Les étapes à suivre pour une gestion des coûts de projet efficace

Bien souvent, la réussite d’un projet dépend de trois facteurs : le respect des délais, de la qualité délivrée et du budget. 

Pour parvenir à ce succès, le pilotage de projet doit impliquer une gestion des coûts maîtrisée et efficace. 

Cela s’avère particulièrement stratégique pour les entreprises de services dont la tarification varie en fonction du mode de facturation. Une certaine rigueur dans la gestion des coûts s’avère alors nécessaire. 

Dans cet article, nous vous proposons une stratégie à déployer et des outils précis pour une gestion optimisée des coûts. 

Qu’est-ce que la gestion des coûts ? 

Définition

La gestion des coûts est un processus qui consiste à évaluer, budgétiser et contrôler les coûts d’un projet. 

Implémenter une gestion efficace s’avère indispensable car cela permet d’établir le budget à respecter pour la réussite du projet. 

La gestion des coûts doit être planifiée dès le démarrage du projet, et contrôlée à chaque étape de son développement.

Enjeux

La gestion des coûts nécessite de comprendre l’environnement dans lequel évolue le projet. En effet, cela permettra d’établir un budget réaliste. 

De plus, elle implique un suivi attentif pour s’assurer que le projet avance dans la direction définie. 

Pourquoi mettre en place une gestion des coûts sur un projet ?

Anticiper les risques

Une gestion des coûts maîtrisée permet d’éviter une envolée des coûts et un dépassement de budget. Alors, il convient d’avoir une approche préventive et d’anticiper les risques avant qu’ils ne se produisent. 

Une action corrective pourrait être plus complexe à mettre en place, et moins efficace.

Alimenter la prise de décision

La gestion des coûts implique une visibilité claire sur les finances du projet : l’état des dépenses, le restant, les prévisions… 

Toutes ces informations vont faciliter la prise de décision grâce à une meilleure visibilité et transparence. 

Maximiser la rentabilité

Gérer les coûts de projet permet également de se pencher sur ce qui fonctionne et ce qui pourrait être amélioré. Ainsi, mettre en place une gestion des coûts implique également de travailler à leur optimisation pour maximiser la rentabilité.

Pour cela, il est possible de jouer sur plusieurs facteurs. La modification du staffing et l’optimisation des ressources, mais aussi la négociation avec le client sont des pistes pertinentes pour améliorer la gestion des coûts et de la rentabilité. 

Faciliter la planification d’autres projets au sein de l’entreprise

Plus vous réunissez d’historique, plus la planification d’un projet se voit simplifiée. En maîtrisant la gestion des coûts sur un projet, vous préparez le terrain pour les suivants. 

En effet, cela permet d’améliorer votre connaissance de vos équipes, sur leurs capacités de travail ou encore sur l’efficacité de vos outils et méthodes de communication. 

Ainsi, vous gagnez en temps et en précision sur la préparation d’autres projets aux contextes similaires au sein de l’entreprise.

Étape 1 : planifier la capacité en ressources

La première étape pour mettre en place une gestion des coûts efficace consiste à planifier la capacité en ressources, c’est-à-dire identifier les ressources nécessaires pour le projet.

On entend par ressources tous les outils, moyens financiers, équipements et collaborateurs. 

Une étape stratégique

Comme dans tout projet, déterminer les besoins humains et matériels indispensables demeure une étape cruciale. 

En effet, les ressources humaines sont coûteuses et doivent être anticipées. Ainsi, il est capital de les prendre en compte dans l’estimation des coûts du projet.

Établir un plan de planification des ressources

Dans ce document, estimez les objectifs à atteindre, et comment y parvenir : 

• Définissez votre besoin en ressources
• Estimez le coût de chacune d’entre elles
• Identifiez vos besoins sur des durées précises

Utiliser un outil dédié

Pour effectuer ce travail de planification, un outil dédié va s’avérer votre allier. 

Stafiz est une solution tout-en-un qui propose notamment une fonctionnalité de planification des ressources. 

Celle-ci pourra vous aider à mieux estimer vos besoins et vérifier vos capacités en ressources. Vous anticipez alors votre plan de recrutement et pouvez mieux dispatcher vos ressources entres vos projets en cours et à venir.

Étape 2 de la gestion des coûts : estimer les coûts de projet

Structurer un plan de gestion des coûts

Préparer un plan de gestion des coûts (Cost Management Plan en anglais) permet de fixer : 

• Le type de dépenses du projet : coûts directs, indirects, fixes, variables, coûts de production, de matériel, main d’œuvre…
• Les dépenses correspondantes à chaque ressource
• Les parties prenantes au sein du projet, qui peuvent avoir un impact sur les coûts
• Les outils utilisés pour piloter les coûts

Le budget est souvent différent de celui prévu à la préparation du projet. Anticipez les coûts imprévus : gardez une marge de 5 à 10%. 

Combiner plusieurs méthodes de prévision des coûts de projet 

Estimer les coûts d’un projet n’est pas une science exacte. Cela dit, vous pouvez réunir un certain nombre d’informations et combiner les techniques de prévision pour essayer d’arriver au plus juste.

• La méthode matricielle

Cette méthode consiste à identifier les différentes tâches du projet et à déterminer des coûts par tâche. En additionnant l’ensemble des coûts associés à chaque tâche, vous obtenez le coût global. 

• L’estimation ascendante

Cette méthode consiste à s’informer auprès des équipes, sur le terrain, dont le rôle est opérationnel. Leur expérience leur permettra de vous communiquer une vision plus précise des temps et coûts associés à chaque tâche.

• L’estimation descendante

L’estimation descendante se concentre sur la vision de la direction. Celle-ci définit alors un budget, basé sur l’historique à disposition, un benchmark de projets similaires et sur un alignement sur les objectifs stratégiques. 

• Utiliser des outils d’estimation

Utiliser un logiciel de suivi des dépenses en temps réel comme Stafiz vous aidera également à réaliser vos estimations. En effet, il propose diverses fonctionnalités conçues pour le pilotage de projet et de portefeuilles. Ainsi, une des fonctionnalités vous permettra par exemple d’analyser les taux de vente réels plutôt que anticipés afin de rendre vos prévisions les plus réalistes possibles.

Utiliser des références

Accéder à l’historique des projets passés s’avère un moyen efficace pour estimer les budgets de votre projet. Cela implique toutefois d’avoir à disposition l’historique fiable de l’activité. Des outils comme Stafiz rendent cela possible. 

Vous pouvez alors chercher à comprendre ce qui a fonctionné et ce qui pourrait être optimisé. Vous pouvez utiliser l’estimation par analogie pour comparer des projets de même taille en étant réalistes dans vos projections.

Décomposer le projet avec la technique du Work Breakdown Structure

Le Work Breakdown Structure consiste à découper et hiérarchiser un projet en tâches et sous-tâches. Une fois celles-ci définies, vous attribuez un collaborateur à chacune d’entre elles. 

En multipliant le taux horaire de chaque collaborateur assigné à une tâche par le total du temps estimé, vous pouvez obtenir une estimation du coût du salaire de l’ensemble.

À cela s’ajouteront les coûts fixes tels que les coûts des locaux, la maintenance, les prestataires.

Le Work Breakdown Structure s’avère une méthode efficace pour estimer le budget d’un projet. Toutefois, elle nécessite un calendrier de projet clair et défini ainsi qu’une liste précise des livrables attendus. 

À noter que cette solution s’avère difficilement compatible avec une méthode agile, basée sur l’itération et étant amenée à évoluer.

Étape 3 de la gestion des coûts : contrôler les coûts 

• L’importance du contrôle des coûts

Le suivi des coûts est une étape cruciale d’une bonne gestion des coûts. Vous devez suivre et analyser les dépenses afin d’éviter ou en tout cas limiter tout dépassement.

Cependant, il existe régulièrement des écarts entre le prévisionnel et le réalisé sans que cela soit inquiétant. Dans ce cas, le contrôle des coûts doit permettre de comprendre les écarts entre les coûts actuels et ceux initialement prévus. 

Pour rectifier la situation, vous devez rechercher la cause de ces écarts pour traiter le fond du problème.

• Utiliser un outil pour contrôler les coûts

Comme pour les étapes précédentes, un logiciel de gestion des coûts de projet vous aidera à contrôler les coûts. Le tableau de bord met par exemple en avant les différents indicateurs clés, vous permettant alors de les comparer et de contrôler leur avancée.

Le suivi en temps réel

Stafiz offre de nombreuses fonctionnalités pour suivre les coûts, notamment un suivi des dépenses en temps réel. En suivant régulièrement les écarts entre le planifié et l’objectif, vous pourrez ajuster le budget au plus juste et optimiser votre planning des coûts.

La courbe d’avancement permet d’identifier d’un coût d’oeil les dépassement de coûts :

L’étape suivante consiste à comprendre les raisons des déviations. Stafiz permet un détail par tâches, par équipes, par géographie, par personne ainsi qu’une vue par tâches et phases qui facilitent l’interprétation des résultats.

Le suivi des coûts à l’atterrissage

Le suivi des coûts à l’atterrissage est une des fonctionnalités proposée par Stafiz qui consiste à collecter en temps réel les coûts, passés et prévus, pour proposer un recalcul automatique.

À chaque évolution des données, les KPIs sont recalculés afin de proposer une version permettant d’atteindre les objectifs. Par ailleurs, vous pouvez être alertés en cas de risques de déviations avant même qu’elles ne se produisent. 

• Suivre les coûts en fonction du type de projets

La gestion des coûts dépend également de la tarification mise en place. Cette caractéristique doit être prise en compte dès le plan de gestion des coûts.

Nous identifions deux tarifications.

Projet au forfait

Généralement vendu en bloc, ce type de projet implique un prix fixe, pour un résultat précis attendu.

Le risque est de voir la production réalisée supérieure au montant vendu. Ce type de projet implique donc une préparation minutieuse et de fortes capacités d’anticipation.

Projet en régie

Ce type de projet prend en compte une facturation à la production. Le risque est ici de faire face à beaucoup de relation client et de devoir offrir des jours ouvrés non facturés afin de maintenir les relations. 

• Rectifier la trajectoire du projet

Le contrôle des coûts seul ne suffit pas : il doit être accompagné d’un ajustement.

Ainsi, le budget et les coûts doivent évoluer avec l’avancée du projet. Si son périmètre évolue, les coûts doivent être revus. Vous devez ajuster le planning des dépenses prévisionnelles en fonction des aléas du projet. 

Étape 5 de la gestion des coûts : clôturer et faire le reporting des coûts

• Réaliser des rapports financiers

La dernière étape consiste à établir des rapports financiers. Cela permet d’avoir une trace écrite du déroulé du projet, de faciliter la prise de décision et la préparation des projets futurs.

Cela consiste à rapporter les éléments notables, sous forme synthétisée. L’utilisation d’outils de gestion des coûts de projet vous facilitera la tâche.

• Faire le bilan

Une fois le projet terminé, dressez le bilan. Cela consiste à relever les écarts entre le prévisionnel et le réalisé, mais aussi à étudier la rentabilité. 

La gestion des coûts de projet doit permettre d’analyser la productivité afin de déterminer la réussite du projet. 

L’objectif est d’obtenir un résultat proche de ceux estimés en début de projet : ni plus élevés, ni inférieurs. En effet, un dépassement pourrait mettre en péril d’autres projets de l’entreprise. En revanche, une sous-estimation démontre une incompétence d’estimation et peut faire perdre en crédibilité.

Enfin, le bilan permet également d’établir la base des projets futurs. Un état des lieux clair, avec un retour d’expérience et des propositions d’optimisation concrètes s’avère un outil considérable pour la préparation des projets suivants.