Pasos para una gestión eficaz de los costes del proyecto
A menudo, el éxito de un proyecto depende de tres factores: el cumplimiento de los plazos, la calidad de la entrega y el presupuesto.
Para lograr este éxito, la gestión de proyectos debe implicar una gestión de costes controlada y eficaz.
Esto es especialmente estratégico para las empresas de servicios, cuyos precios varían en función del método de facturación. Por lo tanto, es necesario un cierto rigor en la gestión de los costes.
En este artículo, le ofrecemos una estrategia para implementar y herramientas precisas para optimizar la gestión de costos.
¿Qué es la gestión de costes?
Definición
La gestión de costos es un proceso de evaluación, presupuestación y control de los costos de un proyecto.
Implementar una gestión efectiva es fundamental porque permite establecer el presupuesto que se debe respetar para el éxito del proyecto.
La gestión de costes debe planificarse desde elinicio del proyecto, y supervisarse cadaetapa de su desarrollo.
Retos
La gestión de costos requiere comprender el entorno en el que opera el proyecto. De hecho, esto permitirá establecer un presupuesto realista.
Además, implica un seguimiento cuidadoso para garantizar que el proyecto avanza en la dirección definida.
¿Por qué configurar la gestión de costes en un proyecto?
Anticiparse a los riesgos
Una gestión controlada de los costes significa que éstos no aumenten desmesuradamente y que no se sobrepasen lospresupuestos. Así que tenemos que adoptar un enfoque preventivo y anticiparnos a los riesgos antes de que se produzcan.
Las medidas correctivas podrían ser más complejas de aplicar y menos eficaces.
Impulsar la toma de decisiones
Gestionar los costes significa tener una visión clara de las finanzasdelproyecto: el estado de los gastos, el saldo, las previsiones, etc.
Toda esta información facilitará la toma de decisiones gracias a una mayor visibilidad y transparencia.
Maximice la rentabilidad
La gestión de los costes del proyecto también ayuda a ver lo que funciona y lo que podría mejorarse. Por lo tanto, implementar la gestión de costos también implica trabajar en su optimización para maximizar la rentabilidad.
Para ello, es posible jugar con varios factores. La modificación de la dotación de personal y la optimización de los recursos, así como la negociación con el cliente, son vías relevantes para mejorar la gestión de costes y rentabilidad.
Facilitar la planificación de otros proyectos dentro de la empresa
Cuanto más historial recopiles, más fácil será planificar un proyecto. Al dominar la gestión de costos en un proyecto, prepara el escenario para los siguientes.
Así mejorará elconocimiento de sus equipos, su capacidad de trabajo y la eficacia de sus herramientas y métodos de comunicación.
Esto le ahorra tiempo y precisión en la preparación de otros proyectos con contextos similares dentro de la empresa.
Paso 1: Planear la capacidad de los recursos
El primer paso para implementar una gestión de costos efectiva es planificar la capacidad de los recursos, es decir, identificar los recursos necesarios para el proyecto.
Los recursos son todas las herramientas, los medios financieros, el equipo y los empleados.
Un paso estratégico
Al igual que con cualquier proyecto, la determinación de las necesidades humanas y materiales esenciales sigue siendo un paso crucial.
Los recursos humanos son costosos y deben preverse. Por eso es vital tenerlos en cuenta a la hora de estimar los costes del proyecto.
Elaborar un esquema de planificación de recursos
En este documento, estimar los objetivos a alcanzar y cómo alcanzarlos:
- Defina sus necesidades de recursos
- Estimar el costo de cada uno
- Identifique sus necesidades durante períodos de tiempo específicos
Utilice una herramienta dedicada
Para llevar a cabo este trabajo de planificación, una herramienta específica demostrará ser su aliada.
Stafiz es una solución todo en uno que incluye la funcionalidad de programación de recursos.
Esto puede ayudarle a estimar mejor sus necesidades y comprobar la capacidad de sus recursos. De este modo, podrá anticipar su plan de contratación y distribuir mejor sus recursos entre sus proyectos actuales y futuros.
Gestión de costos Paso 2: Estimar los costos del proyecto
Estructurar un plan de gestión de costos
La preparación de un Plan de Gestión de Costos le permite establecer:
- El tipo de gastos del proyecto: directos, indirectos, fijos, variables, costos de producción, costos de materiales, mano de obra, etc.
- Los gastos correspondientes a cada recurso
- Partes interesadas dentro del proyecto, que pueden tener un impacto en los costos
- Las herramientas utilizadas para gestionar los costes
El presupuesto suele ser diferente del previsto para la preparación del proyecto. Anticípate a los costes inesperados: mantén un margen del 5 al 10%.
Combine varios métodos de previsión de costes del proyecto
Estimar los costos de un proyecto no es una ciencia exacta. Dicho esto, puedes recopilar una cierta cantidad de información y combinar técnicas de previsión para tratar de llegar a la más precisa.
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El método matricial
Este método consiste en identificar las diferentes tareas del proyecto y determinar los costos por tarea. Al sumar todos los costos asociados con cada tarea, se obtiene el costo total.
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Estimación ascendente
Este método consiste en obtener información de los equipos sobre el terreno, cuya función es operativa. Su experiencia le dará una idea más precisa del tiempo y los costes asociados a cada tarea.
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Estimación descendente
La estimación descendente se centra en la visión de la dirección. A continuación, la dirección define un presupuesto, basado en los datos históricos disponibles, una referencia de proyectos similares y la alineación con los objetivos estratégicos.
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Utilizar herramientas de estimación
El uso de un software de seguimiento de gastos en tiempo real como Stafiz también te ayudará a hacer tus estimaciones. De hecho, ofrece varias funciones diseñadas para la gestión de proyectos y carteras. Por ejemplo, una de las funciones le permitirá analizar las tasas de ventas reales en lugar de las anticipadas para que sus pronósticos sean lo más realistas posible.
Usar referencias
Acceda al historialdeproyectos anteriores es una forma eficaz de estimar los presupuestos de sus proyectos. Sin embargo, para ello es necesario disponer de un historial fiable de la actividad. Herramientas como Stafiz lo hacen posible.
A continuación, puede tratar de comprender qué funcionó y qué se pudo optimizar. Puede utilizar la estimación por analogía para comparar proyectos del mismo tamaño siendo realista en sus proyecciones.
Desglose del proyecto con la técnica de la estructura de desglose del trabajo
La estructura de desglose del trabajo consiste en dividir y priorizar un proyecto en tareas y subtareas. Una vez que los hayas definido, asignas un colaborador a cada uno de ellos.
Multiplicando la tarifa horaria de cada trabajador asignado a una tarea por el tiempo total estimado, se puede obtener una estimación del coste salarial del conjunto.
Además, habrá costos fijos como los costos de locales, mantenimiento, proveedores de servicios.
La estructura de desglose del trabajo es un método eficaz para estimar el presupuesto de un proyecto. Sin embargo, requiere un cronograma claro y definido del proyecto, así como una lista precisa de los entregables esperados.
Hay que tener en cuenta que esta solución es difícil de conciliar con un método ágil, basado en la iteración y que está destinado a evolucionar.
Paso 3 de la gestión de costes: control de costes
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La importancia del control de costes
El seguimiento de los costes es un paso crucial para una buena gestión de los mismos. Es necesario controlar y analizar los gastos para evitar, o al menos limitar, los excesos.
Sin embargo, regularmente hay discrepancias entre el pronóstico y el real sin que esto sea motivo de preocupación. En este caso, el control de costos debe incluir una comprensión de las desviaciones entre los costos actuales y los planificados originalmente.
Para rectificar la situación, debe buscar la causa de estas discrepancias para llegar a la raíz del problema.
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Utilice una herramienta para controlar los costos
Al igual que con los pasos anteriores, el software de gestión de costos del proyecto lo ayudará a controlar los costos. Por ejemplo, el panel destaca los diferentes indicadores clave, lo que le permite compararlos y monitorear su progreso.
Monitoreo en tiempo real
Stafiz ofrece muchas funciones para realizar un seguimiento de los costos, incluido el seguimiento de gastos en tiempo real. Al monitorear regularmente las discrepancias entre lo planificado y el objetivo, podrá ajustar el presupuesto con la mayor precisión posible y optimizar su planificación de costos.
La curva de progreso permite identificar los sobrecostes a simple vista:
El siguiente paso es comprender las razones de las desviaciones. Stafiz permite un detalle por tareas, equipos, geografía, persona así como una vista por tareas y fases que facilitan la interpretación de los resultados.
Seguimiento de los costes en el aterrizaje
El seguimiento de los costes de aterrizaje es una de las funcionalidades que ofrece Stafiz, que consiste en recopilar los costes pasados y esperados en tiempo real para ofrecer un recálculo automático.
Cada vez que cambian los datos, los KPI se recalculan para proponerle una versión que le permita alcanzar sus objetivos. Es más, puedes recibir alertas sobre cualquier riesgo de desviación antes incluso de que se produzca.
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Realice un seguimiento de los costos en función del tipo de proyectos
La gestión de costes también depende del sistema de fijación de precios vigente. Esto debe tenerse en cuenta en el plan de gestión de costes.
Identificamos dos tipos de precios.
Proyecto de precio fijo
Generalmente vendido en bloque, este tipo de proyecto implica un precio fijo por un resultado previsto preciso.
El riesgo es que la producción realizada sea superior a la cantidad vendida. Por lo tanto, este tipo de proyecto requiere una preparación meticulosa y una gran capacidad de anticipación.
Proyecto en dirección
Este tipo de proyectos tienen en cuenta la facturación de la producción. El riesgo aquí es lidiar con muchas relaciones con los clientes y tener que ofrecer días laborables no facturados para mantener las relaciones.
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Rectificar la trayectoria del proyecto
El control de costes por sí solo no es suficiente: debe ir acompañado de ajustes.
Por lo tanto, el presupuesto y los costos deben evolucionar con el avance del proyecto. Si su alcance cambia, los costos deben ser revisados. Debe ajustar el programa de gastos proyectado de acuerdo con los caprichos del proyecto.
Paso 4 de la gestión de costos: cerrar e informar los costos
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Producir informes financieros
El paso final es preparar informes financieros. Esto nos permite tener un registro escrito de los avances del proyecto, para facilitar la toma de decisiones y la preparación de futuros proyectos.
Consiste en informar de los elementos notables, en forma resumida. El uso de herramientas de gestión de costos de proyectos facilitará su trabajo.
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Haciendo balance
Una vez finalizado el proyecto, haz un balance. Consiste en identificar las discrepancias entre la previsión y los resultados reales, pero también en estudiar la rentabilidad.
La gestión de costos del proyecto debe permitir analizar la productividad para determinar el éxito del proyecto.
El objetivo es obtener un resultado cercano a los estimados al inicio del proyecto: ni mayor ni menor. De hecho, exceder el límite podría poner en peligro otros proyectos de la empresa. Por otro lado, la subestimación demuestra incompetencia en la estimación y puede conducir a una pérdida de credibilidad.
Por último, el balance también ayuda a establecer las bases para futuros proyectos. Un inventario claro, con retroalimentación y propuestas de optimización concretas, es una herramienta considerable para la preparación de proyectos posteriores.
