Te volgen stappen voor effectief projectkostenbeheer

Vaak hangt het succes van een project af van drie factoren: deadlines halen, kwaliteit leveren en binnen het budget blijven. 

Om dit succes te bereiken projectmanagement moet effectief en gecontroleerd kostenbeheer gepaard gaan.

Dit is vooral van strategisch belang voor dienstverlenende bedrijven, waar de prijzen variëren naargelang de factureringsmethode. Dit vraagt om een zekere mate van strikt kostenbeheer. 

In dit artikel stellen we een strategie voor om precieze hulpmiddelen in te zetten voor een optimaal kostenbeheer. 

Wat is kostenbeheer? 

Definitie

Kostenbeheer is een proces waarbij het evalueren van, budgettering en beheersen projectkosten.

Het implementeren van effectief management is essentieel, omdat het je in staat stelt het budget vast te stellen dat je moet respecteren om het succes van het project te garanderen. 

Kostenbeheer moet vanaf het begin worden gepland. start van het project en gecontroleerd elke fase van de ontwikkeling.

Problemen

Kosten beheren vereist inzicht in de omgeving waarin het project zich ontwikkelt. Zo kan een realistisch budget worden opgesteld.

Het houdt ook nauwlettend toezicht in om ervoor te zorgen dat het project de juiste richting uitgaat. 

Waarom kostenbeheer op een project implementeren?

Anticiperen op risico's

Door de kosten onder controle te houden, kunnen we voorkomen dat ze stijging van kosten en meer dan van begroting. We moeten dus preventief te werk gaan en anticiperen op risico's voordat ze zich voordoen.

Corrigerende maatregelen zijn mogelijk complexer om uit te voeren en minder effectief.

Ondersteuning van besluitvorming

Kosten beheren betekent een duidelijk beeld hebben van je financiën van project de status van uitgaven, het saldo, prognoses, enz.

Al deze informatie maakt het gemakkelijker om besluitvorming dankzij een grotere zichtbaarheid en transparantie.

Winstgevendheid maximaliseren

Het beheren van projectkosten maakt het ook mogelijk om te kijken naar wat werkt en wat kan worden verbeterd. Het implementeren van kostenbeheer betekent dus ook kosten optimaliseren om de winstgevendheid te maximaliseren.

Om dit te bereiken moet met een aantal factoren rekening worden gehouden. Het aanpassen van het personeelsbestand, het optimaliseren van de middelen en het onderhandelen met klanten zijn allemaal relevante manieren om het kostenbeheer en de winstgevendheid te verbeteren. 

De planning van andere projecten binnen het bedrijf vergemakkelijken

Hoe meer geschiedenis je hebt, hoe gemakkelijker het is om een project te plannen. Door het kostenbeheer van het ene project onder controle te houden, bereid je het terrein voor op het volgende. 

Dit zal je kennis van je teams, hun werkcapaciteit en de effectiviteit van je communicatiemiddelen en -methoden.

Op deze manier win je tijd en precisie bij het voorbereiden van andere projecten met een vergelijkbare context binnen het bedrijf.

Stap 1: De capaciteit van hulpbronnen plannen

De eerste stap in het implementeren van effectief kostenbeheer is het plannen van de capaciteit van de middelen, d.w.z. het identificeren van de middelen die nodig zijn voor het project.

Met middelen bedoelen we alle hulpmiddelen, financiële middelen, apparatuur en personeel. 

Een strategische stap

Zoals bij elk project blijft het bepalen van de menselijke en materiële vereisten een cruciale fase. 

Personele middelen zijn kostbaar en moeten worden voorzien. verwacht. Het is dus van vitaal belang om hiermee rekening te houden bij het schatten van de projectkosten.

Een plan voor resourceplanning opstellen

Maak in dit document een schatting van de doelstellingen die moeten worden bereikt en hoe ze moeten worden bereikt: 

• Bepaal uw resourcevereisten
• Schat de kosten van elk van hen
• Identificeer uw behoeften voor specifieke perioden

Een speciaal hulpmiddel gebruiken

Om dit planningswerk uit te voeren, zal een speciale tool je bondgenoot blijken te zijn. 

Stafiz is een alles-in-één oplossing met een functie voor resourceplanning. 

Zo kunt u uw behoeften beter inschatten en uw personeelscapaciteit controleren. U kunt dan anticiperen op uw wervingsplan en uw resources beter verdelen over uw huidige en toekomstige projecten.

Fase 2 van kostenbeheer: projectkosten schatten

Een kostenbeheersplan opstellen

Door een kostenbeheersplan op te stellen, kunt u bepalen : 

• Het soort uitgaven dat met het project gemoeid is: direct, indirect, vast, variabel, productiekosten, materialen, arbeid, enz.
• De uitgaven voor elke bron
• Stakeholders in het project die van invloed kunnen zijn op de kosten
• Hulpmiddelen om kosten te beheren

Het budget is vaak anders dan gepland toen het project werd voorbereid. Anticipeer op onvoorziene kosten: laat een marge van 5 tot 10%. 

Verschillende methoden voor het voorspellen van projectkosten combineren 

Het schatten van de kosten van een project is geen exacte wetenschap. Toch kun je een bepaalde hoeveelheid informatie verzamelen en prognosetechnieken combineren om tot het meest nauwkeurige cijfer te komen.

• De matrixmethode

Deze methode bestaat uit het identificeren van de verschillende taken in het project en het bepalen van de kosten per taak. Door alle kosten van elke taak bij elkaar op te tellen, verkrijg je de totale kosten.

• Bottom-up schatting

Bij deze methode wordt informatie verkregen van teams in het veld, die een operationele rol hebben. Hun ervaring geeft je een nauwkeuriger beeld van de tijd en kosten die met elke taak gepaard gaan.

• Top-down schatting

Top-down inschatten richt zich op de visie van het management. Het management definieert dan een budget, gebaseerd op beschikbare historische gegevens, een benchmark van vergelijkbare projecten en afstemming op strategische doelstellingen.

• Schattools gebruiken

Het gebruik van realtime software voor het bijhouden van uitgaven zoals Stafiz zal je ook helpen bij het maken van je inschattingen. Stafiz biedt verschillende functies voor project- en portfoliomanagement. Een van de functies stelt je bijvoorbeeld in staat om werkelijke in plaats van verwachte verkoopcijfers te analyseren om je prognoses zo realistisch mogelijk te maken.

Referenties gebruiken

Toegang geschiedenis van projecten Projecten uit het verleden is een effectieve manier om je projectbudgetten in te schatten. Hiervoor is echter een betrouwbare geschiedenis van de activiteit nodig. Tools zoals Stafiz maken dit mogelijk.

Je kunt dan proberen te begrijpen wat heeft gewerkt en wat kan worden geoptimaliseerd. Je kunt schatten naar analogie gebruiken om projecten van dezelfde grootte te vergelijken door realistisch te zijn in je projecties.

Het project opsplitsen met behulp van de Work Breakdown Structure-techniek

De Work Breakdown Structure bestaat uit snijden en hiërarchiseren een project in taken en subtaken. Zodra deze zijn gedefinieerd, wijs je aan elk ervan een medewerker toe.

Door het uurtarief voor elk personeelslid dat aan een taak wordt toegewezen te vermenigvuldigen met de totale geschatte tijd, krijg je een schatting van de loonkosten voor het geheel.

Daar komen vaste kosten bij zoals gebouwen, onderhoud en serviceproviders.

De Work Breakdown Structure is een effectieve methode om het budget van een project in te schatten. Het vereist echter een duidelijke, goed gedefinieerde projectplanning en een nauwkeurige lijst van verwachte deliverables. 

Opgemerkt moet worden dat deze oplossing niet gemakkelijk te combineren is met een agile methode, die gebaseerd is op iteratie en onderhevig is aan verandering.

Fase 3 van kostenbeheer: kosten beheersen 

• Het belang van kostenbeheersing

Het bijhouden van kosten is een cruciale stap in goed kostenbeheer. Je moet bijhouden en analyseren om overschrijdingen te voorkomen of op zijn minst te beperken.

Er zijn echter regelmatig afwijkingen tussen de prognose en de werkelijke zonder dat dit een reden tot zorg is. In dit geval moet kostenbeheersing je helpen om de verschillen tussen de werkelijke kosten en de aanvankelijk voorspelde kosten te begrijpen.

Om de situatie recht te zetten, moet je op zoek gaan naar de oorzaak van deze discrepanties om het probleem bij de wortel aan te pakken.

• Een hulpmiddel gebruiken om kosten te beheersen

Net als bij de vorige stappen helpt projectkostenbeheersoftware je om de kosten onder controle te houden. Het dashboard laat bijvoorbeeld de verschillende sleutelindicatoren zien, zodat je ze kunt vergelijken en de voortgang kunt controleren.

Real-time bewaking

Stafiz biedt een groot aantal functies voor het bijhouden van kosten, waaronder het realtime monitoren van uitgaven. Door regelmatig afwijkingen tussen het geplande en het doel bij te houden, kun je het budget zo nauwkeurig mogelijk bijstellen en je kostenplanning optimaliseren.

De voortgangscurve wordt gebruikt om kostenoverschrijdingen te identificeren:

De volgende stap is het begrijpen van de redenen voor de afwijkingen. Stafiz biedt details per taak, per team, per geografie, per persoon, evenals een overzicht per taak en fase, wat het gemakkelijker maakt om de resultaten te interpreteren.

Landingskosten bewaken

Het monitoren van de landingskosten is een van de functies die Stafiz biedt, waarbij kosten uit het verleden en prognoses in realtime worden verzameld en automatisch worden herberekend.

Elke keer dat de gegevens veranderen, worden de KPI's herberekend om een versie voor te stellen waarmee u uw doelstellingen kunt bereiken. Bovendien kunt u worden gewaarschuwd voor eventuele risico's op afwijkingen nog voordat ze zich voordoen.

• Kosten bijhouden per projecttype

Kostenbeheer is ook afhankelijk van prijsstelling prijsstelling. Hiermee moet rekening worden gehouden in het kostenbeheersplan.

We hebben twee prijssystemen geïdentificeerd.

Project met vaste prijs

Dit type project wordt meestal verkocht als een blok en omvat een vaste prijsvoor een precies verwacht resultaat.

Het risico is dat er meer wordt geproduceerd dan verkocht. Dit soort projecten vereist daarom een nauwgezette voorbereiding en sterke anticipatievaardigheden.

Projectbeheer

Dit type project omvat productiefacturering. Het risico is hier dat je te maken krijgt met veel klantrelaties en dat je niet gefactureerde werkdagen moet aanbieden om relaties te onderhouden.

• Het traject van het project corrigeren

Kostenbeheersing alleen is niet genoeg: het moet gepaard gaan met aanpassingen.

Het budget en de kosten moeten evolueren naarmate het project vordert. Als de omvang van het project verandert, moeten de kosten worden herzien. Je moet het verwachte uitgavenschema aanpassen om rekening te houden met onvoorziene omstandigheden van het project. 

Fase 4 van kostenbeheer: kosten afsluiten en rapporteren

• Financiële rapporten maken

De laatste fase bestaat uit het opstellen van financiële rapporten. Dit geeft een schriftelijk overzicht van de voortgang van het project, waardoor het gemakkelijker wordt om beslissingen te nemen en toekomstige projecten voor te bereiden.

Hierbij worden de belangrijkste elementen samengevat gerapporteerd. Het gebruik van hulpmiddelen voor projectkostenbeheer maakt deze taak eenvoudiger.

• Inventariseren

Als het project is afgerond, maak je een balans op. Hierbij moet je niet alleen de verschillen tussen de prognose en de werkelijkheid noteren, maar ook de winstgevendheid bestuderen. 

Projectkostenbeheer moet het mogelijk maken de productiviteit te analyseren om het succes van het project te bepalen. 

Het doel is om een resultaat te behalen dat in de buurt ligt van de geschatte resultaten aan het begin van het project: niet hoger en niet lager. Een overschatting kan andere bedrijfsprojecten in gevaar brengen. Aan de andere kant geeft een onderschatting blijk van incompetent schatten en kan dit leiden tot verlies van geloofwaardigheid.

Tot slot helpt de beoordeling ook om de basis te leggen voor toekomstige projecten. Een duidelijke beoordeling van de huidige situatie, met feedback en concrete voorstellen voor optimalisatie, is een belangrijk hulpmiddel bij de voorbereiding van volgende projecten.