projet et l’expliquer à l’ensembles de participants pour que tout le monde soit aligné.

Le responsable de projet doit vérifier que tous les indicateurs sont compris. Il doit aussi veiller à ce que les sponsors confirme qu’ils adhèrent aux indicateurs qu’il contient. Plus l’adhésion sera large et forte au démarrage du projet, plus les parties prenantes seront investies pour atteindre les objectifs fixés. Cette étape de partage du tableau de suivi de projet est donc capitale pour la bonne réussite du projet.

 

• • KPIs, délais, responsables

Le tableau de suivi de projet doit par ailleurs intégrer systématiquement les informations suivantes :

• • • Responsables : pour chaque tâche et sous-tâche, un responsable doit être déterminé. Il faut que chaque responsable connaisse les tâches dont il a la responsabilité et qu’il puisse en retour indiquer comment elles avancent. Certains outils vous permettent d’indiquer un pourcentage d’avancement par exemple. Il doit aussi pouvoir indiquer ce qu’il reste à faire pour que la charge associée se mette à jour.

• • • Délais : pour s’assurer que le projet est mené dans les délais impartis, il faut fixer des dates butoirs pour chaque phase et tâche du projet. C’est un engagement qui doit aussi être confirmé en début de projet. Le responsable doit confirmer la faisabilité de la tâche dans les objectifs de délai.

• • • KPIs : ils doivent s’adapter en fonction de la tâche. L’objectif peut être un nombre d’heures ou jours à ne pas dépasser (lorsqu’on souhaite maîtriser la rentabilité), ou un nombre de livrables à produire ou encore une « note » de qualité remontée par le client. Comme indiqué plus haut dans cet article, le choix des KPIs à suivre doit être parfaitement aligné avec les objectifs des sponsors.

Qui doit mettre à jour le tableau de suivi de projet ? Comment partager les mises à jour ?

• • Faire remonter les informations pour les consolider

C’est le chef de projet qui a la charge de mettre à jour le tableau de suivi de projet. Mais pour pouvoir consolider l’information, chaque responsable de tâche doit être à jour dans son suivi. Idéalement l’information est mise à jour dans le même fichier et se consolide automatiquement. Le chef de projet vérifie que les données sont cohérentes et interroge si nécessaire les différents responsables de tâche pour s’assurer de la visibilité globale.

C’est aussi au moment de cette remontée d’information que les restes à faire doivent être calculés. Lorsque les tâches ne sont pas terminées, il faut indiquer le temps nécessaire pour le finaliser. Cela permet au chef de projet de remettre à jour le planning global du projet et de recalculer les marges prévisionnelles du projet.

 

Comment réaliser un tableau de bord de gestion de projet ?

Faut-il le faire sur un tableur ou en utilisant un outil dédié ? Nous allons décrire maintenant de manière plus détaillée les méthodes pour réaliser un tableau de suivi de projet. 

 

Créer son dashboard : le tableau de suivi de projet doit permettre de prendre la température du projet à tout moment. Il doit donc apporter en un clin d’œil toute l’information pour connaître la santé du projet. Il doit fournir de l’information sur les sujets opérationnels, analytiques et stratégiques.

• Dashboard opérationnel

Le tableau de suivi de projet doit fournir de l’information opérationnel en premier lieu. C’est-à-dire qu’il doit indiquer le temps restant pour finaliser les différentes tâches du projet et la charge associée pour les personnes qui travaillent à réaliser ces tâches.

Ce reste à faire doit permettre d’ajuster la capacité des collaborateurs qui travaillent sur le projet. En indiquant par exemple qu’il leur reste huit heures à passer sur une tâche pour lundi prochain, la capacité équivalente pour travailler sur d’autres tâches doit être ajustée pour qu’elle soit nulle.

En parallèle, le suivi doit afficher l’avancement du projet et des tâches du projet. Plusieurs possibilités pour afficher l’avancement : un pourcentage, une barre d’avancement plus visuelle, … quelle que soit la solution retenue, elle doit permettre de voir facilement si l’on est proche ou non de l’achèvement de la tâche.

Au-delà de l’avancement d’une tâche, si l’approche planning a du sens, il est intéressant d’indiquer quand est-ce que la tâche sera terminée. Soit en indiquant une date de fin prévue dans le tableau de suivi de projet. Soit en l’affichant dans un planning dans un format Gantt.

• Dashboard analytique

Le tableau de suivi de projet doit ensuite permettre de fournir une analyse de la performance. L’affichage des indicateurs clés de performance majeurs permet de prendre la température du projet, mais il faut aller plus loin pour comprendre les raisons d’une surperformance ou d’une sous-performance.

Par exemple, il faut afficher les écarts entre l’objectif global par rapport à la dernière estimation et donner la même information avec le détail tâche par tâche ou responsable par responsable. Cela permet de comprendre d’où viennent les écarts et quelles peuvent en être les causes.

Analyse des écarts entre le plan initial et la réalité – Analyse par type profils

Une comparaison des performances du projet par rapport à d’autres projets similaires apporte aussi une analyse intéressante. A côté des indicateurs du projet, afficher un indicateur moyen pour les projets similaires afin d’en comparer la performance.

• Dashboard stratégique

En consolidant les différents tableaux de suivi de projet, il est possible d’apporter des informations stratégiques qui aident à prendre de meilleures décisions au niveau de l’entreprise. 

En consolidant la charge prévue sur les différents projets, il est possible d’avoir une vue complète de la charge de l’équipe. Savoir qui est sur-staffé ou sous-staffé. Cette information permet d’optimiser la charge globale et de savoir s’il faut recruter certains profils qui vont être en sous-capacité à l’avenir.

Les données financières du projet et son avancement permettent de calculer le chiffre d’affaires et les marges qui seront générés dans les mois à venir. La consolidation permet de mettre en avant un compte de résultat pour l’ensemble de l’activité.

En comparant les différents suivis de projets, il est possible d’identifier des trends intéressants : quelles sont les tâches qui entrainent le plus souvent de la sous-performance ? quel est le taux de déviation du budget moyen ? Les statistiques permettent de mieux préparer et chiffrer les projets à l’avenir et d’améliorer les marges.

Les limites à l’utilisation des fichiers Excel pour le suivi du projet

Les limites les plus fréquentes à l’utilisation d’excel pour réaliser les tableaux de suivis de projets sont les suivantes :

La gestion de projet dans Stafiz