¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos?
Cuando una empresa busca un software de gestión de proyectos, encontrará diversas alternativas en el mercado. ¿Cómo elegir entre todas estas herramientas de gestión de proyectos? ¿Cuál es la herramienta más adecuada en cada caso?
En cualquier empresa, los proyectos deben ejecutarse de la forma más rápida y rentable posible. Para lograrlo, existen una serie de indicadores clave de rendimiento (KPIs por Key Performance Indicators)que no se pueden perder de vista, y una serie de tareas a realizar que garantizarán que se lleven a cabo en tiempo y forma.
El mejor gestor de proyectos será aquel que de respuesta y atienda esos KPIs y facilite las funcionalidades más adecuadas para los objetivos, prioridades y valores que tenga cada empresa.
¿Qué es un software de gestión de proyectos y cuál es su función?
Un gestor de proyectos es una herramienta de planificación que ayuda a organizar y optimizar los recursos para ejecutar un plan de tareas con los mejores resultados posibles.
Su función principal es facilitar que las acciones de un proyecto se realicen con la mayor eficiencia posible según los objetivos marcados.
Imaginemos que una empresa tiene la intención de implantar un nuevo sistema cloud sobre el que trabajarán las funcionalidades y aplicaciones que utilizan sus empleados. La organización se marca las siguientes metas para este proyecto:
- Implantar la nueva solución en un plazo de seis meses.
- Mantener activo el sistema actual hasta que se implante el nuevo sistema.
- Evitar las horas extraordinarias en el equipo de desarrollo y el equipo informático, para controlar los costes salariales durante el proceso.
- Mantener un buen clima laboral en el departamento, repartiendo equitativamente las cargas de trabajo derivadas de este nuevo proyecto.
En este caso, la función del gestor de proyectos será la de organizar todas las tareas y procesos para que la acción se ejecute en menos de seis meses. Permitiendo dividir de forma equitativa las cargas de trabajo, controlando costes derivados de horas extra y realizando un seguimiento del clima laboral en el departamento.
¿Cuáles son los criterios para elegir un programa de gestión de proyectos?
Para elegir un software de gestión de proyectos la empresa debe prestar atención a:
- Los KPIs(indicadores clave de rendimiento) que debe medir.
- Las tareas y funcionalidades que gestionará desde el programa de gestión.
En función de los KPI y las tareas prioritarias de la empresa, será más adecuada una herramienta u otra. Todas ellas tratan de abarcar la mayoría. Pero un análisis riguroso nos lleva a concluir que hay herramientas más adecuadas que otras, según cuáles sean los objetivos corporativos.
Por ejemplo, si para la empresa es crucial la contabilidad y planificación de recursos, Stafiz sería la mejor opción. Pero si tratamos de organizar proyectos relacionados con sistemas de tickets (funcionamiento habitual en departamentos de informática) será más adecuado acudir a gestores como Jira y, más concretamente, a su plantilla de Bug Tracking.
1. KPIs de proyectos a seguir
A continuación vamos a desglosar varios KPIs que pueden ser relevantes en la gestión de proyectos. No todas las empresas necesitan realizar un seguimiento exhaustivo de todos ellos. Todo dependerá de qué objetivos y valores sean prioritarios en cada caso.
Cuatro grandes grupos de KPI
Se trata de datos a los que se realiza un seguimiento cercano porque son indicadores de un buen o mal desempeño en algún elemento crítico del proceso.
En el caso de la gestión de proyectos, los indicadores pueden agruparse en cuatro grandes grupos que son fundamentales para una planificación eficaz de los proyectos:
- contabilidad/finanzas,
- gestión de personal,
- productividad y eficacia,
- organización.
Más información sobre los KPI para la gestión de proyectos.
KPI de contabilidad y finanzas
En Stafiz, creemos que saber cómo aplicar la contabilidad de proyectos es la base de un seguimiento eficaz de los proyectos. Cuando se aplica correctamente, permite a los gestores y directores de proyectos utilizar técnicas de control de gestión del mismo modo que podría hacerlo un equipo financiero, pero esta vez en el día a día, a lo largo de todo el proyecto. Si la empresa gestiona un gran número de proyectos y clientes, tendrá que recurrir a un software de gestión de la cartera de proyectos. Esto le permitirá compararlos para identificar los proyectos o clientes más interesantes y las mejores prácticas que deben aplicarse en toda la cartera.
| KPI | Definición | Finalidad / Utilidad |
|---|---|---|
| Tasa de realización | Relación entre el tiempo teórico que necesita un proyecto y el tiempo que tarda realmente. | Medir el rendimiento real en relación con el presupuesto previsto. |
| Producción no facturada | La producción realizada (en valor o en tiempo) que aún no se ha facturado al cliente. | Útil para una mejor gestión de la tesorería. |
| Gasoducto comercial | Oportunidades de venta identificadas pero no concluidas. | Prever las ventas y anticipar los recursos necesarios para cubrirlas. |
| Ventas reales frente a ventas previstas | Cálculo de los ingresos en función de la parte finalizada del proyecto (porcentaje de realización). | Contabilizar los ingresos en función del porcentaje del proyecto realizado. Permite cuantificar económicamente el tiempo invertido en el proyecto y su rentabilidad. |
Para saber más, lea nuestro detallado artículo sobre los 12 indicadores financieros de proyectos que hay que vigilar en la gestión de proyectos.
KPIs de gestión de personal
| KPI | Definición | Finalidad / Utilidad |
|---|---|---|
| Control del tiempo | Controlar las horas estipuladas en el contrato de trabajo de cada empleado. | Tener en cuenta las horas establecidas en el contrato para optimizar adecuadamente la carga de trabajo. Esta es también una obligación legal para todas las empresas. |
| Tasa de carga (TACE) | Porcentaje que determina el tiempo dedicado a proyectos facturables en relación con el tiempo total de trabajo del empleado (excluidos los periodos de vacaciones). | Garantizar la rentabilidad del trabajo de los equipos. |
| Tarifas del personal | Igual que el anterior, pero incluyendo el tiempo total dedicado (tanto proyectos facturables como otras actividades, por ejemplo, proyectos internos). | Controla las cargas de trabajo globales. |
| Gastos de personal externo | Una buena gestión de proyectos también implica medir la capacidad de producción, los índices de utilización y los costes del personal externo. | Ajustar las cargas de trabajo y los flujos de trabajo de forma más eficaz, utilizando recursos externos, lo que puede ser de gran ayuda para alcanzar los objetivos y gestionar mejor al personal. |
| Índice de rotación | Número de personas que dejan su trabajo y se trasladan a otra empresa. | Alertar a los empleados de posibles disfunciones en la metodología de trabajo, que no son necesariamente atractivas para ellos. Su marcha genera un aumento de los costes laborales y una pérdida de productividad. |
| Vacaciones y tiempo libre | Ausencias de empleados | Cuantificar el impacto económico y de productividad que la ausencia de un determinado perfil tiene en un proyecto. Y poder reorganizar los recursos y compensarlos, si es necesario. |
| Comentarios | Se trata de información cualitativa que, sin embargo, puede ser muy útil para la toma de decisiones. | Mejorar la eficacia de los procesos y tareas que forman parte de un proyecto. Si, durante las sesiones de feedback, un alto porcentaje de empleados revela que un determinado software es ineficaz, dispondremos de información precisa que nos ayudará a evaluar el coste de sustituirlo, el impacto en la productividad, etc. |
Productividad y eficacia
| KPI | Definición | Finalidad / Utilidad |
|---|---|---|
| Capacidad de producción | Mide el tiempo dedicado a un proyecto y se multiplica por el valor de una jornada laboral. | Muestra si la empresa puede asumir más proyectos y a qué nivel. Si una empresa tiene diez promotores, con un valor laboral de 700 euros y trabajando 240 días al año, tendrá una capacidad de producción de 1.680.000 euros. Debería buscar contratos de al menos el mismo valor. |
| Productividad potencial | Número de horas que, a priori, son necesarias para llevar a cabo una acción, segmentadas por tipo de perfil laboral o función. | Calcule el número de horas (y su coste) que serán necesarias para realizar una tarea determinada en el marco de un proyecto. |
| Productividad real | Tiempo real necesario para completar una acción, segmentado por tipo de perfil profesional o puesto. | Se compara con la cifra anterior para evaluar la rentabilidad real de un proyecto en términos de diferencia entre la productividad potencial y la real. |
Organización
| KPI | Definición | Finalidad / Utilidad |
|---|---|---|
| Comunicación | Número de reuniones y tiempo dedicado a acciones de comunicación. Puede incluir el tiempo dedicado a Slack, correo electrónico o aplicaciones similares. | Saber cuánto tiempo dedica un perfil determinado a esta cuestión, para poder asignarlo a los proyectos de forma adecuada. Cualitativamente, es interesante extraer información del feedback de los empleados, para corroborar que ese tiempo dedicado tiene una utilidad real para hacer más eficientes los procesos.... |
| Tareas | Número de acciones que deben llevarse a cabo para ejecutar correctamente un proyecto. | Calcule el tiempo que tardará en realizar una tarea, el número de empleados necesarios, el tiempo que tendrá que invertir cada uno de ellos, la duración de un proyecto... |
| Proyectos | Número de proyectos en curso y avance de los mismos. | Saber cuántos proyectos se ejecutan en paralelo, qué recursos consumen, cuál será la rotación prevista... |
2. Tareas y funcionalidades de un software de gestión de proyectos
En función de sus KPI y objetivos, las empresas deben dar prioridad a herramientas de gestión de proyectos que tengan la funcionalidad necesaria para ayudarles a alcanzarlos.
Un ejemplo simple pero fácil de entender: imaginemos que una empresa cuenta con fuerza laboral suficiente para realizar cinco proyectos en paralelo, por lo que se marca como objetivo gestionar ese número de proyectos. Pero el software seleccionado limita el número de proyectos en su plataforma a un máximo de dos. Esta empresa no podrá utilizar esta herramienta. Que, sin embargo, sí será apta para un autónomo que trabaje para una única corporación.
Por lo tanto, el segundo parámetro en el que fijarse es: ¿Qué es lo más importante para cumplir los objetivos y realizar seguimiento a los KPIs marcados? O, dicho de otro modo, ¿qué funcionalidades y tareas son prioritarias para la empresa a la hora de gestionar proyectos? Algunas de las más relevantes son:
- Planificación de flujos de trabajo.
- Planificación de recursos.
- Comunicación.
- Informes de proyectos (BI)
- Gestión de tickets.
- Control presupuestario.
- Documentación del proyecto.
1. Gestión de horarios y tareas
Se trata de una característica muy importante en la gestión de proyectos, ya que nos permite visualizar de forma rápida y ágil el estado general de las tareas, las cargas de trabajo, los tiempos estimados de ejecución, etc. Las dos representaciones más habituales son el diagrama de Gantt y el Kanban.
- El diagrama de Gantt es un sistema de gráficos en línea que representa las tareas que tienen que llevarse a cabo para la consecución de un proyecto. Además de la interrelación con otras tareas, el tiempo asignado a cada una de ellas y quién es su responsable. De este modo, si una tarea va con retraso, las que dependen de ella tendrán que empezar más tarde. En comparación con la línea temporal inicialmente planificada nos permite visualizar rápidamente si el proyecto va en tiempo o va con retraso. También si es necesario reasignar recursos, modificar cargas de trabajo o realizar ajustes temporales.
- Kanban es otra metodología de planificación que, en este caso, se representa mediante columnas. Cada columna está asociada a un estado, por ejemplo: "En curso", " En progreso", "Completado" , etc .
Esta propuesta es tan solo un ejemplo. En los gestores de proyectos que incorporan plantillas Kanban se pueden organizar fácilmente las tareas, y añadir notas como prioridad, persona responsable, fecha estimada de realización, tareas dependientes, etc. De este modo, el gestor de proyectos puede, en un simple vistazo, comprobar la evolución y tomar decisiones sobre la organización de las tareas.
2. Planificación y asignación de recursos (personal)
La planificación de recursos es el proceso de evaluar las necesidades de recursos y alinear los recursos adecuados con ellas, como un juego de oferta y demanda: es la planificación de la capacidad. El objetivo de esta fase es dotar a la empresa de la capacidad de recursos humanos adecuada para entregar los proyectos presentes y futuros con el nivel de calidad esperado. Concretamente, para que el proceso sea eficaz, la herramienta debe integrar las funciones de gestión de perfiles y competencias: búsqueda, etiquetado y organización de las solicitudes de perfiles.
La asignación de recursos y el enlace con la planificación. El objetivo es asignar los recursos existentes a los proyectos y optimizar la carga de trabajo (TACE), satisfaciendo al mismo tiempo a los empleados. Para ello, la herramienta deberá incorporar funciones de programación y asignación manual simplificada o automática. La interfaz deberá ser intuitiva, con funciones de arrastrar y soltar siempre que sea posible para facilitar las modificaciones.
Una herramienta de gestión de proyectos que ayude a una adecuada planificación de recursos facilitará una distribución correcta de las cargas de trabajo, evitando desigualdades que puedan afectar al clima laboral.
Con el software de gestión de proyectos adecuado la empresa visualiza rápidamente el estado del proyecto en relación con la fecha estimada para su finalización. Si hay un correcto desempeño de los empleados, pero no se están cumpliendo los tiempos, la empresa tendrá una señal de alerta que invite a analizar si los recursos técnicos son los más adecuados, por ejemplo.
La planificación de recursos económicos también es fundamental. Cuando una empresa se compromete a realizar un proyecto se marca un presupuesto al que el Project Manager debe ceñirse.
3. Comunicación
La comunicación fluida y de calidad es otro aspecto fundamental. Las habilidades de comunicación del líder, responsable o Project Manager son claves. Pero contar con las herramientas necesarias para que esa comunicación sea realmente efectiva y eficaz es también clave.
Porque en una adecuada gestión de proyectos la comunicación tiene que ser suficiente pero no excesiva. La sobrecomunicación, el exceso de reuniones o las sesiones de seguimiento improductivas pueden lastrar los proyectos, por lo que también hay que vigilarlas.
4. Informes de proyectos (BI)
Los informes de proyectos (BI) son esenciales, sobre todo para las actividades de servicios, ya que ofrecen una visión en tiempo real del estado de un proyecto y ayudan a comprender las causas de los problemas.
Siendo clave también contar con funcionalidades que permitan corroborar el coste de ese tiempo, en función de los recursos humanos y técnicos que se están invirtiendo. Porque, de este modo, la empresa obtiene información valiosa para optimizar presupuestos y proyectos de la forma más rentable posible.
5. Gestión de tickets
Este grupo de características es importante si su proyecto está orientado al desarrollo software y, por tanto, tiene errores o características que desarrollar. Este tipo de software suele incluir la gestión de repositorios. La gestión de tickets es otro aspecto clave que puede ser útil en una herramienta de gestión de proyectos. Las tareas a realizar dependen en gran medida de la tecnología. Si esta no está disponible u ofrece un servicio intermitente dificultará la realización del proyecto en el timing establecido.
Es por eso que resulta crucial que la solicitud y gestión de tickets e incidencias sea ágil, para asegurarnos que los recursos tecnológicos están siempre disponibles y no lastran la planificación.
6. Respetar el presupuesto
Ceñirse al presupuesto es clave, y una buena herramienta de gestión de proyectos debe ayudar a controlar, organizar y optimizar los costes.
Para llevar el proyecto a buen puerto, los Project Manager necesitarán acceder rápidamente a gastos operativos, costes derivados de recursos externos, contratación de partners, compras, adquisición de licencias… Todos ellos actualizados al instante en el que se realiza la consulta. Pero no solo eso.
También es importantetener una previsión de cuáles serán estos costes al finalizar el proyecto, en función del tipo de tarea pendiente de ejecutar, tiempo de ejecución de las mismas, si será necesario o no contar con más recursos… Y siempre en comparación con el presupuesto inicial que se asignó al proyecto.
7. Documentación del proyecto
Documentar el proyecto es clave para una gestión transparente y segura. Es un criterio al que no suele prestarse toda la atención que merece. Y, sin embargo, se trata de un aspecto crucial por dos motivos:
- Para el proyecto en sí. En ocasiones es necesario revisar un determinado paso que se dio hace meses, pero que es clave para resolver un problema que se está dando en la actualidad. Por lo que es especialmente relevante en aquellos proyectos con tareas interrelacionadas. Si no se ha realizado una adecuada documentación del proyecto se pueden generar cuantiosas pérdidas de tiempo y dinero, tratando de encontrar la solución a un problema que se deriva del modo en el que se realizó una determinada cuestión en el pasado.
- Como ayuda para próximos proyectos.En ocasiones, los Project Managers o responsables de proyecto se encuentran con circunstancias que otros equipos, o ellos mismos, ya han enfrentado en el pasado. Una adecuada documentación agilizará la toma de decisiones acertadas, aumentando la rentabilidad en futuros trabajos.
Otras funciones también relevantes para la elección de un jefe de proyecto
En algunos proyectos es necesario poner en común el trabajo de varios departamentos. Una solución con alta usabilidad, que permita una fácil implantación y que pueda ser utilizada simultáneamente y en tiempo real por varios usuarios, será clave para facilitar las relaciones interdepartamentales.
Otro aspecto importante es que la herramienta de gestión de proyectos cuente con un buen servicio de soporte y fácil integración con otros programas. Cuanta más información tenga la empresa más acertadas serán tus decisiones estratégicas. Además, centralizar todos los procesos en una misma plataforma es una excelente forma de ahorrar tiempo y, en consecuencia, convertir los proyectos en un proceso aún más rentable y eficiente
Y, por supuesto, el precio de la solución será otro punto que la empresa deberá analizar antes de tomar una decisión definitiva sobre qué sistema de gestión de proyectos le conviene más.
Para saber más, descubra el mejor software de gestión de proyectos por categoría en nuestro detallado artículo.
Conclusión
En primer lugar, las empresas deben establecer cuáles son los KPIs que necesitan seguir. Después habrá que corroborar qué software de gestión de proyectos incorporan las funcionalidades y tareas más adecuadas para alcanzarlos sin perder de vista toda una serie de recomendaciones globales que ayudan a cumplir objetivos temporales y de rentabilidad. Esto puede implicar, por ejemplo, hacer una planificación adecuada, realizar un seguimiento exhaustivo o llevar a cabo un análisis post-proyecto realista y basado en datos. Cuestiones para las que el software de gestión de proyectos se convierte en un aliado fundamental, capaz de acelerar y optimizar la gestión del trabajo y, en consecuencia, estimular el crecimiento de la empresa.
