Die 10 Hauptgründe für das Scheitern eines Projekts
"Das Leben besteht zu 10 % aus dem, was dir passiert, und zu 90 % aus dem, wie du darauf reagierst ", sagte Charles R. Swindol einmal. Das gilt auch für das Projektmanagement, bei dem 10% der Zeit für die Durchführung des Projekts selbst aufgewendet wird. Die restlichen 90% entfallen auf die Projektplanung und die Lösung von Problemen, die während der Produktion auftreten.
Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, sind Projekte für Unternehmen unerlässlich, um Ideen zu testen, Kundenbedürfnisse zu befriedigen und Probleme zu lösen. Wir werden uns mit den verschiedenen Managementproblemen befassen, die verhindern, dass Ihre Projekte erfolgreich sind. Dieser introspektive Ansatz hilft Ihnen, Ihre Methoden der Projektorganisation mit Abstand zu betrachten, um zu verstehen, wie Sie mithilfe guter Praktiken eine höhere Leistung erzielen können.
Das Projekt driftet von den Zielen ab
Im Bereich des Projektmanagements sprechen wir von Zielabweichungen. Doch bevor man überhaupt darüber sprechen kann, muss man sich vergewissern, dass überhaupt Ziele gesetzt werden. Ohne diese kann das Projekt nicht richtig vorankommen.
Projektmanager und Organisationen müssen sich auf drei Hauptmerkmale konzentrieren: Zeitplan, Budget und Qualität. Diese Merkmale müssen einen numerischen Wert haben, umdie Leistung des Projekts analysieren zu können. Das Projekt kann nur dann erfolgreich sein, wenn die Beteiligten den Wert verstehen, den sie für ihren Beitrag erhalten können. Doch nur 58 % der Organisationen verstehen den Wert ihres Projekts vollständig.
Daher ist es zwingend notwendig, ein vorausschauendes Projektbudget zu erstellen. Ohne eine sehr genaue Darstellung des möglichen Nutzens ihrer Projekte können Unternehmen viele Einnahmen verlieren, die Zufriedenheit der Mitarbeiter sinkt und führt schließlich zu einem Rückzug aus dem Projekt. Einer der ersten Fehler findet bei der Projektplanung statt: Unternehmen konzentrieren sich oft auf ihre Gewinnspanne, anstatt darauf, wie sie ihren Kunden einen Wert bieten können.
Vergewissern Sie sich auch, dass Ihre Ziele mit der Strategie Ihres Unternehmens übereinstimmen, damit Sie eine gewisse Rangfolge der Projekte festlegen können. Diejenigen, die am stärksten mit der Gesamtstrategie verbunden sind, haben Vorrang. Setzen Sie schließlich die Zufriedenheit Ihrer Kunden an die erste Stelle.
Mangelnde Sichtbarkeit des Staffings
Keine Übersicht über das Projekt zu haben, ist ein echtes Problem. Die Sicht auf die Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen, ihre Arbeitsbelastung oder sogar den Fortschritt ihrer Aufgaben wird dadurch beeinträchtigt und kann den gesamten Prozess ernsthaft verlangsamen.
Die Transparenz, die eine Projektmanagementsoftware über die Besetzung von Ressourcen bietet, ist unverzichtbar. Durch die Integration von Informationen über ihre Fähigkeiten oder Erfahrungen können Sie Ihre Mitarbeiter den verschiedenen Projektaufgaben zuweisen, bei denen sie am effektivsten sind. Sie erhalten auch einen besseren Einblick in die Leistung jedes Einzelnen, und das ist ein wesentlicher Aspekt beim Projektmanagement. Ihre Ressourcen halten das Projekt am Leben und bringen es voran.
Ein Staffing-Tool wie Stafiz ermöglicht es Ihnen, die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter zu sehen, um sie effizient einzusetzen, die zukünftige Marge, die durch den Fortschritt und den Umsatz generiert wird, zu sehen und die Kostenquoten zu verfolgen, um eine bessere Leistung zu erzielen. Darüber hinaus gewährleistet die automatische Besetzung von Stellen durch ein Tool, dass die Ressourcen noch besser verwaltet werden, um die Nachfrage der Kunden zu befriedigen.
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Ein Mangel an Kommunikation
Laut Bull Horn research scheitern 57% aller Projekte aufgrund mangelnder Kommunikation. Wenn ein Projekt auf globaler Ebene stattfindet, kann mangelnde Kommunikation zwischen den Projektleitern und anderen Beteiligten auf der ganzen Welt die Gesamtleistung beeinträchtigen und zu Verzögerungen führen.
Beispielsweise kann ein Kommunikationsproblem bezüglich der Bezahlung des Lieferanten zu Verzögerungen beim Versand führen, wenn es nicht richtig behandelt wird. Wenn die Kommunikation nicht glatt und klar ist, kann dies große finanzielle Folgen haben.
Es ist auch wichtig, daran zu erinnern, dass häufige Kommunikation mit den Mitarbeitern über ihre Leistung ihnen helfen kann, effektiver zu arbeiten. Denn gute Rückmeldungen über ihre Leistungen führen zu einem höheren Engagement ihrerseits.
Für eine bessere Kommunikation kann ein Staffing-Tool oder eine Projektmanagementsoftware die Kommunikation zwischen Teammitgliedern, Führungskräften und Interessengruppen verbessern. Ziel ist es, jedem die richtigen Informationen am richtigen Ort und zur richtigen Zeit zur Verfügung zu stellen und jedem die Möglichkeit zu geben, sich über den Projektfortschritt und Hindernisse zu informieren und Vorschläge zu machen.
Ein Mangel an Flexibilität in der Organisation
Heutzutage wird die Zusammenarbeit immer komplexer. Teams arbeiten aus der Ferne und noch immer haben viele Unternehmen keinen Zugang zu digitalen Werkzeugen, mit denen sie ihre Aufgaben und Planungen koordinieren können. Wie bereits erwähnt, bezieht sich dies wiederum auf die mangelnde Kommunikation oder Sichtbarkeit des Projekts. Es bezieht sich aber auch auf die Unfähigkeit der Mitarbeiter, sich an Veränderungen anzupassen, an unterschiedliche Zeitzonen, wenn sie mit anderen Ländern in Kontakt sind, oder an unterschiedliche Arbeitsweisen.
Das Festhalten an zu statischen und alten Methoden kann in einer Welt, in der die Anpassung an Veränderungen obligatorisch ist, um leistungsfähig zu bleiben, nicht mehr funktionieren. Ob auf der Ebene der Führung oder der Organisation eines Teams, es ist wichtig, sich vor Augen zu halten, dass Flexibilität der Schlüssel zu weiteren Innovationen ist.
Fall #1 - Flexibilität beim Staffing
Planungsänderungen per E-Mail oder Chat sind zeitraubend?
Stellen Sie Ihre Zeitpläne einfach um: Verschieben, stornieren, anderen Mitarbeitern neu zuweisen leicht gemacht.
Fall #2 - Flexibilität bei der Rechnungsstellung
Haben Sie verschiedene Arten von Projekten, die pauschal, nach Zeitaufwand oder im Abonnement durchgeführt werden?
Verwalten und automatisieren Sie diese verschiedenen Arten der Rechnungsstellung direkt in Stafiz.
Fall #3 - Flexibilität bei der Nutzung Ihrer Tools
Verwenden Ihre Teams verschiedene Projektmanagementsoftware, die nicht miteinander kommunizieren?
Schluss mit doppelten Eingaben und Fehlern, Stafiz lässt sich mit vielen Tools integrieren und verfügt über eine umfassende API-Bibliothek.
Unzureichende Führung von Führungskräften
Drei Viertel aller Projekte scheitern, weil die oberste Führungsebene nicht einbezogen wird. Da das obere Management eine wichtige Rolle als Sponsoren der Projekte spielt, sollten sie die Projektmanager unterstützen und bei einigen wichtigen Entscheidungen ihre abschließende Meinung abgeben.
Senior Manager briefen den Projektleiter über die Ziele und die Gesamtstrategie. In einer Studie von Project Smart UK wurden 1000 Projektleiter befragt, ob die Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisebenen in den Projekten, in denen sie arbeiten, klar sind. Hier sind ihre Antworten:
- Stimmen voll und ganz zu: 2,8%.
- Sind einverstanden: 34.3%
- Stimmen nicht zu: 51%
- Stark ablehnend: 9.7%
- Weiß nicht: 2.3%
Fast 63% sind sich ihrer Rolle nicht bewusst oder haben keine spezifischen Anweisungen von ihren Vorgesetzten erhalten.
Ein schlechtes Risikomanagement
Mikroprojekte sind einfacher zu verwalten als Makroprojekte, da die Misserfolgsquote bei Projekten mit einem Budget von mehr als 1 Million US-Dollar um 50% höher ist als bei Projekten mit einem Budget von weniger als 350.000 US-Dollar. Jedes Projekt ist einzigartig und hat seine eigenen Unsicherheiten in Bezug auf das Risiko. In jedem Fall ist es immer besser, das Risiko zu quantifizieren.
Bei der Planung eines Finanzbudgets sollten Sie immer einen Prozentsatz für Risiken und Kostenüberschreitungen einkalkulieren, die zu Spannungen mit Sponsoren oder Kunden führen könnten. Bereiten Sie die Projektmanager immer mit einem Leitfaden vor, der ihnen zeigt, wie sie auf spezifische Projektrisiken reagieren können. Außerdem sollten Sie sich mit guten Werkzeugen ausstatten, um den Projektfortschritt und die finanzielle Leistung im Vergleich zum Budget zu verfolgen.
Werkzeuge wie Projektmanagementsoftware bieten diese langfristige Sichtbarkeit und warnen Sie, wenn ein Projekt vom Budget abweicht.
Visualisieren Sie die Leistung Ihrer Projekte in der Vorschau
Abweichungsanalyse: Vergleichen Sie die geplante Aktivität mit der durchgeführten und geplanten Aktivität. Visualisieren Sie die finanziellen Auswirkungen Ihrer Szenarien (Staffing, Einkauf etc.) und lassen Sie sich alarmieren.
Ein Mangel an Teamkoordination
Nicht im Team mit dem Projektleiter und dem Management zu planen, führt zwangsläufig zum Scheitern. Wenn alle drei Managementebenen keinen Zugang zu aktualisierten Informationen in Echtzeit haben, ist dies der Punkt, an dem man auf ein Scheitern zusteuert.
Diese Sitzungen sollten in Organisationen regelmäßig stattfinden, um Probleme auszutauschen, Leistungsmetriken zu überprüfen und den Fortschritt zu bewerten. Dies ist auch eine Gelegenheit, um Einblicke in die Leistung jeder einzelnen Aufgabe zu teilen.
Außerdem erleichtert das Zusammenbringen der Teammitglieder den Prozess des Brainstormings und der Ideenfindung, um zu einem Konsens zu gelangen. Dies spielt eine große Rolle für die Leistung des Projekts.
Eine nicht ausreichend qualifizierte Führung
Bei der Leitung eines Projekts tauchen viele Probleme auf und die Lösungen ergeben sich nicht von selbst. Um diese Probleme zu lösen, brauchen Organisationen effektive Projektmanager, die sich der Aufgabe verschrieben haben, das Projekt in die richtige Richtung zu lenken. 80 % der "hochleistungsfähigen" Projekte werden von einem zertifizierten Projektmanager geleitet. Deshalb wird die Wahl der richtigen Person für die Leitung des Projekts - jemand mit den erforderlichen Fähigkeiten - das Risiko eines Scheiterns verringern.
Einer der immer wiederkehrenden Gründe für das Scheitern eines Projekts ist, dass der Projektleiter nicht über die nötige Erfahrung und technische Ausbildung verfügt, um mit bestimmten Werkzeugen umzugehen. Auch fehlen einigen die sozialen Kompetenzen, um ein Projekt als Ganzes und in manchen Fällen auf globaler Ebene zu leiten.
Ein weiteres Problem könnte schlicht und einfach darin bestehen, dass sich die Führungskräfte nicht ausreichend engagieren. Um den Erfolg eines Projekts zu gewährleisten, müssen sie präsent sein und zuhören. Sie müssen ihrem Team und den Kunden die Informationen geben, die sie brauchen, um voranzukommen und auftretende Probleme zu lösen. Eine gute Führungskraft zu sein erfordert viele Fähigkeiten, aber auch zahlreiche Soft Skills wie Kommunikation, Konfliktlösung und Organisation.
Unregelmäßige Nachbereitung
Wenn die Hälfte des Projekts abgeschlossen ist, können Organisationen einige Anzeichen übersehen, wie z. B. Probleme bei der Ein- und Ausgabe von Geld, Verzögerungen bei der Einhaltung der geplanten Termine oder eine Überschreitung des Budgets. Die vielbeschäftigten Manager haben nicht die Zeit, allen Warnsignalen nachzugehen.
Die einzige Möglichkeit, dies zu lösen, besteht darin, eine Projektmanagementsoftware zu verwenden, die den Grad an Automatisierung bietet, den Sie benötigen, um den Warnsignalen zu folgen. Die Stafiz-Software, ein ERP-System für das Projektmanagement, bietet diese vollständige Automatisierung für Ihre Projektsteuerung.
Sie können Fortschritte, Anpassungen des Budgets und die für jede Aktivität aufgewendete Zeit nachverfolgen. Diese Software hilft den Managern, an anderen Aspekten des Projekts zu arbeiten, ohne Zeit zu verlieren.
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Eine Unterschätzung der Kosten
Diese Situation tritt ein, wenn die Ziele nicht wie geplant erreicht werden und der Projektleiter mit der Reihenfolge seiner Prioritäten nicht mehr zurechtkommt. Der Projektablauf kann beeinträchtigt werden, wenn ein Team erreichen muss, dass ein anderes seine Aufgaben abschließt, bevor es mit seinen eigenen beginnen kann.
Dies führt zu Verzögerungen, und dies geschieht auch, wenn sich die Organisation zu sehr auf die Gewinnspanne konzentriert und versucht, die Kosten zu senken, weil sie glaubt, mit weniger Ausgaben und Ressourcen liefern zu können. Dies sind die Gründe dafür, dass bei einem von sechs Projekten die Kosten im Durchschnitt um 200 % und der Zeitplan um fast 70 % überschritten werden.
Wie kann man verhindern, dass ein Projekt zum Scheitern gebracht wird?
Wenn ein Projekt komplexer wird, stellt der Manager fest, wie schwierig es ist, bestimmte Daten zu analysieren. Man muss über das hinausgehen, was Excel-Tabellen und andere grundlegende Werkzeuge bieten können, um andere Prozesse des Projektmanagements zu planen, durchzuführen und zu überwachen.
Viel besser ist es, mit Werkzeugen zu arbeiten, die grafische Darstellungen wie Gantt, Zeiterfassung, Planung und Budget in einem einzigen Tool vereinen. Dies ist mit Stafiz möglich.
Einer der Hauptgründe für den Erfolg eines Projekts ist, dass 77 % der hochleistungsfähigen Projekte und Manager die richtige Projektmanagementsoftware verwenden. Es besteht ein hohes Risiko des Scheiterns, wenn 44% der Projektmanager kein geeignetes Werkzeug für die Arbeit mit ihrem Team verwenden.
Stafiz hilft Dienstleistungsunternehmen, ihre Sichtbarkeit zu erhöhen, Teams zu optimieren und die Rentabilität zu steigern.
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