¿Cómo establecer una contabilidad de proyectos eficaz?

La contabilidad de proyectos se refiere a cómo se contabilizan y rastrean los costos de un proyecto. Proporciona una medida precisa del rendimiento financiero de un proyecto y permite a los gestores de proyectos tomar decisiones informadas sobre las acciones que deben tomar para mantenerse alineados con los presupuestos.

La contabilidad de proyectos también puede ayudar a identificar riesgos potenciales y evaluar los riesgos en el margen de un proyecto.

En resumen, es un componente esencial de cualquier buen gestor de proyectos. Antes de entrar en detalle sobre los pasos a seguir para establecer una contabilidad de proyectos fiable y eficiente, es importante recordar los conceptos principales.

¿Cómo funciona la contabilidad de proyectos?

Toda contabilidad de proyectos implica la elaboración de un presupuesto provisional al inicio de cada proyecto. Este presupuesto debe incluir todos los costes que vayan a imputarse al proyecto, es decir :

• el tiempo trabajado en el proyecto;
• compras necesarias para la producción;
• costos adicionales.

Debe permitir prever un margen. A lo largo del proyecto, el presupuesto se revisará periódicamente y se volverá a calcular el margen previsto, para garantizar que los resultados financieros del proyecto se ajustan a lo previsto.

Es importante conservar los recibos de los costes pasados del proyecto (hojas de horas, recibos de gastos, facturas, etc.), así como poder justificar los costes previstos (planificación futura del proyecto, etc.). De hecho, en la medida en que estos costes son un elemento central del cálculo contable (que se detalla a continuación), es necesario poder explicar y justificar que los cálculos cumplen con las normas contables.

Cuando se crea el presupuesto de un proyecto, es importante indicar todas las líneas de costo. Hay que tener en cuenta el tiempo que se va a dedicar a los recursos internos, la compra de servicios externos (autónomos, por ejemplo), los gastos de viaje, incluso los que se volverán a facturar, la posible compra de productos que se revenderán durante el proyecto.

Contabilidad de Proyectos – Plan de Producción en Stafiz

Elegir la metodología de reconocimiento de ingresos adecuada

Existen varias metodologías para reconocer los ingresos en la contabilidad de proyectos.

Para tomar la decisión correcta, es necesario ponerse en contacto con su contable, quien podrá explicarle los entresijos de las diferentes metodologías y ayudarlo a elegir las metodologías adecuadas de acuerdo con las especificidades de sus proyectos.

Sin embargo, aquí están las principales metodologías para reconocer los ingresos y las reglas asociadas.

Reconocimiento de la cifra de negocios al finalizar

En esta metodología, los ingresos solo se reconocen una vez que se completa el proyecto.

La totalidad de la facturación relacionada con el proyecto se reconoce en el período actual cuando el proyecto se completa oficialmente. No será posible reconocer la rotación antes de este período.

Para que el proyecto se "complete" correctamente, el cliente debe confirmar que el servicio para el que ha realizado un pedido se ha realizado en su totalidad. Esto se puede hacer, por ejemplo, con un albarán de entrega validado por el cliente.

Reconocimiento de la facturación en el avance

En el caso de proyectos más largos, se puede aceptar a efectos contables el reconocimiento de ingresos a medida que avanza el proyecto.

Al final de cada período contable, se hará un cálculo del progreso, y el volumen de negocios se reconocerá en proporción a este avance.

En este caso, el método de cálculo del anticipo debe ser preciso y homogéneo para que los cálculos del volumen de negocios sean válidos. A menudo, el avance se calcula sobre la base de los costos.

Esto permite calcular el progreso con mayor precisión que un simple cálculo basado en el trabajo realizado. De hecho, cuando el presupuesto del proyecto incluye compras y servicios externos además del trabajo realizado por los empleados internos, es necesario poder incluir un seguimiento exhaustivo, y el criterio común de coste funciona bien.

Reconocimiento de la facturación en la facturación

Cuando la contabilidad del proyecto lo permite, el método desde el reconocimiento de ingresos hasta la facturación implica que la facturación está alineada con la facturación.

Los ingresos reconocidos durante el período serán iguales a la facturación generada durante el mismo período. En el caso de los proyectos que se facturan por tiempo empleado, esta suele ser la metodología elegida para simplificar los cálculos.

Calcular correctamente el progreso de un proyecto con una herramienta de gestión de proyectos

Cuando se reconoce la facturación del proyecto en el momento de la ejecución, también es necesario elegir la metodología adecuada para calcular el progreso.

Para que una promoción sea correcta, se deben cumplir varios criterios.

Si los proyectos son simples y el progreso del trabajo en el tiempo permite definir con precisión el porcentaje de progreso del proyecto, el método puede ser aceptado por el contador público o el auditor financiero.

En cambio, cuando los proyectos son complejos, con diferentes líneas de costes y compras de productos, probablemente se prefiera la metodología de costes. Por lo tanto, es necesario poner en marcha procesos que permitan alcanzar los siguientes objetivos al final del periodo contable :

• recuperar datos sobre los costos precisos incurridos en cada proyecto (costos humanos, servicios externos, costos, etc.);
• Permitir que los gestores de proyectos reevalúen el trabajo restante por realizar en el proyecto y, por lo tanto, el presupuesto total, de modo que el progreso pueda calcularse como un porcentaje.

Un ERP o una herramienta de gestión de proyectos permite realizar fácilmente estos cálculos y simplifica el seguimiento de estos presupuestos, actualizaciones y cierres contables. La contabilidad de proyectos se implementa más fácilmente con una solución ERP.

Cómo calcular correctamente los márgenes de los proyectos

En una contabilidad de proyectos bien realizada, el cálculo del margen del proyecto debe ser preciso y debe tener en cuenta todas las variables del proyecto.

Cálculo de la cifra de negocios

El primer elemento clave en el margen es el cálculo del volumen de negocios del que se deducirán los costes del proyecto. No será lo mismo en función de la metodología de reconocimiento de la cifra de negocios.

Dependiendo del tipo de proyecto, su software ERP normalmente está configurado correctamente para aplicar la metodología de reconocimiento de ingresos adecuada.

Por lo tanto, la facturación de un proyecto a precio fijo se reconocerá al finalizarse o al avanzar.

La facturación de un proyecto se reconocerá con mayor frecuencia en la factura. Si se vuelven a facturar costes, compras o subcontratas, hay que tenerlo en cuenta porque estos elementos se suman a la facturación del proyecto.

Consideración de los costos

3 criterios importantes: debe haber

Para que el cálculo de la rentabilidad de un proyecto sea preciso, se deben cumplir tres criterios:

• la integridad de los costos;
• que estos costos son reales, es decir, que los montos no son estimaciones sino costos reales;
• que su registro se ha realizado durante el período contable correcto.

Asegúrese de que su software de seguimiento le permita cumplir con estos requisitos.

Por lo tanto, para completar, es necesario tener en cuenta los costes de personal (tiempo dedicado al proyecto multiplicado por el coste asociado), las compras de servicios (costes facturados por un autónomo, por ejemplo), los gastos (viajes y gastos de viaje), así como las compras de productos y materiales.

La fiabilidad de los costes se basa en su software ERP o software de gestión de actividades. Cuanto más integrado esté, más fiable será para que sus procesos y costes sean más fiables.

El registro en el período contable correcto también implica poner en marcha procesos que requieran que los gerentes de proyecto realicen un seguimiento de los costos y se aseguren de que todos se registren en las fechas correctas.

¿Qué acciones pueden mejorar los márgenes?

La contabilidad de proyectos permite definir las reglas para gestionar correctamente los proyectos. Pero cada empresa tiene un cierto grado de libertad en el enfoque analítico.

Por ejemplo, los márgenes del proyecto se pueden dividir en dos líneas para refinar el análisis de rendimiento. Un primer nivel de margen, que se denomina margen bruto del proyecto, incluye los llamados costes externos: compras, honorarios, etc. No incluyen los costes salariales de la empresa.

Para pasar del margen bruto al margen neto, se añade a los costes el importe correspondiente al coste de nómina de la empresa por el tiempo empleado por los empleados internos en el proyecto. Es necesaria una herramienta de seguimiento del tiempo en proyectos y tareas para que este cálculo sea preciso.

Para mejorar los márgenes, todo lo que tienes que hacer es configurar una serie de acciones.

Seguimiento de márgenes

Y sí, parece una tontería, pero solo puedes mejorar lo que sigues. Sin embargo, muy pocas empresas controlan con precisión los márgenes de sus proyectos. Al instalar un seguimiento preciso y regular de los márgenes, el rendimiento mejorará innegablemente, ya que el seguimiento dará visibilidad sobre los problemas que afectan a los proyectos

Empoderar a los gerentes de proyectos

Ellos son los que deben ser responsables de sus márgenes. Al darles los medios para conocer automáticamente la evolución de su margen y acceder a ellos para actualizar el resto a hacer en el proyecto, sin duda puedes contar con ellos para mantener el presupuesto.

Gane anticipación

Un software que le permite gestionar mejor la previsión de costes y combinarla con el seguimiento de los costes reales le da una ventaja. Stafiz, por ejemplo, permite gestionar la carga de trabajo de los empleados, los costes futuros y notifica cuando los márgenes se desvían de los proyectos

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