Die 5 Phasen des Projektmanagements

Aktualisiert am 21. Juli 2026 · Lesezeit: 13 Minuten

Das Projektmanagement folgt 5 Phasen (Initiierung, Planung, Durchführung, Überwachung, Abschluss), die den Lebenszyklus eines Projekts von der Abgrenzung bis zur Bewertung strukturieren, um eine termingerechte Lieferung unter Einhaltung der Marge zu gewährleisten.

In einer Beratungsfirma, einem IT-Dienstleistungsunternehmen oder einer Agentur ist jedes verkaufte Projekt ein Versprechen: das erwartete Ergebnis termingerecht und ohne Gewinnverlust zu liefern. Doch ein von Anfang an unklar definierter Projektumfang, Ressourcenzuweisung ohne Berücksichtigung des tatsächlichen Arbeitsaufwands oder eine zu spät erkannte Abweichung können ein profitables Projekt schnell in ein verlustbringendes verwandeln. Und die Diskrepanz wird erst am Ende der Abrechnungsperiode entdeckt, wenn es bereits zu spät ist, sie zu korrigieren.

Um in jeder Phase die Kontrolle zu behalten, ist das Projektmanagement in Phasen unterteilt. Diese Phasen bilden den Projektlebenszyklus: fünf Hauptphasen, die je nach Methodik auch in vier oder sechs Phasen unterteilt werden können. Jede Phase hat ihre eigenen Ergebnisse, wichtigen Aspekte und spezifischen Managementherausforderungen – von der ersten Projektdefinition bis zur finalen Bewertung.

Dieser Leitfaden beschreibt die 5 Phasen des Projektmanagements im Detail: Was wird produziert und wie behält man in jeder Phase Termine, Budget und Gewinnspanne im Griff, insbesondere bei Projekten, die nach Zeitaufwand abgerechnet werden?

Wie verläuft ein Projekt von der Idee bis zur Fertigstellung?

Alle Phasen des Lebenszyklus eines Projekts müssen im Voraus geplant werden, damit ein Fundament aufgebaut werden kann, auf dem das Projekt aufgebaut wird. Auf diese Weise erhalten Sie eine bessere Transparenz während des Fortschritts und erleichtern so die Überwachung und das Management von Risiken oder unvorhergesehenen Ereignissen.

Für die Phase des Fortschrittsmonitorings ist es dann zwingend erforderlich, sicherzustellen, dass alle Ziele erreicht werden. Erstellen Sie einen Projektstrukturplan für jede Phase, überprüfen Sie, ob Sie die Anforderungen erfüllen, und führen Sie in jeder Phase des Projekts eine Überprüfung durch. Um es Ihnen leichter zu machen, ist es notwendig, Software zu verwenden. Ein Projektmanagement-Tool wie Stafiz kann Ihnen die Arbeit dank seiner intuitiven Benutzeroberfläche, Automatisierungen und kollaborativen Funktionen erheblich erleichtern!

Nach dem Projektstart sollten Sie stets direkt mit dem beteiligten Team zusammenarbeiten, bevor Sie zur nächsten Phase übergehen. So können Sie die Leistung des Teams erneut bewerten. Projektteam und Projektmanager verfolgen dasselbe Ziel: die Erreichung der Projektziele.

Stafiz ist das operative Managementsystem für IT-Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen: Es verbindet Personalwesen, Projekte und Finanzen in einem einzigen System – vom Vertrieb bis zur Rechnungsstellung. Während ein herkömmliches Projektmanagement-Tool Aufgaben plant, macht Stafiz die Rentabilität jedes Projekts in Echtzeit und phasenweise sichtbar.

Phase 1: Projektdesign

Die Initiierungs- (oder Planungs-)Phase dient dazu, den Projektumfang festzulegen und zu entscheiden, ob sich die Durchführung des Projekts lohnt. Sie umfasst die Definition des Umfangs, der Ziele, der erwarteten Ergebnisse und einer ersten Budgetschätzung, die häufig in einem Projektauftrag festgehalten wird.

In dieser Phase beginnt das Projekt, eine konzeptuelle Form anzunehmen. Es ist auch an der Zeit, den Rahmen in einer Projektcharta zu formalisieren. An diesem Punkt ist es notwendig, ihre Eigenschaften und den Wirkungsbereich zu definieren. Der erste Schritt besteht darin, einen Überblick über das Projekt zu erstellen, um zu entscheiden, welche Strategien verfolgt werden sollten, um die erwarteten Ergebnisse zu erzielen.

Der Projektmanager sollte sich mit Stakeholdern und Kunden austauschen, um die Bedeutung der Projektziele zu verstehen.

Nach diesem Meeting können Sie jetzt mit der Erstellung eines Projekt-Dashboards beginnen. Es geht darum, etwas zu schaffen, das einer Landkarte des Projekts in der Form ähnelt und ein besseres Verständnis der grundlegenden Ziele ermöglicht.

Genauso wie eine Aufgabe in mehrere Teilaufgaben unterteilt werden kann, ist auch jede Projektphase in mehrere Abschnitte gegliedert. Bei der Projektplanung können Ihnen die folgenden vier Bereiche als Orientierung dienen.

• Durchführung einer Machbarkeitsstudie: In diesem Schritt werden die Projektziele, der Zeitplan und die Kosten bewertet, um festzustellen, ob sie realisierbar sind. Um die erwarteten Projektergebnisse zu erzielen, ist es entscheidend, ein Gleichgewicht zwischen Anforderungen und verfügbaren Ressourcen herzustellen.

• Definieren Sie den Umfang des Projekts: Dazu gehört zu wissen, wie man die Projektziele, die erwarteten Ergebnisse, die Fristen (die durch Zeitrahmen eingehalten werden), die Aufgaben sowie die Kostenanalyse identifiziert werden. Finden Sie heraus, was getan werden muss, um dieses Projekt umzusetzen, und was noch getan werden muss. Dadurch können Sie die Grenzen des Projekts definieren – oder entdecken.

• Projektergebnisse: In diesem Abschnitt werden der Umfang und die Form der erforderlichen Arbeiten festgelegt. Basierend auf der Leistungsbeschreibung (die die Arbeitsanforderungen, den Zeitplan, den Rechnungsplan sowie die akzeptablen und inakzeptablen Leistungen des Projekts beschreibt) werden die Richtlinien für die zu erbringenden Leistungen und deren Mengen für jede Implementierungsphase klar definiert.

• Erstellen eines Geschäftsfalls: Sobald Sie alle vorherigen Schritte abgeschlossen haben, beginnen Sie mit der Erstellung Ihres Geschäftsdokuments. Letzteres kann dann als Proof of Concept dienen: Es zeigt, warum dieses Projekt unerlässlich ist und welche finanziellen Vorteile aus der Initiierung des Projekts gezogen werden können.

Wo liegt die Gewinnspanne bereits in der ersten Phase? Für ein Dienstleistungsunternehmen hängt alles vom Projektumfang ab: Ist dieser ungenau definiert, schrumpft die Gewinnspanne schon vor dem Start. Die formale Festlegung des Projektumfangs und des geplanten Budgets in einem Projektauftrag und einem klaren Scoping-Dokument beugt Fehlstarts vor.

Phase 2: Projektplanung

Die Planung wandelt das Rahmenkonzept in einen operativen Plan um: Aufgabenplanung, Ressourcenzuweisung, Budgetprognose und Risikobewertung. Diese Phase ist entscheidend für den Erfolg aller nachfolgenden Phasen.

Nachdem Sie grünes Licht von den Investoren erhalten haben, erstellen Sie einen Plan, dem jeder folgen kann. Sie erstellen einen Zeitplan mit Aufgaben und weisen sie den Teammitgliedern zu, während Sie für jede dieser Aufgaben Fristen festlegen.

"Nicht zu planen bedeutet, zu scheitern." Daher ist die Planung die wichtigste Phase im Projektlebenszyklus. Dies ist nicht der aufregendste Teil des Projekts, und es stimmt, dass die Planung ein wenig entmutigend sein kann. Es ist jedoch entscheidend, Ihr Projekt mit Erfolg abzuschließen.

Auch diese Phase kann in mehrere Phasen unterteilt werden.

Erstellen eines Projektplans

Es soll Projektmanagern als Leitfaden dienen, wie sie qualitativ hochwertige Ergebnisse erzielen, Risiken managen, aber auch ihnen helfen, die Kosten innerhalb des Budgets zu halten.

Es hilft auch, den Wert des Projekts zu bewerten und Teams dabei zu helfen, ihre Aufgaben innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu erledigen.

Erstellen eines Ressourcenplans

Dieser Plan sollte Ihnen die erforderliche Anzahl von Ressourcen zur Verfügung stellen, die zum Abschließen dieses Projekts erforderlich sind. Das heißt:

• die Anzahl der Projektmanager;
• die Zahl der Arbeitnehmer;
• die Anzahl der Rohstoffe.

Dazu gehören auch wesentliche Projektmanagementtechniken und die Informationstechnologie (IT).

Sammeln der notwendigen Ressourcen

Nachdem Sie den Plan erstellt haben, sammeln Sie alle anderen Ressourcen wie Kapital, Ausrüstung, Arbeitsbereich usw. Lassen Sie jemanden die Ressourcen überwachen und bei Bedarf auffüllen.

Eine Personallösung kann viele dieser Aufgaben übernehmen und Ihnen helfen, Ihre Ressourcen besser zu verteilen.

Planen Sie das Finanzbudget

Basierend auf den benötigten Ressourcen können Sie dann Ihr Finanzbudget planen. Erstellen Sie eine detaillierte Kostenanalyse mit:

• die Kosten für die Erledigung jeder Aufgabe;
• die Kosten des gesamten Teams für die Erledigung einer Aufgabe;
• Bieten Sie eine Sicherheitsmarge für unvorhersehbare Ausgaben.

Risiken und Hindernisse

Selbst wenn viel geplant wird, sind Risiken Teil des Mixes. Versuchen Sie, einen proaktiven Ansatz zu verfolgen, indem Sie über die verschiedenen Arten von Hindernissen und Risiken nachdenken, denen Sie während des Projekts begegnen können, damit Sie bereit sind, wenn sie auftreten.

Wenn Sie einen Prozentsatz Ihres Risikos als Aufwand in das Finanzbudget einzahlen, gibt Ihnen dies Sicherheit und verhindert das Scheitern Ihres Projekts.

Warum weicht die Budgetprognose von der Realität ab? In einem Dienstleistungsunternehmen werden Ressourcen anhand der abrechenbaren Stunden gemessen. Die Budgetplanung ohne Einblick in die Arbeitsbelastung des Teams ist wie ein Blindflug. Ab etwa zwanzig Mitarbeitern wird die Erfassung in Excel schnell unübersichtlich: Verfügbarkeiten ändern sich, Aufgaben überschneiden sich, und die Prognose weicht von der Realität ab.

Phase 3: Projektdurchführung

Die Ausführungsphase ist die Phase, in der der Plan konkret wird: Aufgaben werden verteilt, Ressourcen mobilisiert und der Fortschritt kontinuierlich überwacht. Die Qualität der Planung bestimmt unmittelbar den reibungslosen Ablauf dieser Phase.

Das ist der Moment, in dem alles, was geplant ist, Gestalt annimmt und konkret wird. In dieser Phase verteilen Projektmanager Projektaufgaben auf Teams und weisen Ressourcen zu.

Aber denken Sie daran: Der Erfolg hängt davon ab, wie gut die Planungsphase strukturiert ist! Für noch mehr Effizienz können Projektmanager eine Checkliste führen, um sicherzustellen, dass die Wünsche der Stakeholder berücksichtigt und respektiert werden, wie im Business Case vereinbart.

Es ist wichtig, aus Fehlern, aber auch aus Erfolgen zu lernen. Ein wesentlicher Aspekt der Projektdurchführungsphase ist die Analyse der Erfolgs- und Misserfolgsursachen. So können Sie die notwendigen Schritte für die Zukunft einleiten.

Dazu müssen verschiedene Metriken nachverfolgt werden:

• ziele;
• Leistungsberichte;
• Aktualisierung des Status des Projekts;
• Bedarf an Humanressourcen.

Bericht über den Projektfortschritt

Während der Ausführungsphase gibt es eine Reihe von Datenaktualisierungen, während das Projekt fortschreitet und die Ausgaben für die gebundenen Ressourcen festgelegt werden. Aus diesem Grund ist es notwendig, regelmäßig über das Geschehen auf dem Laufenden zu bleiben und kritische Probleme im Projekt zu identifizieren.

Wie ein Beratungsunternehmen seine Projekte mit Stafiz verwaltet

Greenworking, ein Beratungs- und Schulungsunternehmen mit 40 Mitarbeitern (Frankreich), unterstützt Unternehmen bei der Transformation. Wie viele Dienstleistungsunternehmen nutzte es zur Aktivitätsverfolgung Excel-Dateien, die auf vielfältige Weise manipuliert wurden.

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Das ist ein echter Unterschied zu Excel-Dateien, die ständige Bearbeitung erfordern. Die Daten sind im Tool in Echtzeit und sofort verfügbar. Florentin Seux, COO, Greenworking

Mit Stafiz verwaltet Greenworking nun in Echtzeit die Verfügbarkeit seiner Mitarbeiter, die Auslastung, die Rechnungsstellung von Aufträgen und die Überwachung von Bestellungen, ohne auf Tabellenkalkulationen zurückgreifen zu müssen.

Planen Sie regelmäßige Interviews mit Stakeholdern und dem Projektteam

Es wird empfohlen, dass Sie Ihre Berichte für Projektbeteiligte und Kunden aktualisieren. Sehen Sie mit ihnen, ob sich das Projekt noch in die richtige Richtung bewegt, und kommunizieren Sie mit Ihrem Team, um ihnen Ihr Feedback und Verbesserungsvorschläge zu geben, insbesondere zu Themen wie dem Verständnis der Kundenbedürfnisse oder der Weiterentwicklung des Kurses, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden.

Was sollten Sie während der Projektdurchführung wirklich überwachen? Die reine Fortschrittsverfolgung reicht nicht aus. Die Arbeitsbelastung des Teams (der Anteil der tatsächlich für Aufgaben aufgewendeten Zeit) und die bereits erbrachten Leistungen geben Aufschluss darüber, ob das Projekt im finanziellen Plan liegt. Ein Fortschrittsbericht , der den Fortschritt mit dem ausgegebenen Budget kombiniert, ist aussagekräftiger als die bloße Angabe des Prozentsatzes der abgeschlossenen Aufgaben.

Phase 4: Projektbegleitung

Die Überwachung (bzw. Steuerung) erfolgt parallel zur Ausführung. Sie besteht darin, kontinuierlich das Erreichte mit dem Geplanten (Budget, Fristen, Umfang) zu vergleichen, um Abweichungen zu erkennen und gegenzusteuern, bevor eine Abweichung irreversibel wird.

Diese Projektphase findet parallel zur Ausführungsphase statt. Sie lässt sich problemlos mit ERP-Software oder einem Projektmanagement-Tool steuern.

In diesem Schritt soll gemessen werden, ob alle Parameter, wie z. B. Budget, Pläne und Zeitpläne, mit dem Projektplan übereinstimmen.

Der Projektmanager muss sicherstellen, dass die Qualität der Ergebnisse, Abweichungen vom Projektumfang und der Ressourceneinsatz stets im Rahmen des Projektbudgets bleiben . Wenn alles wie vereinbart geplant wurde, sollte der Projektmanager potenzielle Risiken vorhersehen und deren Eintreten verhindern können. Das Projekt muss trotz aller Hindernisse weiter voranschreiten!

Wie lässt sich ein drohendes Verlustprojekt frühzeitig erkennen? Indem man in Echtzeit das ausgegebene Budget und die erzielten Ergebnisse mit den Planvorgaben vergleicht. Die meisten Budgetüberschreitungen werden erst am Ende der Abrechnungsperiode entdeckt, wenn die Gewinnspanne bereits aufgebraucht ist. Die Überwachung der Marge bei Fertigstellung (die geplante Marge am Projektende, die in jeder Fortschrittsphase neu berechnet wird) ermöglicht es, rechtzeitig zu reagieren, bevor die Lücke größer wird. Mehr dazu: Zielabweichungen vermeiden und die 12 Finanzkennzahlen für das Projektmanagement .

Übergang von der vorgegebenen Marge zur verwalteten Marge

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Phase 5: Projektabschluss

Der Projektabschluss erfolgt durch die Übergabe des fertigen Projekts an den Kunden, gefolgt von einer internen Prüfung: Teambesprechung, Dokumentation und Überarbeitung des Budgets. In dieser Phase werden aus dem abgeschlossenen Projekt wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Projekte gewonnen.

Kommunizieren Sie nach erfolgreichem Projektabschluss die Ergebnisse an die Stakeholder und übergeben Sie ihnen das Projekt.

Auf der internen Seite sollten Sie mit Ihren Teammitgliedern eine Bestandsaufnahme machen und aus eventuell gemachten Fehlern lernen. Erfahren Sie, wie Sie Anpassungen für zukünftige Projekte vornehmen können (bessere Verwaltung Ihrer Teams, kluge Zuweisung Ihrer Ressourcen , bessere Planung usw.).

Vergessen Sie nicht , Ihrem Team zu gratulieren und ihm Ihre Anerkennung für die geleistete Arbeit auszusprechen. Dies wird das Team motivieren, in zukünftigen Projekten noch bessere Ergebnisse zu erzielen.

Analysieren Sie die Teamleistung

• Überprüfen Sie die Qualität der Arbeit und die erzielten Ergebnisse.
• Schlagen Sie Verbesserungspotenzial vor.
• Vergleichen Sie die Leistung mit früheren Projekten, um zu sehen, wie sie gesteigert werden konnte.

Projektdokumentation schreiben

Verfassen Sie ein detailliertes Dokument, das beschreibt, wie die Erwartungen der Stakeholder erfüllt wurden. Die Erläuterung der Strategien und der verschiedenen Phasen, die zur Erreichung dieser Ziele umgesetzt wurden, bietet Ihnen Material zur Reflexion und ermöglicht ein rückblickendes Verständnis des Ablaufs der Ereignisse.

Überprüfen des Budgets

Überprüfen Sie schließlich, ob das Projekt in Übereinstimmung mit dem zugewiesenen Budget durchgeführt wurde. Bewerten Sie, ob die Kosten und der Nutzen mit dem ursprünglichen Plan übereinstimmen. Suchen Sie nach Opportunitätskosten, die während des Projekts möglicherweise übersehen wurden.

Was verrät der Projektabschluss über die Marge? Der Projektabschluss ist der entscheidende Moment für die Rentabilität. Der Vergleich des Ist-Budgets mit der Prognose, Projekt für Projekt, fließt in eine Projektbilanz und eine Projektprüfung ein, die als Grundlage für eine bessere Kostenschätzung nachfolgender Projekte dienen.

Wie können wir sicherstellen, dass keine Phase des Projekts übersehen wird?

Phase 1: Einleitung

• Machbarkeitsstudie (Ziele, Zeitplan, Kosten) validiert
• Umfang und Ziele werden in einem Projektauftrag formalisiert.
• Erwartete Ergebnisse identifiziert
• Fallstudie für Unternehmen geschrieben

Phase 2: Planung

• Aufgabenplan erstellt und zugewiesen
• Ressourcenplan definiert (wer, wie viele, wann)
• Prognostizierte Budgetzahlen, einschließlich Sicherheitsmarge
• Identifizierte und berücksichtigte Risiken

Phase 3: Ausführung

• Aufgabenverteilung an die Teams
• Fortschrittskennzahlen werden erfasst (Ziele, Leistung, Ressourcen)
• Regelmäßige Fortschrittsberichte wurden erstellt

Phase 4: Überwachung und Steuerung

• Abweichungen von Budget, Zeitplan und Leistungsumfang werden kontinuierlich gemessen
• Die Marge bei Fertigstellung wird bei jedem Meilenstein neu berechnet.
• Driftwarnungen werden vor dem Aufprall behoben.

Phase 5: Abschluss

• Das Projekt wurde vom Kunden geliefert und abgenommen.
• Teamprüfung und Dokumentation abgeschlossen
• Tatsächliches Budget im Vergleich zur Prognose

Projektmanagement kann sich manchmal überwältigend anfühlen. Es gibt viele Aufgaben, die Risiken, Probleme und Fehler beinhalten. Um Ihre Projekte erfolgreich zu gestalten, ist es unerlässlich, die fünf oben genannten Schritte zu befolgen.

Um Ihr Projekt auf die nächste Stufe zu heben, können Sie sich auch mit einem IT-Tool ausstatten , das sich um jede Phase des Projektlebenszyklus kümmert. Dies stellt sicher, dass Sie Zeit sparen, Ihre Ressourcen besser verwalten und die Komplexität von Projekten einfacher organisieren können.

Für Beratungsunternehmen und IT-Dienstleister geht die Herausforderung über die Einhaltung von Fristen hinaus: Es gilt, in jeder Projektphase – und nicht erst am Ende des Geschäftsjahres – eine sichtbare Rentabilität zu gewährleisten. Ein Projektmanagement-Tool wie Stafiz verknüpft Personalplanung, Projektdurchführung und Marge in einem einzigen System und ermöglicht so ein Handeln in jeder Phase, ohne auf die Finanzberichte warten zu müssen.