Bijgewerkt op 3 september 2026
Een gemiddelde werkdruk van 85% zegt absoluut niets tegen een CFO die zijn brutomarge wil beheren. Omgekeerd zegt een voltooiingsmarge niets tegen een projectmanager die vanochtend moet beslissen of hij een senior consultant vervangt door een junior.
Stop met het overladen van je teams met onnodige KPI-catalogi en krijg de controle over je projectmarges terug. In dit artikel hebben we de essentiële KPI's gestructureerd op basis van je factureringsmodel (tijd en materiaal, vaste prijs, abonnement, applicatieonderhoud) en vervolgens een snel overzicht per rol samengesteld.
🔎 Belangrijkste inzichten over KPI's voor projectmanagement
- Een project dat door het bedrijf wordt beheerd, lijdt verlies op geproduceerde dagen die nooit gefactureerd zijn, en op een project met een vaste prijs op basis van de toegevoegde omvang zonder wijziging.
- De geproduceerde maar nog niet gefactureerde output vertegenwoordigt 15 tot 30% van de omzet van een projectactiviteit.
- Een project dat voor 80% voltooid en voor 50% gevorderd is, loopt nu al achter op schema, zonder dat er deadlines zijn gemist.
- Abonnementen en TMA's kennen geen afsluiting en geen concrete resultaten: klassieke projectindicatoren werken daar niet.
- Een financieel directeur vergelijkt drie marges aan het einde van de boekhouding, een projectmanager volgt er wekelijks één.
Waarom schieten standaard KPI's en generieke tools tekort bij het meten van projectmanagement-KPI's?
Het probleem voor IT-dienstverleners en consultancybureaus is niet een gebrek aan data, maar het ontbreken van de relevante indicator op het juiste moment. Teams dwingen om samen te werken met behulp van spreadsheets of taakbeheertools (zoals Trello of Asana) veroordeelt uw bedrijf ertoe in het duister te tasten.
Deze tools negeren de financiële dimensie: een voortgangspercentage dat stijgt zodra een taak is voltooid, zegt niets over de vraag of het team 10 of 40 uur aan die stap heeft besteed. Bovendien negeren deze uit de praktijk afkomstige methoden scope creep en houden ze geen rekening met de daadwerkelijk bestede tijd in vergelijking met de geplande personeelsbezetting. Traditionele evaluatiecriteria zijn evenmin nuttig: het sorteren van prestaties op kwaliteit, tijd en kosten zegt niets over de manier waarop het project wordt gefactureerd.
Het is niet voldoende om de lijst met KPI's simpelweg te beperken tot de 12 meest relevante financiële indicatoren ; je moet ook weten welke criteria je voor je beslissing gebruikt. Een project dat ter plaatse wordt beheerd en een project met een vaste prijs hebben immers niet dezelfde waarschuwingssignalen, omdat de opbrengsten niet op dezelfde manier worden verantwoord.
Welke KPI's moeten worden bijgehouden voor een project dat wordt beheerd door een projectmanager?
Bij contracten op basis van tijd en materiaal is het grootste risico niet budgetoverschrijdingen, maar niet-gefactureerde werkzaamheden. Traditionele KPI-catalogi maskeren vaak 'commerciële geschenken' en niet-gefactureerde kosten, omdat ze de geregistreerde uren niet vergelijken met hun werkelijke waarde.
Je moet de productie en facturering in realtime monitoren:
| Voorverkoop en prijsbepaling | Productieverbetering | De werkelijke geproduceerde waarde, vóór facturering. |
| Productie | Werkelijke tijd versus geplande tijd | Aantal verbruikte dagen exclusief personeelskosten |
| Facturering | Nog te factureren | Productie geleverd, maar nog niet omgezet in contant geld. |
Welke KPI's moeten in een projectmanagementcontext worden bijgehouden tijdens de kostenramingsfase?
Houd het verschil in de gaten tussen het overeengekomen dagtarief (vastgelegd bij ondertekening) en het daadwerkelijke dagtarief. Als uw systeem personeelswijzigingen niet in realtime weergeeft, blijft deze margedaling verborgen tot aan de boekhoudperiode.
Om uw projecten effectief te beheren, moet u niet alleen achteraf het verschil tussen het geadverteerde dagtarief en het werkelijke dagtarief in een spreadsheet bekijken, maar ook preventief ingrijpen: de personeelsbezetting herzien of de scope opnieuw onderhandelen voordat u het activiteitenverslag (CRA) valideert.
Welke project-KPI's moeten in een productieomgeving tijdens de productie worden gemonitord?
Aangezien de omzet gebaseerd is op gefactureerde bedragen, dient u dagelijks de niet-gefactureerde productiedagen bij te houden. Elke gewerkte dag buiten de factureringsperiode zonder voorafgaande afspraak heeft direct invloed op uw winstgevendheid.
Het werkelijke risico is dus niet dat het budget wordt overschreden, maar alles wat als "zakelijke geschenken" wordt beschouwd en kosten die niet aan de klant worden doorberekend.
Het monitoren van KPI's voor een uitbesteed project in Stafiz
Productiewaarde (bestede tijd)
Deze cijfers stellen de CFO in staat de waarde die door het verkoopmodel wordt gegenereerd, te segmenteren. In dit voorbeeld duiden negatieve marges niet op een afname van de activiteit, maar eerder op maanden van intensieve productie waarvoor de factureringsdoelstellingen nog niet zijn behaald.
Werkelijke tijd versus geplande tijd
Dit dashboard waarschuwt u voor overschrijding van het budget voor werkzaamheden op locatie. Stafiz vergelijkt de daadwerkelijk gewerkte dagen met de geplande dagen in realtime. Rode cellen tonen in één oogopslag de maanden waarin uw teams meer werkdagen produceren dan begroot. De manager wordt direct gealarmeerd om de overschrijding te stoppen of een aanpassing te bespreken voordat de factuur wordt verzonden.
Welke KPI's moeten in een projectmanagementcontext worden gemonitord aan het einde van een project?
Bij het afronden van een project dat door een projectmanager is geleid, is het belangrijkste doel het veiligstellen van de uiteindelijke winstgevendheid, het maximaliseren van de facturering voor gewerkte uren en het versnellen van de betalingsinning. De belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's) die in de gaten gehouden moeten worden, zijn:
- Het resterende te factureren bedrag (RAF): wat uw teams hebben geproduceerd, maar nog niet aan de klant is gefactureerd;
- Factureringstijd (WIP-dagen): de gemiddelde tijd die de klant nodig heeft om projectfacturen te betalen nadat deze zijn uitgegeven.
Het resterende bedrag dient in Stafiz gefactureerd te worden.
Waar traditionele tools zich beperken tot het meten van de omzet uit het verleden, berekent dit Stafiz-dashboard het exacte bedrag dat nog gefactureerd moet worden per klant, waardoor direct inzicht wordt verkregen in de verwachte kasstromen.
Welke KPI's moeten worden bijgehouden voor een project dat tegen een vaste prijs wordt verkocht?
Bij een contract met een vaste prijs ligt het budget vast bij ondertekening. Daarom moet het management zich richten op absolute controle van de scope om scope creep te voorkomen en op een voorspellende inschatting van de uiteindelijke winstmarge.
De 3 belangrijkste indicatoren om in de gaten te houden bij het beheren van een project met een vaste prijs:
| Productie | Voortgang in vergelijking met het bestede budget | De koerswijziging voordat het een verlies wordt. |
| Schutting | Afwerkingsrand | Wat het project naar schatting vandaag zal hebben opgeleverd |
| Transversaal | Dagelijkse verkoopprijs vergeleken met de werkelijke prijs | De werkelijke prijs van elke geproduceerde dag |
Projectkostenberekening: hoe voorkomt u dat uw winstmarge verdwijnt?
Bij het bepalen van de prijs van een project met een vaste prijs bij een IT-dienstverleningsbedrijf of consultancybureau komen vijf aspecten aan bod:
- de voorspelde tijd;
- de kosten van deze tijd (TJM);
- inkoop via onderaanneming;
- kosten die de winstmarge belasten en die niet worden doorberekend;
- Aankoop van producten die als onderdeel van het project worden doorverkocht.
Bij een contract met een vaste prijs is het onmogelijk om een kostenfout in onderaanneming of niet-vergoedbare kosten te corrigeren (in tegenstelling tot een contract op basis van tijd en materiaal). Hoe perfect je teams ook samenwerken, ze zullen alleen een verliesgevend project opleveren dat van meet af aan al niet rendabel was.
Gratis whitepaper
Hoe kunt u de winstmarges van uw klantprojecten verhogen?
14 pagina's met best practices voor uw projectmanagement gebaseerd op onze expertise in consulting en verandermanagement bij onze klanten.
Welke KPI's moeten worden bijgehouden tijdens de uitvoering van een project met een vaste prijs?
Je hebt drie KPI's om bij te houden:
- het percentage van de projectvoortgang;
- de marge aan het einde;
- Het geadverteerde dagtarief versus het werkelijke dagtarief.
Het grootste risico is scope creep. Elk extra verzoek van de klant moet direct worden aangepast, omdat tijdregistratie vaak een snelle daling van het werkelijke dagtarief laat zien als gevolg van onvoorziene eisen. Elk extra uur moet onmiddellijk leiden tot een commerciële aanpassing, anders wordt uw brutomarge vernietigd.
KPI's bijhouden voor een project met vaste prijs in Stafiz
Dagtarief versus werkelijke kosten in Stafiz
Projectvoortgang volgen in Stafiz
Dit dashboard geeft inzicht in de werkelijke status van een project met een vaste prijs door de resterende werkzaamheden (het aantal bestede dagen ten opzichte van de verwachte personeelsbezetting om de voortgang te berekenen) te vergelijken met de waarde die het project creëert.
Met Stafiz kunt u de voortgang van uw project op verschillende manieren volgen:
- gebaseerd op de tijd die aan het project is besteed (aantal dagen versus het oorspronkelijke budget);
- Projectvoortgang (aantal gevalideerde mijlpalen versus facturering);
- tot het aangegeven voortgangspercentage (management onder leiding van de projectmanager);
- naar erkende omzet (werkelijke geproduceerde waarde versus omzet).
Winstgevendheid stimuleren door middel van gerealiseerde omzet in Stafiz
De omzetverantwoording is niet afhankelijk van contractuele mijlpalen of factuurdata, maar van de daadwerkelijke productie-inspanning. Deze registratie stelt een financieel directeur in staat om de opgebouwde (of uitgestelde) omzet te berekenen en vertekening van de financiële resultaten van het bedrijf te voorkomen.
Lees voor meer informatie onze handleiding voor projectmonitoring .
Welke KPI's moeten worden bijgehouden voor een project dat op abonnementsbasis wordt verkocht (SaaS-model of terugkerende dienst)?
Het gevaar schuilt hier in overlevering: teams die meer leveren dan verwacht om beëindiging van het contract te voorkomen. Deze praktijk betreft vooral aanbieders van professionele diensten die de ondersteuning na de implementatie verzorgen.
Deze werkwijze heeft specifiek betrekking op de afdelingen Professionele Diensten of de integratiediensten van een softwareleverancier, en niet op de leverancier als geheel.
Drie indicatoren zijn essentieel voor het beheren van een abonnement.
| Instellen | Dezelfde KPI's als bij een project met een vaste prijs , dus de waardering van de productie. | De werkelijke geproduceerde waarde, vóór facturering. |
| Terugkerende monitoring | Terugkerende facturering blijft | De daadwerkelijke omvang van de missie, en wat er naast of juist van het project in rekening gebracht moet worden. |
| Vernieuwing | Personeelstarief specifiek voor terugkerende accounts | Onzichtbare overlevering door uw teams en buitensporig tijdrovende klantaccounts. |
Welke project-KPI's moeten worden bijgehouden bij het verlengen van een abonnement?
Anticipeer op verlenging om te voorkomen dat een contract met verlies wordt verlengd, omdat slechte operationele gewoonten de werkelijke winstmarge hebben uitgehold.
- Om te voorkomen dat men de niet-verlenging pas ontdekt op het moment dat het contract definitief is, en er geen mogelijkheid meer is tot onderhandeling.
- Om te voorkomen dat u een serviceabonnement of ondersteuningscontract verlengt waarin slechte operationele gewoonten zijn ingeburgerd.
Als uw teams het afgelopen jaar een account overbezet hebben om productfouten te compenseren of de klant gerust te stellen, is uw werkelijke winstmarge al sterk gedaald. Het verlengen van dit contract tegen hetzelfde tarief betekent dat u het volgende jaar een financieel verlies zult lijden. Om deze situatie te verhelpen, blijft de vraag: is het beter om:
- de prijs van het maandabonnement verhogen;
- Schakel de ondersteuning over naar een strikt pakket op basis van werkeenheden (WU), waarbij elk extra uur in rekening wordt gebracht;
- Zet je vaardigheden in voor nieuwe, winstgevendere implementatieprojecten.
Welke KPI's moeten worden gemonitord voor een TMA (Third-Party Application Maintenance)?
Onderhoud van applicaties door derden, ofwel TMA (Third-Party Application Maintenance), is geen factureringsmodel, maar een onderhoudsactiviteit (de "run"). Het verwijst naar het afhandelen door een externe provider van de correctie, ontwikkeling en ondersteuning van een applicatie die al in productie is.
Door de combinatie van tijdsgebonden ondersteuning en SLA-gebaseerde abonnementen vereist TMA een hybride beheersysteem om te voorkomen dat de daadwerkelijke werklast volledig los komt te staan van de gefactureerde hoeveelheid.
Drie indicatoren om in de gaten te houden:
| Naleving van service level agreements (SLA's) | Het contractuele risico, het risico dat de klant tegen u zal inroepen. |
| Ticketvolume | De werkelijke kosten, los van het gefactureerde bedrag. |
| Gemiddelde oplostijd | De stijgende kosten voor het afhandelen van een incident |
Welke project-KPI's moet je in de gaten houden, afhankelijk van je rol binnen het bedrijf?
Elke functie raadpleegt dezelfde cijfers voor verschillende beslissingen. Hier vindt u snelkoppelingen naar de statistieken die voor u relevant zijn.
Welke KPI's moet je bijhouden als je een operationeel leider bent (of hoofd levering, directeur operationele zaken)?
De operationeel leider is binnen een bedrijf verantwoordelijk voor het dagelijks beheren van de projectuitvoering, de werkorganisatie en de winstgevendheid van het team.
Om de kloof tussen managementstrategie en de praktijk te overbruggen, worden de volgende KPI's gemonitord:
- De voortgangsratio van de taak, die de voortgang van de productie meet ten opzichte van de oorspronkelijke planning. Het doel is om afwijkingen van de planning te voorspellen en projectmijlpalen te behalen;
- De werkdruk en het voltooiingspercentage stellen hem in staat te begrijpen hoe productief een individu of team is.
Om het beheer van uw activiteiten te optimaliseren, hangt alles af van de context van uw bedrijf: uw huidige projectmanagementtool , of deze financiële winstgevendheidsindicatoren integreert, en of uw teams agile of in een V-cyclus werken.
Welke project-KPI's moet je bijhouden als financieel directeur of managementcontroller?
Het waarborgt de algehele financiële gezondheid. De focus ligt op: projectwinstgevendheid, cashflow en omzetverantwoording.
- winstgevendheid en marges: of het nu gaat om de marge bij voltooiing, het verschil tussen de opbrengsten en de tot nu toe verbruikte kosten, of de marge op de directe kosten;
- Facturering, kasstroom en omzetverantwoording: verwachte versus werkelijke omzet, onderhanden werk (WIP) en betalingsvoorwaarden van klanten;
- De prestaties en de prijsstelling (vaste prijs of uurtarief) zijn afhankelijk van de personeelsbezetting en de vergelijking tussen het werkelijke dagtarief en het gefactureerde dagtarief .
Let op: voor groepen met meer dan 20 medewerkers raden we het gebruik van spreadsheets zoals Excel af en adviseren we software die inzicht biedt in de samenhang tussen projectmanagement, budgetbeheer en financiële monitoring .
Welke KPI's moet je bijhouden als projectmanager?
Als projectmanager is prestatiemanagement gebaseerd op drie belangrijke KPI's (die vaak voorkomen bij projecten met een vaste prijs ):
- het percentage van de projectvoortgang;
- Facturering op basis van datum versus gerealiseerde omzet;
- Het verschil tussen de geplande marge (initiële begroting) en de geprojecteerde marge (eindresultaat).
Afhankelijk van uw sector en de specifieke projecten waaraan u werkt (IT-diensten/digitale diensten, bouw, marketing, industrie), zullen de waarschuwingsdrempels voor deze KPI's variëren.
Welke KPI's moet je bijhouden als algemeen directeur of directeur van een business unit (BU)?
Voor een functie met een overkoepelend overzicht van de projectportfolio, vertrouwt het management op uw vermogen om groei te voorspellen, de winstgevendheid van het bedrijf als geheel te waarborgen en de waarde van getekende contracten te optimaliseren.
De indicatoren waar u de meeste aandacht aan moet besteden zijn:
- de verwachte omzetdekkingsgraad, die aangeeft of u uw acquisitie-inspanningen moet aanpassen of uw verkoopdoelstellingen moet herzien;
- de dekkingsbijdrage per klant, om de werkelijke winstgevendheid van een projectportfolio te analyseren;
- Het wijzigingspercentage, om het aandeel van gewijzigde contracten te meten: extra werk, uitbreidingen van de scope, upselling.
Welke KPI's moet je bijhouden als je werkzaam bent in Human Resources Management (HRM)?
Om de personeelsstrategie te sturen en de afstemming met de bedrijfsdoelstellingen te meten, moet een HR-afdeling belangrijke KPI's monitoren die gegroepeerd zijn rond werving, teambetrokkenheid en personeelsbezetting.
Witboek
De gids voor het implementeren van een effectieve personeelsaanpak
5 sleutels tot het bereiken van uw personeelsdoelstellingen.
Welke KPI's moet je bijhouden als software-uitgever?
Voor een software-uitgever (vooral in het SaaS-model) is het monitoren van prestatie-indicatoren essentieel voor het stimuleren van groei en winstgevendheid. Terugkerende omzet (MRR/ARR) en terugkerende openstaande omzet (RAR) zijn de twee belangrijkste financiële indicatoren om de voorspelbaarheid van uw omzet te meten.
Het kiezen van de juiste KPI's voor projectmanagement komt neer op het beantwoorden van twee vragen:
- Wat is de factureringsmethode voor het project?
- Wie zal de belangrijkste figuur lezen?
De lijst met te volgen KPI's, de frequentie waarmee ze worden geëvalueerd en de te nemen beslissing hangen allemaal af van deze twee antwoorden. De onderliggende voorwaarde is echter de betrouwbaarheid van de tijden die in de projectmanagementtool worden ingevoerd.
Veelgestelde vragen :
