Aktualisiert am 3. September 2026
Eine durchschnittliche Auslastung von 85 % sagt einem Finanzchef, der seine Bruttomarge steuern will, absolut nichts. Umgekehrt sagt eine Fertigstellungsquote einem Projektmanager nichts, der heute Morgen entscheiden muss, ob er einen Senior Consultant durch einen Junior Consultant ersetzt.
Überlasten Sie Ihre Teams nicht länger mit unnötigen KPI-Listen und gewinnen Sie die Kontrolle über Ihre Projektmargen zurück. In diesem Artikel haben wir die wichtigsten KPIs entsprechend Ihrem Abrechnungsmodell (Zeit und Material, Festpreis, Abonnement, Anwendungsbetreuung) strukturiert und anschließend ein Schnellverzeichnis nach Rolle erstellt.
🔎 Wichtigste Erkenntnisse zu Projektmanagement-KPIs
- Ein vom Unternehmen verwaltetes Projekt macht Verluste an Tagen, an denen die erbrachten Leistungen erbracht, aber nicht in Rechnung gestellt wurden; ein Festpreisprojekt, dessen Umfang ohne Änderung erweitert wurde.
- Die produzierten, aber nicht in Rechnung gestellten Leistungen machen 15 bis 30 % der Einnahmen einer Projektaktivität aus.
- Ein Projekt, das zu 80 % fertiggestellt und zu 50 % fortgeschritten ist, driftet bereits ab, ohne dass dabei irgendwelche Fristen versäumt wurden.
- Abonnement und TMA haben weder einen Abschluss noch ein konkretes Ergebnis: Klassische Projektindikatoren funktionieren hier nicht.
- Ein Finanzdirektor vergleicht drei Margen zum Monatsende, ein Projektmanager verfolgt eine wöchentlich.
Warum versagen Standard-KPIs und generische Tools bei der Messung von Projektmanagement-KPIs?
Das Problem für IT-Dienstleistungsunternehmen und Beratungsfirmen ist nicht der Mangel an Daten, sondern das Fehlen der relevanten Indikatoren zum richtigen Zeitpunkt. Teams zur Zusammenarbeit mit Tabellenkalkulationen oder Aufgabenmanagement-Tools (wie Trello oder Asana) zu zwingen, führt dazu, dass Ihr Unternehmen im Dunkeln tappt.
Diese Tools ignorieren die finanzielle Dimension: Eine Fortschrittsrate, die sich nach Abschluss einer Aufgabe erhöht, sagt nichts darüber aus, ob das Team 10 oder 40 Stunden für diesen Schritt aufgewendet hat. Zudem übersehen diese branchenüblichen Methoden die Ausweitung des Projektumfangs und erfassen nicht den tatsächlichen Zeitaufwand im Vergleich zur geplanten Personalstärke. Traditionelle Bewertungskriterien sind nicht hilfreicher: Die Sortierung der Leistung nach Qualität, Zeit und Kosten gibt keinerlei Aufschluss darüber, wie das Projekt abgerechnet wird.
Es reicht nicht aus, die Liste der KPIs einfach auf die zwölf relevantesten Finanzindikatoren zu reduzieren; Sie müssen auch wissen, welche Kriterien Sie für Ihre Entscheidung heranziehen. Beispielsweise weisen Projekte mit Vor-Ort-Management und Festpreisprojekte nicht dieselben Warnsignale auf, da die Umsatzrealisierung unterschiedlich erfolgt.
Welche KPIs sollten für ein von einem Projektmanager geleitetes Projekt erfasst werden?
Bei Zeit- und Materialverträgen besteht das Hauptrisiko nicht in Budgetüberschreitungen, sondern in nicht abgerechneten Leistungen. Traditionelle KPI-Kataloge verschleiern oft „Geschenke“ und nicht abgerechnete Ausgaben, da sie die erfassten Stunden nicht mit ihrem tatsächlichen Wert vergleichen.
Sie müssen Produktion und Rechnungsstellung in Echtzeit überwachen:
| Vorverkauf und Preisgestaltung | Produktionsoptimierung | Der tatsächliche Produktionswert vor Rechnungsstellung |
| Produktion | Tatsächliche Zeit vs. geplante Zeit | Verbrauchte Tage ohne Personalaufwand |
| Fakturierung | Noch nicht in Rechnung gestellt | Die Produktion wurde geliefert, aber noch nicht in Geld umgewandelt. |
Welche KPIs sollten im Projektmanagement-Kontext während der Kostenschätzungsphase verfolgt werden?
Überwachen Sie die Differenz zwischen dem vereinbarten Tagessatz (festgelegt bei Vertragsunterzeichnung) und dem tatsächlichen Tagessatz. Wenn Ihr Tool Personaländerungen nicht in Echtzeit erfasst, bleibt diese Margenminderung bis zur Abrechnungsperiode unentdeckt.
Um Ihre Projekte effektiv zu managen, sollten Sie nicht nur im Nachhinein die Differenz zwischen dem beworbenen und dem tatsächlichen Tagessatz in einer Tabelle feststellen, sondern auch präventiv handeln: die Personalplanung neu verhandeln oder den Projektumfang neu aushandeln, bevor Sie den Aktivitätsbericht (CRA) freigeben.
Welche Projekt-KPIs sollten in einer Produktionsumgebung während des Betriebs überwacht werden?
Da der Umsatz auf den Rechnungsbeträgen basiert, sollten Sie die nicht abgerechneten Produktionstage täglich erfassen. Jeder Arbeitstag außerhalb des Abrechnungsbereichs ohne vorherige Absprache wirkt sich direkt auf Ihre Rentabilität aus.
Das eigentliche Risiko besteht daher nicht in der Überschreitung des Budgets, sondern in allem, was als „Geschäftsgeschenke“ und Ausgaben gilt, die dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden.
Überwachung der KPIs für ein ausgelagertes Projekt in Stafiz
Produktionswert (Zeitaufwand)
Diese Kennzahlen ermöglichen es dem Finanzvorstand, den durch das Vertriebsmodell generierten Wert zu segmentieren. In diesem Beispiel deuten negative Margen nicht auf einen Aktivitätsrückgang hin, sondern auf Monate intensiver Produktion, in denen die Abrechnungsmeilensteine noch nicht erreicht wurden.
Tatsächliche Zeit vs. geplante Zeit
Dieses Dashboard macht Sie auf übermäßige Arbeitszeit vor Ort aufmerksam. Stafiz vergleicht die tatsächlichen Arbeitstage in Echtzeit mit den geplanten. Rote Zellen zeigen Ihnen auf einen Blick die Monate, in denen Ihre Teams mehr Arbeitstage als im Budget vorgesehen leisten. Der Manager wird sofort benachrichtigt, um die Kostenüberschreitung zu stoppen oder eine Anpassung auszuhandeln, bevor die Rechnung versendet wird.
Welche KPIs sollten im Kontext des Projektmanagements zum Zeitpunkt des Projektabschlusses überwacht werden?
Beim Abschluss eines von einem Projektmanager geleiteten Projekts besteht das Hauptziel darin, die endgültige Rentabilität zu sichern, die Abrechnung der geleisteten Arbeitsstunden zu maximieren und den Zahlungseingang zu beschleunigen. Die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) sind:
- Restbetrag, der in Rechnung gestellt werden muss (RAF): das, was Ihre Teams produziert haben, aber dem Kunden noch nicht in Rechnung gestellt wurde;
- Abrechnungszeit (WIP-Tage): die durchschnittliche Zeit, die der Kunde benötigt, um Projektrechnungen nach deren Ausstellung zu bezahlen.
Der Restbetrag, der in Stafiz in Rechnung gestellt wird.
Während herkömmliche Tools lediglich vergangene Umsätze messen, berechnet dieses Stafiz-Dashboard den exakten Betrag, der pro Kunde noch in Rechnung gestellt werden muss, und bietet so einen sofortigen Einblick in die absehbaren Zahlungseingänge.
Welche KPIs sollten bei einem Projekt, das auf Festpreisbasis verkauft wird, erfasst werden?
Bei einem Festpreisvertrag ist das Budget mit der Unterzeichnung fixiert. Daher muss das Management die absolute Kontrolle über den Projektumfang gewährleisten, um eine Ausweitung des Projektumfangs zu vermeiden, und die endgültige Marge vorausschauend bewerten.
Die 3 wichtigsten Kennzahlen, die bei der Abwicklung eines Festpreisprojekts überwacht werden sollten:
| Produktion | Fortschritt im Vergleich zum verbrauchten Budget | Der Drift, bevor er zum Verlust wird |
| Zaun | Marge bis zur Kündigung | Was das Projekt heute voraussichtlich erbracht haben wird |
| Quer | Tägliche Verkaufsrate im Vergleich zur tatsächlichen Rate | Der tatsächliche Preis jedes produzierten Tages |
Projektkostenrechnung: Wie lässt sich die Gewinnspanne nicht zerstören?
Die Preisgestaltung eines Festpreisprojekts in einem IT-Dienstleistungsunternehmen oder einer Beratungsfirma umfasst fünf Bereiche:
- die Vorhersagezeit;
- die Kosten dieser Zeit (TJM);
- Einkauf durch Untervergabe;
- Kosten, die den Gewinn belasten und nicht weitergegeben werden;
- Käufe von Produkten, die im Rahmen des Projekts weiterverkauft werden.
Bei einem Festpreisvertrag lassen sich Kostenfehler bei der Vergabe von Unteraufträgen oder nicht erstattungsfähige Ausgaben nicht korrigieren (anders als bei einem Zeit- und Materialvertrag). Selbst bei optimaler Zusammenarbeit Ihrer Teams wird am Ende nur ein verlustbringendes Projekt entstehen, das von vornherein unrentabel war.
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Welche KPIs sollten während des Projektverlaufs bei einem Festpreisprojekt überwacht werden?
Sie haben drei KPIs zu verfolgen:
- der prozentuale Projektfortschritt;
- der Rand am Ende;
- Der angegebene Tagespreis im Vergleich zum tatsächlichen Tagespreis.
Das größte Risiko ist die Ausweitung des Projektumfangs. Jede zusätzliche Kundenanfrage erfordert eine sofortige Anpassung, da die Zeiterfassung oft einen raschen Rückgang des tatsächlichen Tagessatzes aufgrund unvorhergesehener Anforderungen aufdeckt. Jede zusätzliche Stunde muss umgehend eine Vertragsanpassung nach sich ziehen, andernfalls wird Ihre Bruttomarge zerstört.
KPI-Tracking für ein Festpreisprojekt in Stafiz
Tagespreis im Vergleich zu den tatsächlichen Kosten in Stafiz
Projektfortschrittsverfolgung in Stafiz
Dieses Dashboard zeigt den wahren Zustand eines Festpreisprojekts auf, indem es die verbleibende Arbeit (die verbrauchten Tage im Vergleich zum geplanten Personalaufwand zur Berechnung des Fortschritts) mit dem durch das Projekt geschaffenen Wert vergleicht.
Mit Stafiz können Sie Ihren Projektfortschritt mithilfe verschiedener Methoden verfolgen:
- basierend auf dem Zeitaufwand für das Projekt (verbrauchte Tage im Vergleich zum ursprünglichen Budget);
- Projektfortschritt (Anzahl der validierten Meilensteine im Vergleich zur Abrechnung);
- bis zum angegebenen Fortschrittsprozentsatz (Management unter der Leitung des Projektmanagers);
- zu realisierten Umsatzerlösen (tatsächlicher Produktionswert im Vergleich zu Umsatzerlösen).
Steigerung der Rentabilität durch realisierte Umsätze bei Stafiz
Die Umsatzrealisierung ist nicht von vertraglichen Meilensteinen oder Fälligkeitsterminen abhängig, sondern vom tatsächlichen Produktionsaufwand. Diese Nachverfolgung ermöglicht es dem Finanzdirektor, die aufgelaufenen (oder abgegrenzten) Umsätze zu berechnen und eine Verzerrung der Finanzergebnisse des Unternehmens zu vermeiden.
Um mehr zu erfahren, empfehlen wir Ihnen, unseren Leitfaden zur Projektüberwachung zu lesen.
Welche KPIs sollten bei einem Projekt, das auf Abonnementbasis (SaaS-Modell oder wiederkehrender Service) verkauft wird, erfasst werden?
Die Gefahr besteht hier in der Übererfüllung: Teams erbringen mehr Leistungen als erwartet, um eine Kündigung zu vermeiden. Diese Praxis betrifft hauptsächlich Anbieter von professionellen Dienstleistungen, die den Support nach der Implementierung übernehmen.
Diese Vorgehensweise betrifft speziell die Abteilungen für professionelle Dienstleistungen oder die Integrationsdienste eines Softwareherstellers, nicht aber den Hersteller als Ganzes.
Drei Indikatoren sind für die Verwaltung eines Abonnements entscheidend.
| Aufstellen | Es gelten die gleichen KPIs wie bei einem Festpreisprojekt , daher die Bewertung der Produktion. | Der tatsächliche Produktionswert vor Rechnungsstellung |
| Wiederkehrende Überwachung | Die wiederkehrende Abrechnung bleibt bestehen | Der tatsächliche Umfang der Mission und was zusätzlich zum Projekt abgerechnet bzw. aus diesem entfernt werden muss. |
| Erneuerung | Personalkosten für wiederkehrende Konten | Unsichtbare Mehrleistungen Ihrer Teams und übermäßig zeitaufwändige Kundenkonten. |
Welche Projekt-KPIs sollten bei der Verlängerung eines Abonnements erfasst werden?
Um eine Vertragsverlängerung mit Verlust zu vermeiden, sollten Sie frühzeitig handeln, da schlechte betriebliche Gewohnheiten die tatsächliche Gewinnspanne stark reduziert haben.
- Um zu vermeiden, dass man die Nichtverlängerung erst dann bemerkt, wenn sie endgültig beschlossen ist und keine Möglichkeit mehr für Verhandlungen besteht.
- Um die Verlängerung eines Service-Abonnements oder Supportvertrags zu vermeiden, der schlechte Betriebsgewohnheiten verfestigt hat.
Wenn Ihre Teams das ganze Jahr über ein Projekt mit zu viel Personal betreut haben, um Produktfehler auszugleichen oder den Kunden zu beruhigen, ist Ihre tatsächliche Gewinnspanne bereits stark gesunken. Eine Vertragsverlängerung zum gleichen Preis bedeutet, im Folgejahr einen finanziellen Verlust hinzunehmen. Um die Situation zu verbessern, stellt sich die Frage: Ist es besser, …
- den Preis des Monatsabonnements erhöhen;
- Wechsel des Supports zu einem strikten Arbeitseinheiten-Paket (WU), bei dem jede zusätzliche Stunde abgerechnet wird;
- Setzen Sie Ihre Fähigkeiten für neue, profitablere Implementierungsprojekte ein.
Welche KPIs sollten für eine TMA (Third-Party Application Maintenance) überwacht werden?
Die Wartung von Anwendungen durch Dritte (Third-Party Application Maintenance, TMA) ist kein Abrechnungsmodell, sondern eine Wartungsaktivität (der „Lauf“). Sie bezeichnet die Durchführung von Korrekturen, Weiterentwicklungen und Support einer bereits produktiven Anwendung durch einen externen Anbieter.
Zwischen zeitbasiertem Support und SLA-basierten Abonnements erfordert TMA ein hybrides Management, um zu verhindern, dass die tatsächliche Arbeitslast völlig von der abgerechneten Summe entkoppelt wird.
Drei Indikatoren, die überwacht werden sollten:
| Einhaltung von Service-Level-Agreements (SLAs) | Das vertragliche Risiko, das der Kunde Ihnen gegenüber geltend machen wird. |
| Ticketvolumen | Die tatsächliche Gebühr, unabhängig vom Rechnungsbetrag |
| Durchschnittliche Auflösungszeit | Die steigenden Kosten für die Bewältigung eines Vorfalls |
Welche Projekt-KPIs sollten Sie je nach Ihrer Rolle im Unternehmen im Blick behalten?
Für jede Rolle werden dieselben Kennzahlen für unterschiedliche Entscheidungen herangezogen. Hier finden Sie Ihre direkten Zugriffspunkte auf die für Sie relevanten Kennzahlen.
Welche KPIs sollten Sie als Operations Leader (oder Head of Delivery, Director of Operations) verfolgen?
Der Operations Leader ist die Person, die innerhalb eines Unternehmens täglich für die Projektabwicklung, die Arbeitsorganisation und die Rentabilität des Teams verantwortlich ist.
Um die Lücke zwischen Managementstrategie und Realität vor Ort zu schließen, werden folgende KPIs überwacht:
- Die Fortschrittsrate der Aufgaben misst den Produktionsfortschritt im Vergleich zum ursprünglichen Zeitplan. Ziel ist es, Abweichungen vom Zeitplan vorherzusehen und die Projektmeilensteine zu sichern;
- Die Arbeitsbelastungsrate und die Fertigstellungsrate ermöglichen es ihm, die Produktivität einer Einzelperson oder eines Teams zu beurteilen.
Um das Management Ihrer Abläufe zu optimieren, kommt es ganz auf den Kontext Ihres Unternehmens an: Ihr aktuelles Projektmanagement-Tool , ob es Kennzahlen zur finanziellen Rentabilität integriert, und ob Ihre Teams agil oder im V-Zyklus arbeiten.
Welche Projekt-KPIs sollten Sie als Finanzdirektor oder Management Controller verfolgen?
Es sichert die allgemeine finanzielle Gesundheit. Sein Fokus liegt auf Projektrentabilität, Cashflow und Umsatzrealisierung.
- Rentabilität und Margen: sei es die Marge bei Fertigstellung, die Differenz zwischen Umsatz und bisher angefallenen Kosten oder die Marge auf die direkten Kosten;
- Rechnungsstellung, Cashflow und Umsatzrealisierung: geplanter vs. tatsächlicher Umsatz, unfertige Erzeugnisse (WIP) und Zahlungsbedingungen der Kunden;
- Die Leistung und die Preisgestaltung (Festpreis oder Zeit- und Materialmodell) hängen von der Personalstärke und dem Vergleich zwischen dem tatsächlichen Tagessatz und dem abgerechneten Tagessatz ab.
Bitte beachten Sie, dass wir bei mehr als 20 Mitarbeitern von der Verwendung einer Tabellenkalkulation wie Excel abraten und stattdessen eine Software empfehlen, die Ihnen Transparenz über Projektmanagement, Budget und Finanzkontrolle hinweg ermöglicht.
Welche KPIs sollten Sie als Projektmanager verfolgen?
Als Projektmanager stützt sich das Leistungsmanagement auf drei wichtige KPIs (die häufig bei Festpreisprojekten anzutreffen sind):
- der prozentuale Projektfortschritt;
- Abrechnung nach Datum im Vergleich zu realisierten Umsätzen;
- Die Differenz zwischen geplanter Marge (Ausgangsbudget) und prognostizierter Marge (Ergebnismarge).
Je nach Branche und den konkreten Projekten, an denen Sie arbeiten (IT-Dienstleistungen/digitale Dienstleistungen, Bauwesen, Marketing, Industrie), variieren die Alarmschwellenwerte für diese KPIs.
Welche KPIs sollten Sie als General Manager oder Business Unit (BU) Director verfolgen?
Bei einer Position, die einen Gesamtüberblick über das Projektportfolio erfordert, verlässt sich das Management auf Ihre Fähigkeit, Wachstum vorherzusehen, die Rentabilität des gesamten Unternehmens zu sichern und den Wert der abgeschlossenen Verträge zu optimieren.
Die Indikatoren, denen Sie die größte Aufmerksamkeit schenken sollten, sind:
- Die prognostizierte Umsatzdeckungsquote gibt an, ob Sie Ihre Akquisebemühungen anpassen oder Ihre Vertriebsziele überarbeiten müssen;
- den Deckungsbeitrag pro Kunde, um die tatsächliche Rentabilität eines Projektportfolios zu analysieren;
- Die Änderungsrate dient zur Messung des Anteils der geänderten Verträge: Zusatzleistungen, Erweiterung des Leistungsumfangs, Upselling.
Welche KPIs sollten Sie im Personalmanagement (HRM) verfolgen?
Um die Personalstrategie zu steuern und die Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen zu messen, muss die Personalabteilung (HRD) wichtige KPIs überwachen, die sich auf Rekrutierung, Team-Engagement und Personalbesetzung beziehen.
Weißbuch
Der Leitfaden zur Implementierung eines effektiven Personalkonzepts
5 Schlüssel zum Erreichen Ihrer Personalziele.
Welche KPIs sollten Sie als Softwarehersteller verfolgen?
Für Softwarehersteller (insbesondere im SaaS-Modell) ist die Überwachung von Leistungskennzahlen unerlässlich, um Wachstum und Rentabilität zu steigern. Wiederkehrende Umsätze (MRR/ARR) und wiederkehrende ausstehende Umsätze (RAR) sind die beiden wichtigsten Finanzkennzahlen zur Messung der Umsatzprognose.
Die Wahl der richtigen Projektmanagement-KPIs hängt letztendlich von der Beantwortung zweier Fragen ab:
- Welche Abrechnungsmethode wird für das Projekt verwendet?
- Wer wird die Schlüsselfigur vorlesen?
Die Liste der zu verfolgenden KPIs, deren Überprüfungshäufigkeit und die zu treffende Entscheidung hängen von diesen beiden Antworten ab. Grundvoraussetzung ist jedoch die Zuverlässigkeit der im Projektmanagement-Tool eingegebenen Zeiten.
Fragen:
