De 10 belangrijkste oorzaken van falende projecten

03 augustus 2023

"Het leven bestaat voor 10% uit wat je overkomt en voor 90% uit hoe je erop reageert ", zei Charles R. Swindol ooit. Deze observatie is net zo goed van toepassing op projectmanagement, waar 10% van de tijd wordt besteed aan het uitvoeren van het project zelf. De overige 90% wordt besteed aan het plannen van het project en het oplossen van problemen tijdens de productie.

In welke sector je ook actief bent, projecten zijn essentieel voor bedrijven om hun ideeën te testen, aan de behoeften van klanten te voldoen en problemen op te lossen. We gaan kijken naar de verschillende managementproblemen die het succes van uw projecten in de weg staan. Deze introspectieve aanpak helpt u een stap terug te zetten in de manier waarop u projecten organiseert om te begrijpen hoe u betere prestaties kunt bereiken door middel van goede praktijken.

Het project wijkt af van zijn doelstellingen

In de projectmanagementsector hebben we het over het afdrijven van doelen. Maar voordat we er zelfs maar over kunnen praten, moeten we ervoor zorgen dat er doelen zijn gesteld. Anders kan het project niet goed vorderen.

Projectmanagers en organisaties moeten zich richten op 3 belangrijke kenmerken: planning, budget en kwaliteit. Deze kenmerken moeten een numerieke waarde hebben omde prestaties van het project te kunnen analyseren. Het project kan alleen slagen als de belanghebbenden begrijpen welke waarde ze kunnen krijgen in ruil voor hun bijdrage. Toch begrijpt slechts 58% van de organisaties de waarde van hun project volledig.

Daarom is het noodzakelijk om een voorlopig projectbudget op te stellen. Zonder een duidelijk beeld van de potentiële voordelen van hun projecten kunnen bedrijven veel inkomsten mislopen en kan de tevredenheid van werknemers afnemen, wat leidt tot afhaken bij het project. Een van de eerste fouten wordt gemaakt bij het plannen van het project: bedrijven richten zich vaak op hun winstmarge in plaats van op hoe ze waarde kunnen leveren aan hun klanten.

Je moet er ook voor zorgen dat je doelstellingen in lijn zijn met de strategie van je bedrijf, zodat je je projecten kunt prioriteren. De projecten die het nauwst verbonden zijn met de algemene strategie krijgen prioriteit. Zet tot slot klanttevredenheid op de eerste plaats.

Een gebrek aan zichtbaarheid op personeel

Geen zichtbaarheid hebben op het project is een echt probleem. Het zicht op de beschikbaarheid van je resources, hun werklast of zelfs de voortgang van hun taken wordt beïnvloed en kan het hele proces ernstig vertragen.

Het inzicht dat projectmanagementsoftware biedt in de personeelsbezetting is essentieel. Door informatie over hun vaardigheden en ervaring te integreren, kun je je personeel toewijzen aan de verschillende projecttaken waar ze het meest effectief zullen zijn. U hebt ook een duidelijker beeld van de prestaties van elke persoon, wat een essentieel aspect is van projectmanagement. Uw resources sturen het project vooruit.

Met een personeelstool zoals Stafiz kun je de vaardigheden van je werknemers zien zodat je ze effectief kunt inzetten, maar ook een beeld krijgen van de toekomstige marge die wordt gegenereerd door vooruitgang en verloop, en de kostenratio's in de gaten houden voor betere prestaties. Bovendien garandeert geautomatiseerd personeelsbeheer met behulp van een tool een nog adequater beheer van resources om aan de vraag van klanten te voldoen.

Digitaliseer uw personeelszaken

Krijg inzicht in de bezettingsgraad, stel de beste teams samen en optimaliseer je tarieven.

Plan uw middelen voor de juiste projecten

Een gebrek aan communicatie

Volgens onderzoek van Bull Horn mislukt 57% van de projecten door een gebrek aan communicatie. Wanneer een project wereldwijd wordt uitgevoerd, kan het gebrek aan communicatie tussen projectmanagers en andere belanghebbenden in alle uithoeken van de wereld de algehele prestaties beïnvloeden en leiden tot vertragingen.

Een communicatieprobleem over de betaling van een leverancier kan bijvoorbeeld leiden tot vertragingen bij de verzending als dit niet correct wordt afgehandeld. Als de communicatie niet soepel en duidelijk verloopt, kan dit grote financiële gevolgen hebben.

Het is ook belangrijk om te onthouden dat regelmatige communicatie met werknemers over hun prestaties hen kan helpen om effectiever te werken. Goede feedback over hun prestaties leidt namelijk tot een grotere betrokkenheid van hun kant.

Voor een betere communicatie kan een staffing tool of projectmanagementsoftware de communicatie tussen teamleden, managers en belanghebbenden verbeteren. Het doel is om iedereen te voorzien van de juiste informatie op de juiste plaats en op het juiste moment, en om iedereen op de hoogte te brengen van de voortgang van het project, obstakels en suggesties.

Een gebrek aan organisatorische flexibiliteit

Vandaag de dag wordt samenwerken steeds complexer. Teams werken op afstand en veel bedrijven hebben nog steeds geen toegang tot de digitale hulpmiddelen die ze nodig hebben om hun taken en planningen te coördineren. Zoals eerder vermeld, heeft dit weer te maken met een gebrek aan communicatie of zichtbaarheid op het project. Maar het heeft ook te maken met het onvermogen van werknemers om zich aan te passen aan veranderingen, aan verschillende tijdzones als ze contact hebben met andere landen, of aan verschillende manieren van werken.

In een wereld waar aanpassen aan verandering essentieel is om succesvol te blijven, is het niet langer mogelijk om oude, statische methodes te handhaven. Of het nu gaat om leiderschap of teamorganisatie, het is belangrijk om te onthouden dat flexibiliteit de sleutel is om te blijven innoveren.

Geval #1 - Flexibiliteit in personeel

Zijn roosterwijzigingen via e-mail of chat tijdrovend?

Herschik je roosters eenvoudig: verschuif, annuleer, wijs toe aan ander personeel.

Ontdek meer over Staffing met Stafiz

Geval 2 - Flexibele facturering

Heb je verschillende soorten projecten met een vaste prijs, op basis van tijd of op basis van een abonnement?

Beheer en automatiseer deze verschillende soorten facturatie rechtstreeks in Stafiz.

Ontdek facturatie met Stafiz

Casestudie #3 - Flexibiliteit in het gebruik van je tools

Gebruiken jullie teams verschillende projectmanagementsoftwarepakketten die niet met elkaar communiceren?

Maak een einde aan dubbele invoer en fouten, Stafiz integreert met talloze tools en heeft een complete API-bibliotheek.

Ontdek Stafiz integraties

Onvoldoende leiderschap van managers

Driekwart van de projecten mislukt door een gebrek aan betrokkenheid van het senior management. Omdat senior managers een belangrijke rol spelen als projectsponsors, moeten ze de projectmanagers steunen en hun uiteindelijke mening geven over bepaalde belangrijke beslissingen.

Senior managers informeren de projectmanager over de doelstellingen en de algemene strategie. In een onderzoek van Project Smart UK werd aan 1000 projectmanagers gevraagd of de rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheidsniveaus duidelijk waren in de projecten waaraan ze werkten. Dit zijn hun antwoorden:

Zeer mee eens: 2,8
Mee eens: 34,3
Oneens: 51
Sterk tegen: 9,7
Weet niet: 2,3%

Bijna 63% van hen kent hun rol niet of heeft geen specifieke instructies gekregen van hun superieuren.

Slecht risicobeheer

Micro-projecten zijn gemakkelijker te managen dan macro-projecten, aangezien het mislukkingspercentage voor projecten met een budget van meer dan $1 miljoen 50% hoger ligt dan voor projecten met een budget van minder dan $350.000. Elk project is uniek en heeft zijn eigen onzekerheden in termen van risico. In alle gevallen is het altijd het beste om het risico te kwantificeren.

Houd bij het plannen van een financieel budget altijd rekening met een percentage risico's en kostenoverschrijdingen die tot spanningen met sponsors of klanten kunnen leiden. Bereid projectmanagers altijd voor door ze een handleiding te geven over hoe ze moeten reageren op specifieke projectrisico's. Je hebt ook de juiste hulpmiddelen nodig om de voortgang van het project en de financiële prestaties ten opzichte van het budget te bewaken.

Tools zoals projectmanagementsoftware bieden dit langetermijnoverzicht en waarschuwen je wanneer een project buiten het budget valt.

Visualiseer de prestaties van uw projecten in prognoses

Gap-analyse: vergelijk de geplande activiteit met de werkelijke en geplande activiteit. Bekijk de financiële impact van uw scenario's (personeel, inkoop, enz.) en wees gewaarschuwd.

Ontdek projectbeheer met Stafiz

Gebrek aan teamcoördinatie

Als je niet plant als een team met de projectmanager en met het management, leidt dat onvermijdelijk tot een mislukking. Als de drie managementniveaus geen toegang hebben tot actuele informatie in realtime, dan steven je af op een mislukking.

Deze sessies moeten regelmatig worden gehouden binnen organisaties om problemen te bespreken, prestatiecijfers te bekijken en vooruitgang te boeken. Het is ook een gelegenheid om zichtbaarheid te delen over de prestaties van elke taak.

Bovendien maakt het samenbrengen van teamleden het gemakkelijker om te brainstormen en ideeën te bedenken om tot een consensus te komen. Dit heeft een grote invloed op de prestaties van een project.

Leiderschap zonder kwalificaties

Er ontstaan veel problemen tijdens het managen van een project en de oplossingen komen niet vanzelf. Om deze problemen op te lossen, hebben organisaties effectieve projectmanagers nodig die het project in goede banen leiden. 80% van de "high-performance" projecten wordt geleid door een gecertificeerde projectmanager. Daarom zal het kiezen van de juiste persoon om het project te leiden, iemand met de juiste vaardigheden, het risico op mislukking verminderen.

Een van de meest voorkomende redenen voor het mislukken van een project is dat de projectmanager de ervaring en technische training mist die nodig is om bepaalde tools te beheren. Ook hebben sommige mensen niet de sociale vaardigheden om een project als geheel te managen, en in sommige gevallen op globaal niveau.

Een ander probleem kan simpelweg een gebrek aan betrokkenheid van het management zijn. Om het succes van een project te garanderen, moeten ze aanwezig zijn en luisteren. Ze moeten hun team en klanten de informatie geven die ze nodig hebben om vooruit te komen en om eventuele problemen op te lossen. Een goede leider zijn vereist veel vaardigheden, maar ook een aantal zachte vaardigheden zoals communicatie, conflictoplossing en organisatie.

Onregelmatige controle

Halverwege een project kunnen organisaties een aantal waarschuwingssignalen missen, zoals problemen met geld dat binnenkomt en uitgaat, vertragingen in de geplande deadlines of budgetoverschrijdingen. Drukke managers hebben geen tijd om alle waarschuwingssignalen te volgen.

De enige manier om dit op te lossen is het gebruik van projectmanagementsoftware die het automatiseringsniveau biedt dat u nodig hebt om de waarschuwingssignalen te volgen. Stafiz project management ERP software biedt deze totale automatisering voor uw projectmanagement.

Je kunt de voortgang, budgetaanpassingen en de aan elke activiteit bestede tijd bijhouden. Deze software helpt managers om aan andere aspecten van het project te werken zonder tijd te verspillen.

Onderschatting van kosten

Deze situatie doet zich voor als de doelstellingen niet worden gehaald zoals gepland en de projectmanager in verwarring is over zijn prioriteiten. De voortgang van het project kan worden beïnvloed als een team moet wachten tot een ander team klaar is met zijn taken voordat het aan zijn eigen taken kan beginnen.

Dit leidt tot vertragingen en het gebeurt ook wanneer de organisatie zich te veel richt op de winstmarge en probeert kosten te besparen in de overtuiging dat het kan leveren met minder uitgaven en minder middelen. Dit zijn de redenen waarom één op de zes projecten een kostenoverschrijding heeft van gemiddeld 200% en een planningoverschrijding van bijna 70%.

Hoe kun je voorkomen dat een project mislukt?

Naarmate een project complexer wordt, realiseren managers zich hoe moeilijk het is om bepaalde gegevens te analyseren. Je moet verder gaan dan wat Excel-spreadsheets en andere basistools kunnen bieden om andere projectmanagementprocessen te plannen, uit te voeren en te bewaken.

Het is veel beter om te werken met tools die grafische weergaven zoals Gantt, tijdregistratie, planning en budgettering samenbrengen. Dit is mogelijk met Stafiz.

Een van de belangrijkste redenen voor projectsucces is dat 77% van de goed presterende projecten en managers de juiste projectmanagementsoftware gebruiken. Er is een groot risico op mislukking wanneer 44% van de projectmanagers geen geschikte tool gebruikt om met hun team samen te werken.