Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de projet ?
Lorsqu’une entreprise est à la recherche d’un logiciel de gestion de projet, elle trouvera diverses alternatives sur le marché. Comment choisir entre tous ces outils de gestion de projet ? Quel est l’outil le plus approprié dans chaque cas ?
Dans toute entreprise, l’exécution des projets doit se faire le plus rapidement et le plus économiquement possible. Pour cela, il existe une série d’indicateurs clés de performance (KPIs pour Key Performance Indicators) que l’on ne peut pas perdre de vue, et une série de tâches à réaliser qui garantiront leur exécution dans le temps et la forme.
Le meilleur gestionnaire de projet sera celui qui répondra aux KPIs sélectionnés, les traitera et fournira les fonctionnalités les plus appropriées aux objectifs, priorités et valeurs de chaque entreprise.
Qu’est-ce qu’un outil de gestion de projet et quelle est sa fonction ?
Un outil de gestion de projet est un outil de planification qui aide à organiser et à optimiser les ressources afin d’exécuter un plan de tâches avec les meilleurs résultats possibles.
Sa principale fonction est de faire en sorte que les actions d’un projet soient réalisées le plus efficacement possible en fonction des objectifs fixés.
Imaginons qu’une entreprise ait l’intention de mettre en œuvre un nouveau système de cloud computing sur lequel fonctionneront les applications utilisées par ses employés. L’organisation se fixe les objectifs suivants pour ce projet :
- Mettre en œuvre la nouvelle solution dans un délai de six mois.
- Maintenir le système actuel actif jusqu’à la mise en œuvre du nouveau système.
- Éviter les heures supplémentaires dans l’équipe de développement et l’équipe informatique, afin de contrôler les coûts salariaux pendant le processus.
- Maintenir une bonne ambiance de travail dans le département, en répartissant équitablement les charges de travail dérivées de ce nouveau projet.
Dans ce cas, le rôle du chef de projet sera d’organiser toutes les tâches et tous les processus afin que l’action soit exécutée en moins de six mois. Cela permettra de répartir équitablement les charges de travail, de contrôler les coûts des heures supplémentaires et de surveiller l’environnement de travail dans le service.
Quels sont les critères de choix d’un logiciel de gestion de projet ?
En choisissant un tel logiciel, l’entreprise doit donc prêter attention :
- Aux indicateurs clés de performance qu’elle doit mesurer.
- Aux tâches et fonctionnalités qui seront gérées à partir du programme de gestion.
En fonction des KPI et des tâches prioritaires de l’entreprise, un outil ou un autre sera plus approprié. Tous essaient de couvrir la plupart d’entre eux. Mais une analyse rigoureuse nous amène à conclure que certains outils sont plus adaptés que d’autres, en fonction des objectifs de l’entreprise.
Par exemple, si la comptabilité et la planification des ressources sont cruciales pour l’entreprise, Stafiz serait le meilleur choix. Mais si nous essayons d’organiser des projets liés à des systèmes de ticketing (opération courante dans les départements informatiques), il sera plus approprié d’utiliser des gestionnaires tels que Jira et, plus particulièrement, son modèle de Bug Tracking.
1. Les KPIs de gestion de projet à suivre
Nous allons décomposer ci-dessous plusieurs KPIs qui peuvent être pertinents dans la gestion de projet. Toutes les entreprises n’ont pas besoin de les suivre tous de manière exhaustive. Tout dépend des objectifs et des valeurs qui sont prioritaires dans chaque cas.
Quatre groupes principaux de KPI
Il s’agit de données qui sont suivies de près parce qu’elles sont des indicateurs de bonnes ou de mauvaises performances dans un élément donné du processus.
Dans le cas de la gestion de projet, les indicateurs peuvent être regroupés en quatre grands groupes qui sont fondamentaux pour une planification efficace du projet :
- comptabilité/finance,
- la gestion du personnel,
- la productivité et l’efficacité,
- l’organisation.
En savoir plus sur les KPI pour la gestion de projet.
KPIs de comptabilité et de finance
Chez Stafiz, nous pensons que savoir implémenter une comptabilité projet est la base d’un suivi de projet efficace. Quand elle est bien mise en place elle permet au gestionnaires et directeurs de projets d’utiliser des techniques de contrôle de gestion tels qu’une équipe finance pourrait le faire, mais cette fois au quotidien, tout au long du projet. Si la société gère de nombreux projets et clients, il lui faudra s’orienter vers un logiciel de gestion de portefeuille de projets. Celui-ci permettra de les comparer afin d’identifier les projets ou clients les plus intéressants ainsi que les meilleurs pratiques à implémenter sur tout le portefeuille.
| KPI | Définition | Objectif / Utilité |
|---|---|---|
| Taux de réalisation | Rapport entre le temps théorique dont un projet a besoin et le temps qu’il prend réellement. | Mesurez les performances réelles par rapport au budget prévu. |
| Production réalisée non facturée | La production réalisée (soit en valeur soit en temps) qui n’a pas encore été facturée au client. | Utile afin de mieux gérer la trésorerie. |
| Pipeline commercial | Opportunités de vente détectées mais non conclues. | Prévoir les ventes et anticiper les ressources nécessaires pour les couvrir. |
| Chiffre d’affaires réel vs. chiffre d’affaires prévu | Calcul du revenu en fonction de la partie exécutée du projet (pourcentage de réalisation). | Comptabiliser les revenus en fonction du pourcentage du projet exécuté. Permet de quantifier économiquement le temps investi dans le projet et sa rentabilité. |
Pour en savoir plus, consultez notre article détaillé sur les 12 indicateurs financiers de projets à garder à l’oeil pour le pilotage de projet.
KPI de gestion du personnel
| KPI | Définition | Objectif / Utilité |
|---|---|---|
| Contrôle du temps | Suivi des heures stipulées dans le contrat de travail de chaque employé. | Tenir compte des heures fixées dans le contrat afin d’optimiser la charge de travail de manière appropriée. Il s’agit également d’une obligation légale pour toutes les entreprises. |
| Taux de charge (TACE) | Un pourcentage qui détermine le temps passé sur des projets facturables par rapport au temps de travail total de l’employé (hors périodes de vacances). | Veiller à ce que le travail des équipes soit rentable. |
| Taux de personnel | Idem que ci-dessus, mais en incluant le temps total passé (tant les projets facturables que les autres activités, par exemple les projets internes). | Contrôlez les charges de travail globales. |
| Frais de personnel externe | Dans une bonne gestion de projet, la capacité de production, le taux d’utilisation et les coûts du personnel externe doivent également être mesurés. | Ajuster les charges de travail et les flux de travail de manière plus efficace, en faisant appel à des ressources externes, ce qui peut être d’une grande aide pour atteindre les objectifs et mieux gérer le personnel. |
| Taux de rotation | Nombre de personnes quittant leur emploi en passant à une autre entreprise. | Alerter sur d’éventuels dysfonctionnements de la méthodologie de travail qui ne sont pas forcément incitatifs pour les travailleurs. Leur départ génère une augmentation du coût du travail et une perte de productivité. |
| Vacances et congés | Absences des employés | Quantifier l’impact économique et de productivité que l’absence d’un certain profil a sur un projet. Et pouvoir réorganiser les ressources et les compenser, si nécessaire. |
| Feedback | Il s’agit d’informations qualitatives qui peuvent néanmoins être très utiles pour la prise de décision. | Améliorer l’efficacité des processus et des tâches qui font partie d’un projet. Si, lors des sessions de feedback, un pourcentage élevé d’employés révèle l’inefficacité d’un certain logiciel, nous disposerons d’informations précises qui nous aideront à évaluer le coût de son remplacement, l’impact sur la productivité, etc. |
Productivité et efficacité
| KPI | Définition | Objectif / Utilité |
|---|---|---|
| Capacité de production | Il mesure le temps passé sur un projet et est multiplié par la valeur d’une journée de travail. | Il permet de savoir si l’entreprise peut prendre en charge davantage de projets, et à quel niveau. Si une entreprise compte dix développeurs, avec une valeur de travail de 700 € et travaillant 240 jours par an, elle aura une capacité de production de 1 680 000 €. Elle devrait rechercher des contrats d’une valeur au moins égale. |
| Productivité potentielle | Numéro d’heures qui, a priori, sont nécessaires pour réaliser une action, segmenté par type de profil de poste ou de fonction. | Estimer le nombre d’heures (et leur coût) qui seront nécessaires pour entreprendre une tâche donnée dans le cadre d’un projet. |
| Productivité réelle | Temps réel nécessaire à la réalisation d’une action, segmenté par type de profil professionnel ou de poste. | Elle est comparée au chiffre précédent pour évaluer la rentabilité réelle d’un projet en termes de différence entre la productivité potentielle et la productivité réelle. |
Organisation
| KPI | Définition | Objectif / Utilité |
|---|---|---|
| Communication | Numéro de réunions et temps passé sur des actions de communication. Peut inclure le temps passé sur Slack, les e-mails ou d’autres applications similaires. | Savoir combien de temps un profil donné consacre à cette question, afin de l’allouer aux projets de manière appropriée. Qualitativement, il est intéressant d’extraire des informations du feedback des employés, pour corroborer que ce temps passé est d’une réelle utilité pour une plus grande efficacité des processus.. |
| Tâches | Numéro des actions qui doivent être réalisées pour mettre en œuvre correctement un projet. | Estimer le temps que prendra une tâche, le nombre d’employés nécessaires, le temps que chacun d’entre eux devra investir, la durée d’un projet… |
| Projets | Numéro des projets en cours de réalisation et leur évolution. | Savoir combien de projets sont menés en parallèle, quelles ressources ils consomment, quel sera le chiffre d’affaires attendu… |
2. Tâches & fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projet
En fonction des KPIs et objectifs retenus, les entreprises doivent donner la priorité aux outils de gestion de projet qui disposent des fonctionnalités leur permettant de les atteindre.
Un exemple simple mais facile à comprendre : imaginons qu’une entreprise dispose d’une main d’œuvre suffisante pour mener cinq projets en parallèle, elle se fixe donc comme objectif de gérer ce nombre de projets. Mais le gestionnaire de projet sélectionné limite le nombre de projets sur sa plateforme à un maximum de deux. Cette entreprise ne pourra pas utiliser cet outil. En revanche, il conviendra à un freelance travaillant pour une seule société.
Par conséquent, le deuxième paramètre à examiner est le suivant : qu’est-ce qui est le plus important pour atteindre les objectifs et suivre les indicateurs clés de performance fixés ? Ou, en d’autres termes, quelles fonctionnalités et tâches sont prioritaires pour l’entreprise dans la gestion des projets ? Parmi les plus pertinentes, citons :
- La gestion du planning et des tâches.
- La planification des ressources.
- La communication.
- Le reporting projet (BI)
- La gestion des tickets.
- Le suivi du budget.
- La documentation du projet.
1. La gestion du planning et des tâches
Il s’agit d’une fonctionnalité très importante dans la gestion de projet, car elle nous permet de visualiser l’état général des tâches, des charges de travail, des temps d’exécution estimés, etc. de manière rapide et agile. Les deux représentations les plus courantes sont le diagramme de Gantt et le Kanban.
- Le diagramme de Gantt est un système de diagramme en ligne qui représente les tâches qui doivent être exécutées pour la réalisation d’un projet. En plus de l’interrelation avec les autres tâches, le temps alloué à chaque tâche et la personne responsable de chaque tâche. Ainsi, si une tâche prend du retard, les tâches qui en dépendent devront commencer plus tard. Par rapport au calendrier initialement prévu, il nous permet de visualiser rapidement si le projet est dans les temps ou en retard. Il est également possible de savoir s’il est nécessaire de réaffecter des ressources, de modifier les charges de travail ou de procéder à des ajustements temporels.
- Le Kanban est une autre méthodologie de planification qui, dans ce cas, est représentée par des colonnes. Chaque colonne est associée à un statut par exemple : “En cours de réalisation”, “En cours”, “Terminé”
Cette proposition n’est qu’un exemple. Dans les gestionnaires de projet qui intègrent des modèles Kanban, les tâches peuvent être facilement organisées et des notes telles que la priorité, la personne responsable, la date d’achèvement estimée, les tâches dépendantes, etc. peuvent être ajoutées. De cette manière, le chef de projet peut, d’un seul coup d’œil, vérifier l’avancement et prendre des décisions concernant l’organisation des tâches.
2. La planification et allocation des ressources (staffing)
La planification des ressources est le processus consistant à évaluer les besoins en ressources et à aligner en face des ressources adaptées, tel un jeu de l’offre et de la demande : c’est le capacity planning. L’objectif de cette phase est de doter l’entreprise des capacités adéquates en ressources humaines afin de pouvoir délivrer les projets présents et futurs avec le niveau de qualité attendu. Concrètement, afin que le processus soit efficace, il faut que l’outil intègre des fonctions de gestion des profils et des compétences : sourcing, labellisation et organisation des demandes de profils.
L’allocation des ressources et le chaînon suivant la planification. Il s’agit d’allouer les ressources en présence à des projets et d’optimiser les taux de charge (TACE) tout en satisfaisant les collaborateurs. Pour cela, l’outil devra intégrer des fonctions de scheduling, d’allocation manuelle simplifiée ou automatique. L’interface devra être intuitive avec du drag and drop si possible afin de faciliter les modifications.
Un chef de projet qui contribue à une bonne allocation des ressources facilitera une répartition correcte des charges de travail, en évitant les inégalités qui peuvent affecter l’environnement de travail.
Avec le bon outil de gestion de projet, l’entreprise peut rapidement visualiser l’état d’avancement du projet par rapport à la date d’achèvement prévue. Si les employés sont performants, mais ne respectent pas les délais, l’entreprise disposera d’un signal d’alarme qui l’invitera à analyser si les ressources techniques sont les plus appropriées, par exemple.
3. La communication
Une communication fluide et de qualité est un autre aspect fondamental. Les compétences en communication du dirigeant, du manager ou du chef de projet sont essentielles. Mais disposer des outils nécessaires pour que cette communication soit réellement efficace et efficiente est requis.
Car dans une bonne gestion de projet, la communication doit être suffisante mais pas excessive. Une communication excessive, un trop grand nombre de réunions ou des séances de suivi improductives peuvent être préjudiciables aux projets, c’est pourquoi ils doivent également être contrôlés.
4. Le reporting projet (BI)
Le reporting projet (BI) est essentiel notamment pour les activités de service car il permet de bénéficier d’une vue temps réel sur l’état d’un projet et de comprendre l’origine des problèmes.
Il est également essentiel de disposer de fonctionnalités permettant de corroborer le coût de ce temps, en fonction des ressources humaines et techniques investies. Car, de cette manière, l’entreprise obtient des informations précieuses pour optimiser les budgets et les projets de la manière la plus rentable possible.
5. La gestion des tickets
Ce groupe fonctionnalité est important dans le cas où votre projet est orienté développement de logiciel et comportent donc des bugs ou fonctionnalités à développer. Ce type de logiciel intègre souvent la gestion des dépôts (repositories). Ces outils respectent les méthodologies dites agile de développement (scrum etc.)
6. Le respect du budget
Le respect du budget est essentiel, et un bon outil de gestion de projet doit aider à contrôler, organiser et optimiser les coûts.
Afin de mener à bien le projet, les chefs de projet auront besoin d’un accès rapide aux dépenses opérationnelles, aux coûts dérivés des ressources externes, aux contrats avec les partenaires, aux achats, à l’acquisition de licences… Tous ces éléments doivent être mis à jour au moment où les requêtes sont effectuées. En effet, plus le suivi du budget sera proche de la réalité en termes de temps et en valeur, meilleures seront les orientations et ajustements sur le projet.
Il est également important d‘avoir une prévision de ce que seront ces coûts à la fin du projet, en fonction du type de tâche à exécuter, du temps d’exécution, de la nécessité ou non de disposer de plus de ressources… Et toujours en comparaison avec le budget initial alloué au projet.
7. Documenter le projet
La documentation du projet est la clé d’une gestion de projet transparente et sûre. C’est un critère auquel on n’accorde souvent pas l’attention qu’il mérite. Pourtant, il est crucial pour deux raisons :
- Pour le projet lui-même. Il est parfois nécessaire de revoir une certaine étape qui a été franchie il y a plusieurs mois, mais qui est essentielle pour résoudre un problème qui se pose actuellement. Elle est donc particulièrement pertinente dans les projets comportant des tâches interdépendantes. Si l’on ne documente pas correctement le projet, on risque de perdre beaucoup de temps et d’argent à essayer de trouver une solution à un problème qui découle de la façon dont une certaine question a été traitée dans le passé.
- Comme référence pour les projets futurs. Parfois, les chefs de projet sont confrontés à des circonstances auxquelles d’autres équipes, ou eux-mêmes, ont été confrontés dans le passé. Une documentation adéquate accélérera le processus de décision et augmentera la rentabilité des projets futurs.
Autres fonctions également pertinentes pour le choix d’un chef de projet
Dans certains projets, il est nécessaire de mettre en commun le travail de plusieurs départements. Une solution à haute convivialité, qui permet une mise en œuvre facile et qui peut être utilisée simultanément et en temps réel par plusieurs utilisateurs, sera la clé pour faciliter les relations interdépartementales.
Un autre aspect important est que l’outil de gestion de projet dispose d’un bon service d’assistance et d’une intégration facile avec d’autres programmes. Plus l’entreprise dispose d’informations, meilleures seront les décisions stratégiques. En outre, la centralisation de tous les processus sur une seule plate-forme est un excellent moyen de gagner du temps et, par conséquent, de faire des projets un processus encore plus rentable et efficace.
Et, bien sûr, le prix de la solution en elle-même sera un autre point que l’entreprise devra analyser avant de prendre une décision finale sur le système de gestion de projet qui lui convient le mieux.
Pour aller plus loin, découvrez quels sont les meilleurs logiciels de gestion de projet par catégorie dans notre article détaillé.
Conclusion
Tout d’abord, les entreprises doivent déterminer les indicateurs clés de performance qu’elles souhaitent suivre. Seulement ensuite, elles doivent identifier quel logiciel de gestion de projet intègre les fonctionnalités et les tâches les plus appropriées pour les atteindre, sans perdre de vue toute une série de recommandations globales qui permettent de respecter les objectifs de durée e projet et de rentabilité. Il peut s’agir par exemple de réaliser une planification adéquate, d’effectuer un suivi exhaustif ou de réaliser une analyse post projet réaliste et basée sur des données. Des questions pour lesquelles le logiciel de gestion de projet devient un allié fondamental, capable d’accélérer et d’optimiser la gestion du travail et, par conséquent, de stimuler la croissance de l’entreprise.
