Schritte zu effektivem Projektkostenmanagement

Oft hängt der Erfolg eines Projekts von drei Faktoren ab: der Einhaltung von Fristen, der Lieferung von Qualität und dem Budget. 

Um diesen Erfolg zu erreichen, muss das Projektmanagement ein kontrolliertes und effektives Kostenmanagement beinhalten.

Dies ist besonders strategisch für Dienstleistungsunternehmen, deren Preise je nach Abrechnungsmethode variieren. Eine gewisse Stringenz im Kostenmanagement ist daher notwendig. 

In diesem Artikel bieten wir Ihnen eine Strategie zum Einsatz und präzise Tools für ein optimiertes Kostenmanagement. 

Was ist Kostenmanagement? 

Definition

Kostenmanagement ist ein Prozess der Bewertung, Budgetierung und Kontrolle der Kosten eines Projekts.

Die Implementierung eines effektiven Managements ist unerlässlich, da es Ihnen ermöglicht, das Budget festzulegen, das für den Erfolg des Projekts eingehalten werden muss. 

Das Kostenmanagement muss von Beginn des Projekts an geplant und in jeder Phase seiner Entwicklung überwacht werden.

Probleme

Das Kostenmanagement erfordert ein Verständnis der Umgebung , in der das Projekt durchgeführt wird. Dies wird es in der Tat ermöglichen, ein realistisches Budget aufzustellen. 

Darüber hinaus geht es um eine sorgfältige Überwachung, um sicherzustellen, dass sich das Projekt in die definierte Richtung bewegt. 

Warum sollte man das Kostenmanagement für ein Projekt einrichten?

Risiken antizipieren

Ein kontrolliertes Kostenmanagement hilft, zu verhindern, dass die Kosten in die Höhe schnellen und zu hohe Ausgaben getätigt werden. Daher ist es wichtig, einen präventiven Ansatz zu verfolgen und Risiken zu antizipieren, bevor sie auftreten. 

Korrekturmaßnahmen könnten komplexer zu implementieren und weniger effektiv sein.

Förderung der Entscheidungsfindung

Kostenmanagement impliziert eine klare Sichtbarkeit der Finanzen des Projekts : den Status der Ausgaben, den Restbetrag, die Prognosen usw.

All diese Informationen werden die Entscheidungsfindung dank besserer Sichtbarkeit und Transparenz erleichtern.

Maximieren Sie die Rentabilität

Die Verwaltung der Projektkosten hilft auch dabei, zu sehen, was funktioniert und was verbessert werden könnte. Die Implementierung des Kostenmanagements beinhaltet also auch die Arbeit an deren Optimierung, um die Rentabilität zu maximieren.

Um dies zu erreichen, ist es möglich, mit mehreren Faktoren zu spielen. Die Anpassung der Personalbesetzung und die Optimierung von Ressourcen sowie die Verhandlung mit dem Kunden sind relevante Wege zur Verbesserung des Kosten- und Rentabilitätsmanagements. 

Erleichterung der Planung anderer Projekte im Unternehmen

Je mehr Historie Sie sammeln, desto einfacher ist es, ein Projekt zu planen. Indem Sie das Kostenmanagement bei einem Projekt beherrschen, bereiten Sie die Voraussetzungen für die nächsten Projekte vor. 

In der Tat ermöglicht es Ihnen, Ihr Wissen über Ihre Teams, ihre Arbeitskapazitäten oder die Effektivität Ihrer Kommunikationsinstrumente und -methoden zu verbessern.

Das spart Ihnen Zeit und Präzision bei der Vorbereitung anderer Projekte mit ähnlichem Kontext innerhalb des Unternehmens.

Schritt 1: Planen der Ressourcenkapazität

Der erste Schritt zur Implementierung eines effektiven Kostenmanagements besteht darin, die Ressourcenkapazität zu planen, d. h. die für das Projekt benötigten Ressourcen zu identifizieren.

Ressourcen sind alle Werkzeuge, finanziellen Mittel, Geräte und Mitarbeiter. 

Ein strategischer Schritt

Wie bei jedem Projekt bleibt die Ermittlung der wesentlichen menschlichen und materiellen Bedürfnisse ein entscheidender Schritt. 

In der Tat sind die personellen Ressourcen teuer und müssen antizipiert werden. Daher ist es unerlässlich, diese in der Projektkostenschätzung zu berücksichtigen.

Erstellen eines Ressourcenplanungsplans

In diesem Dokument schätzen Sie die zu erreichenden Ziele und wie sie erreicht werden können: 

• Definieren Sie Ihren Ressourcenbedarf
• Schätzen Sie die Kosten für jeden
• Ermitteln Sie Ihre Bedürfnisse über bestimmte Zeiträume

Verwenden Sie ein spezielles Tool

Für diese Planungsarbeit wird sich ein spezielles Tool als Ihr Verbündeter erweisen. 

Stafiz ist eine All-in-One-Lösung, die eine Ressourcenplanungsfunktion enthält. 

Dies kann Ihnen helfen, Ihren Bedarf besser einzuschätzen und Ihre Ressourcenkapazitäten zu überprüfen. Sie können dann Ihren Rekrutierungsplan antizipieren und Ihre Ressourcen besser auf Ihre aktuellen und zukünftigen Projekte verteilen.

Kostenmanagement Schritt 2: Schätzen der Projektkosten

Strukturieren eines Kostenmanagementplans

Durch die Erstellung eines Kostenmanagementplans können Sie Folgendes festlegen: 

• Die Art der Projektkosten: direkte, indirekte, fixe, variable, Produktionskosten, Materialkosten, Arbeit usw.
• Die Ausgaben, die jeder Ressource entsprechen
• Stakeholder innerhalb des Projekts, die sich auf die Kosten auswirken können
• Die Tools zur Kostenverwaltung

Das Budget unterscheidet sich oft von dem, das für die Vorbereitung des Projekts geplant war. Antizipieren Sie unerwartete Kosten: Halten Sie eine Marge von 5 bis 10 % ein. 

Kombinieren Sie mehrere Methoden zur Projektkostenprognose 

Die Schätzung der Kosten eines Projekts ist keine exakte Wissenschaft. Das heißt, Sie können eine bestimmte Menge an Informationen sammeln und Prognosetechniken kombinieren, um zu versuchen, die genaueste zu finden.

• Die Matrix-Methode

Diese Methode besteht darin, die verschiedenen Aufgaben des Projekts zu identifizieren und die Kosten pro Aufgabe zu ermitteln. Wenn Sie alle mit jeder Aufgabe verbundenen Kosten addieren, erhalten Sie die Gesamtkosten. 

• Bottom-up-Schätzung

Diese Methode besteht darin, Informationen von den Teams vor Ort zu erhalten, deren Rolle operativ ist. Ihre Erfahrung ermöglicht es ihnen, Ihnen einen genaueren Überblick über den Zeit- und Kostenaufwand zu geben, der mit jeder Aufgabe verbunden ist.

• Top-down-Schätzung

Die Top-Down-Schätzung konzentriert sich auf die Vision des Managements. Daraus wird ein Budget definiert, das auf der verfügbaren Historie, einem Benchmark ähnlicher Projekte und der Ausrichtung an den strategischen Zielen basiert. 

• Verwenden Sie Kalkulationstools

Die Verwendung einer Echtzeit-Kostenverfolgungssoftware wie Stafiz hilft Ihnen auch dabei, Ihre Schätzungen vorzunehmen. In der Tat bietet es verschiedene Funktionen, die für das Projekt- und Portfoliomanagement entwickelt wurden. Eine der Funktionen ermöglicht es Ihnen beispielsweise, die tatsächlichen und nicht die erwarteten Verkaufsraten zu analysieren, um Ihre Prognosen so realistisch wie möglich zu gestalten.

Referenzen verwenden

Der Zugriff auf die Historie vergangener Projekte ist eine effektive Möglichkeit, Ihre Projektbudgets zu schätzen. Dies bedeutet jedoch, dass eine zuverlässige Aktivitätshistorie zur Verfügung steht. Tools wie Stafiz machen das möglich. 

Sie können dann versuchen zu verstehen, was funktioniert hat und was optimiert werden könnte. Sie können die Analogieschätzung verwenden, um Projekte gleicher Größe zu vergleichen, indem Sie in Ihren Prognosen realistisch sind.

Aufschlüsselung des Projekts mit der Technik des Projektstrukturplans

Der Projektstrukturplan besteht aus der Unterteilung und Priorisierung eines Projekts in Aufgaben und Teilaufgaben. Nachdem Sie sie definiert haben, weisen Sie jedem von ihnen einen Mitarbeiter zu. 

Indem Sie den Stundensatz jedes Arbeiters, der einer Aufgabe zugewiesen ist, mit der geschätzten Gesamtzeit multiplizieren, können Sie eine Schätzung der Gehaltskosten für das Ganze erhalten.

Hinzu kommen Fixkosten wie die Kosten für Räumlichkeiten, Wartung, Dienstleister.

Der Projektstrukturplan ist eine effektive Methode, um das Budget eines Projekts zu schätzen. Es erfordert jedoch einen klaren und definierten Projektzeitplan sowie eine genaue Liste der erwarteten Ergebnisse. 

Es ist zu beachten, dass diese Lösung schwer mit einer agilen Methode in Einklang zu bringen ist, die auf Iteration basiert und sich zwangsläufig weiterentwickeln wird.

Schritt 3 des Kostenmanagements: Kosten kontrollieren 

• Die Bedeutung der Kostenkontrolle

Die Kostenverfolgung ist ein entscheidender Schritt für ein gutes Kostenmanagement. Sie müssen Ausgaben verfolgen und analysieren, um Überschreitungen zu vermeiden oder zumindest zu begrenzen.

Allerdings kommt es regelmäßig zu Diskrepanzen zwischen der Prognose und der Realität, ohne dass dies Anlass zur Sorge gibt. In diesem Fall sollte die Kostenkontrolle ein Verständnis der Abweichungen zwischen aktuellen und ursprünglich geplanten Kosten beinhalten. 

Um die Situation zu beheben, müssen Sie nach der Ursache dieser Diskrepanzen suchen, um das Problem an der Wurzel zu packen.

• Verwenden eines Tools zur Kostenkontrolle

Wie bei den vorherigen Schritten hilft Ihnen eine Projektkostenmanagement-Software dabei, die Kosten zu kontrollieren. Das Dashboard hebt beispielsweise die verschiedenen Schlüsselindikatoren hervor, sodass Sie sie vergleichen und ihren Fortschritt überwachen können.

Echtzeit-Überwachung

Stafiz bietet viele Funktionen zur Kostenverfolgung, einschließlich der Ausgabenverfolgung in Echtzeit. Durch die regelmäßige Überwachung der Diskrepanzen zwischen dem Geplanten und dem Ziel können Sie das Budget so genau wie möglich anpassen und Ihre Kostenplanung optimieren.

Die Fortschrittskurve ermöglicht es, Kostenüberschreitungen mit bloßem Auge zu erkennen:

Der nächste Schritt besteht darin, die Gründe für die Abweichungen zu verstehen. Stafiz ermöglicht eine Detaillierung nach Aufgaben, Teams, Geografie, Person sowie eine Ansicht nach Aufgaben und Phasen, die die Interpretation der Ergebnisse erleichtern.

Verfolgung der Kosten bei der Landung

Die Überwachung der Landekosten ist eine der von Stafiz angebotenen Funktionen, die darin besteht, vergangene und erwartete Kosten in Echtzeit zu sammeln, um eine automatische Neuberechnung anzubieten.

Bei jeder Änderung der Daten werden die KPIs neu berechnet, um eine Version vorzuschlagen, mit der die Ziele erreicht werden können. Darüber hinaus können Sie sich bei Risiken von Abweichungen warnen lassen, bevor diese überhaupt auftreten. 

• Verfolgen Sie die Kosten basierend auf der Art der Projekte

Das Kostenmanagement hängt auch von der Preisgestaltung ab . Diese Eigenschaft muss bereits im Kostenmanagementplan berücksichtigt werden.

Wir unterscheiden zwei Arten der Preisgestaltung.

Projekt zum Festpreis

Diese Art von Projekten, die in der Regel in Blöcken verkauft werden, beinhaltet einen Festpreis für ein bestimmtes erwartetes Ergebnis.

Es besteht das Risiko, dass die durchgeführte Produktion höher ist als die verkaufte Menge. Diese Art von Projekt erfordert daher eine sorgfältige Vorbereitung und eine ausgeprägte Antizipationsfähigkeit.

Projekt unter Leitung

Bei dieser Art von Projekt wird die Produktionsfakturierung berücksichtigt. Das Risiko besteht hierbei darin, sich mit vielen Kundenbeziehungen auseinanderzusetzen und nicht abgerechnete Arbeitstage anbieten zu müssen, um die Beziehungen aufrecht zu erhalten. 

• Korrektur des Projektverlaufs

Kostenkontrolle allein reicht nicht aus: Sie muss von einer Anpassung begleitet werden.

Daher müssen sich das Budget und die Kosten mit dem Fortschritt des Projekts weiterentwickeln. Ändert sich der Umfang, müssen die Kosten überprüft werden. Sie müssen den Zeitplan für die geplanten Ausgaben entsprechend den Unwägbarkeiten des Projekts anpassen. 

Schritt 4 des Kostenmanagements: Kosten abschließen und melden

• Erstellung von Finanzberichten

Der letzte Schritt ist die Erstellung von Finanzberichten. Dies ermöglicht es uns, den Fortschritt des Projekts schriftlich festzuhalten, um die Entscheidungsfindung und die Vorbereitung zukünftiger Projekte zu erleichtern.

Dies besteht darin, die wichtigsten Elemente in zusammengefasster Form zu berichten. Der Einsatz von Tools für das Projektkostenmanagement erleichtert Ihnen die Arbeit.

• Bestandsaufnahme

Sobald das Projekt abgeschlossen ist, ziehen Sie Bilanz. Dies besteht darin, die Diskrepanzen zwischen der Prognose und den tatsächlichen Ergebnissen zu identifizieren, aber auch die Rentabilität zu untersuchen. 

Das Projektkostenmanagement sollte es ermöglichen, die Produktivität zu analysieren, um den Erfolg des Projekts zu bestimmen. 

Ziel ist es, ein Ergebnis zu erzielen, das den zu Beginn des Projekts geschätzten Ergebnissen nahe kommt: weder höher noch niedriger. In der Tat könnte eine Überschreitung des Limits andere Projekte des Unternehmens gefährden. Auf der anderen Seite zeugt eine Unterschätzung von Inkompetenz in der Schätzung und kann zu einem Verlust an Glaubwürdigkeit führen.

Schließlich hilft die Bilanz auch dabei, die Basis für zukünftige Projekte zu schaffen. Eine übersichtliche Bestandsaufnahme mit Feedback und konkreten Optimierungsvorschlägen ist ein wesentliches Instrument für die Vorbereitung nachfolgender Projekte.