Pasos a seguir para una gestión eficaz de los costes del proyecto
Muy a menudo, el éxito de un proyecto depende de tres factores: cumplir los plazos, ofrecer calidad y ajustarse al presupuesto.
Para lograr este éxito gestión de proyectos debe incluir una gestión eficaz y controlada de los costes.
Esto es especialmente estratégico para las empresas de servicios, donde los precios varían según el método de facturación. Por tanto, es esencial un cierto rigor en la gestión de costes.
En este artículo proponemos una estrategia de despliegue y herramientas precisas para optimizar la gestión de los costes.
¿Qué es la gestión de costes?
Definición
La gestión de costes es un proceso que implica evaluar, presupuestar y controlar los costes del proyecto.
Llevar a cabo una gestión eficaz es esencial, ya que permite establecer el presupuesto al que hay que atenerse para garantizar el éxito del proyecto.
La gestión de costes debe planificarse desde elinicio del proyecto, y supervisarse cadaetapa de su desarrollo.
Retos
La gestión de los costes requiere comprender el entorno en el que se desarrolla el proyecto. Esto permitirá elaborar un presupuesto realista.
También implica un seguimiento minucioso para garantizar que el proyecto avanza en la dirección correcta.
¿Por qué aplicar la gestión de costes a un proyecto?
Anticiparse a los riesgos
Una gestión controlada de los costes significa que éstos no aumenten desmesuradamente y que no se sobrepasen lospresupuestos. Así que tenemos que adoptar un enfoque preventivo y anticiparnos a los riesgos antes de que se produzcan.
Las medidas correctivas podrían ser más complejas de aplicar y menos eficaces.
Apoyo a la toma de decisiones
Gestionar los costes significa tener una visión clara de las finanzasdelproyecto: el estado de los gastos, el saldo, las previsiones, etc.
Toda esta información facilitará la toma de decisiones gracias a una mayor visibilidad y transparencia.
Maximizar la rentabilidad
La gestión de los costes de los proyectos también permite ver lo que funciona y lo que podría mejorar. Aplicar la gestión de costes también significa optimizar los costes para maximizar la rentabilidad.
Para lograrlo, hay que tener en cuenta una serie de factores. Modificar la plantilla y optimizar los recursos, así como negociar con los clientes, son formas pertinentes de mejorar la gestión de costes y la rentabilidad.
Facilitar la planificación de otros proyectos dentro de la empresa
Cuanto más historial tenga, más fácil le resultará planificar un proyecto. Controlando la gestión de costes en un proyecto, preparas el terreno para el siguiente.
Así mejorará elconocimiento de sus equipos, su capacidad de trabajo y la eficacia de sus herramientas y métodos de comunicación.
De este modo, ganará tiempo y precisión a la hora de preparar otros proyectos con contextos similares dentro de la empresa.
Paso 1: Planificar la capacidad de recursos
El primer paso para aplicar una gestión eficaz de los costes es la planificación de la capacidad de recursos, es decir, la identificación de los recursos necesarios para el proyecto.
Por recursos entendemos todas las herramientas, recursos financieros, equipos y personal.
Un paso estratégico
Como en cualquier proyecto, la determinación de las necesidades humanas y materiales sigue siendo una etapa crucial.
Los recursos humanos son costosos y deben preverse. Por eso es vital tenerlos en cuenta a la hora de estimar los costes del proyecto.
Elaborar un esquema de planificación de recursos
En este documento, estime los objetivos que deben alcanzarse y cómo conseguirlos:
- Defina sus necesidades de recursos
- Calcule el coste de cada uno de ellos
- Identifique sus necesidades para periodos concretos
Utilizar una herramienta específica
Para llevar a cabo este trabajo de planificación, una herramienta específica resultará ser su aliada.
Stafiz es una solución "todo en uno" que incluye una función de planificación de recursos.
Esto le ayudará a estimar mejor sus necesidades y comprobar su capacidad de recursos. Así podrá anticipar su plan de contratación y asignar mejor sus recursos a sus proyectos actuales y futuros.
Etapa 2 de la gestión de costes: estimación de los costes del proyecto
Estructuración de un plan de gestión de costes
La elaboración de un Plan de Gestión de Costes permite determinar :
- El tipo de gasto que implica el proyecto: directo, indirecto, fijo, variable, costes de producción, materiales, mano de obra, etc.
- El gasto correspondiente a cada recurso
- Partes interesadas en el proyecto que pueden influir en los costes
- Herramientas de gestión de costes
A menudo, el presupuesto difiere de lo previsto cuando se preparó el proyecto. Anticipe los costes imprevistos: deje un margen del 5 al 10%.
Combinación de varios métodos de previsión de costes de proyectos
Calcular los costes de un proyecto no es una ciencia exacta. Dicho esto, se puede reunir cierta cantidad de información y combinar técnicas de previsión para intentar llegar a la cifra más exacta.
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El método matricial
Este método consiste en identificar las distintas tareas del proyecto y determinar los costes por tarea. Sumando todos los costes asociados a cada tarea, se obtiene el coste global.
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Estimación ascendente
Este método consiste en obtener información de los equipos sobre el terreno, cuya función es operativa. Su experiencia le dará una idea más precisa del tiempo y los costes asociados a cada tarea.
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Estimación descendente
La estimación descendente se centra en la visión de la dirección. A continuación, la dirección define un presupuesto, basado en los datos históricos disponibles, una referencia de proyectos similares y la alineación con los objetivos estratégicos.
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Utilizar herramientas de estimación
Utilizar un software de seguimiento de gastos en tiempo real como Stafiz también te ayudará a realizar tus estimaciones. De hecho, ofrece varias funciones diseñadas para la gestión de proyectos y carteras. Por ejemplo, una de sus funciones te permitirá analizar los índices de ventas reales en lugar de los previstos para que tus previsiones sean lo más realistas posible.
Utilización de referencias
Acceda al historialdeproyectos anteriores es una forma eficaz de estimar los presupuestos de sus proyectos. Sin embargo, para ello es necesario disponer de un historial fiable de la actividad. Herramientas como Stafiz lo hacen posible.
A continuación, puede intentar comprender qué ha funcionado y qué podría optimizarse. Puede utilizar la estimación por analogía para comparar proyectos del mismo tamaño siendo realista en sus previsiones.
Desglose del proyecto mediante la técnica de la estructura de desglose del trabajo
La estructura de desglose del trabajo consiste en corte y jerarquizar un proyecto en tareas y subtareas. Una vez definidas, se asigna un colaborador a cada una de ellas.
Multiplicando la tarifa horaria de cada miembro del personal asignado a una tarea por el tiempo total estimado, puede obtener una estimación del coste salarial del conjunto.
A esto hay que añadir los costes fijos, como los locales, el mantenimiento y los proveedores de servicios.
La estructura de desglose del trabajo es un método eficaz para estimar el presupuesto de un proyecto. Sin embargo, requiere un calendario claro y bien definido y una lista precisa de los resultados previstos.
Hay que señalar que esta solución no es fácilmente compatible con un método ágil, que se basa en la iteración y está sujeto a cambios.
Etapa 3 de la gestión de costes: control de costes
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La importancia del control de costes
El seguimiento de los costes es un paso crucial para una buena gestión de los mismos. Es necesario controlar y analizar los gastos para evitar, o al menos limitar, los excesos.
Sin embargo, existen discrepancias regulares entre la previsión y lo real sin que ello sea motivo de preocupación. En este caso, el control de costes debe ayudarle a comprender las diferencias entre los costes reales y los previstos inicialmente.
Para rectificar la situación, hay que buscar la causa de estas discrepancias para llegar a la raíz del problema.
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Utilizar una herramienta para controlar los costes
Al igual que en los pasos anteriores, el software de gestión de costes de proyectos le ayudará a controlar los costes. El cuadro de mandos, por ejemplo, destaca los distintos indicadores clave, lo que te permite compararlos y supervisar su evolución.
Control en tiempo real
Stafiz ofrece una amplia gama de funciones para el seguimiento de los costes, incluido el control de los gastos en tiempo real. El seguimiento periódico de las desviaciones entre lo previsto y el objetivo permite ajustar el presupuesto al máximo y optimizar la planificación de costes.
La curva de progreso se utiliza para identificar los sobrecostes:
El siguiente paso es comprender las razones de las desviaciones. Stafiz ofrece detalles por tarea, por equipo, por geografía, por persona, así como una vista por tarea y fase, lo que facilita la interpretación de los resultados.
Control de los costes de aterrizaje
El seguimiento de los costes de aterrizaje es una de las funciones que ofrece Stafiz, que consiste en recopilar en tiempo real los costes pasados y previstos y recalcularlos automáticamente.
Cada vez que cambian los datos, los KPI se recalculan para proponerle una versión que le permita alcanzar sus objetivos. Es más, puedes recibir alertas sobre cualquier riesgo de desviación antes incluso de que se produzca.
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Seguimiento de los costes por tipo de proyecto
La gestión de costes también depende del sistema de fijación de precios vigente. Esto debe tenerse en cuenta en el plan de gestión de costes.
Hemos identificado dos modelos de fijación de precios.
Proyecto a precio fijo
Generalmente vendido en bloque, este tipo de proyecto implica un precio fijo por un resultado previsto preciso.
El riesgo es que se produzca más de lo que se vende. Por tanto, este tipo de proyecto requiere una preparación meticulosa y una gran capacidad de anticipación.
Gestión de proyectos
Este tipo de proyecto implica facturación de producción. El riesgo en este caso es tener que lidiar con muchas relaciones con los clientes y tener que ofrecer días de trabajo no facturados para mantener las relaciones.
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Corregir la trayectoria del proyecto
El control de costes por sí solo no basta: debe ir acompañado de un ajuste.
El presupuesto y los costes deben evolucionar a medida que avanza el proyecto. Si cambia el alcance del proyecto, habrá que revisar los costes. Hay que ajustar el calendario de gastos previstos para tener en cuenta las contingencias del proyecto.
Etapa 5 de la gestión de costes: cierre y notificación de costes
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Elaborar informes financieros
La última etapa consiste en elaborar informes financieros. De este modo se deja constancia escrita de la marcha del proyecto, lo que facilita la toma de decisiones y la preparación de futuros proyectos.
Se trata de informar de los elementos más importantes de forma resumida. El uso de herramientas de gestión de costes de proyectos facilitará la tarea.
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Hacer balance
Una vez finalizado el proyecto, elabore un balance. Se trata no sólo de anotar las diferencias entre lo previsto y lo real, sino también de estudiar la rentabilidad.
La gestión de los costes del proyecto debe permitir analizar la productividad para determinar el éxito del proyecto.
El objetivo es obtener un resultado cercano a los estimados al inicio del proyecto: ni superior ni inferior. Una sobreestimación podría poner en peligro otros proyectos de la empresa. Por otro lado, una subestimación demuestra incompetencia en la estimación y puede llevar a una pérdida de credibilidad.
Por último, la evaluación también ayuda a sentar las bases de futuros proyectos. Una evaluación clara de la situación actual, con comentarios y propuestas concretas de optimización, es una herramienta importante para preparar proyectos posteriores.
