KPIs für das Projektmanagement: Wie kann man sie optimieren?
14. März 2024
Würden Sie ein Auto ohne Armaturenbrett fahren? Ohne Tachometer, ohne Tankanzeige und ohne die Strecke vorher studiert zu haben?
Wenn diese Übung komplex oder sogar gefährlich erscheint, sollten Sie bedenken, dass die Verwaltung eines Projekts ohne KPIs so ist. Natürlich sind die Folgen nicht in der gleichen Größenordnung. Auf der anderen Seite veranschaulicht dieses bewusst wirkungsvolle Beispiel, wie wichtig es ist, KPIs für das Management Ihrer Projekte zu verwenden.
Um die Vorteile zu sehen, müssen Sie lernen, wie Sie sie richtig einsetzen.
Aus diesem Grund haben wir diesen Leitfaden entwickelt, um Ihnen zu helfen, den Einsatz von KPIs im Projektmanagement zu maximieren, wobei wir auch den Überwachungsindikator als Schlüsselelement berücksichtigen.
1. KPIs für das Projektmanagement: Welche sind das?
Ein KPI oder Key Performance Indicator ist ein Leistungsindikator. Sie hat in der Regel die Form einer Zahl oder eines Prozentsatzes.
Seine Verwendung ermöglicht es, den Fortschritt des Projekts zu messen und die Entscheidungsfindung zu erleichtern, indem es als echter Überwachungsindikator fungiert.
Kennzahlen in Stafiz
2. Wählen Sie geeignete und relevante Projektmanagement-KPIs
A) Machen Sie eine Bewertung
Eine Bestandsaufnahme Ihres Projekts und Ihrer Fähigkeiten als Unternehmen ist ein notwendiger Schritt bei der Auswahl von KPIs.
Sie müssen genau identifizieren:
Die bereits erzielten Fortschritte des Projekts
Die Daten, die Sie haben oder haben könnten
Sammel- und Verarbeitungswerkzeuge zu Ihrer Verfügung
Ressourcen fürdie KPI-Analyse
Das Sammeln von KPIs bedeutet, sie lesen, analysieren und interpretieren zu können. KPIs sind immer noch Werkzeuge, die Ihnen bei der Verwaltung Ihres Projekts helfen sollen, und das Lesen dieser Tools führt zu Anpassungen und Korrekturen.
B) Ziele festlegen
KPIs sind effektive Indikatoren, dieauf Zielen basieren. Sonst werden sie zu sogenannten "Vanity Metrics", die nur dazu dienen, dem Ego zu schmeicheln, ohne beim Projektmanagement zu helfen.
Nehmen Sie sich die Zeit, um zu definieren, was Sie mit ihrer Verwendung erreichen möchten. Hier sind einige Fragen, die Ihnen helfen, Ziele zu identifizieren:
Welche Erwartungen haben die Stakeholder an die Ergebnisse des Projekts?
Welcher Indikator definiert mein Projekt als Erfolg?
Was sind die potenziellen Risiken für mein Projekt?
Was ist die optimale Häufigkeit für die Messung von KPIs, um eine effektive Reaktionsfähigkeit zu gewährleisten?
C) Identifizieren Sie die zu messenden Daten
SMART-Methode
Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, müssen Sie die Daten definieren, die gemessen werden sollen.
Diese müssen spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und vorübergehend begrenzt sein. Ansonsten: SMART.
Stellen Sie sicher, dass Ihre KPIs die folgenden Anforderungen erfüllen:
Verknüpft mit einem Ziel
Verständlich für alle Mitarbeiter, die dazu verpflichtet sein werden
Angepasst an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und insbesondere Ihres Projekts.
Reduzieren Sie Ihre Auswahl auf das Nötigste
Das Sammeln und Verwenden eines KPI im Projektmanagement verbraucht Ressourcen. Dies erfordert Zeit und Mitarbeiter: Sammeln, Verarbeiten, Lesen, Analysieren...
Vermeiden Sie es daher, einen KPI zu wählen, weil Ihre Kollegen oder Konkurrenten ihn verwenden.
Wenn ein KPI für Ihr Projektmanagement nicht sinnvoll ist, ist er auch nicht notwendig! Wählen Sie KPIs, die wirklich auf Ihr Projekt zugeschnitten sind. Beachten Sie, dass Ihr Projekt umso komplexer wird, je mehr Metriken Sie verfolgen, und desto höher ist Ihre Arbeitsbelastung.
Die 3 Gruppen von KPIs
Wie in diesem Artikel über die Definition von Bewertungskriterien erwähnt, erfordert die Messung der Leistung eines Projekts 3 Kriterien: Qualität, Fristen, Kosten.
💡 Scrollen Sie nach rechts, um die 3 KPIs zu sehen
1. Qualitäts-KPIs
Diese Indikatoren messen den Grad der Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern.
Hier sind einige Beispiele für Qualitäts-KPIs im Projektmanagement:
Kundenzufriedenheit
Der Net Promoter Score
Die Anzahl der Fehler
Die Anzahl der Beschwerden
Mitarbeiterfluktuation
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2. KPIs für die Vorlaufzeit
Wie die Kosten werden auch die Fristen oft unter die Lupe genommen, um den Erfolg eines Projekts zu messen.
Hier sind einige Beispiele für KPIs zur Messung von Fristen im Projektmanagement:
Hier sind einige Beispiele für KPIs zur Kostenmessung im Projektmanagement:
Die Budgetlücke
Die tatsächlichen Kosten
Kapitalrendite (ROI)
Bei Stafiz haben wir unser Tool entwickelt, um die Messung von KPIs-Fristen zu erleichtern. Wir helfen Ihnen beispielsweise, noch weiter zu gehen, indem wir es Ihnen ermöglichen, die Erledigungsrate und die Erledigungsrate von Aufgaben zu messen.
Die Rechnungsstellung ist für uns ein fester Bestandteil des Projektmanagements. Dieser Aspekt wird jedoch oft vernachlässigt. Wir bieten Ihnen einen Indikator, mit dem Sie alles identifizieren können, was bisher in Rechnung gestellt werden kann, und alles, was noch in Rechnung gestellt werden muss.
Ebenso sind wir uns bewusst, dass die Kosten einer der strategischsten Indikatoren sind. Wir haben daher diesen Aspekt besonders entwickelt, indem wir Ihnen die Möglichkeit geben, Ihre Kosten zu überwachen und zu kontrollieren :
Berechnung der Rentabilität des Projekts dank der Bruttomargen, der Nettomargen und der Indikatoren für den Margensatz. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zur Berechnung der Rentabilität
Berechnung der Umsatzprognose dank der Fortschrittsprognose
Kalkulation der Produktion im Vergleich zur Fakturierung
Darstellung der Gewinn- und Verlustrechnung für eine bestimmte und konsolidierte Tätigkeit
Darüber hinaus bieten wir eine Granularität, die es Ihnen ermöglicht, die Details der Kosten nach Projekt, Team oder Abteilung zu analysieren.
Stellen Sie sicher, dass das Team bereit ist, mit den von Ihnen gewählten KPIs zu arbeiten.
Nehmen Sie sich Zeit, um mit Ihren Mitarbeitern zu sprechen. Sie müssen sicher sein, dass sie die von ihnen verwendeten Indikatoren verstehen und den Wert der Arbeit mit diesen Tools erkennen.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die ausgewählten KPIs abrufen können. Sie müssen in der Tat eine zuverlässige Informationsquelle sein , auf die man sich verlassen kann. Dies kann eine spezifische Implementierung erfordern:
Einrichten von Erfassungswerkzeugen
Erstellen von Dashboards
Zusammenarbeit mit anderen Stakeholdern (z.B. technischen Teams)
3. Implementieren Sie eine Follow-up-Strategie
A) Ziele setzen
Sie haben bereits Ziele für die Auswahl Ihrer KPIs festgelegt.
Hier geht es darum, Ziele zu definieren, die die Umsetzung Ihrer Monitoring-Strategie unterstützen.
Was sind die Beweggründe, die Sie dazu antreiben, Ihre KPIs zu verfolgen? Zum Beispiel:
Verbesserte Lieferzeit
Senkung der Produktionskosten
Verbesserung der gelieferten Qualität
Die Entwicklung einer bestimmten Fähigkeit bei einem Mitarbeiter
B) Die Wahl des richtigen Werkzeugs
Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, können Sie Ihre Bedürfnisse auflisten, um das Tool zu vergleichen und auszuwählen, das Ihren Anforderungen entspricht. Beachten Sie Folgendes:
Die angebotenen Funktionen
Benutzerfreundlichkeit und Bereitstellung
Das Niveau des verfügbaren Supports: Die Implementierung bestimmter Software erfordert umfangreiche Fachkenntnisse und Support kann erforderlich sein
Der Preis
Bei Stafiz liegt unsere Stärke im Angebot in der Gestaltung einer Schnittstelle, die an mehrere Ebenen angepasst ist:
Projektmanagement
Projektportfoliomanagement
Programm-Management
Die Zentralisierung von Informationen sorgt für globale Transparenz : Sie vermeidet die Notwendigkeit einer manuellen Nachverfolgung aus verschiedenen Quellen. Oft zeitaufwändig, aber auch mühsam und ungenau.
Schließlich bieten wir Ihnen engagierten Support, um Ihre Bedürfnisse zu klären und das Tool nach Ihren Erwartungen zu konfigurieren.
C) Tägliches Fahren
Das tägliche Management ist der Sinn der Überwachung von KPIs im Projektmanagement.
Erstellen von Dashboards
Dashboards erweisen sich dank KPIs als wertvolle Werkzeuge, um Ihre Projekte zu verwalten. Sie ermöglichen es nämlich, KPIs zu gruppieren, sie lesbar und visuell zu machen, sie einander gegenüberzustellen oder durch ihre Verknüpfung mehr Kontext zu schaffen.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zum Erstellen von Dashboards für das Projektmanagement
Verschaffen Sie sich einen konsolidierten Überblick
Auf der Mikroebene können Sie anhand von KPIs Ihren Fortschritt in Bezug auf Fristen, Kosten und Ziele identifizieren. Bei Stafiz haben wir das Produkt so konzipiert, dass es Ihnen eine aggregierte Ansicht dieser Informationen bietet. Dies ist besonders nützlich für das Programm- oder Portfoliomanagement. Die Idee ist, Ihnen die notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen, die Ihnen helfen, Ihre Ressourcen zu organisieren und zu optimieren.
Pilotierung von Projekten, die in einem Programm zusammengefasst sind
Diese Organisation besteht aus der Verwaltung einer Reihe von Projekten, diemit dem Service verbunden sind und mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen.
Stafiz ermöglicht es somit, mehrere Projekte in einem Programm zusammenzufassen und hilft insbesondere bei der Konsolidierung von Finanz- und Abrechnungsdaten.
Verwaltung eines Portfolios von Projekten
Für die Verwaltung eines Projektportfolios bietet Stafiz eine globale Sicht auf die Situation. Sie werden in der Lage sein, Folgendes zu identifizieren:
Projekte, die von der Zeit abweichen
Projekte, die auf Margin-Ebene abweichen
Projekte, die auf Aufgabenebene abweichen
Diese Sicht auf Projektportfolios ermöglicht es, die Leistung eines Projekts mit der eines anderen zu vergleichen. Indem Sie analysieren, was funktioniert und was im Gegenteil nicht die erwarteten Ergebnisse erzielt, sind Sie Teil eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.
Koordination der Personalressourcen
Management, Optimierung der Ressourcen und Mitarbeiterzufriedenheit sind strategische Aspekte des Projektmanagements.
Stafiz hat daher Funktionen entwickelt, um diesem Bedarf gerecht zu werden:
Ressourcenallokation und -planung
Benachrichtigung und Verbesserung der Sichtbarkeit der Mitarbeiter.
Informationen werden besser verteilt. So ermöglicht die Verwaltung von Ansichten jedem, über die richtigen Informationen entsprechend seinem Geltungsbereich und seinen Rechten zu verfügen. Jeder Mitarbeiter erhält somit mehr Verantwortung.
D) Treffen Sie fundierte Entscheidungen und passen Sie sich an
Gewinnen Sie Transparenz
Das tägliche Management bietet alle notwendigen Fähigkeiten, um flexibel zu sein und sich anzupassen , um das Projekt zum Erfolg zu führen.
Stafiz ermöglicht eine erhöhte Reaktionsfähigkeit , da das Tool den Zugriff auf zuverlässige und genaue Daten erleichtert, die alle automatisch berechnet werden. So passiert alles in Echtzeit: Sie erhalten einen unmittelbaren Überblick über den Status und das Risiko von Abweichungen. Eine regelmäßige Überwachung ist nach wie vor unerlässlich, um festzustellen, was funktioniert und was von Verbesserungen profitieren könnte.
Flexibel und reaktionsschnell sein
Ein Projekt muss sich weiterentwickeln. Als Projekt-, Programm- oder Portfoliomanager besteht Ihre Aufgabe darin, Optimierungsbereiche zu identifizieren.
Es gibt einige Indikatoren, die Ihnen bei diesem Prozess helfen können. Die Bewertung der Lücken zwischen der Prognose und der Realität (sowohl in Bezug auf Zeit, Budget oder Ressourcen) hilft Ihnen, Ihre Strategie zu optimieren.
Die Maximierung des Einsatzes von KPIs im Projektmanagement erfordert eine genaue Definition Ihrer Ziele sowie mehrere strategische Entscheidungen.
Die Identifizierung von KPIs, die an Ihr Projekt angepasst sind, und die Auswahl des richtigen Tools für Ihre Bedürfnisse kann eine echte Herausforderung sein. Ein sinnvoller Einsatz von KPIs erfordert eine intensive Vorbereitung, eine genaue Bestandsaufnahme und eine konstruktive Zusammenarbeit.
Strategisch ausgewählte, gesammelte und analysierte KPIs ermöglichen es Ihnen jedoch, Ihre Aktivitäten zu verwalten, um Ihre Strategie anzupassen. Bei Stafiz haben wir all diese Kriterien berücksichtigt, um ein vollständiges, flexibles und effizientes Produkt für Ihr Projektmanagement zu entwickeln.
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