Comment mettre en place une comptabilité projet efficace ?

La comptabilité projet s’intéresse à la façon dont les coûts d’un projet sont comptabilisés et suivis. Elle fournit une mesure précise de la performance financière d’un projet et permet aux responsables de projets de prendre des décisions éclairées concernant les actions à mener pour rester aligné sur les budgets.

La comptabilité des projets peut également aider à identifier les risques potentiels et à évaluer les risques sur la marge d’un projet.

En bref, elle constitue une composante essentielle de tout bon gestionnaire de projet. Avant de rentrer dans le détail des étapes à suivre pour mettre en place une comptabilité projet fiable et efficace, il est important de rappeler les principaux concepts.

Comment fonctionne la comptabilité projet ?

Toute comptabilité projet implique d’établir un budget prévisionnel au démarrage de chaque projet. Ce budget doit intégrer l’ensemble des coûts qui sont à affecter au projet, à savoir :

• les temps travaillés sur le projet ;
• les achats nécessaires à la production ;
• les frais supplémentaires.

Il doit permettre d’anticiper une marge. Tout au long du projet, le budget sera régulièrement revu, et le calcul prévisionnel de marge refait afin de s’assurer que la performance financière du projet est au rendez-vous.

Il est important de conserver les justificatifs des coûts passés sur le projet (feuilles de temps, justificatifs de frais, factures, etc.) ainsi que de pouvoir justifier des coûts prévisionnels (planning projet futur, etc.). En effet, dans la mesure où ces coûts sont un élément central du calcul comptable (détaillé ci-dessous), il faut pouvoir expliquer et justifier que les calculs respectent les règles comptables.

Lorsque le budget d’un projet est créé, il est important d’indiquer toutes les lignes de coûts. Il faut prendre en compte le temps à passer par les ressources internes, les achats de prestations externes (des freelances par exemple), les frais de déplacement – même ceux qui seront re-facturés, l’achat éventuel de produits qui seront revendus au cours du projet.

Comptabilité des projets – Plan de production dans Stafiz

Choisir la bonne méthodologie de reconnaissance du chiffre d’affaires

Il existe plusieurs méthodologies de reconnaissance du chiffre d’affaires dans la comptabilité projet.

Pour faire le bon choix, il est nécessaire de se rapprocher de votre expert-comptable qui pourra vous expliquer les tenants et aboutissants des différentes méthodologies et vous aider à choisir les bonnes méthodologies en fonction des spécificités de vos projets.

Voici toutefois les principales méthodologies de reconnaissance du chiffre d’affaires et les règles associées.

Reconnaissance du chiffre d’affaires à l’achèvement

Dans cette méthodologie, le chiffre d’affaires n’est reconnu qu’une fois le projet terminé.

L’intégralité du chiffre d’affaires lié au projet est reconnue dans la période en cours lorsque le projet est officiellement terminé. Il ne sera pas possible de reconnaître du chiffre d’affaires avant cette période.

Pour que le projet soit correctement « terminé », il faut que le client confirme que le service pour lequel il a passé commande a été réalisé dans son intégralité. Cela peut par exemple se faire avec un bon de livraison validé par le client.

Reconnaissance du chiffre d’affaires à l’avancement

Pour les projets plus longs, il peut être accepté comptablement de reconnaître le chiffre d’affaires au fur et à mesure que le projet avance.

Chaque fin de période comptable, un calcul de l’avancement sera réalisé, et le chiffre d’affaires sera reconnu au prorata de cet avancement.

La méthode de calcul de l’avancement doit être dans ce cas précise, et homogène pour que les calculs de chiffres d’affaires puissent être valides. Souvent, l’avancement est calculé sur la base des coûts.

Cela permet de calculer plus précisément l’avancement qu’un simple calcul sur la base du travail réalisé. En effet, lorsque le budget du projet intègre en plus du travail réalisé par des collaborateurs internes, des achats et des prestations externes, il faut pouvoir englober un suivi exhaustif, et le critère commun du coût fonctionne bien.

Reconnaissance du chiffre d’affaires à la facturation

Lorsque la comptabilité projet le permet, la méthode de la reconnaissance du chiffre d’affaires à la facturation implique que le chiffre d’affaires est aligné avec la facturation.

Le chiffre d’affaires reconnu sur la période sera égal à la facturation générée sur la même période. Pour les projets qui sont facturés au temps passé, c’est souvent la méthodologie choisie pour simplifier les calculs.

Calculer correctement l’avancement d’un projet avec un outil de pilotage de projet

Lorsque le chiffre d’affaires du projet est reconnu à l’avancement, il faut aussi choisir la bonne méthodologie de calcul d’avancement.

Pour qu’un avancement soit correct, plusieurs critères doivent être réunis.

Si les projets sont simples et que l’avancement du travail en temps permet de définir avec précision le pourcentage d’avancement du projet, la méthode peut être acceptée par l’expert-comptable ou l’auditeur financier.

En revanche lorsque les projets sont complexes, avec des lignes de coûts différentes et des achats de produits, la méthodologie par les coûts sera surement à privilégier. Il est donc nécessaire de mettre en place des processus qui permettent en fin de période comptable de :

• récupérer les données de coûts réalisés précis sur chacun des projets (coûts hommes, prestations externes, frais, etc…) ;
• permettre aux responsables de projets de réévaluer le reste à faire sur le projet et donc le budget total, pour que l’avancement puisse être calculé en pourcentage.

Un ERP ou un outil de pilotage de projet vous permet de réaliser facilement ces calculs et simplifie le suivi des ces budgets, les mises à jour et les clôtures comptables. La comptabilité projet est plus facilement déployée avec une solution ERP.

Comment calculer correctement les marges des projets

Dans une comptabilité projet bien menée, le calcul de la marge projet doit être précis et doit prendre en compte l’ensemble des variables du projets.

Le calcul du chiffre d’affaires

Premier élément clé dans la marge, le calcul du chiffre d’affaires duquel seront déduits les coûts du projet. Il ne sera pas le même en fonction de la méthodologie de reconnaissance de chiffre d’affaires.

En fonction du type de projet, votre logiciel ERP est normalement correctement paramétré pour appliquer la bonne méthodologie de reconnaissance de chiffre d’affaires.

Ainsi, le chiffre d’affaires d’un projet au forfait sera soit reconnu à l’achèvement, soit à l’avancement.

Le chiffre d’affaires d’un projet en régie sera plus souvent reconnu au facturé. Si des frais, des achats ou de la sous-traitance est refacturée, il faut le prendre en compte car ces éléments viennent s’ajouter au chiffre d’affaires du projet.

La prise en compte des coûts

3 critères importants : il faut qu’il y ait

Pour que le calcul de la rentabilité d’un projet soit exact, trois critères doivent être réunis :

• l’exhaustivité des coûts ;
• que ces coûts soient réels, c’est-à-dire que les montants ne soient pas des estimations mais des coûts réels ;
• que leur enregistrement soit passé sur la bonne période comptable.

Assurez-vous que votre logiciel de suivi vous permet de remplir ces conditions.

Pour l’exhaustivité, il faut donc bien prendre en compte les coûts du personnel (temps passé sur le projet multiplié par le coût associé), les achats des prestations (coûts facturés par un freelance par exemple), les frais (voyages et frais de déplacement), ainsi que les achats de produits et de matière.

La fiabilité des coûts repose sur votre logiciel ERP ou logiciel de gestion d’activité. Plus il est intégré, plus il vous permettra de fiabiliser vos processus et vos coûts.

L’enregistrement dans la bonne période comptable implique aussi la mise en place de processus qui obligent les responsables de projet à suivre les coûts et à s’assurer qu’ils sont bien tous enregistrés sur les bonnes dates.

Quelles actions permettent d’améliorer les marges ?

La comptabilité de projet permet de définir les règles pour correctement piloter les projets. Mais chaque entreprise dispose d’un certain degré de liberté dans l’approche analytique.

Ainsi les marges des projets peuvent être par exemple réparties en deux lignes pour affiner l’analyse de la performance. Un premier niveau de marge, qu’on appelle marge brute du projet intègre les coûts dits externes : achats, frais, etc… Ils n’intègrent pas de coûts salariaux de l’entreprise.

Pour passer de la marge brute à la marge nette, on ajoute dans les coûts le montant correspondant à la charge salariale pour l’entreprise du temps passé par les collaborateur internes sur le projet. Un outil de suivi des temps sur les projets et les tâches est nécessaire pour que ce calcul soit précis.

Pour améliorer les marges, il suffit de mettre en place une série d’action.

Suivre les marges

Et oui, ça paraît bête, mais on ne peut améliorer que ce que l’on suit. Or trop peu d’entreprises suivent les marges de leurs projets précisément. En installant un suivi précis et régulier des marges, la performance va indéniablement s’améliorer car le suivi donnera de la visibilité sur les problématiques qui viennent impacter les projets

Responsabiliser les chefs de projets

Ce sont eux qui doivent être responsables de leurs marges. En leur donnant les moyens de connaître automatiquement l’évolution de leur marge et les accès pour mettre à jour le reste à faire sur le projet, vous pouvez assurément compter sur eux pour tenir le budget.

Gagner en anticipation

Un logiciel qui vous permet de mieux gérer le prévisionnel de coûts et de l’associer au suivi des coûts réalisés vous donne une longueur d’avance. Stafiz par exemple, permet de piloter la charge des collaborateurs, les coûts à venir et notifie lorsque les marges dévient des projets

Vous vous posez des questions sur votre comptabilité projet et plus largement sur la gestion financière de projet ? N’hésitez pas à contacter nos experts qui pourront vous aider à mener les bons changements dans votre société !

Stafiz est un ERP pour les sociétés de services et vous permet de mieux gérer vos projets. Automatisez vos processus et gagnez du temps. Bénéficiez d’une visibilité globale sur la performance de vos projets !

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