Top 10 Ursachen für das Scheitern von Projekten
Aktualisiert am 4. Mai 2026
Kurz gesagt: Die Top 10 Ursachen für Projektscheitern, die von Stafiz entschlüsselt wurden: unklare Ziele, mangelnde Transparenz bei der Personalbesetzung, schlechte Kommunikation, starre Organisation, fehlendes Management, schlechtes Risikomanagement, unkoordiniertes Team, unterqualifizierte Führung, unregelmäßige Nachverfolgung und Unterschätzung der Kosten.
"Das Leben besteht zu 10 % aus dem, was dir passiert, und zu 90 Prozent, wie du darauf reagierst Charles R. Swindol sagte einmal. Diese Beobachtung gilt auch für das Projektmanagement, wo 10 % der Zeit für die Durchführung des Projekts selbst mobilisiert werden. Die restlichen 90 % entfallen auf die Projektierung und die Lösung von Problemen, die während der Produktion auftreten.
Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, sind Projekte für Unternehmen unerlässlich, um ihre Ideen zu testen, Kundenbedürfnisse zu erfüllen und Probleme zu lösen. Wir besprechen die verschiedenen Managementprobleme, die den Erfolg Ihrer Projekte verhindern. Dieser introspektive Ansatz hilft Ihnen, einen Schritt von Ihren Projektorganisationsmethoden zurückzutreten, um zu verstehen, wie Sie durch bewährte Verfahren eine höhere Leistung erzielen können.
Das Projekt leitet sich aus den Zielen
In der Projektmanagement-Branche sprechen wir von Goal Creep. Aber bevor Sie überhaupt darüber sprechen können, müssen Sie sicherstellen, dass die Ziele gut gesetzt sind. Ohne dies wird das Projekt nicht richtig vorankommen können.
Projektmanager und Organisationen sollten sich auf 3 Hauptmerkmale konzentrieren: Zeitplan, Budget und Qualität. Diese Merkmale müssen einen numerischen Wert haben, um die Leistung des Projekts analysieren zu können. Dies kann nur gelingen, wenn die Stakeholder verstehen, welchen Wert sie im Gegenzug für ihren Beitrag erhalten können. Dennoch verstehen nur 58 % der Unternehmen den Wert ihres Projekts vollständig.
Es ist daher zwingend erforderlich, ein vorläufiges Projektbudget zu entwickeln. Ohne eine sehr genaue Darstellung der Vorteile, die ihre Projekte darstellen können, können Unternehmen viel Umsatz verlieren, und die Mitarbeiterzufriedenheit sinkt und führt letztendlich dazu, dass sie sich nicht mehr vom Projekt zurückziehen. Einer der ersten Fehler tritt bei der Projektplanung auf: Unternehmen konzentrieren sich oft auf ihre Gewinnmarge und nicht darauf, wie sie ihren Kunden einen Mehrwert bieten können.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Ziele mit der Strategie Ihres Unternehmens übereinstimmen, damit Sie Projekte priorisieren können. Diejenigen, die am engsten mit der Gesamtstrategie verknüpft sind, erhalten Vorrang. Priorisieren Sie schließlich die Zufriedenheit Ihrer Kunden.
Mangelnde Transparenz bei der Personalbesetzung
Für ein IT-Dienstleistungsunternehmen oder eine Beratungsfirma ist die Unsichtbarkeit der Personalbesetzung eine direkte Ursache für den Verlust der Marge: Ein unterzulagerter Berater kostet genauso viel wie ein Vollzeitabrechnung, und ein überbuchter Berater verursacht kettenreiche Verzögerungen bei mehreren Projekten. Die Sicht auf die Verfügbarkeit von Ressourcen, deren tatsächliche Last und der Fortschritt der Lieferleistungen steht sowohl an der Einhaltung der Kundenverpflichtungen als auch an der Gesamtlastrate.
Die Transparenz, die Projektmanagement-Software über die Personalbesetzung von Ressourcen bietet, ist von entscheidender Bedeutung. Durch die Integration von Informationen über ihre Fähigkeiten oder Erfahrungen können Sie Ihre Mitarbeiter den verschiedenen Projektaufgaben zuweisen, bei denen sie am effektivsten sind. Sie profitieren auch von einem besseren Überblick über die Leistung aller und dies ist ein wesentlicher Aspekt beim Projektmanagement. Ihre Ressourcen halten das Projekt am Leben und in Bewegung.
Ein Personalbesetzungstool wie Stafiz ermöglicht es Ihnen, die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter zu sehen, um sie effektiv einzusetzen, aber auch eine Vision der zukünftigen Marge zu haben, die durch den Fortschritt und die Fluktuation generiert wird. sowie die Überwachung der Lastraten für eine bessere Leistung. Darüber hinaus stellt die toolgestützte automatisierte Personalbesetzung sicher, dass die Ressourcen noch besser verwaltet werden, um die Kundennachfrage zu erfüllen.
Digitalisieren Sie Ihre Personalbesetzung
Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Belegung, stellen Sie die besten Teams zusammen und optimieren Sie Ihre Auslastungsraten.
Die Best Practices eines konsolidierten Arbeitslastplans basieren auf drei Säulen: Echtzeit-Transparenz, Granularität des Arbeitstages, Schwellenalarme.
Für ein Dienstleistungsunternehmen mit 50 Beratern entspricht ein verdienter Punkt-Belastungsrate mehreren hunderttausend Euro Jahresumsatz: Personaltransparenz ist keine Frage der Organisation, sondern eine Frage der Gewinn- und Verlustrechnung.
Mangelnde Kommunikation
Laut Bull Horn-Forschung scheitern 57 % der Projekte aufgrund mangelnder Kommunikation. Und laut einer Studie des Project Management Institute ist ineffektive Kommunikation für etwa einen von drei Projektmisserfolgen verantwortlich, mit einem geschätzten Risiko von 75 Millionen Dollar pro Milliarde Projektausgaben. Wenn ein Projekt auf globaler Ebene stattfindet, kann der Mangel an Kommunikation zwischen Projektmanagern und anderen Interessengruppen weltweit die Gesamtleistung beeinträchtigen und zu Verzögerungen führen.
Zum Beispiel kann ein Kommunikationsproblem in Bezug auf die Lieferantenzahlung zu Versandverzögerungen führen, wenn es nicht korrekt gehandhabt wird. Wenn die Kommunikation nicht reibungslos und klar ist, kann dies große finanzielle Folgen haben.
Es ist auch wichtig, sich daran zu erinnern, dass eine häufige Kommunikation mit den Mitarbeitern über ihre Leistung ihnen helfen kann, effizienter zu arbeiten. In der Tat führt gutes Feedback zu ihren Leistungen zu einem besseren Engagement ihrerseits.
Für eine bessere Kommunikation kann ein Personalbesetzungstool oder eine Projektmanagement-Software die Kommunikation zwischen Teammitgliedern, Führungskräften und Stakeholdern verbessern. Ziel ist es, allen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen und es jedem zu ermöglichen, den Fortschritt des Projekts und die Hindernisse zu kennen und Vorschläge zu machen.
Mangelnde Flexibilität in der Organisation
Heute wird die Zusammenarbeit immer komplexer. Teams arbeiten aus der Ferne und viele Unternehmen haben immer noch keinen Zugang zu den digitalen Tools, mit denen sie ihre Aufgaben und ihren Zeitplan koordinieren können. Wie bereits erwähnt, hängt dies wiederum mit der mangelnden Kommunikation oder Sichtbarkeit des Projekts zusammen. Es bezieht sich aber auch auf die Unfähigkeit der Mitarbeiter, sich an Veränderungen, an andere Zeitzonen anzupassen, wenn sie mit anderen Ländern in Kontakt stehen, oder an andere Arbeitsweisen.
Die Beibehaltung von Methoden, die zu statisch und alt sind, kann in einer Welt, in der die Anpassung an Veränderungen unerlässlich ist, um effizient zu bleiben, nicht mehr funktionieren. Ob in der Führung oder in der Teamorganisation, es ist wichtig, sich vor Augen zu halten, dass Flexibilität der Schlüssel zu kontinuierlicher Innovation ist.
Drei Geschäftssituationen zeigen, wie ein ERP im Projektmanagement diese Herausforderungen bewältigt, ohne auf Excel zurückzugreifen.
Fall #1 – Flexibilität bei der Personalbesetzung
Sind Terminänderungen per E-Mail oder Chat zeitaufwändig?
Mischen Sie Ihre Zeitpläne ganz einfach neu: Verschieben, stornieren, einfach an andere Mitarbeiter verteilen.
Fall #2 – Flexibilität bei der Rechnungsstellung
Haben Sie verschiedene Arten von Projekten zum Festpreis, zum Zeitaufwand oder zum Abonnement?
Verwalten und automatisieren Sie diese verschiedenen Arten der Rechnungsstellung direkt in Stafiz.
Fall #3 – Flexibilität beim Einsatz Ihrer Werkzeuge
Verwenden Ihre Teams verschiedene Projektmanagement-Softwares, die nicht miteinander kommunizieren?
Stoppen Sie doppelte Eingaben und Fehler, Stafiz integriert sich in viele Tools und präsentiert eine vollständige API-Bibliothek.
Unzureichende Führung durch die Staats- und Regierungschefs
Drei Viertel der Projekte scheitern, weil es an Beteiligung des oberen Managements mangelt . Die Standish Group identifiziert die Managementunterstützung außerdem als einen der fünf wichtigsten Faktoren für den Projekterfolg, vor der Qualität der Anforderungen oder Planung. Umgekehrt gehört der Mangel an Unterstützung durch die Führungskräfte zu den fünf Hauptursachen für Scheitern.
Da Führungskräfte als Projektträger eine wichtige Rolle spielen, sollten sie Projektmanager unterstützen und ihre endgültige Meinung zu wichtigen Entscheidungen abgeben.
Die Geschäftsleitung informiert den Projektleiter über die Ziele und die Gesamtstrategie. In einer Studie von Project Smart UK wurden 1000 Projektmanager befragt, um sie zu fragen, ob Rollen, Verantwortlichkeiten und Autoritätsebenen in den Projekten, in denen sie arbeiten, klar sind. Hier sind ihre Antworten:
- Stimme voll und ganz zu: 2,8 %
- Zustimmung: 34,3 %
- Stimme nicht zu: 51 %
- Starke Ablehnung: 9,7 %
- Weiß nicht: 2,3 %
Fast 63 % von ihnen kennen ihre Rolle nicht oder haben von ihren Vorgesetzten keine spezifischen Anweisungen erhalten.
Schlechtes Risikomanagement
Kleinstprojekte sind einfacher zu verwalten als Makroprojekte, da die Misserfolgsrate von Projekten mit einem Budget von mehr als 1 Million US-Dollar um 50 % höher ist als die von Projekten mit einem Budget von weniger als 350.000 US-Dollar. Jedes Projekt ist einzigartig und birgt seine eigenen Unsicherheiten in Bezug auf das Risiko. In jedem Fall ist es immer besser, das Risiko zu quantifizieren.
Bei der Planung eines Finanzbudgets sollten Sie immer einen Prozentsatz an Risiko - und Kostenüberschreitungen einplanen, die zu Spannungen mit Sponsoren oder Kunden führen könnten. Bereiten Sie Projektmanager immer vor, indem Sie ihnen einen Leitfaden an die Hand geben, wie sie auf bestimmte Projektrisiken reagieren sollen. Es ist auch notwendig, sich mit den richtigen Instrumenten auszustatten, um den Fortschritt des Projekts und die finanzielle Leistung im Vergleich zum Budget zu überwachen.
Tools wie Projektmanagement-Software sorgen für diese langfristige Transparenz und warnen Sie, wenn ein Projekt vom Budget abweicht.
Ein strukturierter Projektrisikomanagement-Ansatz basiert auf drei Indikatoren, die kontinuierlich überwacht werden:
- Projizierte vs. realisierte Marge,
- Prognostizierte Lastrate,
- Kumulative Kalenderlücke.
Für IT-Dienstleistungsunternehmen ist die nützlichste Warnung nicht "das Projekt wird überholen", sondern "das Projekt überholt", besonders wenn sie vor der konsolidierten Gewinn- und Verlustrechnung erkannt wird.
Visualisieren Sie die Performance Ihrer Projekte in der Prognose
Abweichungsanalyse : Vergleichen Sie die geplante Leistung mit der abgeschlossenen und terminierten Leistung. Visualisieren Sie die finanziellen Auswirkungen Ihrer Szenarien (Personalbesetzung, Einkauf usw.) und lassen Sie sich benachrichtigen.
Mangelnde Teamkoordination
Nicht im Team mit dem Projektleiter und mit der Geschäftsführung zu planen, führt unweigerlich zum Scheitern. Wenn alle drei Managementebenen keinen Zugriff auf in Echtzeit aktualisierte Informationen haben, sind Sie auf ein Scheitern vorbereitet.
Diese Sitzungen sollten regelmäßig in Organisationen eingerichtet werden, um Probleme zu diskutieren, Leistungskennzahlen und Fortschritte zu überprüfen. Es ist auch eine Gelegenheit, die Leistung jeder Aufgabe sichtbar zu machen.
Darüber hinaus erleichtert das Zusammenbringen von Teammitgliedern das Brainstorming und das Brainstorming von Ideen, um einen Konsens zu erzielen. Dies hat einen großen Einfluss auf die Leistung des Projekts.
Achtung: Eine Blockade im Projektmanagement ist nicht immer ein offener Konflikt: Es handelt sich häufiger um ein Datenstück, das nicht zwischen Projektleiter, Produktionsleiter und CFO zirkuliert hat. Auf drei Managementebenen ist es die Informationslatenz, die zum Scheitern führt, nicht die Unwilligkeit der Projektakteure.
Führung nicht qualifiziert genug
Bei der Verwaltung eines Projekts treten viele Probleme auf und die Lösungen ergeben sich nicht von selbst. Um diese Probleme zu lösen, benötigen Unternehmen effektive Projektmanager, die sich dafür einsetzen, das Projekt in die richtige Richtung zu lenken. 80% der "High Performing"-Projekte werden von einem zertifizierten Projektmanager geleitet. Aus diesem Grund verringert die Wahl der richtigen Person für die Leitung des Projekts, die über die notwendigen Fähigkeiten verfügt, die Wahrscheinlichkeit eines Scheiterns.
Einer der wiederkehrenden Gründe für das Scheitern eines Projekts ist, dass der Projektmanager nicht über die Erfahrung und die technische Ausbildung verfügt, um bestimmte Tools zu verwalten. Einige verfügen auch nicht über die sozialen Kompetenzen, um ein Projekt als Ganzes und in einigen Fällen auf globaler Ebene zu leiten.
Ein weiteres Problem könnte einfach die mangelnde Beteiligung der Staats- und Regierungschefs sein. Um den Erfolg eines Projekts zu garantieren, müssen sie präsent sein und zuhören. Sie müssen ihrem Team und ihren Kunden die notwendigen Informationen zur Verfügung stellen, um voranzukommen und auftretende Probleme zu lösen. Eine gute Führungskraft zu sein, erfordert viele Fähigkeiten, aber auch viele Soft Skills wie Kommunikation, Konfliktlösung und Organisation.
Unregelmäßige Überwachung
Sobald sie die Hälfte des Projekts sind, könnten Produktionsleiter und Projektleiter schwache Signale übersehen, wie Probleme mit Ein- und Auszahlungen, Zeitverzögerungen oder Budgetüberschreitungen. Die Manager, die sehr beschäftigt sind, haben keine Zeit, allen Warnsignalen nachzugehen, und die Warnung wird erst beim nächsten Projekt-Lenkungsausschuss ausgelöst, mehrere Wochen nach dem Moment, in dem das Projekt noch hätte umgedreht werden können.
Die einzige Möglichkeit, diese Situation zu lösen, ist die Nutzung von Projektmanagement-Software, die das nötige Automatisierungsniveau bietet, um Warnsignale nachzuverfolgen. Stafiz Software, ERP für das Projektmanagement, bietet diese vollständige Automatisierung für Ihr Projektmanagement.
Sie können den Fortschritt, Budgetanpassungen und die für jede Aktivität aufgewendete Zeit verfolgen. Diese Software hilft Managern, an anderen Aspekten des Projekts zu arbeiten, ohne Zeit zu verschwenden.
Budgetüberwachung von Projekten, im Voraus
Sehen Sie Stafiz in 2 Minuten in Aktion
Seien Sie vorsichtig, die Qualität der eingegebenen Daten beeinflusst die Qualität des Projektmanagements. Die Anforderungen der Zeiterfassung bestimmen, was ein Projektmanagement-Dashboard tatsächlich anzeigen kann. Ohne konsolidierte Eingaben lenkt das Dashboard Entscheidungen in die falsche Richtung.
Unterschätzung der Kosten
Der PMI Pulse of the Profession 2024 schätzt die durchschnittliche Projektleistungsrate auf 73,8 %, also eines von vier Projekten, das seine Geschäftsziele nicht erfüllt. Organisationen, die Projektteam-Support-Programme implementieren, erhalten laut demselben Bericht +8,3 Leistungspunkte.
Diese Situation tritt auf, wenn die Ziele nicht wie geplant erreicht werden und der Projektleiter nicht mehr in der Lage ist, die Prioritätenreihenfolge zu umgehen. Der Projektfortschritt kann beeinträchtigt werden, wenn ein Team ein anderes Team kontaktieren muss, um ihre Aufgaben zu erledigen, um mit ihren eigenen zu beginnen.
Diese Situation tritt auf, wenn die Ziele nicht wie geplant erreicht werden und der Projektleiter nicht mehr in der Lage ist, die Prioritätenreihenfolge zu umgehen. Der Projektablauf kann beeinträchtigt werden, wenn ein Team warten muss, bis ein anderes Team seine Aufgaben abgeschlossen hat, bevor es mit ihren eigenen beginnen kann. Das führt zu Verzögerungen und passiert auch, wenn die Organisation zu sehr auf die Projektmarge setzt und versucht, Kosten zu senken, in der Annahme, mit weniger Kosten und Ressourcen liefern zu können.
Für ein IT-Dienstleistungsunternehmen geht Unterschätzung oft mit Unterabrechnung einher: begonnene Tage, die nicht eingetragen werden, Überstunden werden nicht neu abgerechnet, zusätzliche Dienstleistungen werden auf der Endrechnung vergessen. Die Lücke zwischen der theoretischen verkauften Marge und der tatsächlich erzielten Marge wird von Projekt zu Projekt größer, ohne dass vor dem Quartalsschluss eine konsolidierte Zahl sichtbar wird.
Dieser spezielle Mechanismus (im Unterschied zu Produktionsüberschreitungen) wird in unserem speziellen Artikel Die Hauptursachen für Kostenüberschreitungen und ihr quantifizierter Anteil an der Berechnung der Rentabilität eines Projekts behandelt.
Wie vermeidet man das Scheitern eines Projekts?
Wenn ein Projekt komplexer wird, erkennt der Manager die Schwierigkeiten bei der Analyse bestimmter Daten. Sie müssen weiter gehen, als Excel-Tabellen und andere grundlegende Tools bieten können, um andere Projektmanagementprozesse zu planen, auszuführen und zu verfolgen.
Es ist viel besser, mit Tools zu arbeiten, die in einer grafischen Darstellung kombiniert sind, wie z. B. Gantt, Zeiterfassung, Zeitplan und Budget. Mit Stafiz ist das möglich.
Einer der Hauptgründe für den Erfolg eines Projekts ist, dass 77 % der leistungsstarken Projekte und Manager die richtige Projektmanagement-Software verwenden. Es besteht ein hohes Risiko des Scheiterns, wenn 44% der Projektmanager kein geeignetes Tool verwenden, um mit ihrem Team zusammenzuarbeiten.
Wie viel kostet ein Projektmisserfolg? 8-Punkte-Checkliste
- Rahmenumfang, Budget und Qualität mit einem numerischen Wert für jede Dimension.
- Führe einen konsolidierten Arbeitslastplan in Echtzeit, nicht wöchentlich.
- Bestimmen Sie einen Executive Sponsor mit einer formalisierten Schiedsgerichtsfrist (48 Stunden oder 72 Stunden).
- Führen Sie ein Risikoregister, das zu jedem Meilenstein überprüft wird.
- Zentralisieren Sie die Projektkommunikation auf einen einzigen Termin.
- Verfolgen Sie die Prognosemarge vs. die wöchentliche Marge, nicht die monatliche Fraktion.
- Setze automatische Alarmschwellen für Lastrate, Marge und Zeitplan.
- Fakturieren Sie sofort alle durch eine Änderung validierten Überschuss in Rechnung.
Um dieses Maß an Transparenz zu erreichen (Anfangsbudget, Überwachung von Abweichungen, noch zu erledigen, vorläufige Marge) bietet Stafiz ein Modul zur Budgetüberwachung an. Sie werden in der Lage sein, Budgets zu erstellen und zu skripten, bei Überschreitungen benachrichtigt zu werden und Korrekturmaßnahmen zur Sicherung der Margen zu identifizieren.
Stafiz hilft Dienstleistungsunternehmen, Transparenz zu gewinnen, Teams zu optimieren und die Rentabilität zu steigern.
- Lassen Sie sich bei Abweichungen benachrichtigen
- Antizipieren Sie Ihre Aktivität
- Verstehen Sie Ihre Daten
- Bleiben Sie flexibel
WEBINAR STAFIZ