Schritte zu effektivem Projektkostenmanagement

Projektkostenmanagement ist ein wesentlicher Prozess in Beratungsfirmen und IT-Dienstleistungsunternehmen, der vier Phasen umfasst (Rahmen, Kalkulation, Kontrolle, Kapitalisierung), um die Emissionsmarge der Mission angesichts der Risiken von Überschreitungen zu sichern und die Kosten zukünftiger Projekte zu finanzieren.

Frist, gelieferte Qualität, Budget: Ein Beratungs- oder Digitaldienstleistungsprojekt wird an diesen drei Achsen gemessen. Das Budget kommt zuletzt bei der täglichen Verwaltung einer Mission und kontaminiert schließlich die anderen beiden. Eine Mission, die pünktlich abgeschlossen, aber mit negativer Marge abgeschlossen wird, verbraucht mehr, als sie einbringt. Eine Mission, die auf Kosten überhitzter Personalkapazitäten ausgeführt wird, stört nachfolgende Projekte.

In Beratungsfirmen und IT-Dienstleistungsunternehmen beruht die Marge einer Aufgabe auf einen einzigen Unterschied: der Unterschied zwischen den an den Kunden verkauften Arbeitstagen und den intern verbrauchten Arbeitstagen. Diese Lücke nimmt je nach Verkaufsart drei Formen an, aber der finanzielle Mechanismus bleibt derselbe: Arbeitstage werden beim WJC (durchschnittliche Tageskosten) bezahlt, ohne entsprechende Einnahmen auf der anderen Seite, und die Bruttomarge schrumpft proportional.

Das Kostenmanagement verteilt sich auf vier Phasen einer Mission: Projektplanung, Budgetschätzung, Projektmanagement und Abschluss. Jede Phase korrigiert ein bestimmtes Risiko und fördert die nächste. Gut durchgeführt, sichern sie die geplante Spanne der aktuellen Mission und liefern die Kostenberechnung des nächsten Projekts mit echten Daten.

Was ist Kostenmanagement?

Definition

Eine effektive Verwaltung ist unerlässlich, da Sie so ein Budget festlegen können, das für den Erfolg des Projekts respektiert wird. Das Kostenmanagement muss von Anfang an geplant und in jeder Entwicklungsphase überwacht werden.

Probleme

Kostenmanagement erfordert das Verständnis des Umfelds, in dem das Projekt stattfindet. Tatsächlich ermöglicht dies die Erstellung eines realistischen Budgets. Darüber hinaus erfordert es eine sorgfältige Überwachung, um sicherzustellen, dass das Projekt in die definierte Richtung geht.

Im Hinblick auf das Kostenmanagement müssen drei Mechanismen prioritär überwacht werden, um sicherzustellen, dass das zugeteilte Budget die Marge nicht überschreitet:

• Personalbesetzung : Ein eingesetztes Personal, das von der in der Schätzung quantifizierten abweicht, beeinflusst die durch die Mission generierte Marge;
• Der Umfang des Projekts : Jede außerhalb des Umfangs produzierte Leistung, die ohne Änderung oder Nachrechnung verkauft wird, entspricht der kostenlosen Bereitstellung von Arbeitstagen an den Kunden;
• Rechnungsstellung : Wenn eine für den Kunden entstandene Ausgabe nicht innerhalb der vertraglichen Fristen neu abgerechnet wird, besteht das Risiko, von der Missionsmarge absorbiert zu werden.

Diese drei Mechanismen haben eines gemeinsam: Sie werden während der Aufgabe erkannt und durch effektives Projektkostenmanagement vorhergesehen, eröffnen auch Korrekturhebel (Personalplanung, Unterzeichnung einer Änderung, Neustart der Rechnungsstellung). Entdeckt am Ende, geben sie nur eine Abweichung an, die beobachtet werden muss.

Warum sollte man das Kostenmanagement für ein Projekt einrichten?

Kontrolliertes Kostenmanagement ermöglicht es:

• antizipieren Sie die Risiken von Haushaltsüberschreitungen;
• Ermöglichen Sie Entscheidungsfindung mit klarem Überblick über die Projektfinanzen
• um die Rentabilität des Projekts zu maximieren (Personal, eingesetzte Ressourcen, Kundenverhandlung);
• um die Planung zukünftiger Missionen in einem ähnlichen Kontext zu erleichtern.

Warum eine Tabellenkalkulation oder ein allgemeiner ERP für das Projektkostenmanagement nicht ausreicht

Jede dieser Lösungen funktioniert auf den ersten Missionen, erreicht aber ihre Grenzen, wenn die Anzahl der parallel aktiven Projekte steigt.

Die Excel-Tabelle

Excel bleibt die gängigste Lösung für Portfolios mit weniger als zwanzig Mitarbeitern. Die Flexibilität ermöglicht es Ihnen, jede Marge- oder FAE-Berechnung zu modellieren, solange Sie einen Mitwirkenden haben, der die Dateien aktualisiert.

Drei Grenzen liegen über einer bestimmten Schwelle aktiver Projekte hinaus. Manuelle Einträge sind eine Quelle von Fehlern (falsches Einkleben, defekte Formel, veraltete Version, die per E-Mail verbreitet wird). Die Portfoliokonsolidierung erfordert mehrere Stunden wöchentliche Nachbearbeitung. Der FAE berechnet sich nicht bei jedem Zeiteintrag neu, sodass die Landungsmarge einige Tage zu spät, manchmal sogar länger, abgelesen wird.

Generalist ERP (SAP, NetSuite, Oracle)

Generalistische ERPs sind für die Industrie oder den Vertrieb konzipiert, wobei das Management auf Produkt-, Lager- und Produktionslinienebene erfolgt. Die "geschäftliche" Verbindung, die eine Beratungs- oder Integrationsmission strukturiert, existiert selten eigenständig.

Die Lücke zeigt sich hauptsächlich in drei Schlüsselfunktionen.

• Die Personalbesetzung ist minimalistisch : Generalistische ERPs verwalten die Planung über mehrere Projekte nicht nach Profil und Fähigkeiten;
• Zeiterfassung ist unzureichend : CRAs und Validierungs-Workflows stehen nicht im Mittelpunkt dieser Software;
• die Marge bei der Landung pro Projekt (oder einer anderen geschäftlichen Analytikachse wie einer Investition oder einem Kunden) ist schwer zu berechnen und ist oft nicht Teil eines Standard-ERP. Ein Software-Overlay kann hinzugefügt werden, aber das macht die Installation umständlich und teuer in der Konfiguration.

Buchhaltungssoftware allein (Sage, Cegid)

Sage und Cegid übernehmen die allgemeine Buchhaltung und Gehaltsabrechnung. Zukunftsorientiertes Management nach Mission liegt nicht in ihrem Aufgabenbereich.

Bei diesen Tools sieht die Finanzabteilung die nach dem Buchhaltungsabschluss entstandenen Kosten, also mit einer Mindestverzögerung von einem Monat. Der Vorsprung bei der Landung kann manuell, Mission für Mission berechnet werden oder es passiert direkt.

Was es wirklich kostet, schlechte Projektkosten zu managen

Wenn Sie Ihre Projektkosten nicht verwalten oder sie schlecht verwalten, wirkt sich das auf die Rentabilität der aktuellen und nachfolgenden Aufgaben der Beratungsfirma aus. Hier sind 4 Konsequenzen, die darauf hindeuten könnten, dass die Projektkosten der aktuellen Mission unzureichend verwaltet wurden.

Deine tatsächliche Marge ist geringer als die erwartete Marge. Am Ende der Konten wird plötzlich die Differenz zwischen der in der Schätzung angegebenen Marge und der tatsächlich realisierten Marge offenbart. Ohne Zwischenkontrolle wird diese Lücke ohne vorherige Vorwarnung an den Sponsor oder den CFO geschlossen. Das Ergebnis ist da, und niemand hat gesehen, wie sich der Drift gesetzt hat.

Der Cashflow ist auf Portfolioebene knapp und Ihr Betriebskapital (WCR) ist erschöpft. Produzierte, aber nicht in Rechnung gestellte Arbeitstage (Produktion nicht abgerechnet, abrechenbare Ausgaben ausstehend, Änderungen nicht unterschrieben) sind alles Kosten, die die Beratungsfirma vor der nächsten Inkassofrist getragen hat. Bei einem Portfolio mehrerer gleichzeitiger Zuweisungen summieren sich diese Unstimmigkeiten und belasten den Cashflow ohne erkennbare Ursache in den Konten.

Ihre Preise könnten für zukünftige Einsätze unterkalibriert sein, was sich auf Ihre zukünftigen Einnahmen auswirkt. Ohne eine verlässliche Geschichte der nach Missionstyp erreichten Margen basiert folgendes Zitat auf der Intuition des Missionsleiters. Es beinhaltet eine größere Puffermarme, um das Unbekannte abzudecken, wodurch der Preis gegenüber der Konkurrenz weniger wettbewerbsfähig wird. Verlorene Geschäfte durch den Preis häufen sich ohne nennenswerte Ursachen außer dem Markt an.

Man entdeckt den Drift, wenn es zu spät ist, das Projekt umzudrehen. Der Projektleiter, die Produktionsabteilung und die Finanzabteilung entdecken zu unterschiedlichen Zeiten Drift, weil sie sie nur bemerken, wenn sie ihre Referenz-KPIs lesen: Lieferverzögerungen, unzureichende Personalbesetzung, Erhöhung der Zwischenverträge, Diskrepanz zwischen der tatsächlichen und der erwarteten Marge. Diese Diskrepanz zwischen den Lesungen impliziert oft, dass die Schiedsentscheidung (getroffen vom COPIL) mehrere Wochen nach der tatsächlichen Drift fällt.

Während sich die Warnzeichen (manchmal lautlos) anhäufen, nimmt die Zeit zum Handeln ab und die Korrekturhebel verschwinden nacheinander.

4 Schritte zum effektiven Projektkostenmanagement

Schritt 1: Kostenmanagement rahmen

Das Kostenmanagement hängt vollständig vom Umfang der Mission ab:

1. der Umfang des Projekts (und besonders das, was daraus entsteht);
2. der Verwaltungsmodus (Paket, Abonnement, Verwaltungsgesellschaft) und die überwachten Kosten;
3. Ressourcenkapazität;
4. die Schiedsregeln für die Abweichungen zwischen geplant und realisiert;
5. Das Management-Werkzeug.

Diese Punkte bilden das Rückgrat des vorläufigen Budgets des Projekts.

Ressourcenkapazität

Der erste Schritt zur Implementierung eines effektiven Kostenmanagements besteht darin, die Ressourcenkapazität zu planen, d. h. die für das Projekt benötigten Ressourcen zu identifizieren.

Drei Familien von Ressourcen sind in die Berechnung einbezogen:

• Interne Personalabteilungen : Mobilisierte Profile, Senioren, Arbeitstage nach Missionsphase geplant;
• Hardware- und Softwareressourcen : SaaS-Lizenzen, Ausrüstung, Missionskosten, Reisekosten;
• Externe Ressourcen : Subunternehmer, Freiberufler, Partner, die auf einer seltenen Fähigkeit mobilisiert sind.

Jede Familie hat einen entsprechenden WJC- oder Einheitskosten.

Direkte und indirekte Kosten im Zusammenhang mit dem Projekt

Die WJC und ADR eines Beraters bei der Übertragung umfassen dessen direkte Kosten sowie einen Anteil an den indirekten Kosten des Dienstleisters. Tatsächlich beeinflussen alle Verwaltungskosten des Unternehmens die Kosten des Arbeitstags und damit auch das Management der Projektkosten.

Einige Beispiele für Kosten, die Ihr Projektkostenmanagement beeinflussen können:

• Das Gehalt eines Beraters (und dessen Entwicklung) ist ein fester Kostenfaktor (der auch variable Kosten umfassen kann);
• Die Untervergabe an einen Freiberufler kann eine Fixkosten oder variable Kosten sein;
• Das Management, die Personalabteilung, IT und die Buchhaltung des Dienstleistungsunternehmens sind indirekte Kosten, die ebenfalls in die Rechnungsstellung einbezogen werden müssen.

Nehmen wir das Beispiel eines Tages, der mit einem ADR von 1.200 € berechnet wird, mit und ohne indirekte Kosten:

Ohne indirekte Kosten im Kostenmanagement zu berücksichtigen, besteht eine Lücke von 40 % zwischen der erwarteten und der realisierten Marge.

Verwenden Sie ein dediziertes Verwaltungstool

Um diese Planungsarbeit durchzuführen, wird ein dediziertes Werkzeug dein Verbündeter sein. Stafiz ist eine All-in-One-Lösung, die Funktionen zur Ressourcenplanung beinhaltet.

Das kann Ihnen helfen, Ihren Bedarf besser einzuschätzen und Ihre Ressourcenkapazitäten zu überprüfen. Sie können dann Ihren Rekrutierungsplan voraussehen und Ihre Ressourcen besser zwischen aktuellen und zukünftigen Projekten verteilen.

Schritt 2: Projektkosten schätzen und das prognostizierte Budget erstellen

Strukturieren eines Kostenmanagementplans

Durch die Erstellung eines Kostenmanagementplans können Sie Folgendes festlegen:

• Die Art der Projektkosten: direkte, indirekt, fest, variable, Produktions-, Material- und Arbeitskosten;
• die Ausgaben, die zu jeder Ressource gehören;
• Beteiligte im Projekt, die Auswirkungen auf die Kosten haben könnten;
• Die Werkzeuge, die zur Kostenregulierung verwendet werden.

Zwei Parameter Ihres Projektmanagements beeinflussen dann diesen Managementplan: die Häufigkeit der finanziellen Überprüfung, die mit dem Rhythmus der Zeiteingabe abgestimmt ist (Überprüfung in jedem Ausschuss, zweimal im Monat oder einmal im Monat, je nach Kritikalität der Mission), und die geplante/realisierte Abweichungsschwelle, die eine Eskalation zum Projektsponsor auslöst.

Kombinieren Sie mehrere Methoden zur Projektkostenprognose

Sobald Sie die Aufgaben, Lieferergebnisse und verschiedene Kosten im Projektmanagement festgelegt haben, ist es Zeit, sie zu schätzen. Es ist keine exakte Wissenschaft. Dennoch können Sie eine bestimmte Menge an Informationen sammeln und Prognosetechniken kombinieren, um die genaueste Lösung zu finden.

Die Matrix-Methode. Diese Methode besteht darin, die verschiedenen Aufgaben des Projekts zu identifizieren und die Kosten pro Aufgabe zu bestimmen. Wenn Sie alle mit jeder Aufgabe verbundenen Kosten addieren, erhalten Sie die Gesamtkosten.

Die analoge Methode. Diese Methode besteht darin, die Historie früherer Projekte mit einem Kundenkontext und einer vergleichbaren Größe zu verwenden. Sie ist schnell, bleibt aber unzuverlässig, wenn die Missionen zu groß variieren.

Die parametrische Methode. Diese Methode basiert auf der Historie der Missionen, wenn man über ausreichende Daten verfügt, um zuverlässige statistische Studien durchzuführen: Arbeitstage, die für eine bestimmte Aufgabe abgerechnet werden, pro Endnutzer gemeldete Euro, zusätzliche Kosten, die zu erwarten sind. Diese Methode ist riskant, wenn die historischen Projektkostenschätzungen unzuverlässig sind.

Bottom-up-Schätzung. Diese Methode besteht darin, Informationen von den Teams vor Ort zu erhalten, deren Rolle operationell ist. Ihre Erfahrung ermöglicht es ihnen, Ihnen einen genaueren Überblick über den Zeit- und Kostenaufwand zu geben, der mit jeder Aufgabe verbunden ist.

Top-down-Schätzung. Die Top-down-Schätzung konzentriert sich auf die Vision des Managements. Dieser definiert dann ein Budget, basierend auf der verfügbaren Geschichte, einen Maßstab ähnlicher Projekte und eine Ausrichtung auf strategische Ziele.

Aufschlüsselung des Projekts mit der Technik des Projektstrukturplans

Die Arbeitsaufteilungsstruktur (WBS) ist eine Methode, ein Projekt in Aufgaben und Unteraufgaben zu unterteilen und dann jede Aufgabe einem Profil zuzuweisen. Der Projektleiter schätzt die Kosten jeder Aufgabe anhand des CJM, des Profils und der Anzahl der dafür benötigten Arbeitstage und addiert die Fixkosten (direkt und indirekt): Standorte, Subunternehmer, Dienstleister.

Die Kostenaufschlüsselungsstruktur (CBS) ist die Baumstruktur der Kosten nach Art der Ausgaben. Fünf Positionen strukturieren im Allgemeinen das CBS einer Beratungs- oder ESN-Mission:

• interne Personalabteilungen (Man-Day-Consultants × CJM);
• Subunternehmer und freiberufliche Arbeiten wurden zusätzlich mobilisiert;
• Missionskosten und Reise;
• Anschaffungen (Ausrüstung, Materialien, einmalige Dienstleistungen);
• Softwarelizenzen, die dem Projekt berechnet wurden.

Das WBS und das CBS geben zusammen eine zweidimensionale Sicht auf das Projektbudget: das WBS bei den Linien, Lieferangeboten und Aufgaben, das CBS bei den Kostenposten. Diese doppelte Sichtweise gibt dem Projektleiter einen detaillierten Überblick über seine Kosten: Er erkennt zum Beispiel, dass eine Phase zu viel Untervergabe verbraucht oder dass ein Lieferprodukt mehr Personalanbindung anbietet als erwartet.

Das Duo WBS + CBS erfordert jedoch einen festen Zeitplan und eine stabile Liste von Ergebnissen, was es schwierig macht, mit einer agilen Methode in Einklang zu kommen.

Wählen Sie die Abrechnungsmethode und erstellen Sie das Budget entsprechend

Bei einem Festpreisprojekt ist der Verkaufspreis im Voraus festgelegt, unabhängig von der tatsächlichen Anzahl der benötigten Tage. Etwaige Produktionsüberschreitungen (Arbeitstage, die über die Anfangskosten hinaus verbraucht werden) werden ohne Abrechnungsvergütung an den CJM des mobilisierten Profils ausgezahlt. Die Bruttomarge verringert sich durch diesen Unterschied.

Bei einem Direktvertrag folgt die Rechnungsstellung prinzipiell den tatsächlich produzierten Tagen, was theoretisch die Marge schützt. Die Verschlechterung erfolgt anderswo: an den Tagen, die dem Kunden zur Aufrechterhaltung der Beziehung zur Verfügung stehen (kostenlose Korrekturen, nicht berechnete Steuerpunkte, leichte Überarbeitungen). Diese Tage werden im WJC ohne Abrechnung verbraucht.

Bei einem erfolgreichen Honorarmandat hängt die Vergütung von der Erreichung der Leistung ab. Wenn die vertragliche Schwelle nicht erreicht wird, wird sie unabhängig von der Anzahl der verpflichteten Arbeitstage auf das untere Limit reduziert. Alle Tage, die über dem unteren Limit hinausgehen, werden vom CJM vom Unternehmen übernommen.

Puffermarge erwarten (5–10 %)

Die Puffermarge ist ein Rahmen, der zu den anfänglichen Kosten hinzugefügt wird, um kleinere Abweichungen zwischen geplantem und tatsächlichem während der Mission auszugleichen:

• 5 % des Budgets für eine Mission, die einem bereits vom Unternehmen durchgeführten Projekt nahesteht, mit einem Team, das sich mit dem Thema auskennt, und einem klar definierten Umfang ab dem Zeitpunkt des Angebots;
• 10 % auf einem Perimeter, der noch mit dem Kunden offen ist, eine neue Technologie für das Team oder eine Art von Mission, die selten bewältigt wird.

Diese Marge nimmt angemessene Anpassungen auf: eine halbtägige Lücke bei der Schätzung einer Aufgabe, ein zusätzliches, ungeplantes Kundentreffen, ein längerer Rahmenplan.

Abgesehen von einem Budget von 10 % zur Durchführung der Mission waren die anfänglichen Kosten zu optimistisch. Es wird daher notwendig sein, die Unstimmigkeiten zu absorbieren oder eine Änderung für die aktuelle Mission in Rechnung zu stellen und die Schätzungsmethoden für die nächste Schätzung zu überprüfen.

Schritt 3: Kosten kontrollieren

Die Bedeutung der Kostenkontrolle

Kostenverfolgung ist ein entscheidender Schritt für ein gutes Kostenmanagement. Sie müssen die Ausgaben verfolgen und analysieren, um Überschreitungen zu vermeiden oder zumindest zu begrenzen.

Allerdings gibt es regelmäßig Unterschiede zwischen der Vorhersage und der tatsächlichen , ohne dass dies Anlass zur Sorge gibt. In diesem Fall sollte die Kostenkontrolle das Verständnis der Abweichungen zwischen aktuellen und ursprünglich geplanten Kosten umfassen.

Um die Situation zu beheben, müssen Sie die Ursache dieser Unstimmigkeiten finden, um zur Ursache des Problems zu gelangen.

Fakturierte Zeit (CRA) und unberechnete Zeit (TACE) verfolgen

Die Kostenkontrolle basiert auf zwei täglich gemessenen Datenströmen: der von Beratern eingegeben Zeit und der Überwachung des Vertrags. Jede speist die Lenkung zu einem anderen Horizont.

Die Zeitüberwachung über die CRAs verwaltet die Marge jeder Aufgabe einzeln. Der Projektleiter nutzt es, um kontinuierlich zu überprüfen, ob die Produktion innerhalb des verkauften Umschlags bleibt. Projektkostenmanagement-Software konsolidiert diese Einträge nach Auftrag in einem Dashboard, das die Lücke zwischen geplanten Tagen und verbrauchten Tagen anzeigt, Berichte über Überschreitungen entlang der Fortschrittskurve meldet und nach Aufgabe, Team oder Berater in Echtzeit-Ausgabenverfolgung detailliert analysiert. Wenn die Einträge unregelmäßig oder ungefähr sind, leitet das Dashboard Entscheidungen zusammen mit der Realität des Projekts.

Die Überwachung des Interkontrakts steuert die Arbeitsbelastung der Berater auf Unternehmensebene. Produktionsmanagement und Finanzen nutzen es, um die Gesamtrentabilität unabhängig von einer bestimmten Mission zu messen. Ein Interkontrakt-Berater kostet seinen CJM weiterhin an seinen Arbeitstagen, ohne vor ihm eine Rechnung zu machen. Der Gesamtzinssatz verknüpft die berechneten Tage mit den Arbeitstagen aller Berater. Es ist derjenige, der die Rentabilität des Portfolios misst, nicht die Marge einer isolierten Mission.

Analysieren Sie die Unterschiede zwischen geplantem und tatsächlichem

Die Abweichungsanalyse berechnet die absolute und prozentuale Varianz zwischen den geplanten Kosten und den zugesagten Kosten basierend auf dem geplanten Budget. Dann geht es zurück zur Ursache der Diskrepanz. Je früher die Lücke diagnostiziert wird, desto größer bleibt der Bereich der Korrekturhebel. Um weiterzugehen, siehe unseren Leitfaden zur Analyse der Lücken zwischen geplant und realisiert.

Kostenleistung messen

Die Kosteneffizienz einer Mission wird gemessen, indem man das Geplante und das tatsächliche Geschehen zu einem bestimmten Zeitpunkt anhand dieser drei Indikatoren vergleicht:

1. Verbrauchsrate der Arbeitstage;
2. Differenz zwischen erwarteter und prognostizierter Marge;
3. Verhältnis zwischen den entstandenen Kosten und dem tatsächlichen Fortschritt (erstellte Ergebnisse, validierte Meilensteine).

Diese Indikatoren liefern dem Projektleiter eine ausreichende Wertung für eine einfache Mission. Für komplexe Aufgaben (Mehrteams-, Mehrphasen-, Mehrquartalsprojekte) können die Kosten bei Fertigstellung durch einen synthetischen Indikator ergänzt werden: den CPI (Cost Performance Index), der auf weiteren Indikatoren basiert:

• Geplanter Wert (PV): das bisher nach dem ursprünglichen Zeitplan geplante Budget;
• Earned Value (EV): der Earned Value, d. h. das gesamte ausgegebene Gesamtbudget nach Prozentsatz der Fertigstellung;
• Tatsächliche Kosten (AC): die bis zu diesem Zeitpunkt tatsächlich entstandenen Kosten.

Der Verbraucherpreisindex (CPI) ermöglicht es zu erkennen, ob die für das Projekt verursachten Kosten höher oder niedriger sind als der von den Beratern erzielte Wert. Beachten Sie, dass dieser Indikator auch berücksichtigen muss, ob das Projekt im Rückstand liegt oder nicht.

Verwenden eines Tools zur Kostenkontrolle

Wie bei den vorherigen Schritten hilft Ihnen eine Projektkostenmanagement-Software dabei, die Kosten zu kontrollieren. Das Dashboard hebt beispielsweise die verschiedenen Schlüsselindikatoren hervor, sodass Sie sie vergleichen und ihren Fortschritt überwachen können.

Echtzeit-Tracking. Stafiz bietet viele Funktionen zur Kostenverfolgung, darunter auch die Echtzeit-Spesenverfolgung. Indem Sie die Diskrepanzen zwischen geplantem und Zielvorhaben regelmäßig überwachen, können Sie das Budget so genau wie möglich anpassen und Ihre Kostenplanung optimieren.

Die Fortschrittskurve ermöglicht es Ihnen, Kostenüberschreitungen auf einen Blick zu erkennen:

Der nächste Schritt ist, die Gründe für die Abweichungen zu verstehen. Stafiz ermöglicht eine detaillierte Darstellung nach Aufgaben, Teams, Geografie, Person sowie eine Übersicht nach Aufgaben und Phasen, die die Interpretation der Ergebnisse erleichtern.

Kosten bei der Landung verfolgen. Die Überwachung der Landungskosten ist eine der Funktionen, die Stafiz bietet: Sie besteht darin, vergangene und erwartete Kosten in Echtzeit zu erfassen, um eine automatische Neuberechnung zu ermöglichen.

Mit jeder Änderung der Daten werden die KPIs neu berechnet , um eine Version anzubieten, die die Ziele erreicht. Außerdem können Sie im Falle von Abweichungsrisiken bereits vor deren Auftreten alarmiert werden.

Identifizieren und beheben Sie die Ursachen von Überschreitungen

Fünf Ursachen für Kostenüberschreitungen treten bei Beratungsprojekten auf:

• Scope Creep wird ohne Umrechnung akzeptiert. Jede Kundenanfrage, die außerhalb des Kostenvoranschlags bearbeitet wird, zerstört die Marge, ohne dass das Komitee benachrichtigt wird.
• Die Anzahl der Arbeitstage pro Profil wurde in den Zahlen unterschätzt. Die Diskrepanz wird zum Zeitpunkt der Akzeptanz oder während der erweiterten Framing-Phasen offenbart.
• Personalverschiebung. Ein Senior, der durch einen Junior ersetzt wird, verlangsamt die Produktion; das Gegenteil führt dazu, dass das CJM ohne Echtzeit-Sicht aufsteigt.
• Stunden, die nicht in der CRA eingetragen wurden. Ohne Eingabedaten steuert das Dashboard im Nebel.
• Unsichtbare Unterabrechnung. Zusätzliche Leistungen haben die Situation vergessen, die refakturierbaren Leistungen sind nicht pünktlich bearbeitet.

Diese fünf Mechanismen sind die Hauptursachen für das Scheitern von Projekten verantwortlich.

Anpassen und neu planen

Kosten ohne Nachverfolgung zu kontrollieren ist nutzlos. Wenn eine Abweichung die während der Framing definierte Schwelle überschreitet, müssen Sie entweder:

• die Besetzung neu planen : die Zusammensetzung des Teams ändern, um den durchschnittlichen WJC für den Rest der Mission anzupassen;
• den Umfang neu verhandeln : eine Änderung neu abrechnen oder die nicht zitierten Elemente klar entschlüsseln;
• Verteilt den Zeitplan, ohne das Budget zu erhöhen: Man nimmt einen Teil des Zeitdrucks statt der Kosten ab.

Eine vierte Möglichkeit besteht: den Verlust des Spielraums bei der Mission akzeptieren. Sie bleibt gültig, wenn der Sponsor sie dokumentiert, vorausgesetzt, sie wird nicht zur Standardausgabe.

Schritt 4 des Kostenmanagements: Kosten abschließen und melden

Der Abschluss verwandelt die tatsächliche Marge in ein Signal für die Preisgestaltung des nächsten Projekts. Diese Transformation erfordert einen lesbaren Abschlussbericht, einen Vergleich der vier Margenstufen und dokumentiertes Feedback mit dem Vertriebsteam.

Erstellung von Finanzberichten

Der letzte Schritt ist die Erstellung von Finanzberichten. Dies ermöglicht es uns, den Fortschritt des Projekts schriftlich festzuhalten, um die Entscheidungsfindung und die Vorbereitung zukünftiger Projekte zu erleichtern.

Dies besteht darin, die wichtigsten Elemente in zusammengefasster Form zu berichten. Der Einsatz von Tools für das Projektkostenmanagement erleichtert Ihnen die Arbeit.

Vergleichen Sie die prognostizierte Marge, die Landemarge und die tatsächliche Marge

Das Gleichgewicht überschreitet die vier in Phase 3 definierten Margenstufen. Die Differenz zwischen der erwarteten Marge (erste Schätzung) und der tatsächlichen Marge (Post-Account-Allocation) misst die Qualität der ursprünglichen Schätzung. Die Differenz zwischen der Landemarge (am Ende vorhergesagt) und der tatsächlichen Marge misst die Qualität der Managementkontrolle am Ende der Mission. Eine wesentliche Diskrepanz beim ersten Indikator bezieht sich auf die Kostenberechnung, die in Phase 1 des nächsten Projekts korrigiert werden muss. Eine bedeutende Diskrepanz beim zweiten Indikator bezieht sich auf den Prozess, der auf der Managementseite korrigiert werden muss.

Nutzen Sie die Preisgestaltung des nächsten Projekts

Vier Daten aus dem abgeschlossenen Projekt fließen in die Kostenberechnung des folgenden Projekts ein:

• Das Verhältnis der geschätzten Arbeitstage / vom Profil verbrauchten Werte kalibriert die Puffermarge des nächsten Angebots;
• Die Unterschiede im neu berechneten und nicht neu berechneten Umfang leiten die Ausarbeitung vertraglicher Klauseln (Änderungen, Änderungen im Umfang, Scope Creep);
• der tatsächliche CJM pro Profil bei dieser Art von Mission passt das Preisraster im Pre-Sales an;
• Die tatsächliche Dauer im Vergleich zur geplanten Dauer legt den nächsten vorläufigen Zeitplan fest.

Diese vier Kennzahlen fließen in die Arbeit ein, die Kosten des nächsten Projekts anhand der gemessenen Daten zu optimieren.

Stafiz: das Kostenmanagement-Tool pro Deal für Beratungsfirmen und IT-Dienstleistungsunternehmen

Für das Projektkostenmanagement ermöglicht Stafiz das Finanzmanagement durch Deals, das Personal, Zeitüberwachung und Margenindikatoren in einem einzigen System verknüpft. Dieses einheitliche Management deckt den Umfang von Pre-Sales bis zur Rechnungsstellung ab und bietet den Stakeholdern, die das Management der Projektkosten vermitteln (Projektleiter, Produktionsmanagement, Finanzabteilung), die gleiche Echtzeit-Lesung aktueller Aufgaben oder sogar des gesamten Portfolios.

Zeiterfassung und CRA werden in Echtzeit validiert. Berater geben ihre Zeit über die Benutzeroberfläche oder über die mobile Anwendung ein. Die CRAs berichten automatisch an die Missionsleiter zur Validierung und geben dann die Indikatoren für jede Mission ein.

Die Prognose bei Abschluss wird für jede Evolution neu berechnet. Die Kosten bei Fertigstellung werden aktualisiert, sobald eine Zeit eingetragen, eine Ausgabe berechnet oder eine Änderung unterzeichnet wird. Die Landemarge folgt, und der Missionsleiter erhält eine Warnung, sobald sie von der während der Projektabgrenzung festgelegten Schwellenwert abweicht.

Konsolidierte Portfoliovision für das Produktionsmanagement und den CFO. Die Gesamtarbeitsbelastung, die Inter-Contract-Profile-Quote, die aggregierte Prognosemarge und die ausstehenden Rechnungsstellungen werden für alle Unternehmensmissionen ohne manuelle Aggregation angezeigt.

Mehrprojektgeschichte für das CJM-Netz und zukünftige Preisgestaltung. Jede abgeschlossene Mission bereichert die Historie, die für die nächste Kostenberechnung verwendet werden kann: Verhältnisse der geschätzten / verbrauchten Tage pro Profil, tatsächliche Margen nach Typ, effektive versus geplante Dauern.

Integration mit bestehenden Buchhaltungstools. Stafiz verbindet sich mit Sage, Cegid und anderer Buchhaltungssoftware, um die Projektbuchhaltung automatisch einzuspeisen und wöchentliche manuelle Exporte zu vermeiden.