Wie kann man eine effektive Projektbuchhaltung einrichten?

Die Projektbuchhaltung befasst sich damit, wie die Kosten eines Projekts verbucht und nachverfolgt werden. Sie liefert einen genauen Maßstab für die finanzielle Leistung eines Projekts und ermöglicht es den Projektmanagern, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, was sie tun müssen, um mit den Budgets im Einklang zu bleiben.

Die Projektbuchhaltung kann auch dabei helfen, potenzielle Risiken zu erkennen und die Risiken für die Gewinnspanne eines Projekts zu bewerten.

Kurz gesagt: Sie ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden guten Projektmanagers. Bevor wir im Detail auf die Schritte eingehen, die zur Einrichtung einer zuverlässigen und effizienten Projektbuchhaltung notwendig sind, ist es wichtig, die wichtigsten Konzepte in Erinnerung zu rufen.

Wie funktioniert die Projektbuchhaltung?

Jede Projektbuchhaltung beinhaltet dieErstellung eines vorläufigen Budgets zu Beginn eines jeden Projekts. Dieses Budget muss alle Kosten enthalten, die dem Projekt zuzuordnen sind, d.h. :

• die am Projekt bearbeiteten Zeiten ;
• Einkäufe, die für die Produktion benötigt werden ;
• zusätzliche Kosten.

Sie musseine erwartete Gewinnspanne ermöglichen. Während des gesamten Projekts wird das Budget regelmäßig überprüft und die Margenprognose neu erstellt, um sicherzustellen, dass die finanzielle Leistungsfähigkeit des Projekts gegeben ist.

Es ist wichtig, Belege für vergangene Projektkosten (Stundenzettel, Spesenbelege, Rechnungen usw.) aufzubewahren und auch die voraussichtlichen Kosten belegen zu können (zukünftige Projektplanung usw.). Da diese Kosten ein zentrales Element der Buchführungsberechnung sind (siehe unten), müssen Sie erklären und begründen können, dass die Berechnungen den Buchführungsregeln entsprechen.

Wenn das Budget für ein Projekt erstellt wird, ist es wichtig, alle Kostenpositionen anzugeben. Dazu gehören der Zeitaufwand für interne Ressourcen, der Einkauf externer Leistungen (z. B. von Freiberuflern), Reisekosten - auch solche, die wieder in Rechnung gestellt werden-, der mögliche Kauf von Produkten, die im Laufe des Projekts weiterverkauft werden sollen.

Projektbuchhaltung - Produktionsplan in Stafiz

Wahl der richtigen Methode zur Umsatzerkennung

Es gibt verschiedene Methoden zur Anerkennung des Umsatzes in der Projektbuchhaltung.

Um die richtige Wahl zu treffen, sollten Sie sich an Ihren Steuerberater wenden, der Ihnen die Hintergründe der verschiedenen Methoden erläutern und Ihnen helfen kann, die richtigen Methoden entsprechend den Besonderheiten Ihrer Projekte zu wählen.

Im Folgenden werden jedoch die wichtigsten Methoden zur Umsatzrealisierung und die damit verbundenen Regeln erläutert.

Umsatzrealisierung bei Fertigstellung

Bei dieser Methodik wird der Umsatz erst dann anerkannt, wenn das Projekt abgeschlossen ist.

Der gesamte projektbezogeneUmsatz wird in der aktuellen Periode anerkannt, wenn das Projekt offiziell abgeschlossen ist. Es wird nicht möglich sein, Umsätze vor dieser Periode zu erkennen.

Damit ein Projekt korrekt "abgeschlossen" ist, muss der Kunde bestätigen, dass die Dienstleistung, für die er den Auftrag erteilt hat, vollständig erbracht wurde. Dies kann z. B. durch einen vom Kunden bestätigten Lieferschein geschehen.

Umsatzrealisierung nach dem Leistungsfortschritt

Bei längeren Projekten kann es buchhalterisch akzeptiert werden, den Umsatz mit dem Fortschreiten des Projekts anzuerkennen.

An jedem Ende des Buchungszeitraums wird eine Fortschrittsberechnung durchgeführt und der Umsatz wird anteilig an diesem Fortschritt anerkannt.

Die Methode zur Berechnung des Fortschritts muss in diesem Fall genau und einheitlich sein, damit die Umsatzberechnungen gültig sind. Häufig wird der Fortschritt auf der Grundlage der Kosten berechnet.

Dies ermöglicht eine genauere Berechnung des Fortschritts als eine einfache Berechnung auf der Grundlage der geleisteten Arbeit. Wenn das Projektbudget neben der Arbeit interner Mitarbeiter auch Einkäufe und externe Leistungen umfasst, muss eine umfassende Nachverfolgung möglich sein, und das gemeinsame Kriterium der Kosten funktioniert gut.

Umsatzerfassung bei Rechnungsstellung

Wenn es die Projektbuchhaltung zulässt, bedeutet die Methode der Umsatzrealisierung bei Rechnungsstellung, dass der Umsatz an die Rechnungsstellung angepasst wird.

Der in der Periode erfasste Umsatz entspricht den im selben Zeitraum erstellten Rechnungen. Bei Projekten, die nach Zeitaufwand abgerechnet werden, ist dies häufig die gewählte Methode, um die Berechnungen zu vereinfachen.

Den Projektfortschritt mit einem Projektsteuerungstool korrekt berechnen

Wenn der Projektumsatz nach dem Fertigstellungsgrad anerkannt wird, muss auch die richtige Methode zur Berechnung des Fertigstellungsgrads gewählt werden.

Damit ein Vorrücken richtig ist, müssen mehrere Kriterien erfüllt sein.

Wenn die Projekte einfach sind und der Arbeitsfortschritt in Zeit eine genaue Definition des prozentualen Projektfortschritts ermöglicht, kann die Methode vom Buchhalter oder Finanzprüfer akzeptiert werden.

Wenn die Projekte jedoch komplex sind, mit verschiedenen Kostenlinien und Produktkäufen, wird die Kostenmethode wahrscheinlich bevorzugt werden. Es ist daher notwendig, Prozesse einzurichten, die es am Ende des Buchungszeitraums ermöglichen, :

• die genauen realisierten Kostendaten für jedes Projekt abrufen (Personalkosten, Fremdleistungen, Gebühren, etc.) ;
• den Projektleitern ermöglichen, die noch zu erledigenden Arbeiten am Projekt und damit das Gesamtbudget neu zu bewerten, sodass der Fortschritt in Prozent berechnet werden kann.

Mit einem ERP- oder Projektsteuerungstool können Sie diese Berechnungen leicht durchführen und vereinfachen die Überwachung dieser Budgets, die Aktualisierungen und die Buchhaltungsabschlüsse. Die Projektbuchhaltung lässt sich mit einer ERP-Lösung leichter einführen.

Wie Sie Projektmargen richtig berechnen

In einer gut geführten Projektbuchhaltung muss die Berechnung der Projektmarge genau sein und alle Variablen des Projekts berücksichtigen.

Die Berechnung des Umsatzes

Das erste Schlüsselelement für die Gewinnspanne ist die Berechnung des Umsatzes, von dem die Projektkosten abgezogen werden. Je nach der Methode, mit der der Umsatz anerkannt wird, ist er nicht derselbe.

Je nach Art des Projekts ist Ihre ERP-Software normalerweise richtig eingestellt, um die richtige Methodik zur Umsatzerkennung anzuwenden.

So wird der Umsatz eines Pauschalprojekts entweder bei Fertigstellung oder nach Fortschritt anerkannt.

Der Umsatz eines in Eigenregie durchgeführten Projekts wird eher auf den in Rechnung gestellten Umsatz anerkannt. Wenn Kosten, Einkäufe oder Unteraufträge weiterberechnet werden, muss dies berücksichtigt werden, da diese Elemente zum Projektumsatz hinzukommen.

Die Berücksichtigung von Kosten

3 wichtige Kriterien: Es muss

Damit die Berechnung der Rentabilität eines Projekts exakt ist, müssen drei Kriterien erfüllt sein:

• Vollständigkeit der Kosten ;
• dass diese Kosten real sind, d. h. dass es sich bei den Beträgen nicht um Schätzungen, sondern um tatsächliche Kosten handelt ;
• dass ihre Buchung in der richtigen Buchungsperiode erfolgt ist.

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Tracking-Software diese Bedingungen erfüllt.

Der Vollständigkeit halber sollten Sie daher die Personalkosten (für das Projekt aufgewendete Zeit multipliziert mit den damit verbundenen Kosten), den Einkauf von Leistungen (z. B. von einem Freiberufler in Rechnung gestellte Kosten), Spesen (Reisen und Reisekosten) sowie den Einkauf von Produkten und Materialien genau berücksichtigen.

Die Zuverlässigkeit der Kosten hängt von Ihrer ERP- oder Geschäftsverwaltungssoftware ab. Je integrierter diese ist, desto zuverlässiger können Sie Ihre Prozesse und Kosten gestalten.

Die Verbuchung im richtigen Buchungszeitraum bedeutet auch, dass Prozesse eingerichtet werden müssen, die die Projektmanager dazu verpflichten, die Kosten zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle Kosten auf die richtigen Daten verbucht werden.

Durch welche Maßnahmen lassen sich die Gewinnspannen verbessern?

Mithilfe der Projektbuchhaltung werden die Regeln für die korrekte Steuerung von Projekten festgelegt. Jedes Unternehmen verfügt jedoch über einen gewissen Freiheitsgrad beim analytischen Ansatz.

So können die Projektmargen z. B. in zwei Linien unterteilt werden, um die Leistungsanalyse zu verfeinern. Die erste Ebene der Marge, die als Bruttomarge des Projekts bezeichnet wird, umfasst die sogenannten externen Kosten: Einkäufe, Spesen usw. Sie beinhalten keine Lohnkosten des Unternehmens.

Um von der Bruttomarge zur Nettomarge zu gelangen, addiert man zu den Kosten den Betrag, der den Lohnkosten für das Unternehmen für die von den internen Mitarbeitern für das Projekt aufgewendete Zeit entspricht. Damit diese Berechnung genau ist, ist ein Instrument zur Verfolgung der Zeiten für Projekte und Aufgaben erforderlich.

Um die Gewinnspannen zu verbessern, müssen Sie nur eine Reihe von Maßnahmen umsetzen.

Margen verfolgen

Und ja, es klingt dumm, aber man kann nur das verbessern, was man auch verfolgt. Doch zu wenige Unternehmen verfolgen die Gewinnspannen ihrer Projekte genau. Wenn Sie eine genaue und regelmäßige Überwachung der Gewinnspannen einführen, wird sich die Leistung zweifellos verbessern, da die Überwachung Einblick in die Probleme gibt, die sich auf die Projekte auswirken.

Den Projektleitern Verantwortung übertragen

Sie sind diejenigen, die für ihre Gewinnspannen verantwortlich sein müssen. Wenn Sie ihnen die Mittel an die Hand geben, um automatisch zu erfahren, wie sich ihre Gewinnspanne entwickelt, und den Zugang, um die noch zu erledigenden Arbeiten am Projekt zu aktualisieren, können Sie sich sicher darauf verlassen, dass sie das Budget einhalten.

Antizipation gewinnen

Eine Software, die es Ihnen ermöglicht, die Kostenprognose besser zu verwalten und sie mit der Überwachung der realisierten Kosten zu verknüpfen, verschafft Ihnen einen Vorsprung. Stafiz zum Beispiel ermöglicht die Steuerung der Mitarbeiterauslastung, der zukünftigen Kosten und benachrichtigt, wenn die Margen von den Plänen abweichen.

Haben Sie Fragen zu Ihrer Projektbuchhaltung und im weiteren Sinne zum Finanzmanagement von Projekten? Zögern Sie nicht, unsere Experten zu kontaktieren, die Ihnen helfen können, die richtigen Veränderungen in Ihrem Unternehmen durchzuführen!

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