Het succes van een project beoordelen kan een complexe taak zijn. Zelfs als de missie is volbracht, betekent dit nog niet dat het project een succes is.
Neem het geval van een ERP-implementatie of een productlancering: hoewel de implementatie is voltooid, kan er sprake zijn geweest van een hoger budget, grote vertragingen of zelfs gemiste doelstellingen.
Daarom is het belangrijk om precieze evaluatiecriteria te bepalen waarmee je de prestaties van je project kunt meten.
In dit artikel nemen we je stap voor stap mee door het proces van het definiëren van coherente criteria om je te helpen het succes van je projecten te beoordelen.
Bepaal je beoordelingscriteria
Afhankelijk van je positie in de hiërarchie of de uitdagingen waar je voor staat, kun je je anders voelen. anders voelen dan je collega's over het succes van een project.
Het succes van een project kan per gezichtspunt verschillen en daarom is het van vitaal belang om al in de pl anningsfaseprojectevaluatiecriteria te definiëren.
Aan al deze criteria moet worden voldaan om het projectals een succeste beschouwen . In de meeste gevallen zal het trio van doelstellingen, kosten en deadlines een relevante maatstaf zijn .
Doelstellingen bereiken
- De noodzaak van het project in twijfel trekken
Bepaal de verwachte resultaten door het project uit te voeren, zodat je de volgende vragen kunt beantwoorden.
- Welke problemen zal dit project aanpakken?
- Waarom zou je het doen? Waarom is het belangrijk?
- Zal dit project bijdragen aan de algemene strategie strategie?
- SMART-doelstellingen bepalen
Om je doelstellingen te definiëren, raden we je aan het SMART-raamwerk raamwerk: Specifiek Meetbaar Haalbaar Realiseerbaar Tijdgebonden.
Dit zal ons in staat stellen om doelstellingen te identificeren waarvan het succes op een tastbare manier kan worden gemeten, in plaats van alleen maar het resultaat te zijn van een indruk.
Zorg er bijvoorbeeld voor dat je je verwachtingen op het gebied van deadlines, kosten, deliverables en functionaliteiten voor ogen hebt .
Deadlines halen
- Omgaan met onvoorziene gebeurtenissen
Een project loopt nooit van een leien dakje. Ondanks anticipatie op risico's tijdens de planningsfase, is geen enkel project immuun voor het onverwachte. gevarenZowel interne als externe (veranderingen in beschikbare middelen, organisatorische veranderingen, oorlog).
- Houd rekening met marges
Je moet dus een realistische tijdsinschattingen vooral rekening houden met een foutmarge.
Wanneer de projectmanager het tijdschema voor het project vaststelt , moet hij al op de hoogte zijn van de middelen die hij tot zijn beschikking heeft, maar moet hij ook heel duidelijk zijn over hun capaciteiten en beschikbaarheid.
Projectbudgetbewaking, met prognoses
Bekijk Stafiz in 2 minuten in actie
Kosten respecteren
- Groot zien
Ook kunnen de kosten aanzienlijk worden beïnvloed door onvoorziene gebeurtenissen.
Het is ook raadzaam om een marge tussen 10% en 30% van je budget opzij te zetten voor onvoorziene omstandigheden.
- Een strategisch evaluatiecriterium
Bij veel projecten wordt kostenbeheersing beschouwd als een van de belangrijkste evaluatiecriteria. een van de belangrijkste evaluatiecriteria en heeft dus een grote invloed op het succes van het project.
Een kostenoverschrijding kan een sneeuwbaleffect hebben en andere projecten binnen het bedrijf en zelfs andere afdelingen beïnvloeden, met ernstige gevolgen.
Ontdek hoe je een effectieve projectboekhouding opzet om kosten en winstgevendheid bij te houden.
- Flexibel blijven
Als kostenbeheersing echter het meest strategische evaluatiecriterium voor je project is, kun je de andere factoren aanpassen.
Door het tijdschema of de verwachte doelen op deze manier aan te passen, kunt u consistentie behouden en haalbaarheid.
Andere criteria
Hoewel het trio doelstellingen/kosten/deadlines nog steeds veel gebruikt wordt als evaluatiecriterium, kunnen andere criteria strategischer blijken te zijn , afhankelijk van je context.
Andere criteria zijn :
- klanttevredenheid,
- de kwaliteit van de deliverable,
- communicatie tijdens het project,
- risico- en probleembeheer,
- de mate van innovatie die het project genereert,
- milieu-impact.
Je moet er echter op letten dat je je prestatie-indicatoren zorgvuldig definieert. Deze criteria zijn misschien niet zo kwantificeerbaar als het veelgebruikte klassieke trio.
Prestatie-indicatoren bepalen
Deze cruciale fase bestaat uit het identificeren van de belangrijkste succesindicatoren voor een project, waarmee je kunt bevestigen dat het project een succes is.
Visualiseer de prestaties van uw projecten in prognoses
Gap-analyse: vergelijk de geplande activiteit met de werkelijke en geplande activiteit. Bekijk de financiële impact van uw scenario's (personeel, inkoop, enz.) en wees gewaarschuwd.
Resultaten schatten
- Een doelwaarde definiëren
Begin met het schatten van de resultaten in realistische cijfers. Om dit te doen, definieer je een doel, d.w.z. een waarde die als benchmark zal dienen.
Je kunt bijvoorbeeld een aantal dagen definiëren voor het deadlinecriterium en een bedrag in euro's voor het naleven van de kosten.
- Referenties zoeken
Baseer je schattingen op vergelijkbare projecten om ze zo realistisch mogelijk te houden .
U kunt ook de betrokkenen bij het project raadplegen om een consistente prognose te krijgen.
Houd er rekening mee dat elke verandering in een van de criteria (met name de doelstellingen) gevolgen heeft voor de rest, die dus aangepast moeten worden.
De juiste KPI's kiezen
De keuze van je KPI's, ook wel sleutelprestatie-indicatoren genoemd, is doorslaggevend bij het meten van de prestaties van een project.
Het type project dat ontwikkeld wordt, speelt ook een rol bij de keuze van je KPI's.
Neem de hierboven gedefinieerde doelstellingen zorgvuldig in overweging om de meest relevante indicatoren te selecteren .
Hier zijn enkele voorbeelden van KPI's afhankelijk van het type project:
- ERP-implementatie of -migratie: bespaarde tijd, tevredenheid van eindgebruikers, nauwkeurigheid van gegevens.
- Productlancering: Extra verkoop gegenereerd door de lancering, rendement op investering.
- Geografische uitbreiding/opening van een filiaal: winstgevendheid, aantal klanten in het nieuwe filiaal.
- Organisatorische herstructurering: verlaging van gegenereerde kosten, verhoging van productiviteit, behoud van werknemers na reorganisatie.
- Procesoptimalisatie: kostenbesparingen, minder projectvertragingen.
Stafiz helpt u te anticiperen op risico's. De voorspelde KPI's laten toekomstige afwijkingen zien voordat ze zich voordoen. U kunt dan de nodige beslissingen nemen om de trend te corrigeren.
Dankzij de globale weergave, filters en weergaven kun je je projecten vergelijken, ook die uit het verleden, met hun geschiedenis. Je kunt je toekomstige projecten nauwkeuriger evalueren en begroten.
Projectvoortgang meten
Het is essentieel omhet project regelmatig te monitoren om de voortgang te meten.
Dit stelt ons ook in staat om rekening te houden met de realiteit ter plaatse en om een comfortabele manoeuvreerruimte te hebben in het geval van een omleiding.
Prognoses vergelijken met de werkelijkheid
- Een projectprestatietabel instellen
Ondanks realistische voorspellingen komen maar weinig schattingen perfect overeen met de werkelijkheid. Het is echter jouw taak om het zeker te weten.
Door een projectprestatietabel op te stellen, krijg je zicht op de projecten in uitvoering en kun je ze vergelijken met de te behalen doelstellingen.
Tools voor tijdregistratie en projectbeheer zoals Stafiz zullen formidabele bondgenoten blijken te zijn.
Een van de functies van Stafiz zijn de krachtige projectbewakingsdashboards. Hiermee kun je de verschillende aspecten van je project zo effectief mogelijk beheren.
In het bovenstaande voorbeeld kun je met de tool uw budgetvoorspellingen vergelijken met de huidige situatie.
- Vergelijk je verwachtingen met de werkelijkheid
Zorg voor regelmatige projectbewaking door uw prestatie-indicatoren te vergelijken met verwachtingen en de realiteit is essentieel.
Laten we een concreet voorbeeld nemen: je project heeft een geplande levensduur van 6 maanden en je bent halverwege, dat wil zeggen 3 maanden. Je bent op 50% van het project, maar je werkelijke voortgang is slechts 40%. In dit geval moet je snel aanpassingen maken om de opgelopen tekorten goed te maken.
- Vermindering van het aantal vergaderingen door meer transparantie
Deze zichtbaarheid zal een essentiële troef blijken voor effectief communiceren tussen de verschillende onderdelen van het project.
De toegankelijke en betrouwbare informatie zal helpen om het aantal voortgangsgesprekken te verminderen.
Ditbespaartniet alleen tijd, maar ontlast ook je teams.
Beoordelingscriteria aanpassen
- Samengevoegde informatie
Stafiz biedt zowel een macro- als microbeeld van je projecten, gedurende hun hele levenscyclus.
De tool verzamelt informatie personeel, bestede tijd en kosteninformatie om u een duidelijk inzicht op deze strategische evaluatiecriteria voor uw projectportfolio.
- Agile projecten gemakkelijk gemaakt
Stafiz geeft je doorlopendtoegang tot een volledige audit, zowel forecast als in realtime. Deze transparantie is bijzonder nuttig voor projecten die de agile methode gebruiken.
Dankzij een live weergave van de evaluatiecriteria kan de projectmanager de richting van projecten veranderen en snel iteraties voorstellen , waardoor het succes van het project wordt gegarandeerd.
Is het nodig om een projectbeoordelingstool te gebruiken?
Hoewel de criteria voor het evalueren van een project afhangen van elk project, wordt het trio van doelstellingen, kosten en tijdschema's nog steeds veel gebruikt. Het meten van de prestaties van je project vereist daarom een zorgvuldige bestudering van elk van deze aspecten en het gebruik van software maakt de oefening gemakkelijker.
Een projectmanagementtool als Stafiz geeft je een realtime visieen helpt je om je criteria onderweg aan te passen om de kans op succes van je project te maximaliseren.
In alle gevallen is zorgvuldige zorgvuldige planning de sleutel tot een soepel verloop en uiteindelijk succes.
Last but not least zijngoede communicatie en transparantie van informatie om het hele team in staat te stellen succesfactoren van onschatbare waarde.
