Hoe kies ik de beste projectmanagementsoftware?

Als een bedrijf op zoek is naar projectmanagementsoftware, vindt het verschillende alternatieven op de markt. Hoe maak je een keuze tussen al deze projectmanagementtools? Wat is in elk geval de meest geschikte tool?

In elk bedrijf moeten projecten zo snel en kosteneffectief mogelijk worden opgeleverd. Om dit te bereiken, wordt een reeks Key Performance Indicators (KPI's) gebruikt. Key Performance Indicators) die je niet uit het oog mag verliezen en een reeks taken die moeten worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat ze op tijd en in de juiste vorm worden uitgevoerd.

De beste projectmanager zal degene zijn die reageert op de geselecteerde KPI's, deze verwerkt en de functionaliteit biedt die het beste past bij de doelstellingen, prioriteiten en waarden van elk bedrijf.

Wat is een projectmanagementtool en wat is de functie ervan?

A projectmanagementtool is een planningstool dat helpt bij het organiseren en optimaliseren van middelen om een taakplan met de best mogelijke resultaten uit te voeren.

Haar belangrijkste functie is ervoor te zorgen dat de acties van een project zo effectief mogelijk worden uitgevoerd in lijn met de gestelde doelen. 

Stel dat een bedrijf van plan is een nieuw cloudcomputingsysteem te implementeren waarop de applicaties zullen draaien die door de werknemers worden gebruikt. De organisatie stelt zichzelf de volgende doelen voor dit project:

1. Implementeer de nieuwe oplossing binnen deadline zes maanden.
2. Houd het huidige systeem actief totdat het nieuwe systeem is geïmplementeerd.
3. Overwerk vermijden in het ontwikkelingsteam en het IT-team, om de salariskosten tijdens het proces onder controle te houden.
4. Een goede werksfeer op de afdeling, door de werkdruk van dit nieuwe project eerlijk te verdelen.

In dit geval is het de rol van de projectmanager om alle taken en processen zo te organiseren dat het project kan worden afgerond in minder dan zes maanden. Hierdoor kan de werklast eerlijk worden verdeeld. werkdruk eerlijk te verdelen, overwerkkosten onder controle te houden en de werkomgeving op de afdeling bewaken.

Wat zijn de criteria voor het kiezen van projectmanagementsoftware?

Bij het kiezen van dergelijke software moet het bedrijf goed letten op :

1. De sleutel de belangrijkste prestatie-indicatoren die moeten worden gemeten.
2. Op taken en functies die worden beheerd vanuit het beheerprogramma.

Afhankelijk van de KPI's en prioritaire taken van het bedrijf zal de ene of de andere tool geschikter zijn. Ze proberen allemaal de meeste ervan te dekken. Maar een grondige analyse leidt ons tot de conclusie dat sommige tools geschikter zijn dan andere, afhankelijk van de doelstellingen van het bedrijf.

Als boekhouding en resourceplanning bijvoorbeeld cruciaal zijn voor het bedrijf, dan is Stafiz de beste keuze. Maar als we projecten proberen te organiseren die gekoppeld zijn aan ticketingsystemen (een veelvoorkomende handeling in IT-afdelingen), dan is het beter om managers zoals Jira te gebruiken, en meer in het bijzonder het Bug Tracking model.

1. KPI's voor projectbeheer om te controleren

Hieronder zetten we een aantal KPI's uiteen die relevant kunnen zijn voor projectmanagement. Niet alle bedrijven hoeven ze allemaal uitputtend bij te houden. Het hangt allemaal af van de doelstellingen en waarden die in elk geval prioriteit hebben.

Vier hoofdgroepen van KPI's

Dit zijn gegevens die nauwlettend in de gaten worden gehouden omdat ze een indicator zijn voor goede of slechte prestaties in een bepaald onderdeel van het proces.

In het geval van projectmanagement kunnen indicatoren worden gegroepeerd in vier hoofdgroepen die fundamenteel zijn voor effectieve projectplanning: 

• boekhouding/financiën,
• personeelsbeheer,
• productiviteit en efficiëntie,
• de organisatie.

Lees meer over KPI's voor projectmanagement.

Boekhoudkundige en financiële KPI's

Bij Stafiz geloven we dat weten hoe je project accounting implementeert de basis is van effectieve projectbewaking. Als het goed geïmplementeerd is, stelt het projectmanagers en -directeuren in staat om managementcontroletechnieken op dezelfde manier te gebruiken als een financieel team, maar dan op een dagelijkse basis, gedurende het hele project. Als het bedrijf een groot aantal projecten en klanten beheert, zal het zich moeten wenden tot software voor projectportfoliomanagement. Hiermee kunnen ze worden vergeleken om de meest interessante projecten of klanten te identificeren en de beste werkwijzen die in de hele portefeuille moeten worden geïmplementeerd.

KPI's voor personeelsbeheer

Productiviteit en efficiëntie

Organisatie

2. Taken en functies van projectmanagementsoftware

Afhankelijk van hun KPI's en doelstellingen moeten bedrijven prioriteit geven aan projectmanagementtools die de functionaliteit hebben om ze te helpen ze te bereiken.

Een eenvoudig maar makkelijk te begrijpen voorbeeld: stel dat een bedrijf genoeg mankracht heeft om vijf projecten parallel uit te voeren, dus stelt het zichzelf tot doel om dit aantal projecten te beheren. Maar de geselecteerde projectmanager beperkt het aantal projecten op zijn platform tot maximaal twee. Dit bedrijf zal deze tool niet kunnen gebruiken. Aan de andere kant is het wel geschikt voor een freelancer die voor één bedrijf werkt.

De tweede parameter om te overwegen is dus: wat is het belangrijkst voor het bereiken van de doelstellingen en het bewaken van de belangrijkste prestatie-indicatoren die zijn vastgesteld? Of, anders gezegd, aan welke functionaliteiten en taken geeft het bedrijf prioriteit als het gaat om projectmanagement? Enkele van de meest relevante zijn

1. Agenda's en taken beheren.
2. Planning van middelen.
3. Communicatie. 
4. Projectrapportage (BI)
5. Ticketbeheer.
6. Budgetbewaking.
7. Projectdocumentatie.

1. Agenda's en taken beheren

Dit is een zeer belangrijke functie in projectmanagement, omdat het ons in staat stelt om de algemene status van taken, werklasten, geschatte uitvoeringstijden, enz. op een snelle en flexibele manier te visualiseren. De twee meest gebruikte weergaven zijn de Gantt chart en de Kanban. 

• Het Gantt-diagram is een online diagramsysteem dat de taken weergeeft die moeten worden uitgevoerd om een project af te ronden. Naast de onderlinge relatie met andere taken worden ook de tijd die aan elke taak is toegewezen en de persoon die verantwoordelijk is voor elke taak weergegeven. Dus als een taak achterloopt op schema, moeten de taken die ervan afhankelijk zijn later beginnen. Vergeleken met de oorspronkelijke planning kunnen we snel zien of het project op tijd is of achterloopt op schema. Je kunt ook zien of middelen opnieuw moeten worden toegewezen, werklasten moeten worden gewijzigd of tijd moet worden aangepast.

• Kanban is een andere planningsmethode die in dit geval wordt weergegeven door kolommen. Elke kolom wordt geassocieerd met een status, bijvoorbeeld: "In uitvoering", "Aan de gang", "Afgewerkt" , enz.

Dit voorstel is slechts één voorbeeld. Projectmanagers die Kanban-modellen gebruiken, kunnen taken gemakkelijk organiseren en notities toevoegen zoals prioriteit, verantwoordelijke, geschatte voltooiingsdatum, afhankelijke taken, enz. Op deze manier kan de projectmanager in één oogopslag de voortgang controleren en beslissingen nemen over de organisatie van taken.

2. Planning en toewijzing van middelen (personeel)

Hulpmiddelenplanning is het proces van het beoordelen van de behoefte aan hulpbronnen en het afstemmen daarvan op de juiste hulpbronnen, als een spel van vraag en aanbod: dit is capaciteitsplanning. Het doel van deze fase is om ervoor te zorgen dat het bedrijf over voldoende personeelscapaciteit beschikt om huidige en toekomstige projecten op het verwachte kwaliteitsniveau af te leveren. Praktisch gezien moet de tool, wil het proces effectief zijn, functies voor profiel- en competentiebeheer bevatten: sourcing, labeling en het organiseren van profielaanvragen.

Toewijzing van middelen en de koppeling na de planning. Het doel is om bestaande middelen toe te wijzen aan projecten en de werkbelasting (TACE) te optimaliseren en tegelijkertijd de werknemers tevreden te stellen. Om dit te bereiken moet de tool planningsfuncties en een vereenvoudigde of automatische handmatige toewijzing bevatten. De interface moet intuïtief zijn, met slepen en neerzetten waar mogelijk om wijzigingen te vergemakkelijken.

Een projectmanager die bijdraagt aan een goede toewijzing van middelen zal de juiste verdeling van de werklast vergemakkelijken en ongelijkheden vermijden die de werkomgeving kunnen beïnvloeden. 

Met de juiste projectmanagementtool kan het bedrijf snel zien hoe het project vordert ten opzichte van de geplande voltooiingsdatum. Als medewerkers goed presteren, maar de deadlines niet halen, heeft het bedrijf een waarschuwingssignaal om te analyseren of bijvoorbeeld technische middelen wel de meest geschikte zijn.

3. Communicatie 

Vlotte communicatie van hoge kwaliteit is een ander fundamenteel aspect. De communicatievaardigheden van de directeur, manager of projectleider zijn essentieel. Maar ze moeten ook over de nodige hulpmiddelen beschikken om ervoor te zorgen dat deze communicatie echt effectief en efficiënt is.

Want bij goed projectmanagement moet de communicatie voldoende zijn, maar niet overmatig. Overmatige communicatie, te veel vergaderingen of onproductieve opvolgingssessies kunnen schadelijk zijn voor projecten en moeten daarom ook gecontroleerd worden.

4. Projectrapportage (BI)

Projectrapportage (BI) is essentieel, vooral voor serviceactiviteiten, omdat het je een realtime overzicht geeft van de status van een project en je helpt de oorzaken van problemen te begrijpen.

Het is ook essentieel om functionaliteiten te hebben die de kosten van deze tijd kunnen bevestigen, gebaseerd op de geïnvesteerde menselijke en technische middelen. Op deze manier verkrijgt het bedrijf informatie van onschatbare waarde om budgetten en projecten zo kosteneffectief mogelijk te optimaliseren. 

5. Beheer van tickets

Deze functionaliteitgroep is belangrijk als je project gericht is op softwareontwikkeling en dus bugs of functies bevat die ontwikkeld moeten worden. Dit type software bevat vaak archiefbeheer (repositories). Deze tools voldoen aan agile ontwikkelingsmethodologieën (scrum etc.).

6. Het budget respecteren 

De respecteren van het budget is essentieel en een goede projectmanagementtool moet helpen om de kosten te beheersen, te organiseren en te optimaliseren.

Om het project succesvol uit te voeren, hebben projectmanagers het volgende nodig snel toegang hebben tot operationele uitgaven, kosten externe middelen, contracten met partners, aankopen, licentieaankopen, enz. Al deze elementen moeten op hetzelfde moment worden bijgewerkt als de aanvragen worden gedaan. Hoe dichter de budgetbewaking de realiteit benadert in termen van tijd en waarde, hoe beter de projectsturing en -aanpassingen zullen zijn.

Het is ook belangrijk omHet is ook belangrijk om een prognose te hebben van wat deze kosten zullen zijn aan het einde van het project. aan het einde van het project, afhankelijk van het soort taak dat moet worden uitgevoerd, de tijd die nodig is om het te voltooien, of er al dan niet meer middelen nodig zijn... En altijd in vergelijking met het oorspronkelijke budget dat aan het project is toegewezen.

7. Het project documenteren 

Projectdocumentatie is de sleutel tot transparant en veilig projectmanagement. Het is een criterium dat vaak niet de aandacht krijgt die het verdient. Toch is het om twee redenen cruciaal:

1. Voor het project zelf. Soms is het nodig om een bepaalde fase die een aantal maanden geleden is afgerond, maar die essentieel is voor het oplossen van een probleem dat zich op dat moment voordoet, opnieuw te bezoeken. Het is daarom vooral relevant bij projecten met onderling afhankelijke taken. Als je het project niet goed documenteert, loop je het risico veel tijd en geld te verspillen aan het vinden van een oplossing voor een probleem dat voortkomt uit de manier waarop een bepaalde kwestie in het verleden is aangepakt.
2. Als referentie voor toekomstige projecten. Soms worden projectmanagers geconfronteerd met omstandigheden waar zij, of andere teams, in het verleden mee te maken hebben gehad. Goede documentatie versnelt het besluitvormingsproces en verhoogt de winstgevendheid van toekomstige projecten.

Andere functies die ook relevant zijn voor de keuze van een projectmanager

Bij sommige projecten is het nodig om het werk van verschillende afdelingen te bundelen. het werk van verschillende afdelingen. Een zeer gebruiksvriendelijke oplossing, die eenvoudig te implementeren is en gelijktijdig en in realtime door meerdere gebruikers kan worden gebruikt, zal de sleutel zijn tot het vergemakkelijken van de relaties tussen afdelingen.

Een ander belangrijk aspect is dat de projectmanagementtool een goede ondersteunende ondersteuningsdienst en eenvoudige integratie met andere met andere programma's. Hoe meer informatie een bedrijf tot zijn beschikking heeft, hoe beter de strategische beslissingen zullen zijn. Bovendien is het centraliseren van alle processen op één enkel platform een uitstekende manier om tijd te besparen, waardoor projecten een nog kosteneffectiever en efficiënter proces worden.

En natuurlijk de prijs van de oplossing zelf is een ander punt dat het bedrijf zal moeten analyseren voordat het een definitieve beslissing neemt over welk projectmanagementsysteem het beste voor het bedrijf is.

Ontdek voor meer informatie de beste projectmanagementsoftware per categorie in ons gedetailleerde artikel.

Conclusie

Allereerst moeten bedrijven de belangrijkste prestatie-indicatoren bepalen die ze willen volgen. Pas daarna moeten ze bepalen welke projectmanagementsoftware de meest geschikte functies en taken bevat om deze te bereiken, zonder een hele reeks algemene aanbevelingen uit het oog te verliezen om de doelstellingen voor projectduur en winstgevendheid te halen. Dit kan bijvoorbeeld een goede planning, uitgebreide monitoring of realistische, gegevensgestuurde post-projectanalyse inhouden. Kwesties waarvoor projectmanagementsoftware een fundamentele bondgenoot wordt, die in staat is om het werkbeheer te versnellen en te optimaliseren en zo de bedrijfsgroei te stimuleren.