Estimar el éxito de un proyecto puede ser una tarea compleja. De hecho, incluso si la misión se cumple, no necesariamente califica el proyecto como un éxito.
Tomemos el caso de la implementación de un ERP o el lanzamiento de un producto: aunque la implementación se haya realizado, puede haber implicado un presupuesto mayor, retrasos significativos o objetivos incumplidos.
Por eso es importante determinar criterios de evaluación precisos que le permitan medir los resultados de su proyecto .
En este artículo le guiamos paso a paso por el proceso de definición de criterios coherentes que le ayuden a evaluar el éxito de sus proyectos .
Definir los criterios de evaluación
Dependiendo de tu posición jerárquica o de los retos a los que te enfrentes, podrías tener una sensación diferente a la de tus compañeros sobre el éxito de un proyecto.
De hecho, el éxito de un proyecto puede variar según el punto de vista: por eso es esencial definir criterios para evaluar un proyecto desde la etapa de planificación.
Todos estos criterios deben cumplirse para que el proyecto se considere un éxito. En la mayoría de los casos, el trío de objetivos, costes y plazos proporcionará un criterio pertinente .
Consecución de objetivos
- Cuestionamiento de la necesidad del proyecto
Determine los resultados esperados del proyecto para que pueda responder a las siguientes preguntas.
– ¿Qué problema se abordará con este proyecto?
-¿Por qué hacerlo? ¿Por qué es importante ?
– ¿Contribuirá este proyecto a la estrategia global de la compañía?
- Establece metas SMART
Para definir sus objetivos, le recomendamos utilizar el marco SMART: Específico Medible Alcanzable Tiempo limitado.
Esto ayudará a identificar objetivos cuyo éxito se pueda medir de una manera tangible, no solo como resultado de una simple impresión.
Por ejemplo, asegúrese de tener en cuenta cuáles son las expectativas en términos de plazos, costos, entregables o características.
Cumplimiento de plazos
- Hacer frente a los peligros
Un proyecto nunca es un camino de rosas. A pesar dela amplia previsión de riesgos durante la fase de planificación, ningún proyecto es inmune a los peligros, tanto internos como externos (cambios en los recursos disponibles, cambios organizativos, guerras).
- Prever márgenes
Como resultado, debe hacer una estimación de tiempo realista, pero sobre todo teniendo en cuenta un margen de error.
Cuando el director del proyecto enmarca el proyecto temporalmente, ya debe ser consciente de los recursos a su disposición, pero también tener perfectamente claras sus capacidades y disponibilidad.
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Cumplimiento de costos
- Ver más
De la misma manera, los costos pueden verse afectados en gran medida por los peligros.
Por lo tanto, también se recomienda anticipar un margen que oscile entre el 10% y el 30% en su presupuesto, lo que le permitirá absorber cualquier imprevisto.
- Un criterio estratégico de evaluación
En muchos proyectos, el cumplimiento de los costos tiende a considerarse como uno de los principales criterios de evaluación y, por lo tanto, influye en gran medida en el éxito del proyecto.
De hecho, un sobrecoste podría provocar un efecto de bola de nieve al afectar a otros proyectos de la empresa, o incluso a otros departamentos, y por lo tanto tener graves repercusiones.
Descubra cómo configurar una contabilidad de proyectos eficaz para el seguimiento de costes y rentabilidad.
- Mantener la flexibilidad
Sin embargo, si el cumplimiento de los costes es el criterio de evaluación más estratégico para su proyecto, puede adaptar los demás factores.
Al ajustar el cronograma o los objetivos esperados de esta manera, podría mantener la consistencia y la capacidad de lograr.
Otros criterios
Si bien el trío de objetivos/costos/plazos sigue siendo ampliamente utilizado entre los criterios de evaluación, otros pueden resultar más estratégicos dependiendo de su contexto.
Otros criterios incluyen, por ejemplo:
- satisfacción del cliente,
- la calidad del producto,
- comunicación durante el proyecto,
- gestión de riesgos y problemas,
- el grado de innovación generado por el proyecto,
- impacto ambiental.
Sin embargo, permanezca atento a la hora de definir cuidadosamente sus indicadores de rendimiento. Es posible que estos criterios no sean tan cuantificables como el ampliamente utilizado trío clásico.
Determinar los indicadores de rendimiento
Este paso crucial es identificar los indicadores clave de éxito del proyecto que le permitirán afirmar el éxito del proyecto.
Visualiza el rendimiento de tus proyectos en previsión
Análisis de varianza: Compare la actividad planificada con la que se ha completado y programado. Visualice los impactos financieros de sus escenarios (dotación de personal, compras, etc.) y reciba alertas.
Estimación de los resultados
- Establecer un valor objetivo
Empiece por estimar los resultados en cifras realistas. Para ello, define un objetivo, es decir, un valor que sirva de referencia.
Por ejemplo, puede establecer un número de días para el criterio de plazo y un importe en euros para el cumplimiento de los costes.
- Encontrar referencias
Base sus estimaciones en proyectos similares para que sean lo más realistas posible .
También puede consultar con las partes interesadas del proyecto para obtener un pronóstico consistente.
Hay que tener en cuenta que cualquier cambio en uno de los criterios (especialmente en los objetivos) repercute en el resto, que por lo tanto habrá que adaptarse.
Elija KPI relevantes
La elección de sus KPI, también conocidos como indicadores clave de rendimiento, es decisiva para medir el rendimiento de un proyecto.
El tipo de proyecto desarrollado también se tendrá en cuenta en la elección de tus KPIs.
Fíjate bien en los objetivos definidos anteriormente para seleccionar los indicadores más relevantes.
Estos son algunos ejemplos de KPIs en función del tipo de proyecto:
- Implementación o migración de ERP: ahorro de tiempo generado, nivel de satisfacción de los usuarios finales, grado de precisión de los datos.
- Introducción del producto: Ingresos adicionales generados relacionados con el lanzamiento, monto del retorno de la inversión.
- Expansión geográfica/apertura de sucursales: rentabilidad, número de clientes en esta nueva sucursal.
- Reestructuración organizacional: reducción de costos generada, aumento de la productividad, tasa de retención de empleados después de la reorganización.
- Optimización de procesos: ahorro de costes, reducción de retrasos en los proyectos.
Stafiz te ayuda a anticipar los riesgos. Los KPI predictivos le informan sobre futuras desviaciones antes de que sucedan. Esto le permite tomar decisiones para corregir la tendencia.
Gracias a la vista general, los filtros y las vistas, puedes comparar tus proyectos con el historial. Evalúas y calculas el coste de tus futuros proyectos con más precisión.
Medir el progreso del proyecto
Es fundamental establecer un seguimiento periódico del proyecto para medir su ritmo de avance.
Esto también permite tener en cuenta la realidad sobre el terreno y tener un margen de maniobra cómodo en caso de desviación.
Compara las previsiones con la realidad
- Configurar un tablero de rendimiento del proyecto
A pesar de las previsiones realistas, pocas estimaciones coinciden perfectamente con la realidad. Sin embargo, tu tarea es averiguarlo con certeza.
La creación de un tablero de rendimiento del proyecto te permitirá obtener visibilidad de los proyectos en curso y compararlos con los objetivos a alcanzar.
Así, las herramientas de seguimiento del tiempo y de gestión de proyectos como Stafiz resultarán ser formidables aliadas.
Una de las características de Stafiz es ofrecer potentes paneles de seguimiento de proyectos. Estos te permitirán gestionar los diferentes aspectos de tu proyecto de la mejor manera posible.
En el ejemplo anterior, la herramienta te dará la oportunidad de comparar tus previsiones presupuestarias con la situación actual.
- Compara tus expectativas con la realidad
Es esencial garantizar un seguimiento regular del proyecto comparando sus indicadores de rendimiento con sus expectativas y la realidad.
Pongamos un caso concreto: tu proyecto tiene una vida útil esperada de 6 meses, estás a mitad de camino, es decir, 3 meses. Estás en el 50% del proyecto, pero tu progreso real es solo el 40%. En este caso, es necesario realizar ajustes rápidamente para compensar las deficiencias acumuladas.
- Reducir el número de reuniones mediante mayor transparencia
Cabe destacar que esta visibilidad resultará ser un activo esencial para una comunicación efectiva entre las diferentes partes involucradas en el proyecto.
De este modo, la información que se haga accesible y fiable ayudará a reducir el número de reuniones sobre los progresos realizados.
Estono solo ahorrará tiempo, sino que sobre todo proporcionará algo de alivio a sus equipos.
Adaptación de los criterios de evaluación
- Información agregada
Stafiz proporciona una visión macro y micro de sus proyectos, a lo largo de su progreso.
La herramienta agrega información sobre el personal, el tiempo invertido y los costos para brindarle una visibilidad clara de estos criterios de evaluación estratégica para su cartera de proyectos.
- Proyectos ágiles simplificados
Stafiz te da acceso a una auditoría continua completa, tanto predictiva como en tiempo real. Esta transparencia será especialmente útil para los proyectos que utilicen el método ágil.
Con una vista en vivo de los criterios de evaluación, el gerente de proyecto podrá evolucionar la gestión del proyecto y proponer iteraciones rápidamente, asegurando el éxito del proyecto.
¿Se debe utilizar una herramienta de evaluación de proyectos?
Si bien los criterios para evaluar un proyecto dependen de cada proyecto, el trío de objetivos/costos/plazos sigue siendo generalizado. Por lo tanto, medir el rendimiento de su proyecto implica estudiar detenidamente cada uno de estos aspectos, y el uso de software facilita su realización.
Una herramienta de gestión de proyectos como Stafiz le ofrece una visión en tiempo real ayudándole a adaptar sus criterios sobre la marcha para maximizar las posibilidades de éxito de su proyecto.
En cualquier caso, una planificación cuidadosa sigue siendo clave para garantizar su buen funcionamiento y éxito final.
Por último, pero no por ello menos importante , una buena comunicación y la transparencia de la información para capacitar a todo el equipo son factores de éxito de incalculable valor.
