12 indicateurs financiers à suivre pour le pilotage de projets

Vous êtes chef de projet ou planning manager ? Vous travaillez au PMO ou une autre fonction en gestion de portefeuille de projets ? Si vous avez la charge d’une équipe, vous devez sûrement constater que suivre en temps réel la performance, l’avancement, la charge et l’exécution des projets est loin d’être simple.

Pour suivre avec fiabilité la santé financière d’un projet, il est important de s’interroger sur la pertinence des indicateurs de performances à sélectionner.

• Quels sont les indicateurs les plus utiles dans le suivi financier de projets ?
• Sur quels KPIs faut-il se concentrer lorsqu’on est responsable de projets ?

Voici 12 indicateurs financiers à suivre dans le pilotage des projets et des équipes projets.

Les indicateurs de performance d’un projet

Que le projet soit interne ou facturé à un client, son pilotage a un coût pour l’entreprise.

Pour suivre la performance d’un projet, il existe plusieurs metrics qui apportent une visibilité sur les aspects d’avancement et de bonne exécution financière.

Le taux de réalisation

Souvent utilisé dans des projets vendus au forfait, c’est le rapport entre la valorisation théorique des temps à passer sur la totalité du projet, rapporté à la valorisation des temps réellement passés sur le projet.

Par exemple, si un projet prévoyait une charge de 10 jours à 800€ par jour de TJM, mais qu’en réalité le projet a pris 12 jours à réaliser, le taux de réalisation est égal à 8000 / 9600 = 83,3%.

• Objectif du taux de réalisation

Cet indicateur permet de situer la performance réelle du projet par rapport au budget. Il a beaucoup d’intérêt lorsqu’il s’agit d’un projet vendu au forfait et que le prix de vente est directement lié à la charge estimée sur le projet.

Ainsi, lorsque le prix de vente est décidé, il est fréquent de le faire en calculant le temps à passer à le réaliser et à multiplier ce temps par le Taux Journalier Moyen ou TJM (si l’unité est le jour).

Dans ce cas, le prix de vente peut être déterminé avec la formule suivant : (Temps à passer sur un projet) * (Taux Journalier Moyen (unité = jour)).

• Enjeu pour les responsables de projet 

L’objectif est alors de tenir ce nombre de jours prévus, voire d’améliorer l’organisation afin de le réaliser avec une qualité identique en moins de temps que ce qui était prévu et/ou avec des collaborateurs plus rentables pour le projet. Cet ajustement est possible en réduisant les profils senior initialement staffés sur ce projet au profit de collaborateurs juniors si la disponibilité des ressources le permet.

Dans ces conditions, la difficulté est de continuer à assurer une satisfaction des clients à minima aussi élevée qu’avec la planification initialement prévue.

• Comment suivre le taux de réalisation ? 

Il est intéressant de regarder le taux de réalisation à la fin du projet en le comparant à ce qui était initialement prévu. Mais c’est aussi et surtout en cours de projet qu’il faut le suivre, car c’est un excellent indicateur de la performance prévisionnelle des projets.

Pour ce faire, il est nécessaire d’avoir établi le budget, mais surtout de suivre ce qu’il reste à faire dans ce projet. Il faut ainsi prendre en compte les temps déjà réalisés sur le projet, tout comme ceux qui restent à produire pour achever le travail.

Lorsque le staffing des collaborateurs est suivi, la donnée est déjà présente pour pouvoir calculer ce taux de réalisation. Idéalement, les modifications de staffing permettent d’afficher une réévaluation immédiate du taux de réalisation pour vérifier la performance prévisionnelle du projet et prendre des actions correctrices avant qu’il ne soit trop tard.

La marge à terminaison

La marge à terminaison est la marge prévisionnelle du projet à son achèvement. La marge à terminaison prend donc en compte non seulement les coûts déjà passés sur le projet, quelle que soit leur nature (sous-traitance, staff, frais, …), mais aussi ceux à venir afin de les déduire du chiffre d’affaires total prévisionnel du projet.

• Objectif de la marge à terminaison

Le suivi de la marge à terminaison est primordial pour plusieurs raisons.

D’abord, pour s’assurer que la marge prévisionnelle d’un projet n’est pas négative. Au-delà de l’aspect de bonne gestion qui incite à s’assurer que les projets terminent avec une marge positive, cette vérification est obligatoire pour la comptabilité afin de pouvoir passer des provisions pour pertes à terminaison le cas échéant.

Par ailleurs, le suivi des marges à terminaison permet de mieux piloter les coûts. Les leviers pour améliorer la marge d’un projet sont nombreux : ré-organiser le staffing, réduire les frais de déplacement prévus, aller chercher une commande additionnelle, et d’autres encore.

• Comment suivre cet indicateur ? 

Pour suivre les marges à terminaison avec fiabilité, il est nécessaire de ré-estimer son chiffre d’affaires prévisionnel, mais surtout être capable d’établir un prévisionnel des coûts à venir.

C’est généralement le rôle du chef de projet de calculer le budget initial puis de ré-estimer, en cours de projets, l’ensemble de ces coûts de staff, de sous-traitance, de frais, d’achats et de tout autre coût supplémentaire.

Il est fortement recommandé de réaliser des revues régulières de l’ensemble des projets pour identifier ceux qui dévient de la marge budgétée afin de mener des actions correctrices au plus vite.

La production réalisée non facturée

Plus utile dans un projet en régie (facturé au temps passé), cette metric permet de calculer, comme son nom l’indique, la production réalisée (soit en valeur, soit en temps) qui n’a pas encore été facturée au client.

Pour calculer cette production réalisée non facturée en valeur, le nombre d’unités de temps déjà passées sur le projet est multiplié par le taux de facturation applicable à cette unité, un Taux Journalier Moyen par exemple, et cette valeur est ensuite comparée avec les montants facturés à date.

Sa formule est la suivante : (Nombre d’unités de temps passé sur un projet) * (Taux de facturation applicable à cette unité)

Suivi de la production réalisée non facturée et du pourcentage d’avancement

• Objectif du suivi de la production non facturée 

Connaître la valeur de la production réalisée non facturée est avant tout utile pour piloter la trésorerie. Quels que soient les termes de paiement, cela représente de la trésorerie qui peut être récupérée à court terme. Bien entendu, il n’est pas toujours possible de facturer immédiatement cette production selon les échéances prévues avec le client. Toutefois c’est un excellent indicateur de trésorerie à venir, surtout quand il est regardé de manière consolidée.

• Comment suivre cet indicateur ? 

Il est plus simple de suivre cet indicateur par le biais d’une solution intégrée qui dispose du suivi des temps passés sur un projet, des Taux Journaliers Moyens (ou Taux Horaires Moyens) affectés sur chacune des ressources, et qui gère aussi la facturation, car bien ces éléments qui sont comparés les uns aux autres.

Une revue du réalisé non facturé par pôle ou au global permet d’analyser les bonnes pratiques en matière de facturation.

Le pourcentage d’avancement

Cet indicateur permet de vérifier le statut de l’avancement d’un projet. L’avancement peut être analysé avec l’unité de temps ou si le projet est associé à un chiffre d’affaires avec l’unité de valeur.

Suivi de la production réalisée non facturée et du pourcentage d’avancement dans Stafiz

Ce pourcentage d’avancement peut aussi être analysé par rapport au budget initial ou alors par rapport au dernier estimé. Quand votre outil de pilotage calcule un chiffre d’affaires à l’avancement, il est aussi possible de connaître l’avancement en pourcentage du chiffre d’affaires.

• Objectif du pourcentage d’avancement

Il est important de suivre le pourcentage d’avancement pour s’assurer de l’atteinte des objectifs. Terminer les livrables à temps est un objectif majeur du pilotage de projet.

Cet objectif est aussi souvent analysé avec une autre métrique, l’On-Time-Delivery, qui calcule le nombre de projets terminés dans les temps par rapport au total des projets. Le responsable de projet doit donc toujours garder un œil rivé sur cet important metric du pilotage de projet.

• Comment suivre le pourcentage d’avancement ? 

Il faut comparer le budget en termes de temps et de valeur, au réalisé qui se base sur les comptes rendus d’activité des collaborateurs. Lorsque l’outil de pilotage de projet que vous utilisez permet aussi de ré-estimer les coûts des projets, l’avancement peut alors être mesuré par rapport au dernier forecast, il est donc plus précis.

Les indicateurs liés à la gestion des équipes

Le taux de charge (ou TACE)

• Objectif du taux de charge

Le taux d’activité congés exclus permet de s’assurer que les équipes produisent un travail qui va apporter une rentabilité au niveau attendu. Lorsque les projets sont facturés à des clients comme dans les sociétés de services – telles que des sociétés de conseil, des ESN ou encore des agences, le chiffre d’affaires, dépend directement de la facturation des projets.

Il est donc capital que les principales ressources de la société, à savoir ses employés, utilisent leur temps à travailler sur des projets facturables, c’est-à-dire générateurs de chiffre d’affaires, plutôt que sur des projets internes, bien que ces derniers puissent avoir un impact favorable sur la rentabilité (déploiement d’une solution ERP pour générer des gains de productivité, simplification des processus, activité commerciale, …).

Il n’est pas rare de se fixer des objectifs de taux de charge différents en fonction des différentes populations de collaborateurs. Par exemple dans une société de conseil, il est souvent attendu que les collaborateurs juniors aient un taux de charge très élevé, souvent supérieur à 80%. En revanche les directeurs passent davantage de temps à développer l’activité et ont donc des objectifs de taux de charge moins élevés.

• Comment suivre le taux de charge ? 

Le suivi de l’activité des collaborateurs doit permettre d’imputer du temps non seulement sur des projets chargeables, mais aussi sur tous les projets et activités sur lesquels ils sont amenés à passer du temps : des formations, des projets internes, du travail sur des propositions commerciales…

Le logiciel de suivi d’activité (Compte Rendu d’Activité) doit permettre d’imputer du temps sur toutes ces catégories et fournir un reporting consolidé, pour avoir de la visibilité sur les taux de charge passés et futurs (ces derniers dépendent du staffing), par collaborateur, équipe ou type de population de collaborateur. Avec cette visibilité il est beaucoup plus facile d’identifier les problématiques qui empêchent d’améliorer la rentabilité.

Le taux d’occupation

• Objectif du taux d’occupation 

À la différence du taux de charge, le taux d’occupation va permettre de suivre la charge globale des collaborateurs, que ce soit sur des projets vendus à des clients ou sur tout autre type d’activité. Certains collaborateurs, même s’ils ont des taux de charge plus faibles, n’ont pas forcément une activité moins intense.

Un responsable financier, par exemple, va davantage travailler sur des projets internes que d’autres collaborateurs, avec une charge de travail souvent importante. Ils auront alors un taux d’occupation élevé.

Le taux d’occupation se calcule par la formule suivante :

• Comment suivre cet indicateur ? 

Il est particulièrement intéressant d’avoir une vue prévisionnelle de cette métrique. Voir la charge des collaborateurs dans les prochaines périodes, non seulement sur les projets mais aussi éventuellement sur d’autres catégories d’activité permet d’identifier les problématiques de surcapacité ou de sous-capacité qui sont en train de se matérialiser. Il pourra ainsi réagir et corriger le tir en embauchant, par exemple, dans le cas de sous-capacité. Pour optimiser la gestion des ressources, il est important de mettre en place une gouvernance des projets afin de rester aligner sur les objectifs de l’entreprise.

Suivi du taux d’occupation dans Stafiz

La production

La production lorsqu’on la définie dans le cadre d’un projet peut être suivie en valeur ou en temps (en jours ou en heures généralement).

Lorsqu’on regarde la production réalisée en jour par exemple, c’est la totalité du temps passé sur un projet à date.

Pour la production réalisée en valeur, c’est le nombre total de jours passés sur le projet multiplié par la valeur d’une journée (souvent appelé Taux Journalier Moyen). Sa formule est la suivante : (Nombre de jours passé sur un projet) * (Valeur d’une journée).

• Objectif du suivi de production

Il est souvent intéressant de suivre la production et les capacités de production à l’échelle d’une équipe ou d’une société. En fonction du nombre de collaborateurs et de leurs disponibilités, il est possible de lire les capacités de production en jours ou en valeur. Une société bien organisée et optimisée va toujours chercher à aligner ses capacités de production avec ses objectifs de chiffre d’affaires et sa croissance. Ainsi, être capable de suivre cette métrique permet de s’assurer que les objectifs commerciaux sont alignés avec les ressources disponibles.

• Cas d’exemple

La société JAVA a 100 collaborateurs développeurs, dont le TJM est fixé à 800€ en standard, et 50 collaborateurs consultants qui ont un TJM de 750€. En moyenne tous les collaborateurs travaillent 217 jours. La capacité totale de production est donc de :

[100 x 800 + 50 x 750] x 217 = 25 497 500€.

Théoriquement, si les équipes restent au même niveau, il faut aller chercher a minima un montant de contrat de 25,5 M€.

• Comment suivre cet indicateur ? 

Dans une solution de gestion de l’activité, vous avez souvent la possibilité de suivre la production réalisée, mais aussi parfois la production prévue. Lorsque les prévisions sont aussi disponibles, cela permet de savoir quelles sont les capacités restantes dans les prochaines périodes, c’est-à-dire l’effort commercial à fournir pour couvrir a minima les ressources de la société.

Les indicateurs liés à la gestion globale du suivi financier de projet

Si vous êtes en charge de plusieurs projets ou que vous êtes un dirigeant, il faut aussi suivre des métriques qui vous apportent une vue plus holistique de la performance de l’activité. Il est alors intéressant de suivre ces trois indicateurs.

Le pipe commercial

Suivi du pipe commercial

Le pipe (« tube » en français) commercial correspond aux opportunités identifiées mais pas encore gagnées. Le suivi du pipe commercial permet d’anticiper le chiffre d’affaires futur lié à ces opportunités.

• Objectif du suivi de pipe

Le suivi du pipe commercial est crucial dans toute société, et non pas seulement pour celles qui travaillent en mode projets et vendent du service. Au-delà d’anticiper la performance commerciale et d’être capable de prévoir le chiffre d’affaires futur, ce suivi permet d’anticiper les besoins en ressources pour répondre correctement aux projets futurs.

C’est dans ce cadre qu’il est crucial pour des responsables d’équipes et managers, d’avoir une bonne visibilité sur la maturité des opportunités et les besoins en ressources associés.

• Comment suivre le pipe commercial ?

Il faut impérativement avoir un outil de pilotage de projet pour centraliser toutes les opportunités, et si possible les segmenter par maturité ou par chance de succès.

Idéalement, il est possible d’identifier le stade d’avancement de l’opportunité (prospection, offre envoyée, négociation en cours…) et d’appliquer un pourcentage de chances de succès qui permet de pondérer le montant associé et d’apporter une vision plus réaliste du chiffre d’affaires futur.

Gestion des opportunités commerciales

Pré-staffez vos équipes et anticipez vos besoins en ressources dès l’opportunité avec Stafiz. Une fois l’opportunité remportée, la création du projet est automatique, conservant les données de staffing et de budget préalablement renseignées pour vous faire gagner du temps et mieux optimiser la charge.

Le CRM Stafiz

Lorsque le CRM est adapté à la gestion des ressources, il permet par ailleurs d’éditer un plan de charge associé : quels types de rôles vont travailler sur ce projet s’il est gagné, pendant combien de temps, à quels Taux Journalier Moyen, et quelles compétences seront nécessaires ?

En fonction de la maturité de l’offre, il est possible de « pousser » les besoins aux responsables du planning ou responsables d’équipes pour qu’ils identifient les collaborateurs qui sauront répondre au besoin, ou, au contraire, puissent alerter pour aller identifier des candidats externes ou des sous-traitants.

Lier le pipe commercial au planning des équipes est donc une bonne pratique pour démarrer à temps les projets et s’assurer que le bon « casting » est réalisé pour répondre aux besoins du projet.

Le coût de l’acquisition des clients

C’est l’ensemble des coûts commerciaux qui sont nécessaires pour vendre les projets. Il s’agit du temps passé par les équipes à rédiger des propositions, le temps passé sur l’activité commerciale ou encore en déplacement pour aller échanger avec des prospects. C’est aussi les frais de déplacement en phase d’avant-vente ou toutes les autres dépenses réalisées dans le cadre d’un appel d’offres par exemple.

• Objectif du suivi des coûts d’acquisition

Le suivi des coûts d’acquisition des clients est un autre indicateur crucial pour s’assurer de la rentabilité de l’activité commerciale. C’est en quelque sorte l’investissement nécessaire pour décrocher des projets.

Il faut s’assurer que la valeur générée par les contrats associés à l’activité est bien supérieure à cet investissement commercial. Le ratio de 3 fois la valeur par rapport au coût d’acquisition ressort souvent comme le minimum à atteindre pour conserver une bonne rentabilité.

Bien suivi, cet indicateur permet aussi de comparer la performance des commerciaux entre eux. C’est un excellent indicateur qui va au-delà du montant de chiffre d’affaires décroché par le commercial.

• Comment suivre le coût d’acquisition ?

Pour être capable de suivre l’activité et les coûts commerciaux, il est nécessaire d’avoir une solution qui permet de suivre le temps passé, les frais et les dépenses et de les affecter sur chacune des opportunités, ou sur des activités plus générales, comme la prospection par mail ou la participation à un salon par exemple. Ayant connaissance du coût de chaque commercial, il est possible ensuite de calculer le coût total commercial passé sur chaque opportunité et sur d’autres activités commerciales, et ce par collaborateur.

En fonction de l’outil de pilotage de projet que vous utilisez, vous pourrez à partir de là suivre et générer des reporting qui donnent plus précisément les coûts d’acquisition au global, par équipe ou par commercial, et la rentabilité de ce coût par rapport aux montants de chiffre d’affaires gagné.

Le chiffre d’affaires réalisé et prévisionnel

Le calcul du chiffre d’affaires pour les projets peut s’avérer assez complexe car plusieurs méthodes sont utilisées, comme la méthode à l’avancement ou la méthode à l’achèvement par exemple.

La méthode à l’avancement va permettre de reconnaître le chiffre d’affaires dans le compte de résultat en fonction du pourcentage d’avancement. Ce pourcentage d’avancement est généralement calculé comme un pourcentage des coûts imputés sur le projet par rapport aux coûts totaux prévus sur le projet. Il se calcule de la façon suivante :

Via la méthode à l’achèvement, le chiffre d’affaires est reconnu seulement à la fin du projet.

• Objectif du suivi du chiffre d’affaires

Il ne fait aucun doute que le suivi du chiffre d’affaires des projets est un KPI primordial. Que les projets soient facturés en interne ou à des clients, appliquer un chiffre d’affaires permet de donner une valeur au temps passé par les ressources sur le projet.

Même si l’on travaille sur des projets internes qui ne sont pas facturés, il est intéressant d’appliquer un Taux Journalier Moyen à ses ressources, pour identifier l’équivalent en chiffre d’affaires qui aurait pu être généré par les ressources si le projet avait été vendu.

• Comment suivre le chiffre d’affaires ?

Le suivi du chiffre d’affaires peut être assez compliqué selon la taille et la durée des projets. Les équipes financières en charge de ce sujet utilisent souvent des modèles Excel, mais l’utilisation d’une solution ERP qui permet d’automatiser et de sécuriser le calcul est un atout, non seulement pour les gains de temps que cela apporte aux équipes support, mais aussi parce que cette métrique est tellement important qu’il doit pouvoir être suivi en temps réel par les équipes financières mais aussi par les responsables des projets et autres managers.

La rentabilité de l’activité

Suivre la rentabilité d’une entité qui réalise des projets implique de pouvoir suivre la rentabilité des différents projets et de pouvoir analyser les différents types de coûts : coûts des équipes, coûts de la sous-traitance, frais et des autres types de dépenses, etc.

• Objectif du suivi de rentabilité

Ce suivi permet de s’assurer que l’activité génère des profits au niveau attendu. Toutes les activités de projets n’ont pas vocation à générer du profit, mais lorsque c’est le cas, il est important d’avoir une vue globale de la rentabilité de l’activité en suivant la rentabilité passée et à venir des projets et de la comparer au budget.

Suivi de la rentabilité de l’activité dans Stafiz

• Comment suivre la rentabilité de l’activité ?

Ici aussi un suivi sur modèle Excel peut faire l’affaire lorsque les projets ne sont pas nombreux, mais l’utilisation d’une solution dédiée apporte un grand nombre d’avantages qui vont de l’automatisation du suivi à la sécurisation des calculs en passant par les tableaux de bords de suivi qui permettent d’identifier immédiatement les problématiques de dépassement de budget, leurs raisons et de localiser les écarts.

La facturation des projets

Il s’agit de suivre ici l’avancement et la complétude de la facturation par rapport à ce qui était envisagé. Ce suivi doit aller jusqu’au suivi des paiements pour avoir une bonne maîtrise de sa trésorerie.

• Objectif du suivi de la facturation

La performance de l’activité ne s’arrête pas à la réalisation, il faut s’assurer que le montant vendu est bien collecté et si possible le plus rapidement possible afin d’avoir une trésorerie la plus saine possible. Il faut donc ici s’assurer que le process soit organisé.

1. Les échéances de facturation, c’est-à-dire les livrables qui vont permettre de déclencher la facturation, sont suivies et que la communication entre les responsables de projets et les équipes en charge de la facturation est excellente pour permettre de facturer dès que cela est possible.
2. Tous les éléments facturables ont bien été facturés et rien n’est oublié : dans un projet, non seulement les livrables sont facturables, mais il est aussi fréquent de re-facturer des frais par exemple. Il est important de suivre ces éléments sans quoi la re-facturation est oubliée et de l’argent est laissé sur la table.
3. Les termes de paiements sont respectés par les clients

Suivi de la facturation des projets avec Stafi

• Comment suivre cet indicateur ?

Il est nécessaire de suivre projet par projet ce qui a été facturé, ce qu’il reste à facturer, ce qui a été payé et pouvoir identifier facilement les factures qui n’ont pas été réglées lorsqu’elles auraient dû l’être. C’est toujours plus simple si le suivi de la facturation est lié au suivi de projet.

Lorsque les éléments de suivi d’avancement et de facturation sont liés par exemple, il est possible de laisser le responsable de projet confirmer la production d’un livrable afin de déclenche une facture. Les équipes en charge de la facturation voient alors apparaître cette échéance comme une facture à émettre, et peuvent l’envoyer au client le plus rapidement possible. En accélérant le cycle de trésorerie, c’est tout le cashflow de l’activité qui s’améliore.

Stafiz aide les sociétés de services à gagner en visibilité et mieux gérer l’avancement de leurs projets grâce à des données en temps réel. Stafiz est un SaaS de gestion du staffing, pilotage de projet et de Business Intelligence. Ainsi les budgets et les marges sont toujours respectées et vous prenez de meilleurs décisions pour votre business.

Pilotez vos projets avec Stafiz