KPIs im Projektmanagement: Wie kann man sie optimieren?
14. März 2024
Würden Sie ein Auto ohne Armaturenbrett fahren? Ohne Geschwindigkeitsanzeige, ohne Tankanzeige und ohne sich vorher die Route angesehen zu haben?
Wenn Ihnen dies kompliziert oder gar gefährlich erscheint, sollten Sie bedenken, dass ein Projekt ohne KPIs auf das Gleiche hinausläuft. Zugegeben, die Konsequenzen sind nicht so weitreichend. Andererseits veranschaulicht dieses bewusst einschneidende Beispiel Folgendes wie wichtig es ist, KPIs zu verwenden für das Management Ihrer Projekte.
Um ihre Vorteile zu beobachten, müssen Sie lernen, wie Sie sie sinnvoll zu nutzen.
Wir haben diesen Leitfaden daher so konzipiert, dass er Ihnen dabei hilft den Einsatz von KPIs zu maximieren im Projektmanagement zu unterstützen, indem wir auch den Folgeindikator als Schlüsselelement betrachten.
1. KPIs im Projektmanagement: Was ist das?
Ein KPI, oder Key Performance Indicator, ist ein Leistungsindikator. Er hat in der Regel die Form einer Zahl oder eines Prozentsatzes.
Seine Verwendung ermöglicht es, Folgendes zu messen den Stand des Projekts und die Entscheidungsfindung erleichternDie Ergebnisse der Projektarbeit können als echter Indikator für die Überwachung dienen.
KPIs in Stafiz
2. Auswahl geeigneter und relevanter KPIs für das Projektmanagement
A) Eine Bilanz ziehen
Machen eine Bestandsaufnahme Ihres Projekts und Ihre Fähigkeiten als Unternehmen ist ein notwendiger Schritt bei der Auswahl von KPIs.
Sie müssen genau identifizieren :
Der bereits erreichte Fortschritt des Projekts
Die Daten, über die Sie verfügen oder verfügen können
Die Sammel- und Verarbeitungswerkzeuge, die Ihnen zur Verfügung stehen
Ressourcen für dieKPI-Analyse
Das Sammeln von KPIs bedeutet, dass man in der Lage sein muss, sie sie zu lesen, zu analysieren und zu interpretieren. KPIs sind Werkzeuge, die Ihnen bei der Steuerung Ihres Projekts helfen sollen. Anpassungen und Korrekturen.
B) Ziele festlegen
KPIs sind Leistungsindikatoren, die sich aus den Daten ergeben.er sich aus den Zielen ergibt. Andernfalls werden sie zu sogenannten "Vanity Metrics", die nur dem Ego schmeicheln und nicht bei der Projektsteuerung helfen.
Nehmen Sie sich Zeit, um zu definieren, was Sie erreichen möchten mit ihrer Verwendung. Hier sind einige Fragen, die Ihnen bei der Identifizierung von Zielen helfen können:
Welche Erwartungen haben die Stakeholder an die Ergebnisse des Projekts?
Welcher Indikator wird mein Projekt als erfolgreich definieren?
Welche potenziellen Risiken bestehen für mein Projekt?
Wie oft sollten die KPIs optimal gemessen werden, um eine effektive Reaktionsfähigkeit zu gewährleisten?
C) Identifizieren Sie die zu messenden Daten
SMART-Methode
Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, müssen Sie die Daten definieren die gemessen werden sollen.
Diese müssen spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitlich begrenzt. Anders ausgedrückt: SMART.
Stellen Sie sicher, dass Ihre KPIs diese Anforderungen erfüllen :
Verlinkt an ein Ziel
Verständlich von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die sie nutzen werden, zu verstehen
Individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und vor allem auf Ihr Projekt.
Seine Auswahl auf ein Minimum reduzieren
Das Sammeln und Verwenden eines KPI im Projektmanagement verbraucht Ressourcen. Es erfordert Zeit und Mitarbeiter: sammeln, verarbeiten, lesen, analysieren ...
Vermeiden Sie es daher, einen KPI zu wählen, weil Ihre Kollegen oder Konkurrenten ihn verwenden.
Wenn ein KPI für Ihre Projektsteuerung nicht nützlich ist, ist er überflüssig! Wählen Sie KPIs wirklich geeignet auf Ihr Projekt zugeschnitten sind. Beachten Sie, dass je mehr Indikatoren Sie verfolgen, desto mehr wird es Ihr Projekt komplexer wird und erhöht Ihre Arbeitsbelastung.
Die 3 Gruppen von KPIs
Wie in diesem Artikel über die Definition von Bewertungskriterien erwähnt, erfordert die Messung der Leistung eines Projekts drei Kriterien: Qualität, Zeit, Kosten.
💡 S crolle nach rechts, um die 3 KPIs zu sehen.
1. Qualitäts-KPIs
Diese Indikatoren messen die Grad der Zufriedenheit der Kunden und der Mitarbeiter.
Hier sind Beispiele für Qualitäts-KPIs im Projektmanagement :
Kundenzufriedenheit
Der Net Promoter Score
Die Anzahl der Fehler
Die Anzahl der Beschwerden
Die Fluktuation der Mitarbeiter
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2. KPIs für Fristen
Wie die Kosten, die Fristen werden oft unter die Lupe genommen, um den Erfolg eines Projekts zu messen.
Hier sind Beispiele für KPIs zur Messung von Fristen im Projektmanagement :
Hier sind einige Beispiele für KPIs zur Messung von Kosten im Projektmanagement :
Die Budgetlücke
Die tatsächlichen Kosten
Der Return on Investment (ROI)
Bei Stafiz haben wir unser Tool entwickelt, um die Messung von KPI-Fristen zu erleichtern.. Wir helfen Ihnen zum Beispiel dabei, einen Schritt weiter zu gehen, indem wir Ihnen ermöglichen den Fertigstellungsgrad zu messen und die Fortschrittsrate von Aufgaben.
Für uns ist die Rechnungsstellung ein integraler Bestandteil des Projektmanagements. Dieser Aspekt wird jedoch oft vernachlässigt. Wir bieten Ihnen einen Indikator, mit dem Sie feststellen können, was bereits in Rechnung gestellt werden kann und was noch in Rechnung gestellt werden muss.
Ebenso ist uns bewusst, dass die Kosten einen der strategischsten Indikatoren darstellen. Daher haben wir diesen Aspekt besonders entwickelt, indem wir Ihnen ermöglichen Ihre Kosten zu verfolgen und zu kontrollieren. :
Berechnung der Projektrentabilität anhand der Indikatoren Bruttomargen, Nettomargen und Gewinnspanne. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über die Berechnung der Rentabilität.
Berechnung der Umsatzprognose mithilfe der Fortschrittsprognose
Berechnung der Produktion im Vergleich zur Rechnungsstellung
Darstellung der Gewinn- und Verlustrechnung für eine bestimmte Aktivität und konsolidiert
Darüber hinaus bieten wir eine Granularität die es ermöglicht, zu analysieren die Kostenaufschlüsselung pro Projekt, pro Team oder pro Abteilung.
Stellen Sie sicher, dass das Team bereit ist, zu arbeiten mit den ausgewählten KPIs.
Nehmen Sie sich Zeit sich mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auszutauschen. Sie müssen sicher sein, dass sie verstehen die gewählten Indikatoren verstehen und dass sie den Nutzen sehen mit diesen Instrumenten zu arbeiten.
Außerdem können Sie sicher sein, dass Sie die ausgewählten KPIs erhalten. Denn sie müssen eine zuverlässige Informationsquelle auf die Sie sich stützen können. Dies kann eine spezielle Einrichtung erfordern:
Das Einrichten von Sammelwerkzeugen
Die Erstellung von Dashboards
Die Zusammenarbeit mit anderen Interessengruppen (z. B. technischen Teams)
3. Eine Nachverfolgungsstrategie einrichten
A) Ziele festlegen
Sie haben bereits Ziele für die Auswahl Ihrer KPIs festgelegt.
Hier geht es darum, Ziele zu definieren, die die Einrichtung Ihrer Nachverfolgungsstrategie.
Welche Motive haben Sie, Ihre KPIs zu verfolgen? Zum Beispiel:
Die Verbesserung der Lieferzeit
Die Senkung der Produktionskosten
Die Verbesserung der gelieferten Qualität
Die Entwicklung einer bestimmten Kompetenz bei einem Mitarbeiter
B) Das richtige Werkzeug wählen
Wenn Sie Ihre Ziele festgelegt haben, können Sie Ihre Bedürfnisse auflisten um zu vergleichen und auszuwählen das Tool, das Ihren Bedürfnissen entspricht. Berücksichtigen Sie Folgendes:
Die vorgeschlagenen Funktionen
Die einfache Nutzung und Bereitstellung
Der Grad der verfügbaren Begleitung: Die Implementierung bestimmter Software erfordert umfangreiche Kompetenzen, sodass eine Begleitung erforderlich sein kann.
Der Preis
Bei Stafiz liegt unsere Angebotsstärke in der Gestaltung einer angepassten Schnittstelle auf mehreren Ebenen:
Projektmanagement
Die Verwaltung von Projektportfolios
Die Verwaltung von Programmen
Die Zentralisierung von Informationen bietet eine globale Sichtbarkeit : Dadurch entfällt die Notwendigkeit einer manuellen Nachverfolgung aus verschiedenen Quellen. Diese ist oft zeitaufwändig, mühsam und ungenau.
Schließlich bieten wir eine dedizierte Begleitung um Ihnen zu helfen, Ihre Bedürfnisse zu klären und das Tool einzurichten nach Ihren Erwartungen zu gestalten.
C) Steuern im Alltag
Die tägliche Steuerung stellt die Bedeutung der Überwachung von KPIs im Projektmanagement.
Erstellen von Dashboards
Dashboards werden sich als wichtige Hilfsmittel erweisen. wertvolle Instrumente zur Steuerung Ihrer Projekte sein. dank der KPIs. Sie ermöglichen es nämlich die KPIs zusammenzufassenSie können die KPIs auf einen Blick sichtbar machen. lesbarSie können sie visuell darstellen. in Gegensatz zu setzen oder mehr Kontext zu schaffen, indem sie verbinden.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über die Erstellung von Dashboards für das Projektmanagement.
Erhalten Sie eine konsolidierte Sicht
Auf der Mikroebene werden Ihnen die KPIs Folgendes ermöglichen Ihren Fortschritt zu identifizieren in Bezug auf Fristen, Kosten und Ziele. Bei Stafiz haben wir das Produkt so konzipiert, dass es Ihnen eine aggregierte Sicht auf diese Informationen. Dies ist besonders nützlich für die Steuerung in Programmen oder Portfolios. Die Idee ist, Ihnen die notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen, um Ihnen dabei zu helfen organisieren und Ihre Ressourcen zu optimieren.
Projekte steuern, die in einem Programm zusammengefasst sind
Diese Organisation besteht aus der Verwaltung einer eine Reihe von miteinander verbundenen Projektenim Dienste und in Ausrichtung auf die strategischen Ziele des Unternehmens.miteinander verbunden dienen den strategischen Zielen des Unternehmens.
Stafiz ermöglicht es somit, mehrere Projekte in einem Programm zusammenzufassen und hilft insbesondere dabei Finanz- und Rechnungsdaten zu konsolidieren.
Ein Projektportfolio steuern
Für die Steuerung eines Projektportfolios bietet Stafiz eine umfassende Sicht auf die Situation. So können Sie identifizieren :
Projekte, die zeitlich abweichen
Projekte, die am Rand abweichen
Projekte, die auf der Aufgabenebene abweichen
Diese Sicht in Projektportfolios ermöglicht es die Leistung zu vergleichen eines Projekts im Vergleich zu einem anderen. Indem Sie analysieren, was funktioniert und was im Gegenteil nicht die erwarteten Ergebnisse erzielt, setzen Sie sich für eine der kontinuierlichen Verbesserung.
Koordinieren von Humanressourcen
Die Steuerung, die Optimierung der Ressourcen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter sind strategische Aspekte des Projektmanagements.
Stafiz hat daher Funktionen entwickelt, um diesen Bedarf zu decken:
Die Zuweisung und Planung von Ressourcen
Benachrichtigung und Verbesserung der Sichtbarkeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
Informationen werden besser verteilt. So sorgt die Verwaltung von Ansichten dafür, dass jeder über die richtige Information verfügen entsprechend seinem Umfang und seinen Rechten. Jeder Mitarbeiter sieht sich daher stärker mehr Verantwortung.
D) Informierte Entscheidungen treffen und sich anpassen
Sichtbarkeit gewinnen
Das tägliche Steuern bietet alle notwendigen Fähigkeiten, um sich zu zeigen. flexibel und sich anzupassen um das Projekt zum Erfolg zu führen.
Stafiz ermöglicht eine erhöhte Reaktionsfähigkeit denn das Tool den Zugang erleichtert zu zuverlässigen und genauen Daten, die allesamt automatisch berechnet werden. So geschieht alles in in Echtzeit: Sie erhalten einen sofortigen Überblick über den Zustand und der Risiken von Abweichungen. Eine regelmäßige Überwachung bleibt entscheidend, um zu erkennen, was funktioniert und was verbessert werden könnte.
Flexibilität und Reaktionsfähigkeit zeigen
Ein Projekt ist dazu bestimmt, sich weiterzuentwickeln. Als Projekt-, Programm- oder Portfoliomanager/in besteht Ihre Aufgabe darin die Punkte zu identifizieren, die optimiert werden müssen
Einige Indikatoren können Ihnen dabei helfen. Die Bewertung von Abweichungen zwischen Plan und Ist (sowohl in Bezug auf Zeit als auch auf Budget oder Ressourcen) hilft Ihnen, Ihre Strategie zu optimieren.
Die Maximierung der Nutzung von KPIs im Projektmanagement erfordert daher eine genaue Definition Ihrer Ziele sowie mehrere strategische Entscheidungen.
Identifizieren von Angemessene KPIs für Ihr Projekt und das passende Tool auszuwählen kann eine echte Herausforderung darstellen. Eine sinnvolle Verwendung von KPIs erfordert intensive Vorbereitungeine genaue Bestandsaufnahme und eine konstruktive Zusammenarbeit.
Das heißt, strategisch ausgewählte KPIs ausgewählt, gesammelt und analysiert ermöglichen es Ihnen, Ihre Aktivitäten zu steuern, um Ihre Strategie anzupassen. Bei Stafiz haben wir alle diese Kriterien berücksichtigt, um ein vollständiges, flexibles und effizientes Produkt für Ihre Projektsteuerung zu erstellen.
