Wie richte ich eine effektive Projektbuchhaltung ein?

Bei der Projektbuchhaltung geht es darum, wie die Kosten eines Projekts abgerechnet und nachverfolgt werden. Es bietet ein genaues Maß für die finanzielle Leistung eines Projekts und ermöglicht es Projektmanagern, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um die Budgets einzuhalten.

Die Projektbuchhaltung kann auch dabei helfen, potenzielle Risiken zu identifizieren und Risiken in Bezug auf die Marge eines Projekts zu bewerten .

Kurz gesagt, es ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden guten Projektmanagers. Bevor wir uns mit den Schritten befassen, die für eine zuverlässige und effiziente Projektabrechnung zu befolgen sind, ist es wichtig, sich die wichtigsten Konzepte in Erinnerung zu rufen.

Wie funktioniert die Projektabrechnung?

Bei jeder Projektbuchhaltung wird zu Beginn jedes Projekts ein vorläufiges Budget erstellt . Dieses Budget muss alle Kosten enthalten, die dem Projekt zugewiesen werden sollen, und zwar:

• die Zeit, die für das Projekt gearbeitet wurde;
• für die Produktion notwendige Einkäufe;
• Nebenkosten.

Es sollte möglich sein, eine Marge zu antizipieren. Während des gesamten Projekts wird das Budget regelmäßig überprüft und die Berechnung der prognostizierten Marge wird überprüft, um sicherzustellen, dass die finanzielle Leistung des Projekts auf dem neuesten Stand ist.

Es ist wichtig, Belege über vergangene Kosten im Projekt aufzubewahren (Arbeitszeitnachweise, Spesenbelege, Rechnungen usw.) sowie die prognostizierten Kosten begründen zu können (zukünftige Projektplanung usw.). Da diese Kosten ein zentrales Element der Rechnungslegungsberechnung sind (siehe unten), ist es notwendig, zu erklären und zu begründen, dass die Berechnungen den Rechnungslegungsvorschriften entsprechen.

Wenn das Budget eines Projekts erstellt wird, ist es wichtig, alle Kostenpositionen anzugeben. Sie müssen die Zeit berücksichtigen, die für interne Ressourcen, den Kauf externer Dienstleistungen (z. B. Freiberufler), Reisekosten – auch solche, die neu in Rechnung gestellt werden, und den möglichen Kauf von Produkten, die während des Projekts weiterverkauft werden, aufwenden müssen.

Projektbuchhaltung – Produktionsplan in Stafiz

Auswahl der richtigen Methodik zur Umsatzrealisierung

Es gibt verschiedene Methoden zur Erfassung von Umsatzerlösen in der Projektbuchhaltung.

Um die richtige Wahl zu treffen, ist es notwendig, sich mit Ihrem Buchhalter in Verbindung zu setzen, der in der Lage ist, die Vor- und Nachteile der verschiedenen Methoden zu erklären und Ihnen bei der Auswahl der richtigen Methoden entsprechend den Besonderheiten Ihrer Projekte zu helfen.

Hier sind jedoch die wichtigsten Methoden zur Umsatzrealisierung und die damit verbundenen Regeln.

Erfassung des Umsatzes bei Fertigstellung

Bei dieser Methode werden Umsatzerlöse erst nach Abschluss des Projekts erfasst.

Der gesamte Umsatz im Zusammenhang mit dem Projekt wird in der aktuellen Periode erfasst, in der das Projekt offiziell abgeschlossen ist. Eine Umsatzrealisierung vor diesem Zeitraum wird nicht möglich sein.

Damit das Projekt ordnungsgemäß "abgeschlossen" werden kann, muss der Kunde bestätigen, dass die Dienstleistung, für die er einen Auftrag erteilt hat, vollständig ausgeführt wurde. Dies kann z.B. mit einem vom Kunden validierten Lieferschein erfolgen.

Erfassung des Umsatzes bei der Weiterentwicklung

Bei längeren Projekten kann es für Buchhaltungszwecke akzeptiert werden, die Umsatzerlöse im Laufe des Projekts zu erfassen.

Am Ende jeder Abrechnungsperiode wird eine Berechnung des Fortschritts vorgenommen, und der Umsatz wird proportional zu diesem Fortschritt erfasst.

In diesem Fall muss die Methode zur Berechnung des Vorschusses genau und homogen sein, damit die Berechnung des Umsatzes gültig ist. Oft wird der Vorschuss auf der Grundlage der Kosten berechnet.

Dadurch ist es möglich, den Fortschritt genauer zu berechnen als eine einfache Berechnung, die auf der geleisteten Arbeit basiert. Wenn das Projektbudget neben der Arbeit der internen Mitarbeiter auch externe Einkäufe und Dienstleistungen umfasst, ist es notwendig, eine umfassende Überwachung einbeziehen zu können, und das gemeinsame Kriterium der Kosten funktioniert gut.

Erkennung des Umsatzes bei der Rechnungsstellung

Wenn die Projektbuchhaltung es zulässt, impliziert die Methode von der Umsatzrealisierung bis zur Rechnungsstellung, dass der Umsatz mit der Rechnungsstellung abgeglichen wird.

Die über die Periode erfassten Umsatzerlöse entsprechen den in der gleichen Periode generierten Fakturierungen. Bei Projekten, die nach Zeitaufwand abgerechnet werden, ist dies oft die Methode, die gewählt wird, um die Berechnungen zu vereinfachen.

Den Fortschritt eines Projekts mit einem Projektmanagement-Tool richtig berechnen

Wenn der Umsatz des Projekts zum Zeitpunkt des Projektfortschritts erkannt wird, ist es auch notwendig, die richtige Methode zur Berechnung des Projektfortschritts zu wählen.

Damit eine Beförderung korrekt ist, müssen mehrere Kriterien erfüllt sein.

Wenn die Projekte einfach sind und der zeitliche Fortschritt der Arbeit es ermöglicht, den prozentualen Fortschritt des Projekts genau zu definieren, kann die Methode vom Wirtschaftsprüfer oder dem Wirtschaftsprüfer akzeptiert werden.

Auf der anderen Seite, wenn die Projekte komplex sind, mit unterschiedlichen Kostenpositionen und Produktkäufen, wird sicherlich die kostenbasierte Methodik bevorzugt. Es ist daher notwendig, Prozesse einzuführen, die es am Ende des Abrechnungszeitraums ermöglichen:

• Abrufen von Daten über die genauen Kosten, die bei jedem Projekt angefallen sind (Personalkosten, externe Dienstleistungen, Kosten usw.);
• Ermöglichen Sie es Projektmanagern, die verbleibende Arbeit am Projekt und damit das Gesamtbudget neu zu bewerten, so dass der Fortschritt in Prozent berechnet werden kann.

Ein ERP- oder Projektmanagement-Tool ermöglicht es Ihnen, diese Berechnungen einfach durchzuführen und vereinfacht die Überwachung dieser Budgets, Aktualisierungen und Buchhaltungsabschlüsse. Die Projektabrechnung lässt sich mit einer ERP-Lösung einfacher umsetzen.

So berechnen Sie Projektmargen richtig

Bei einer gut durchgeführten Projektabrechnung muss die Berechnung der Projektmarge präzise sein und alle Variablen des Projekts berücksichtigen.

Berechnung des Umsatzes

Das erste Schlüsselelement der Marge ist die Berechnung des Umsatzes, von dem die Kosten des Projekts abgezogen werden. Es wird nicht dasselbe sein, abhängig von der Methodik zur Erfassung von Umsätzen.

Abhängig von der Art des Projekts ist Ihre ERP-Software in der Regel korrekt konfiguriert, um die richtige Methode zur Umsatzrealisierung anzuwenden.

So wird der Umsatz eines Festpreisprojekts entweder bei Fertigstellung oder bei Weiterentwicklung erfasst.

Der Umsatz eines Projekts wird häufiger auf der Rechnung ausgewiesen. Wenn Kosten, Einkäufe oder Unteraufträge erneut in Rechnung gestellt werden, muss dies berücksichtigt werden, da diese Elemente zum Umsatz des Projekts hinzugerechnet werden.

Berücksichtigung der Kosten

3 wichtige Kriterien: Es muss

Damit die Berechnung der Rentabilität eines Projekts genau ist, müssen drei Kriterien erfüllt sein:

• Vollständigkeit der Kosten;
• dass diese Kosten real sind, d.h. dass es sich bei den Beträgen nicht um Schätzungen, sondern um reale Kosten handelt;
• dass ihre Registrierung im richtigen Abrechnungszeitraum erfolgt ist.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Tracking-Software es Ihnen ermöglicht, diese Anforderungen zu erfüllen.

Der Vollständigkeit halber ist es daher notwendig, die Personalkosten (Zeitaufwand für das Projekt multipliziert mit den damit verbundenen Kosten), den Kauf von Dienstleistungen (Kosten, die z. B. von einem Freiberufler in Rechnung gestellt werden), die Ausgaben (Reise- und Reisekosten) sowie den Kauf von Produkten und Materialien zu berücksichtigen.

Die Kostensicherheit basiert auf Ihrer ERP-Software oder Aktivitätsmanagement-Software. Je integrierter es ist, desto zuverlässiger wird es sein, Ihre Prozesse und Kosten zuverlässiger zu machen.

Die Erfassung im richtigen Abrechnungszeitraum beinhaltet auch die Einrichtung von Prozessen, bei denen die Projektmanager die Kosten verfolgen und sicherstellen müssen, dass sie alle zu den richtigen Terminen erfasst werden.

Welche Maßnahmen können die Margen verbessern?

Mit der Projektbuchhaltung können Sie die Regeln für die ordnungsgemäße Verwaltung von Projekten definieren. Aber jedes Unternehmen hat einen gewissen Grad an Freiheit in der analytischen Herangehensweise.

Beispielsweise können Projektmargen in zwei Zeilen unterteilt werden, um die Leistungsanalyse zu verfeinern. Eine erste Margenebene, die als Bruttomarge des Projekts bezeichnet wird, umfasst die sogenannten externen Kosten: Einkäufe, Gebühren usw. Die Lohnkosten des Unternehmens sind darin nicht enthalten.

Um von der Bruttomarge zur Nettomarge zu gelangen, wird der Betrag, der den Lohnkosten des Unternehmens für die Zeit entspricht, die von internen Mitarbeitern für das Projekt aufgewendet wird, zu den Kosten addiert. Ein Zeiterfassungstool für Projekte und Aufgaben ist notwendig, damit diese Berechnung genau ist.

Um die Margen zu verbessern, müssen Sie lediglich eine Reihe von Aktionen einrichten.

Ränder verfolgen

Und ja, es klingt albern, aber Sie können nur verbessern, was Sie befolgen. Doch zu wenige Unternehmen überwachen die Margen ihrer Projekte genau. Durch die Einführung einer präzisen und regelmäßigen Überwachung der Margen wird sich die Leistung unbestreitbar verbessern, da die Überwachung die Sichtbarkeit der Probleme erhöht, die sich auf Projekte auswirken

Befähigung von Projektmanagern

Sie sind diejenigen, die für ihre Margen verantwortlich sein müssen. Indem Sie ihnen die Möglichkeit geben, automatisch die Entwicklung ihrer Marge zu kennen und auf sie zuzugreifen, um den Rest des Projekts zu aktualisieren, können Sie sich sicherlich darauf verlassen, dass sie das Budget einhalten.

Gewinnen Sie Vorfreude

Eine Software, die es Ihnen ermöglicht, die Kostenprognose besser zu verwalten und sie mit der Verfolgung der tatsächlichen Kosten zu kombinieren, verschafft Ihnen einen Vorsprung. Stafiz ermöglicht es beispielsweise, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter und zukünftige Kosten zu verwalten und benachrichtigt, wenn Margen von Projekten abweichen

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