Wie richte ich eine effektive Projektbuchhaltung ein?

Während die Buchhaltung alle Unternehmen betrifft – rechtliche Verpflichtungen erfüllen –, richtet sich Projektbuchhaltung hauptsächlich auf Projektvertriebsaktivitäten: Beratungsfirmen, IT-Dienstleister, Kreativ- und Werbeagenturen oder sogar Designbüros.

Was ist Projektbuchhaltung?

Die Projektbuchhaltung befasst sich damit, wie die Kosten eines Projekts erfasst und nachverfolgt werden. Es liefert eine genaue Messung der finanziellen Leistung eines Projekts und ermöglicht es Projektmanagern, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, welche Maßnahmen sie ergreifen müssen, um mit den Budgets im Aklang zu bleiben.

Die Projektbuchhaltung kann auch dabei helfen, potenzielle Risiken zu identifizieren und Risiken am Projektmarge zu bewerten. Kurz gesagt, es ist ein wesentlicher Bestandteil eines guten Projektmanagers. Bevor Sie auf die zu folgenden Schritte eingehen, ist es wichtig, sich die Hauptkonzepte zu merken.

Projektbuchhaltung und allgemeine Buchhaltung: Was sind die Unterschiede?

Projektbuchhaltung ist eine Form der Buchhaltung auf Mikroebene, während die allgemeine Buchhaltung eine makroökonomische Perspektive betrachtet, um die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu verfolgen. Indem sie sich auf ein bestimmtes Projekt konzentriert, bietet die Projektbuchhaltung ein besseres operatives Management Ihrer Projektbudgets. Seine Dauer hängt daher von der Mission ab und nicht von einem regulatorischen Buchhaltungskalender, während die allgemeine Buchhaltung auf gesetzlichen Fristen basiert. Der Kalender des Jahres basiert in der Regel auf 12 Monaten, in denen die Konten abgeschlossen werden müssen.

Projektbuchhaltung ist daher keine gesetzliche Verpflichtung, sondern ein strategischer Prozess. Es ermöglicht es, die Rentabilität einer Aufgabe zu bestimmen, die Risiken von Abweichungen in Echtzeit zu erkennen und Ausgaben zu korrigieren, bevor sich die Marge vergrößert. Es ist analytisch.

Allgemeine Buchhaltung hingegen ist aus rechtlichen Gründen unerlässlich. Sie ermöglicht Transparenz bei Prüfungen und Gewinn- und Verlustrechnung. 

Ein weiterer bemerkenswerter Unterschied zwischen traditioneller und Projektrechnung ist die Klassifizierung der Kosten. Diese werden im Hauptbuch nach Art kategorisiert, während sie direkt Aufgaben oder Liefergegenständen innerhalb eines Projekts zugewiesen sind.

Warum ist das für Projektteams wichtig? 

Während die traditionelle Buchhaltung von Buchhaltern verwaltet wird, ist die Projektbuchhaltung ein tägliches Managementinstrument für Projektteams.

Betriebsteams haben Zugriff auf alle Finanzdaten ihrer Projekte, was die manchmal zeitaufwändigen – und manchmal endlosen – Austausche mit speziellen Abteilungen einschränkt. Diese Zugänglichkeit fördert ein proaktives Management des Budgetverbrauchs. Durch Echtzeit-Transparenz wird die Entscheidungsfindung erleichtert und das Risiko von Abweichungen durch regelmäßige Überwachung reduziert. Auf der Ressourcenseite ist es auch leichter, Reibungspunkte zu erkennen. Abweichungen können auch durch Optimierung der Ressourcenzuweisung korrigiert werden.

Wie funktioniert die Projektabrechnung?

Um das Beste aus den strategischen Vorteilen der Projektbuchhaltung herauszuholen, ist es wichtig zu verstehen, wie sie funktioniert. 

Das Prinzip der Projektbuchhaltung

Anfangsbudget und Schlüsselindikatoren

Die gesamte Projektbuchhaltung beinhaltet die Erstellung eines vorläufigen Budgets zu Beginn jeder Mission. Dieses Budget muss alle Kosten enthalten, die dem Projekt zugewiesen werden sollen (von den Mitarbeitern aufgewendete Zeit, Einkäufe, Reisekosten usw.).). Es sollte möglich sein, eine Marge vorauszusehen.

Während des gesamten Projekts wird das Budget regelmäßig überprüft und die Margenprognose neu berechnet, um sicherzustellen, dass die finanzielle Leistung des Projekts auf dem Niveau ist.

Es ist wichtig, Quittungen über vergangene Kosten im Projekt (Stundenzettel, Spesenquittungen, Rechnungen usw.) zu führen.) sowie die Möglichkeit, die geschätzten Kosten (zukünftige Projektplanung usw.) zu begründen. Da diese Kosten ein zentrales Element der Buchhaltungsberechnung sind, ist es notwendig, nachweisen zu können, dass sie den Buchhaltungsregeln entsprechen.

Kostencodes und strenge Nachverfolgung

Wenn das Budget eines Projekts erstellt wird, ist es wichtig, alle Kostenlinien anzugeben. Sie müssen berücksichtigen:

• Die Zeit, die für interne Ressourcen aufgewendet wird, 
• der Kauf externer Dienstleistungen (zum Beispiel von Freiberuflern), 
• Reisekosten (auch solche, die neu abgerechnet werden), 
• den möglichen Kauf von Produkten, die während des Projekts weiterverkauft werden.

Projektbuchhaltung – Produktionsplan-Screening in Stafiz

Wie man die Projektbuchhaltung verfolgt: Die Schritte

Schritt 1: Definieren Sie die Anforderungen

Zunächst ist es notwendig, ein zusammenfassendes Bedürfnisrahmen zu erstellen, um genaue Berechnungen zu erhalten. 

Beginnen Sie damit, Ihre Tracking-Granularität zu bestimmen. Müssen Sie die Projektkosten auf Ebene einer Projektphase verfolgen oder regelmäßiger mit einer Aufschlüsselung nach Aufgaben?

Bestimmen Sie als Nächstes, welche KPIs in die Berechnungen aufgenommen werden sollen. Meistens finden wir:

• die ADR der Berater,
• der Laderat,
• die Auslastung, 
• der vorläufige Haushalt,
• Bruttomarge,
• Nettomarge.  

Schließlich wird der Umfang der als Projektkosten zu berücksichtigenden Ausgaben angegeben, wie Gehälter, Reise- oder Cateringkosten, falls vorhanden, oder Materialkosten. 

Schritt 2: Wählen Sie die richtige Methode der CA-Anerkennung

Es gibt mehrere Methoden zur Umsatzerkennung in der Projektbuchhaltung:

• • die Methode bei Fertigstellung, die die erzielten Einnahmen erst ganz am Ende des Projekts erfasst;
  • die Fortschrittsmethode, die den erreichten Fortschritt berechnet, um den Wechsel anteilig zu erkennen;
  • Die Abrechnungsmethode beinhaltet, dass der Umsatz mit der Rechnungsstellung abgestimmt wird, um den abgerechneten Betrag zu erkennen.

Schritt 3: Wähle Software

Wie wir bereits gesehen haben, erfordert die Projektbuchhaltung zuverlässige Daten und manchmal komplexe Berechnungen für ein besseres Echtzeitmanagement und vor allem eine genaue Erfassung des Fluktuations. 

Mit wachsendem Wachstum ist es daher notwendig, sobald Sie 8 bis 10 Mitarbeiter erreicht haben, in ein projektbasiertes Buchhaltungsüberwachungsinstrument zu investieren.

Insbesondere hilft Stafiz, die Abweichungen zwischen dem ursprünglichen Budget und den bereits geleisteten Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen. 

Die Berechnung der Marge und der Gesamtkosten wird aktualisiert, sodass Sie die Projektbuchführung automatisieren und die Daten dank der Zentralisierung von Finanz- und Personaldaten zuverlässiger machen können, ohne dass sie manuell eingegeben werden müssen. 

Wenn Sie bereits Projektbuchhaltungssoftware besitzen, können Sie Stafiz weiterhin nutzen, um Ihre Projekte zu verwalten und Ihre Buchhaltungsdaten dank unserer Integrationen über Ihr Tool zu verbinden.

Schritt 4: Verfolgungskosten und Fertigstellung

Sobald Sie mit einem speziellen Tool ausgestattet sind, das Buchhaltung und Projektmanagement verbindet, werden Ihre Daten gesammelt und können in einem oder mehreren Dashboards angezeigt werden.  

Um die Informationen synchron und aktuell zu halten, ist ein gewisser Aufwand erforderlich. 

Angefangen mit der Eingabe der für Aufgaben aufgewendeten Zeit. Das Ausfüllen von Stundenzetteln ist für deine Teams nie ein Spaziergang. Allerdings ermöglicht es Ihnen, die für die verschiedenen Aufgaben der Projekte vorgesehenen Stunden – oder Tage – abzuziehen und somit die geleistete Arbeit zu zählen (sofern Sie sich für eine andere Methode als die Fertigstellung entscheiden).

Achten Sie schließlich darauf, Ihre Rechnungen und Spesenquittungen immer aufzubewahren und sie so schnell wie möglich einzureichen. 

Schritt 5: Analysieren Sie die Lücken

Die Abweichungsanalyse in der Projektbuchhaltung bezieht sich auf die Differenz zwischen dem Anfangsbudget und der tatsächlichen Budgetsituation. Kostenabweichungen sind natürlich der erste Hinweis, aber Abweichungen bei Fristen oder Produktion hängen eng damit zusammen.

Man muss dann den Ursprung seiner Abweichungen verstehen. Liegt es an einer unerwarteten Preiserhöhung für Ausrüstung? Dauert das länger als erwartet? Warum ist es ein Personalfehler oder eine Unterschätzung der Dauer? 

Der größte Vorteil von Stafiz ist die Fähigkeit, die Lastprognose und damit die finanziellen Auswirkungen Ihrer Ressourcenplanung zu analysieren. So können Sie Margin-Diskrepanzen lange vor ihrem Auftreten erkennen.

Verfolgen Sie Ihre bisherigen Gewinn- und Verlustrechnungen und Prognosen in Stafiz

Schritt 6: Korrigieren und anpassen

Die Einrichtung der Projektbuchhaltung reicht nicht aus. Es bietet Ihnen einen Überblick über den Status der Projekte, die Sie als echtes Werkzeug für das Finanzprojektmanagement aktivieren müssen.

Sobald die Ursachen der Abweichungen identifiziert wurden, können Sie die angemessensten Entscheidungen für Ihre Ziele treffen:

• Ressourcen strategischer neu zuzuordnen , indem dringende Aufgaben priorisiert oder ein passenderes Profil bevorzugt werden;
• Neuverhandeln Sie mit dem Kunden, indem Sie die Risiken für die Zukunft präsentieren – je früher die Lücken identifiziert werden, desto einfacher werden die Verhandlungen sein;
• Überprüfen Sie das Budget regelmäßig und vergleichen Sie es mit dem übrigen, was noch zu tun ist, um unangenehme Überraschungen zu minimieren und sich an unvorhergesehene Ereignisse anzupassen.

Welche Maßnahmen können die Margen verbessern?

Die Projektbuchhaltung ermöglicht es Ihnen, die Regeln zu definieren, um Projekte richtig zu verwalten. Aber jedes Unternehmen hat einen gewissen Grad an Handlungsspielraum im analytischen Ansatz.

Beispielsweise können Projektmargen in zwei Linien unterteilt werden, um die Leistungsanalyse zu verfeinern. Eine erste Margestufe, die als Bruttomarge des Projekts bezeichnet wird, umfasst die sogenannten externen Kosten (Käufe, Gebühren usw.). Sie beinhalten nicht die Lohnkosten des Unternehmens.

Um von der Bruttomarge auf die Nettomarge umzusteigen, wird der Betrag, der den Gehaltskosten des Unternehmens entspricht und die von den internen Mitarbeitern für das Projekt aufgewendete Zeit zu den Kosten hinzugefügt wird. Ein Zeiterfassungstool für Projekte und Aufgaben ist notwendig, damit diese Berechnung genau ist. Hier sind die Maßnahmen, die die Margen verbessern.

Ränder verfolgen

Und ja, es klingt albern, aber Sie können nur verbessern, was Sie befolgen. Doch zu wenige Unternehmen überwachen die Margen ihrer Projekte genau. Durch die Einführung einer präzisen und regelmäßigen Überwachung der Margen wird sich die Leistung unbestreitbar verbessern, da die Überwachung die Sichtbarkeit der Probleme erhöht, die sich auf Projekte auswirken

Befähigung von Projektmanagern

Sie sind diejenigen, die für ihre Margen verantwortlich sein müssen. Indem Sie ihnen die Möglichkeit geben, automatisch die Entwicklung ihrer Marge zu kennen und auf sie zuzugreifen, um den Rest des Projekts zu aktualisieren, können Sie sich sicherlich darauf verlassen, dass sie das Budget einhalten.

Gewinnen Sie Vorfreude

Eine Software, die es Ihnen ermöglicht, die Kostenprognose besser zu verwalten und sie mit der Verfolgung der tatsächlichen Kosten zu kombinieren, verschafft Ihnen einen Vorsprung. Stafiz ermöglicht es beispielsweise, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter und zukünftige Kosten zu verwalten und benachrichtigt, wenn Margen von Projekten abweichen

Haben Sie Fragen zu Ihrer Projektabrechnung und allgemein zum Projektfinanzmanagement ? Zögern Sie nicht, unsere Experten zu kontaktieren, die Ihnen helfen können, die richtigen Veränderungen in Ihrem Unternehmen zu vollziehen!

Stafiz ist ein ERP für Dienstleistungsunternehmen und ermöglicht es Ihnen, Ihre Projekte besser zu verwalten. Automatisieren Sie Ihre Prozesse und sparen Sie Zeit. Profitieren Sie von globaler Transparenz über die Leistung Ihrer Projekte!

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