Die Schritte zu einem effektiven Projektkostenmanagement

Sehr oft hängt der Erfolg eines Projekts von drei Faktoren ab: der Einhaltung des Zeitplans, der gelieferten Qualität und des Budgets. 

Um diesen Erfolg zu erreichen, ist die Projektsteuerung muss ein kontrolliertes und effizientes Kostenmanagement beinhalten.

Dies ist besonders für Dienstleistungsunternehmen von strategischer Bedeutung, da die Preisgestaltung je nach Art der Rechnungsstellung variiert. In diesem Fall ist eine gewisse Strenge bei der Kostenverwaltung erforderlich. 

In diesem Artikel stellen wir Ihnen eine Strategie vor, die Sie einsetzen können, sowie präzise Instrumente für ein optimiertes Kostenmanagement. 

Was ist Kostenmanagement? 

Definition

Kostenmanagement ist ein Prozess, der Folgendes umfasst bewerten, zu budgetieren und kontrollieren die Kosten eines Projekts.

Die Implementierung eines effektiven Managements ist unerlässlich, da dies die Festlegung des Budgets ermöglicht, das für den Erfolg des Projekts eingehalten werden muss. 

Das Kostenmanagement sollte von Anfang an geplant werden. Start des Projekts und kontrolliert bei bei jedem Etappe seiner Entwicklung.

Herausforderungen

Kostenmanagement erfordert Folgendes verstehen die Umgebung in dem sich das Projekt bewegt. Denn dadurch wird es möglich, ein realistisches Budget zu erstellen.

Außerdem erfordert sie eine sorgfältige Überwachung, um sicherzustellen, dass das Projekt in der festgelegten Richtung voranschreitet. 

Warum sollte man ein Kostenmanagement für ein Projekt einführen?

Risiken voraussehen

Ein kontrolliertes Kostenmanagement verhindert einen Höhenflug der Kosten und eine Überschreitung von Budget. Dann ist es ratsam, einen präventiven Ansatz zu verfolgen und Risiken zu antizipieren, bevor sie eintreten.

Eine Abhilfemaßnahme könnte komplizierter zu implementieren und weniger wirksam sein.

Die Entscheidungsfindung füttern

Kostenmanagement setzt eine klare Sicht auf die Finanzen des Projekts : den Stand der Ausgaben, den Restbetrag, die Prognosen...

All diese Informationen werden die Entscheidungsfindung durch bessere Sichtbarkeit und Transparenz.

Maximierung der Rentabilität

Die Projektkosten zu verwalten, ermöglicht auch einen Blick auf das, was funktioniert und was man tun könnte verbessert werden kann. So bedeutet die Einführung eines Kostenmanagements auch, dass man an ihrer Optimierung arbeiten, um die Rentabilität zu maximieren.

Um dies zu erreichen, kann man auf mehrere Faktoren Einfluss nehmen. Die Änderung des Staffings und die Optimierung der Ressourcen, aber auch Verhandlungen mit dem Kunden sind relevante Ansatzpunkte, um das Kostenmanagement und die Rentabilität zu verbessern. 

die Planung anderer Projekte innerhalb des Unternehmens erleichtern

Je mehr historische Daten Sie sammeln, desto einfacher wird die Planung eines Projekts. Wenn Sie das Kostenmanagement eines Projekts unter Kontrolle haben, bereiten Sie den Boden für die nächsten Projekte vor. 

Denn so können Sie Ihre Wissen Ihrer Teams, über ihre Arbeitsfähigkeiten oder auch über die Wirksamkeit Ihrer Kommunikationsmittel und -methoden.

So gewinnen Sie Zeit und Präzision bei der Vorbereitung anderer Projekte mit ähnlichen Zusammenhängen innerhalb des Unternehmens.

Schritt 1: Planen Sie die Ressourcenkapazität

Der erste Schritt zur Einführung eines effektiven Kostenmanagements ist die Planung der Ressourcenkapazität, d. h. die Ermittlung der für das Projekt benötigten Ressourcen.

Unter Ressourcen versteht man alle Werkzeuge, finanziellen Mittel, Ausrüstungsgegenstände und Mitarbeiter. 

Ein strategischer Schritt

Wie bei jedem Projekt bleibt die Bestimmung des unerlässlichen Personal- und Materialbedarfs ein entscheidender Schritt. 

Denn Humanressourcen sind kostspielig und müssen vorausschauend. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, sie bei der Schätzung der Projektkosten zu berücksichtigen.

Erstellen Sie einen Plan für die Ressourcenplanung

Schätzen Sie in diesem Dokument die Ziele ein, die Sie erreichen wollen, und wie Sie diese Ziele erreichen können: 

• Definieren Sie Ihren Ressourcenbedarf
• Schätzen Sie die Kosten für jede dieser Maßnahmen.
• Ermitteln Sie Ihren Bedarf über bestimmte Zeiträume

Ein dediziertes Tool verwenden

Um diese Planungsarbeit zu erledigen, wird sich ein spezielles Tool als Ihr Verbündeter erweisen. 

Stafiz ist eine All-in-One-Lösung, die unter anderem eine Funktion zur Ressourcenplanung bietet. 

Diese kann Ihnen helfen, Ihren Bedarf besser einzuschätzen und Ihre Ressourcenkapazitäten zu überprüfen. So können Sie Ihren Personalplan vorausschauend gestalten und Ihre Ressourcen besser auf Ihre laufenden und zukünftigen Projekte verteilen.

Schritt 2 des Kostenmanagements: Projektkosten schätzen

Strukturierung eines Kostenmanagementplans

Die Erstellung eines Kostenmanagementplans (engl. Cost Management Plan) ermöglicht die Festlegung : 

• Die Art der Projektausgaben: direkte, indirekte, fixe, variable Kosten, Produktions-, Material-, Arbeitskosten...
• Die entsprechenden Ausgaben für jede Ressource
• Stakeholder innerhalb des Projekts, die sich auf die Kosten auswirken können
• Die zur Steuerung der Kosten verwendeten Instrumente

Das Budget unterscheidet sich oft von dem, was bei der Vorbereitung des Projekts geplant war. Rechnen Sie mit unvorhergesehenen Kosten: Halten Sie einen Spielraum von 5-10 % ein. 

Verschiedene Methoden zur Vorhersage von Projektkosten kombinieren 

Die Kosten eines Projekts zu schätzen, ist keine exakte Wissenschaft. Sie können jedoch eine Reihe von Informationen sammeln und Prognosetechniken kombinieren, um zu versuchen, die Kosten möglichst genau zu bestimmen.

• Die Matrix-Methode

Bei dieser Methode werden die verschiedenen Aufgaben des Projekts identifiziert und die Kosten pro Aufgabe. Wenn Sie alle Kosten, die mit jeder Aufgabe verbunden sind, zusammenzählen, erhalten Sie die Gesamtkosten.

• Die aufsteigende Schätzung

Diese Methode besteht darin, sich bei den Teams vor Ort zu informieren, deren Rolle operativ ist. Ihre Erfahrung können sie Ihnen ein genaueres Bild von den Zeiten und Kosten vermitteln, die mit jeder Aufgabe verbunden sind.

• Die Top-Down-Schätzung

Die Top-down-Schätzung konzentriert sich auf die Vision des Managements. Die Geschäftsleitung legt dann ein Budget fest, das auf der verfügbaren Historie, einem Benchmark ähnlicher Projekte und der Ausrichtung an den strategischen Zielen beruht.

• Schätzwerkzeuge verwenden

Die Verwendung einer Echtzeit-Ausgabenverfolgungssoftware wie Stafiz wird Ihnen auch bei der Erstellung von Schätzungen helfen. Die Software bietet verschiedene Funktionen, die für die Steuerung von Projekten und Portfolios entwickelt wurden. Eine der Funktionen ermöglicht es Ihnen beispielsweise, die tatsächlichen Verkaufszahlen zu analysieren, um Ihre Prognosen so realistisch wie möglich zu gestalten.

Referenzen verwenden

Zugriff auf den Verlauf der Projekte Vergangenheitsbewältigung erweist sich als wirksames Mittel, um die Budgets für Ihr Projekt zu schätzen. Dies setzt jedoch voraus, dass Sie über eine zuverlässige Historie der Aktivitäten verfügen. Tools wie Stafiz machen dies möglich.

Sie können dann versuchen zu verstehen, was funktioniert hat und was optimiert werden könnte. Sie können die Analogieschätzung nutzen, um Projekte ähnlicher Größe zu vergleichen, indem Sie in Ihren Prognosen realistisch sind.

Das Projekt mit der Technik der Work Breakdown Structure zerlegen

Die Work Breakdown Structure besteht aus schneiden und Hierarchisierung ein Projekt in Aufgaben und Unteraufgaben. Sobald Sie diese definiert haben, weisen Sie jeder Unteraufgabe einen Mitarbeiter zu.

Indem Sie den Stundensatz jedes Mitarbeiters, der einer Aufgabe zugewiesen ist, mit der geschätzten Gesamtzeit multiplizieren, erhalten Sie eine Schätzung der Lohnkosten für das Ganze.

Hinzu kommen Fixkosten wie Kosten für Räumlichkeiten, Wartung und Dienstleister.

Die Work Breakdown Structure erweist sich als eine effektive Methode, um das Budget eines Projekts zu schätzen. Sie erfordert jedoch einen klaren und definierten Projektzeitplan sowie eine genaue Liste der erwarteten Leistungen. 

Diese Lösung lässt sich nur schwer mit einer agilen Methode vereinbaren, die auf Iteration beruht und sich ständig weiterentwickelt.

Schritt 3 des Kostenmanagements: Die Kosten kontrollieren 

• Die Bedeutung der Kostenkontrolle

Die Kostenverfolgung ist ein entscheidender Schritt in einem guten Kostenmanagement. Sie müssen verfolgen und analysieren die Ausgaben, um eine Überschreitung zu vermeiden oder zumindest zu begrenzen.

Allerdings gibt es regelmäßig Abweichungen zwischen dem der Prognose und dem tatsächlichen Ergebnis ohne dass dies besorgniserregend wäre. In diesem Fall muss die Kostenkontrolle die Abweichungen zwischen den aktuellen und den ursprünglich geplanten Kosten nachvollziehen können.

Um die Situation zu bereinigen, müssen Sie nach der Ursache für diese Abweichungen suchen, um das Problem an der Wurzel zu packen.

• Ein Werkzeug zur Kostenkontrolle einsetzen

Wie bei den vorherigen Schritten hilft Ihnen eine Software zur Verwaltung der Projektkosten bei der Kostenkontrolle. Das Dashboard hebt zum Beispiel die verschiedenen Schlüsselindikatoren hervor, sodass Sie diese dann vergleichen und den Fortschritt kontrollieren können.

Verfolgung in Echtzeit

Stafiz bietet viele Funktionen zur Kostenverfolgung, einschließlich einer Echtzeit-Überwachung der Ausgaben. Indem Sie regelmäßig die Abweichungen zwischen dem Geplanten und dem Ziel verfolgen, können Sie das Budget genauestens anpassen und Ihre Kostenplanung optimieren.

Die Fortschrittskurve ermöglicht es, Kostenüberschreitungen in einem Auge zu identifizieren:

Der nächste Schritt besteht darin, die Gründe für die Abweichungen zu verstehen. Stafiz ermöglicht eine Detaillierung nach Aufgaben, Teams, Geografie, Personen sowie eine Ansicht nach Aufgaben und Phasen, die die Interpretation der Ergebnisse erleichtern.

Die Verfolgung der Kosten bei der Landung

Die Verfolgung der Kosten bei der Landung ist eine der von Stafiz angebotenen Funktionen, die darin besteht, in Echtzeit vergangene und geplante Kosten zu sammeln, um eine automatische Neuberechnung vorzuschlagen.

Bei jeder Änderung der Daten werden die KPIs neu berechnet um eine Version vorzuschlagen, mit der die Ziele erreicht werden können. Darüber hinaus können Sie bei drohenden Abweichungen alarmiert werden, noch bevor diese eintreten.

• Kosten je nach Projekttyp nachverfolgen

Das Kostenmanagement hängt auch von der Preisgestaltung eingeführt wird. Dies sollte bereits beim Plan für das Kostenmanagement berücksichtigt werden.

Wir identifizieren zwei Tarifierungen.

Pauschalprojekt

Diese Art von Projekt, das in der Regel als Ganzes verkauft wird, beinhaltet einen fester PreisEs gibt einen festen Preis für ein bestimmtes Ergebnis, das erwartet wird.

Das Risiko besteht darin, dass die realisierte Produktion höher ist als der verkaufte Betrag. Diese Art von Projekt setzt daher eine sorgfältige Vorbereitung und starke antizipatorische Fähigkeiten voraus.

Projekt in Eigenregie

Dieser Projekttyp berücksichtigt eine Abrechnung nach Produktion. Das Risiko besteht hier darin, dass Sie mit vielen Kundenbeziehungen konfrontiert werden und nicht in Rechnung gestellte Arbeitstage anbieten müssen, um die Beziehungen aufrechtzuerhalten.

• Den Kurs des Projekts korrigieren

Kostenkontrolle allein reicht nicht aus: Sie muss mit einer Anpassung einhergehen.

So müssen sich das Budget und die Kosten mit dem Fortschritt des Projekts entwickeln. Wenn sich sein Umfang ändert, müssen die Kosten angepasst werden. Sie müssen die Planung der voraussichtlichen Ausgaben an die Unwägbarkeiten des Projekts anpassen. 

Schritt 4 des Kostenmanagements: Kosten abschließen und berichten

• Finanzberichte erstellen

Der letzte Schritt ist die Erstellung von Finanzberichten. Dies ermöglicht eine schriftliche Aufzeichnung des Projektverlaufs, erleichtert die Entscheidungsfindung und die Vorbereitung zukünftiger Projekte.

Dies bedeutet, dass Sie die wichtigsten Elemente in zusammengefasster Form berichten. Die Verwendung von Tools für das Projektkostenmanagement erleichtert Ihnen diese Aufgabe.

• Bilanz ziehen

Wenn das Projekt abgeschlossen ist, ziehen Sie eine Bilanz. Das bedeutet, dass Sie die Abweichungen zwischen der Planung und der Durchführung festhalten, aber auch die Rentabilität untersuchen. 

Das Projektkostenmanagement soll die Produktivität analysieren, um den Erfolg des Projekts zu bestimmen. 

Ziel ist es, ein Ergebnis zu erzielen, das nahe an den zu Beginn des Projekts geschätzten Werten liegt: weder höher noch niedriger. Denn eine Überschreitung könnte andere Projekte des Unternehmens gefährden. Eine Unterschätzung hingegen zeugt von einer Schätzungsinkompetenz und kann zu einem Verlust an Glaubwürdigkeit führen.

Schließlich bietet die Bilanz auch die Möglichkeit, die Grundlage für zukünftige Projekte zu schaffen. Eine klare Bestandsaufnahme mit Feedback und konkreten Optimierungsvorschlägen erweist sich als beachtliches Hilfsmittel bei der Vorbereitung von Folgeprojekten.