¿Cómo establecer una contabilidad de proyectos eficaz?

Aunque la contabilidad afecta a todas las empresas – las obligaciones legales obligan, la contabilidad de proyectos está dirigida principalmente a actividades de ventas de proyectos: consultoras, empresas de servicios informáticos, agencias creativas y de publicidad o incluso oficinas de diseño.

¿Qué es la Contabilidad de Proyectos?

La contabilidad de proyectos se ocupa de cómo se contabilizan y controlan los costes de un proyecto. Proporciona una medida precisa del rendimiento financiero de un proyecto y permite a los gestores tomar decisiones informadas sobre qué acciones tomar para mantenerse alineados con los presupuestos.

La contabilidad de proyectos también puede ayudar a identificar riesgos potenciales y evaluar riesgos en el margen de un proyecto. En resumen, es un componente esencial de cualquier buen gestor de proyectos. Antes de entrar en detalles sobre los pasos a seguir, es importante recordar los conceptos principales.

Contabilidad de proyectos y contabilidad general: ¿cuáles son las diferencias?

La contabilidad por proyectos es una forma de contabilidad a nivel micro, mientras que la contabilidad general se enfoca en una perspectiva macro para seguir la salud financiera de la empresa. Al centrarse en un proyecto determinado, la contabilidad de proyectos ofrece una mejor gestión operativa de los presupuestos de tu proyecto. Por tanto, su duración depende de la de la misión y no depende de un calendario contable regulatorio, mientras que la contabilidad general se basa en plazos legales. El calendario del año contable suele basarse en 12 meses durante los cuales las cuentas deben cerrarse.

Por tanto, la contabilidad de proyectos no es una obligación legal, sino un proceso estratégico. Permite determinar la rentabilidad de una cesión en tiempo real, identificar los riesgos de desviaciones en tiempo real y rectificar gastos antes de que el margen se ensanche. Es analítico.

La contabilidad general, en cambio, es imprescindible por razones legales. Permite transparencia tanto en auditorías como en la cuenta de resultados. 

Otra diferencia notable entre la contabilidad tradicional y la de proyectos es la clasificación de los costes. Estos se clasifican por tipo en la contabilidad del libro mayor, mientras que se asignan directamente a tareas o entregables dentro de un proyecto.

¿Por qué es esto importante para los equipos de proyecto? 

Mientras que la contabilidad tradicional es gestionada por contables, la contabilidad de proyectos es una herramienta de gestión diaria para los equipos de proyecto.

Los equipos operativos tienen acceso a todos los datos financieros de sus proyectos, lo que limita los intercambios, a veces largos y a veces interminables, con departamentos dedicados. Esta accesibilidad promueve la gestión proactiva del consumo presupuestario. Con la visibilidad en tiempo real, se facilita la toma de decisiones y el riesgo de desviaciones se reduce mediante un seguimiento regular. En el ámbito de los recursos, también es más fácil identificar puntos de fricción. Las desviaciones también pueden corregirse optimizando la asignación de recursos.

¿Cómo funciona la contabilidad de proyectos?

Para aprovechar al máximo los beneficios estratégicos de la contabilidad de proyectos, es importante entender cómo funciona. 

El principio de la contabilidad de proyectos

Presupuesto inicial e indicadores clave

Toda contabilidad de proyectos implica establecer un presupuesto provisional al inicio de cada misión. Este presupuesto debe incluir todos los costes que se van a asignar al proyecto (tiempo invertido por los empleados, compras, gastos de viaje, etc.).). Debería permitir anticipar un margen.

A lo largo del proyecto, el presupuesto se revisará regularmente y la previsión de margen se recalculará para asegurar que el rendimiento financiero del proyecto esté a la altura.

Es importante conservar recibos de los costes pasados del proyecto (hojas de horas, recibos de gastos, facturas, etc.).) así como la capacidad de justificar los costes estimados (planificación de proyectos futuros, etc.). Dado que estos costes son un elemento central del cálculo contable, es necesario poder demostrar que cumplen con las normas contables.

Códigos de costes y seguimiento riguroso

Cuando se crea el presupuesto de un proyecto, es importante indicar todas las líneas de coste. Debes tener en cuenta:

• el tiempo dedicado a recursos internos, 
• la compra de servicios externos (por ejemplo, a autónomos), 
• gastos de viaje (incluso aquellos que se refacturarán), 
• la posible compra de productos que se revenderán durante el proyecto.

Contabilidad de proyectos – Pantalla de plan de producción en Stafiz

Cómo hacer un seguimiento de la contabilidad de proyectos: los pasos

Paso 1: Definir los requisitos

Primero, es necesario construir un marco resumen de necesidades para obtener cálculos precisos. 

Empieza determinando la granularidad de tu seguimiento. ¿Necesitas hacer un seguimiento de los costes del proyecto a nivel de fase del proyecto o de forma más regular con un desglose por tarea?

A continuación, determina qué KPIs incluir en los cálculos. La mayoría de las veces, encontramos:

• El ADR Consultores,
• la tasa de carga,
• la tasa de ocupación, 
• el presupuesto provisional,
• margen bruto,
• Margen neto.  

Por último, especifica el alcance de los gastos que se van a incluir como coste del proyecto, como salarios, gastos de viaje o de catering si los hay, o los costes asociados a los materiales. 

Paso 2: Elige el método adecuado de reconocimiento de CA

Existen varias metodologías para reconocer ingresos en la contabilidad de proyectos:

• • el método al finalizar, que reconoce los ingresos generados solo al final del proyecto;
  • el método del progreso, que calcula el progreso logrado para reconocer la facturación de forma proporcional ;
  • El método de facturación, que implica que la facturación esté alineada con la facturación para reconocer la cantidad facturada.

Paso 3: Elige el software

Como ya hemos visto anteriormente, la contabilidad de proyectos requiere datos fiables y, a veces, cálculos complejos para una mejor gestión en tiempo real y, sobre todo, un reconocimiento preciso de la rotación. 

A medida que creces, una vez que alcanzas entre 8 y 10 empleados, es necesario invertir en una herramienta de monitorización contable basada en proyectos.

En particular, Stafiz te ayuda a seguir en tiempo real las discrepancias entre el presupuesto inicial y los gastos ya realizados. 

El cálculo del margen y los costes totales se actualiza, lo que te permite automatizar la contabilidad de proyectos y hacer que los datos sean más fiables gracias a la centralización de los datos financieros y de personal, sin necesidad de introducirlos manualmente. 

Si ya tienes software de contabilidad de proyectos, aún puedes usar Stafiz para gestionar tus proyectos y conectar tus datos contables desde tu herramienta gracias a nuestras integraciones.

Paso 4: Seguimiento de los costes y la finalización

Una vez equipada con una herramienta dedicada que puede vincular la contabilidad con la gestión de proyectos, tus datos se recopilan y pueden mostrarse en uno o más paneles.  

Para mantener la información sincronizada y actualizada, se requiere cierto esfuerzo. 

Empezando por la entrada del tiempo dedicado a las tareas. Rellenar hojas de horas nunca es un paseo para tus equipos. Sin embargo, mantenerlas actualizadas te permite deducir el número de horas — o días — asignadas a las diferentes tareas de los proyectos, y así contar el trabajo realizado (si optas por un método distinto a la finalización).

Por último, asegúrate de conservar siempre tus facturas y recibos de gastos, y envíalos lo antes posible. 

Paso 5: Analizar las lagunas

El análisis de variaciones en la contabilidad de proyectos se refiere a la diferencia entre el presupuesto inicial y la situación presupuestaria real. Las variaciones de coste son obviamente la primera pista, pero las discrepancias en los plazos o en la producción están estrechamente ligadas a ellas.

Entonces debes entender el origen de sus desviaciones. ¿Es por un aumento inesperado del precio del equipo? ¿Es una tarea que lleva más tiempo del esperado? ¿Por qué es un error de personal o una subestimación de la duración? 

El mayor activo de Stafiz es su capacidad para analizar la previsión de carga y, en consecuencia, el impacto financiero de tu planificación de recursos. De este modo, puedes detectar discrepancias en los márgenes mucho antes de que ocurran.

Haz un seguimiento de tus estados de resultados hasta la fecha y las previsiones en Stafiz

Paso 6: Corregir y ajustar

Configurar la contabilidad de tu proyecto no es suficiente. Te ofrece una visión general del estado de los proyectos que necesitarás activar como una herramienta real para la gestión financiera de proyectos.

Una vez identificadas las causas de las desviaciones, puedes tomar las decisiones más adecuadas para tus objetivos:

• reasignar recursos de forma más estratégica priorizando tareas urgentes o favoreciendo un perfil más adecuado;
• Renegociar con el cliente presentando los riesgos anticipados: cuanto antes se identifiquen las lagunas, más sencillas serán las negociaciones ;
• Revisa el presupuesto regularmente y compáralo con el resto que se va a hacer, para limitar sorpresas desagradables y adaptarte a imprevistos.

¿Qué acciones pueden mejorar los márgenes?

La contabilidad de proyectos ayuda a definir las reglas para la gestión adecuada de los proyectos. Pero cada empresa tiene un cierto grado de libertad en el enfoque analítico.

Por ejemplo, los márgenes del proyecto pueden dividirse en dos líneas para refinar el análisis de rendimiento. Un primer nivel de margen, llamado margen bruto del proyecto, incluye los llamados costes externos (compras, comisiones, etc.). No incluyen los costes salariales de la empresa.

Para pasar del margen bruto al margen neto, se suma a los costes la cantidad correspondiente al coste salarial para la empresa y el tiempo dedicado por los empleados internos al proyecto. Para que este cálculo sea preciso contar con una herramienta de seguimiento de tiempos en proyectos y tareas. Estas son las acciones que mejoran los márgenes.

Seguimiento de márgenes

Y sí, parece una tontería, pero solo puedes mejorar lo que sigues. Sin embargo, muy pocas empresas controlan con precisión los márgenes de sus proyectos. Al instalar un seguimiento preciso y regular de los márgenes, el rendimiento mejorará innegablemente, ya que el seguimiento dará visibilidad sobre los problemas que afectan a los proyectos

Empoderar a los gerentes de proyectos

Ellos son los que deben ser responsables de sus márgenes. Al darles los medios para conocer automáticamente la evolución de su margen y acceder a ellos para actualizar el resto a hacer en el proyecto, sin duda puedes contar con ellos para mantener el presupuesto.

Gane anticipación

Un software que le permite gestionar mejor la previsión de costes y combinarla con el seguimiento de los costes reales le da una ventaja. Stafiz, por ejemplo, permite gestionar la carga de trabajo de los empleados, los costes futuros y notifica cuando los márgenes se desvían de los proyectos

¿Tiene preguntas sobre la contabilidad de su proyecto y, en general, sobre la gestión financiera del proyecto ? ¡No dudes en ponerte en contacto con nuestros expertos que pueden ayudarte a liderar los cambios correctos en tu empresa!

Stafiz es un ERP para empresas de servicios y te permite gestionar mejor tus proyectos. Automatiza tus procesos y ahorra tiempo. ¡Benefíciese de la visibilidad global sobre el rendimiento de sus proyectos!

Para saber más sobre la plataforma Stafiz, solicita una demostración.

Solicita una demostración