Les 5 phases de la gestion de projet

Gérer un projet, c’est comme guider un orchestre. Pour obtenir une belle symphonie et atteindre ses objectifs, rigueur et planification précise sont requises.

La gestion de projet est présentée comme une organisation segmentée en plusieurs phrases, et à raison : élaborer un projet est en effet une tâche délicate. La découper en plusieurs étapes permet alors de mieux s’organiser, et de ne faire l’impasse sur aucun détail.

Peu importe sa taille : qu’un projet soit rapide et “léger” en termes de tâches à produire, ou qu’il soit plus conséquent avec un besoin en ressources plus important, il faut toujours intégrer ces phases à votre méthodologie de projet.  La raison pour laquelle nous organisons la gestion de projet en plusieurs phases est parce qu’elle est extrêmement complexe.

Ces différentes phases composent ce que l’on appelle le cycle de vie de projet. Il en comporte cinq phases principales, qui peuvent cependant être ajustées au nombre de quatre ou six, selon les méthodologies et les habitudes de votre société.

Phase 1 : la conception du projet

À cette phase, le projet commence à prendre une forme conceptuelle. C’est à ce moment qu’il est nécessaire d’en définir les propriétés et le périmètre d’action. Il faut d’abord commencer par créer une vue d’ensemble du projet, afin de décider quelles seraient les stratégies à adopter pour obtenir les résultats attendus.

Le chef de projet doit s’entretenir avec les parties prenantes et les clients pour comprendre l’importance des objectifs du projet.

Après cette réunion, vous pouvez d’ores et déjà commencer à créer un tableau de bord du projet. Il s’agit de créer quelque chose semblable à une carte du projet sur la forme, et qui permettrait de mieux comprendre les objectifs fondamentaux.

Tout comme une tâche peut se décliner en plusieurs sous-tâches, chaque phase du projet s’organisent elles-mêmes en plusieurs étapes. Dans le cas de la planification de projet, les quatre axes suivants pourront vous orienter.

• Mener une étude de faisabilité : cette variable concerne l’évaluation des objectifs, du calendrier et du coût du projet( pour vérifier s’ils peuvent être réalisés. Pour arriver aux résultats attendus du projet, il est important de pouvoir créer un équilibre entre les exigences et les ressources utilisées.

• Définir l’étendue du projet : il est question ici de savoir identifier les objectifs du projet, les livrables attendus, les délais, les tâches ainsi que l’analyse des coûts. Informez-vous sur ce qui doit être fait pour accomplir ce projet et qui reste encore à faire. En procédant à cela, vous pourrez définir – ou découvrir – les limites du projet.

• Les livrables du projet : cette partie consiste à identifier l’étendue du travail requis, et quelle forme il prendra. À partir de l’énoncé des travaux (qui décrit les exigences du projet en matière de travail, le calendrier, le calendrier des factures, ce qui est acceptable et ce qui ne l’est pas), les consignes de support des livrables et de leurs nombres seront alors clairement définies pour les étapes de réalisation.

• Élaborer un dossier commercial : une fois toutes les étapes précédentes réalisées, commencez à créer votre document commercial. Ce dernier peut alors servir de Proof of Concept : il démontre en quoi ce projet est indispensable, et quels bénéfices financiers peuvent être acquis dès l’initiation du projet.

Phase de préparation – Gestion de projet

Phase 2 : la planification du projet

Après avoir reçu le feu vert des investisseurs, créez un plan que tout le monde pourra suivre. Vous réalisez un planning des tâches, et les assignez aux membres de l’équipe, tout en fixant des délais pour chacune de ces tâches.

« Ne pas planifier, c’est prévoir d’échouer. » Ainsi, la planification est la phase la plus importante dans le cycle de vie du projet. Ce n’est pas la partie la plus excitante du projet, et il est vrai que la planification peut être un peu rébarbative. Cependant, elle est cruciale pour clôturer votre projet par un succès.

À nouveau, cette phase peut elle-même être découpée en plusieurs étapes.

Créer un plan de projet

Il doit servir de guide aux chefs de projets sur la manière de produire des résultats de qualité, de gérer les risques, mais aussi pour les aider à maintenir le coût dans les limites du budget.

Il permet également d’évaluer la valeur du projet, et d’aider les équipes à accomplir leurs tâches dans un délai donné.

Créer un plan de ressources

Ce plan devrait vous fournir le nombre nécessaire de ressources requises pour réaliser ce projet. C’est-à-dire :

• le nombre de chefs de projets ;
• le nombre de travailleurs ;
• le nombre de matières premières.

Cela inclut aussi les techniques essentielles de management de projet et les technologies de l’information (IT).

Rassembler les ressources nécessaires

Après avoir créé le plan, rassemblez toutes les autres ressources telles que le capital, l’équipement, l’espace de travail, etc. Faites en sorte que quelqu’un soit en charge de surveiller les ressources et de les réapprovisionner si besoin.

Une solution de staffing peut prendre en charge une grande partie de ces tâches et vous aider à mieux répartir vos ressources.

Planifier le budget financier

En se basant sur les ressources requises, vous pouvez alors prévoir votre budget de frais financiers. Créez une analyse détaillée des coûts avec :

• le coût pour réaliser chaque tâche ;
• le coût de l’ensemble de l’équipe pour réaliser une tâche ;
• prévoir une marge de sécurité pour les éventuelles dépenses imprévisibles.

Les risques et les obstacles

Même lorsqu’un grand effort de planification est réalisé, les risques font partie du lot. Essayez d’adopter une démarche d’anticipation en pensant aux différents types d’obstacles et de risques auxquels vous pourriez être confrontés pendant le projet pour être prêts lorsqu’ils feront surface. 

Inscrivez un pourcentage de votre risque dans le budget financier en tant que dépense, cela vous apporte une sécurité et permettra d’éviter l’échec de votre projet.

Phase 3 : l’exécution du projet

Tableau de bord – Pilotage de projets

C’est le moment où tout ce qui a été planifié prend forme et devient concret. Au cours de cette phase, les chefs de projets distribuent les tâches projets aux équipes et répartissent les ressources.

Mais rappelez-vous : le succès dépend de la manière dont la phase de planification a été structurée ! Pour encore plus d’efficacité, les chefs de projet peuvent tenir une checklist pour s’assurer que les demandes des parties prenantes sont bien prises en compte et respectées, comme convenu dans le dossier commercial.

Il est important d’apprendre de vos erreurs, mais aussi de vos réussites. Un aspect vital de la phase d’exécution du projet est de faire le suivi de ce qui a poussé le projet à échouer ou à réussir. De cette manière, vous pourrez progresser.

Pour ce faire, différentes métriques doivent être suivies :

• les objectifs ;
• les rapports de performance ;
• la mise à jour de l’état d’avancement du projet ;
• le besoin en ressources humaines.

Rapport sur l’état d’avancement du projet

Pendant la phase d’exécution, il y a une série de mises à jour des données au fur et à mesure de l’avancement du projet et des dépenses aux ressources engagées. C’est pourquoi il est nécessaire de maintenir des mises à jour régulières sur ce qui se passe et d’identifier les problèmes critiques du projet.

Planifier des entretiens réguliers avec les parties prenantes et l’équipe du projet

Nous vous recommandons de mettre à jour vos rapports pour les parties prenantes et les clients. Voyez avec eux si le projet avance toujours dans la bonne direction, et communiquez avec votre équipe pour leur faire part de vos retours et de vos suggestions d’améliorations, notamment sur des sujets comme la compréhension des besoins clients ou encore l’avancement de la trajectoire pour s’assurer que les objectifs seront atteints.

Phase 4 : le suivi de projet

Cette phase du projet se déroule en même temps que la phase d’exécution. Elle peut se faire facilement grâce à un logiciel ERP ou un outil de pilotage de projet. 

Cette étape vise à mesurer que tous les paramètres, tels que le budget, les plans et les délais, s’alignent sur le plan du projet. 

Le chef de projet doit s’assurer que la qualité de la production, la dérive du champ d’application, et les ressources respectent toujours le budget prévisionnel du projet. Si tout s’est planifié comme convenu, le chef de projet devrait pouvoir anticiper les éventuels risques et les empêcher de se produire. Gardez le projet en marche, malgré les obstacles !

Phase 5 : la clôture du projet

Après l’achèvement réussi du projet, communiquez les résultats aux parties prenantes et remettez-leur le projet. 

Côté interne, faites un bilan avec les membres de votre équipe et tirez des leçons des erreurs qui ont pu être commises. Apprenez comment faire des ajustements pour les futurs projets (mieux manager vos équipes, répartir vos ressources avec sagesse, mieux planifier, etc).

N’oubliez pas de féliciter votre équipe et de leur montrer de la reconnaissance pour le travail difficile qu’ils ont accompli. L’équipe s’efforcera ainsi d’obtenir de meilleurs résultats dans les projets futurs.

Analysez la performance de l’équipe

• Vérifiez la qualité du travail et les résultats obtenus. 
• Suggérez des marges d’amélioration. 
• Comparez la performance avec celles de précédents projets pour voir en quoi elle a pu augmenter.

Rédigez une documentation du projet

Écrivez un document détaillé décrivant comment les attentes des parties prenantes ont été respectées. En expliquant quelles ont été les stratégies et différentes phases mises en place pour atteindre ces objectifs, cela vous donne matière à réflexion, et permet une compréhension rétrospective du déroulement des événements.

Faites une révision du budget

Enfin, voyez si le projet s’est réalisé en accord avec le budget alloué. Évaluez si les coûts et le bénéfice correspondent au plan initialement prévu. Recherchez les coûts d’opportunité qui auraient pu être négligés au cours du projet.

La gestion de projet peut parfois sembler accablante. Il y a beaucoup de tâches qui comprennent des risques, des problèmes et des échecs. Pour bien réussir ses projets, il est essentiel de suivre les cinq étapes mentionnées ci-dessus. 

Pour passer la vitesse supérieure, vous pouvez également vous équiper d’un outil informatique prenant en charge l’intégralité de chaque phase du cycle de vie du projet. Cela vous garantit de gagner du temps, de mieux gérer vos ressources, et cela rendra la complexité des projets plus simple à organiser.

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