Las 10 principales causas del fracaso de un proyecto
"La vida es un 10% de lo que te pasa y un 90% de cómo reaccionas ante ello Charles R. Swindol dijo una vez. Esta observación se aplica igualmente a la gestión de proyectos, donde el 10% del tiempo se destina a la ejecución del proyecto en sí. El 90% restante se destina a la planificación de proyectos y a la resolución de problemas encontrados durante la producción.
Independientemente de la industria en la que opere, los proyectos son esenciales para que las empresas prueben sus ideas, satisfagan las necesidades de los clientes y resuelvan problemas. Discutiremos los diversos problemas de gestión que impiden que sus proyectos tengan éxito. Este enfoque introspectivo le ayuda a dar un paso atrás en los métodos de organización de su proyecto para comprender cómo lograr un mayor rendimiento a través de buenas prácticas.
El proyecto deriva de los objetivos
En la industria de la gestión de proyectos, hablamos de arrastre de objetivos. Pero antes de poder hablar de ello, hay que asegurarse de que los objetivos están bien establecidos. Sin esto, el proyecto no podrá avanzar adecuadamente.
Los jefes de proyecto y las organizaciones deben centrarse en 3 características clave: calendario, presupuesto y calidad. Estas características deben tener un valor numérico para analizar el rendimiento del proyecto. El proyecto sólo puede tener éxito si las partes interesadas comprenden el valor que pueden obtener a cambio de su contribución. Sin embargo, sólo el 58% de las organizaciones comprenden plenamente el valor de su proyecto.
Por lo tanto, es imperativo elaborar un presupuesto provisional del proyecto. Sin una representación muy precisa de los beneficios que pueden representar sus proyectos, las empresas pueden perder muchos ingresos y la satisfacción de los empleados disminuye y, en última instancia, conduce a la desvinculación del proyecto. Uno de los primeros errores se produce durante la planificación de proyectos: las empresas suelen centrarse en su margen de beneficio en lugar de en cómo ofrecer valor a sus clientes.
Además, asegúrate de que tus objetivos estén alineados con la estrategia de tu empresa para que puedas priorizar los proyectos. Se da prioridad a aquellos que están más estrechamente vinculados a la estrategia general. Por último, prioriza la satisfacción de tus clientes.
Falta de visibilidad sobre la dotación de personal
No tener visibilidad en el proyecto es un problema real. La visión de la disponibilidad de sus recursos, su carga de trabajo o incluso el progreso de sus tareas se ve afectada y puede ralentizar seriamente todo el proceso.
La visibilidad que proporciona el software de gestión de proyectos sobre la dotación de personal de recursos es esencial. Al integrar información sobre sus habilidades o experiencia, puedes asignar a tus empleados a las diferentes tareas del proyecto, donde serán más efectivos. También se beneficia de una mejor visión del rendimiento de todos y este es un aspecto esencial durante la gestión de proyectos. Sus recursos mantienen el proyecto vivo y avanzando.
Una herramienta de dotación de personal como Stafiz te permite ver las habilidades de tus empleados para asignarlas de manera efectiva, pero también tener una visión del margen futuro generado por el progreso y la rotación; así como monitorear las tasas de carga para un mejor rendimiento. Además, la dotación de personal automatizada basada en herramientas garantiza que los recursos se gestionen de forma aún más adecuada para satisfacer la demanda de los clientes.
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Falta de comunicación
Según una investigación de Bull Horn, el 57% de los proyectos fracasan debido a la falta de comunicación. Cuando un proyecto se lleva a cabo a nivel global, la falta de comunicación entre los gerentes de proyecto y otras partes interesadas ubicadas en todo el mundo puede afectar el rendimiento general y provocar retrasos.
Por ejemplo, un problema de comunicación relacionado con el pago al proveedor puede causar retrasos en el envío si no se maneja correctamente. Si la comunicación no es fluida y clara, puede haber grandes consecuencias financieras.
También es importante recordar que la comunicación frecuente con los empleados sobre su rendimiento puede ayudarles a trabajar de forma más eficiente. De hecho, una buena retroalimentación sobre sus logros conduce a un mejor compromiso de su parte.
Para una mejor comunicación, una herramienta de dotacion de personal o un software de gestion de proyectos puede mejorar la comunicacion entre los miembros del equipo, los líderes y las partes interesadas. El objetivo es proporcionar a todos la información correcta en el lugar correcto y en el momento correcto y permitir que todos conozcan el progreso del proyecto, los obstáculos y ofrezcan sugerencias.
Falta de organización flexible
Hoy en día, el trabajo conjunto es cada vez más complejo. Los equipos están trabajando de forma remota y muchas empresas aún no tienen acceso a las herramientas digitales que les permiten coordinar sus tareas y horarios. Como se mencionó anteriormente, esto nuevamente está relacionado con la falta de comunicación o visibilidad en el proyecto. Pero también, se refiere a la incapacidad de los empleados para adaptarse a los cambios, a los diferentes husos horarios si están en contacto con otros países, o a las diferentes formas de trabajar.
Mantener métodos demasiado estáticos y antiguos ya no puede funcionar en un mundo en el que adaptarse al cambio es obligatorio para seguir siendo eficiente. Ya sea en el liderazgo o en la organización de equipos, es importante tener en cuenta que la flexibilidad es la clave para seguir innovando.
Caso nº 1 - Flexibilidad en la programación de personal
¿Los cambios de horario por correo electrónico o chat consumen mucho tiempo?
Reorganice sus horarios fácilmente: posponga, cancele, reasigne a otros empleados fácilmente.
Caso #2 – Flexibilidad en la facturación
¿Tienes distintos tipos de proyectos a precio fijo, por tiempo o por suscripción?
Gestiona y automatiza estos diferentes tipos de facturación directamente en Stafiz.
Caso práctico nº 3 - Flexibilidad en el uso de las herramientas
¿Tus equipos utilizan distintos paquetes de software de gestión de proyectos que no se comunican entre sí?
Acaba con la doble entrada y los errores, Stafiz se integra con numerosas herramientas y dispone de una completa biblioteca API.
Liderazgo inadecuado por parte de los directivos
Tres cuartas partes de los proyectos fracasan debido a la falta de participación de la alta dirección . Debido a que los gerentes senior juegan un papel importante como patrocinadores de proyectos, deben apoyar a los gerentes de proyectos y dar su opinión final sobre algunas decisiones importantes.
Los altos directivos informan al director del proyecto sobre los objetivos y sobre la estrategia general. Un estudio de Project Smart UK encuestó a 1000 gerentes de proyectos para preguntarles si los roles, responsabilidades y niveles de autoridad estaban claros en los proyectos en los que trabajan. Estas son sus respuestas:
- Totalmente de acuerdo: 2,8%
- De acuerdo: 34.3%
- En desacuerdo: 51%
- Muy en contra: 9.7%
- No sabe: 2.3%
Casi el 63% de ellos no conoce su función o no ha recibido instrucciones específicas de sus superiores.
Gestión de riesgos inadecuada
Los microproyectos son más sencillos de gestionar que los macroproyectos porque la tasa de fracaso de los proyectos con un presupuesto de más de 1 millón de dólares es un 50% superior a la de los proyectos con un presupuesto inferior a 350.000 dólares. Cada proyecto es único y tiene sus propias incertidumbres en términos de riesgo. En cualquier caso, siempre es mejor cuantificar el riesgo.
Al planificar un presupuesto financiero, siempre debe planificar un porcentaje de riesgo y sobrecostos que podrían crear tensión con los patrocinadores o clientes. Prepare siempre a los gestores de proyectos proporcionándoles una guía sobre cómo responder a los riesgos específicos del proyecto. También es necesario equiparse con las herramientas adecuadas para monitorear el progreso del proyecto y el rendimiento financiero en comparación con el del presupuesto.
Herramientas como el software de gestión de proyectos proporcionan esta visibilidad a largo plazo y te avisan cuando un proyecto se desvía del presupuesto.
Visualiza el rendimiento de tus proyectos en previsión
Análisis de varianza : Compare la actividad planificada con la que se ha completado y programado. Visualice los impactos financieros de sus escenarios (dotación de personal, compras, etc.) y reciba alertas.
Falta de coordinación de los equipos
No planificar en equipo con el director del proyecto y con la dirección conduce inevitablemente al fracaso. Cuando los tres niveles de gestión no tienen acceso a información actualizada en tiempo real, es cuando te preparas para el fracaso.
Estas sesiones deben llevarse a cabo con regularidad en las organizaciones para debatir los problemas, revisar los indicadores de rendimiento y los avances. También es una oportunidad para compartir la percepción del desempeño de las tareas individuales.
Además, reunir a los miembros del equipo facilita la lluvia de ideas para llegar a un consenso. Esto tiene un gran impacto en el rendimiento del proyecto.
Dirección poco cualificada
Surgen muchos problemas a la hora de gestionar un proyecto y las soluciones no aparecen por sí solas. Para resolver estos problemas, las organizaciones necesitan gestores de proyectos eficaces que se dediquen a guiar el proyecto en la dirección correcta. El 80% de los proyectos de "alto rendimiento" son liderados por un gerente de proyecto certificado. Es por eso que elegir a la persona adecuada para liderar el proyecto, alguien que con las habilidades necesarias, reducirá las posibilidades de fracaso.
Una de las razones más comunes del fracaso de un proyecto es la falta de experiencia del director del mismo y la falta de formación técnica necesaria para manejar determinadas herramientas. Además, algunos carecen de las habilidades sociales necesarias para gestionar un proyecto en conjunto y globalmente en algunos casos.
Otro problema podría ser simplemente la falta de participación de los líderes. Para garantizar el éxito de un proyecto, deben estar presentes y escuchar. Necesitan dar la información necesaria a su equipo y a sus clientes para avanzar y resolver cualquier problema que surja. Ser un buen líder requiere muchas habilidades, pero también muchas habilidades blandas como la comunicación, la resolución de conflictos y la organización.
Monitoreo irregular
Una vez que están a mitad del proyecto, las organizaciones pueden pasar por alto algunas señales, como problemas con el dinero que entra y sale, retrasos en el cronograma o que se excede del presupuesto. Los gerentes ocupados no tienen tiempo para seguir todas las señales de alerta.
La única forma de resolver esto es utilizar un software de gestión de proyectos que proporcione el nivel de automatización necesario para hacer un seguimiento de las señales de alerta. El software Stafiz, ERP para la gestión de proyectos, ofrece esta automatización total para la gestión de sus proyectos.
Puede realizar un seguimiento del progreso, los ajustes del presupuesto y el tiempo dedicado a cada actividad. Este software ayuda a los gerentes a trabajar en otros aspectos del proyecto sin perder tiempo.
Subestimar los costos
Esta situación se produce cuando los objetivos no se alcanzan según lo planeado y el director del proyecto ya no es capaz de orientarse en el orden de prioridades. El progreso del proyecto puede verse afectado cuando un equipo necesita ponerse en contacto con otro equipo para completar sus tareas con el fin de comenzar las suyas.
Esto conduce a retrasos, y también sucede cuando la organización se enfoca demasiado en el margen de ganancia y trata de reducir costos pensando que pueden entregar con menos gastos y recursos. Estas son las razones por las que uno de cada seis proyectos tiene un sobrecosto del 200% en promedio y un sobrecosto de cronograma de casi el 70%.
¿Cómo podemos evitar llevar un proyecto al fracaso?
Cuando un proyecto se vuelve más complejo, el gerente se da cuenta de las dificultades para analizar ciertos datos. Debe ir más allá de lo que las hojas de cálculo de Excel y otras herramientas básicas pueden ofrecer para planificar, ejecutar y realizar un seguimiento de otros procesos de gestión de proyectos.
Es mucho mejor trabajar con herramientas que se combinan en una representación gráfica como el Gantt, el seguimiento del tiempo, la programación y el presupuesto. Esto es posible con Stafiz.
Una de las principales razones del éxito de un proyecto es que el 77% de los proyectos y directivos de alto rendimiento utilizan el software de gestión de proyectos adecuado. Existe un alto riesgo de fracaso cuando el 44% de los gestores de proyectos no utilizan una herramienta adecuada para trabajar con su equipo.
Stafiz ayuda a las empresas de servicios a ganar visibilidad, optimizar los equipos y aumentar la rentabilidad.
- Estar alerta en caso de desviaciones
- Anticipa tu actividad
- Conoce tus datos
- Mantente flexible
