¿Cómo configurar una contabilidad de proyectos eficaz?

La contabilidad de proyectos se ocupa del modo en que se contabilizan y controlan los costes de un proyecto. Proporciona una medida precisa de los resultados financieros de un proyecto y permite a los gestores de proyectos tomar decisiones informadas sobre qué medidas tomar para no salirse del presupuesto.

La contabilidad de proyectos también puede ayudar a identificar riesgos potenciales y evaluar los riesgos para el margen de un proyecto.

En resumen, es un componente esencial de todo buen gestor de proyectos. Antes de entrar en detalle sobre los pasos necesarios para establecer una contabilidad de proyectos fiable y eficaz, es importante repasar los conceptos principales.

¿Cómo funciona la contabilidad de proyectos?

Toda contabilidad de proyectos implica la elaboración de un presupuesto provisional al inicio de cada proyecto. Este presupuesto debe incluir todos los costes que vayan a imputarse al proyecto, es decir :

• tiempo trabajado en el proyecto ;
• compras necesarias para la producción ;
• costes adicionales.

Debe permitir prever un margen. A lo largo del proyecto, el presupuesto se revisará periódicamente y se volverá a calcular el margen previsto, para garantizar que los resultados financieros del proyecto se ajustan a lo previsto.

Es importante conservar pruebas de los costes incurridos en el proyecto (partes de horas, recibos de gastos, facturas, etc.) y poder justificar los costes previstos (planificación futura del proyecto, etc.). De hecho, como estos costes son un elemento central del cálculo contable (que se detalla más adelante), hay que ser capaz de explicar y justificar que los cálculos se ajustan a las normas contables.

Cuando se crea el presupuesto de un proyecto, es importante indicar todas las líneas de coste. Hay que tener en cuenta el tiempo que dedicarán los recursos internos, la compra de servicios externos (a autónomos, por ejemplo), los gastos de viaje -incluso los que se refacturarán- y la posible compra de productos que se revenderán durante el proyecto.

Contabilidad de proyectos - Plan de producción en Stafiz

Elegir la metodología de reconocimiento de ventas adecuada

Existen varios métodos para reconocer los ingresos en la contabilidad de proyectos.

Para elegir correctamente, debe ponerse en contacto con su experto contable, que podrá explicarle los entresijos de las distintas metodologías y ayudarle a elegir las adecuadas para las características específicas de sus proyectos.

No obstante, he aquí los principales métodos utilizados para reconocer las ventas y las normas asociadas.

Reconocimiento de ingresos al finalizar

Según esta metodología, los ingresos sólo se reconocen una vez finalizado el proyecto.

Todos los ingresos relacionados con proyectos se reconocen en el periodo en curso cuando el proyecto se completa oficialmente. No será posible reconocer ingresos antes de este periodo.

Para que el proyecto quede debidamente "finalizado", el cliente debe confirmar que el servicio para el que realizó el pedido se ha llevado a cabo en su totalidad. Esto puede hacerse, por ejemplo, mediante un albarán validado por el cliente.

Reconocimiento de rotación al ascender

En el caso de proyectos más largos, puede ser aceptable en términos contables reconocer las ventas a medida que avanza el proyecto.

Al final de cada periodo contable, se calcula el grado de realización y las ventas se reconocen a prorrata.

En este caso, el método utilizado para calcular el porcentaje de realización debe ser preciso y coherente para que los cálculos del volumen de negocios sean válidos. A menudo, el progreso se calcula en función de los costes.

Esto permite calcular el progreso con más precisión que un simple cálculo basado en el trabajo realizado. De hecho, cuando el presupuesto del proyecto incluye no sólo el trabajo realizado por el personal interno, sino también las compras y los servicios externos, debe ser posible incluir un seguimiento exhaustivo, y el criterio común del coste funciona bien.

Reconocimiento de las ventas en el momento de la facturación

Cuando la contabilidad por proyectos lo permite, el método de reconocimiento de las ventas en el momento de la facturación implica que las ventas se ajustan a la facturación.

Los ingresos reconocidos durante el periodo serán iguales a la facturación generada durante el mismo periodo. En el caso de los proyectos que se facturan en función del tiempo invertido, suele optarse por esta metodología para simplificar los cálculos.

Calcular correctamente el avance de un proyecto utilizando una herramienta de gestión de proyectos.

Cuando las ventas de un proyecto se reconocen sobre la base del porcentaje de realización, también debe elegirse el método correcto para calcular el progreso.

Para que un anticipo sea correcto, deben cumplirse varios criterios.

Si los proyectos son sencillos y el avance de las obras en el tiempo permite definir con precisión el porcentaje de realización del proyecto, el método puede ser aceptado por el censor jurado de cuentas o el auditor financiero.

En cambio, cuando los proyectos son complejos, con diferentes líneas de costes y compras de productos, probablemente se prefiera la metodología de costes. Por lo tanto, es necesario poner en marcha procesos que permitan alcanzar los siguientes objetivos al final del periodo contable :

• Recuperar datos de costes precisos para cada proyecto (costes de mano de obra, servicios externos, gastos, etc.);
• permiten a los jefes de proyecto reevaluar la cantidad que queda por hacer en el proyecto y, por tanto, el presupuesto total, de modo que el progreso pueda calcularse en porcentaje.

Un ERP o una herramienta de gestión de proyectos facilitan la realización de estos cálculos y simplifican el seguimiento del presupuesto, las actualizaciones y los cierres contables. La contabilidad de proyectos se implanta más fácilmente con una solución ERP.

Cómo calcular correctamente los márgenes del proyecto

En una contabilidad de proyectos bien realizada, el cálculo del margen del proyecto debe ser preciso y tener en cuenta todas las variables del proyecto.

Cálculo de las ventas

El primer elemento clave del margen es el cálculo de las ventas de las que se deducen los costes del proyecto. Esto variará en función de la metodología de reconocimiento de ventas utilizada.

Dependiendo del tipo de proyecto, su software ERP suele estar correctamente configurado para aplicar la metodología correcta de reconocimiento de ventas.

Esto significa que los ingresos procedentes de un proyecto a precio fijo se reconocerán en el momento de la finalización o sobre la base del porcentaje de finalización.

El volumen de negocios de un proyecto realizado sobre la base del tiempo y los materiales se reconocerá más a menudo sobre la base de la facturación. Si se refacturan costes, compras o subcontrataciones, hay que tenerlo en cuenta, ya que estos elementos se añaden al volumen de negocios del proyecto.

Tener en cuenta los costes

3 criterios importantes: debe haber

Para calcular con exactitud la rentabilidad de un proyecto, deben cumplirse tres criterios:

• integridad de los costes ;
• que estos costes son reales, es decir, que los importes no son estimaciones sino costes reales;
• se registran en el período contable correcto.

Asegúrese de que su software de seguimiento le permite cumplir estas condiciones.

En aras de la exhaustividad, hay que tener en cuenta los costes de personal (tiempo dedicado al proyecto multiplicado por el coste asociado), las compras de servicios (costes facturados por un autónomo, por ejemplo), los gastos (viajes y dietas), así como las compras de productos y materiales.

La fiabilidad de sus costes depende de su ERP o software de gestión empresarial. Cuanto más integrado esté, más fiables serán tus procesos y costes.

Registrar en el periodo contable correcto también significa poner en marcha procesos que obliguen a los gestores de proyectos a realizar un seguimiento de los costes y garantizar que todos ellos se registran en las fechas correctas.

¿Qué se puede hacer para mejorar los márgenes?

La contabilidad de proyectos ayuda a definir las reglas para la gestión adecuada de los proyectos. Pero cada empresa tiene un cierto grado de libertad en el enfoque analítico.

Por ejemplo, los márgenes de un proyecto pueden desglosarse en dos líneas para afinar el análisis del rendimiento. Un primer nivel de margen, conocido como margen bruto del proyecto, incluye los denominados costes externos: compras, gastos, etc. No incluyen los costes salariales de la empresa.

Para pasar del margen bruto al margen neto, añadimos a los costes el importe correspondiente al coste salarial para la empresa del tiempo dedicado por los colaboradores internos al proyecto. Control de horas Para que este cálculo sea exacto, necesitamos utilizar la herramienta para proyectos y tareas.

Para mejorar los márgenes, basta con poner en marcha una serie de acciones.

Márgenes de seguimiento

Y sí, parece una estupidez, pero sólo puedes mejorar lo que sigues. Sin embargo, muy pocas empresas controlan con precisión los márgenes de sus proyectos. Al instalar un seguimiento preciso y regular de los márgenes, es innegable que el rendimiento mejorará porque el seguimiento proporcionará visibilidad sobre las cuestiones que afectan a los proyectos.

Empoderar a los directores de proyectos

Ellos son los que deben hacerse responsables de sus márgenes. Al brindarles los medios para conocer automáticamente la evolución de su margen y el acceso para actualizar el resto del proyecto, ciertamente puede contar con ellos para mantener el presupuesto.

Gana con anticipación

El software que le permite gestionar mejor la previsión de costes y asociarla con el seguimiento de los costes reales le proporciona una ventaja. Stafiz, por ejemplo, le permite gestionar la carga de trabajo de los empleados, los costes futuros y le notifica cuando los márgenes se desvían de los proyectos.

¿Tiene preguntas sobre la contabilidad de sus proyectos y la gestión financiera de los mismos en general? No dude en ponerse en contacto con nuestros expertos, que le ayudarán a realizar los cambios adecuados en su empresa.

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