Hoe zet je een effectieve projectadministratie op?

Projectadministratie houdt zich bezig met de manier waarop de kosten van een project worden verantwoord en bewaakt. Het biedt een nauwkeurige maatstaf voor de financiële prestaties van een project en stelt projectmanagers in staat om weloverwogen beslissingen te nemen over welke acties ze moeten ondernemen om binnen het budget te blijven.

Project accounting kan ook helpen om potentiële risico's te identificeren en de risico's voor de marge van een project in te schatten.

Kortom, het is een essentieel onderdeel van elke goede projectmanager. Voordat we in detail ingaan op de stappen die nodig zijn om een betrouwbare en effectieve projectadministratie op te zetten, is het belangrijk om de belangrijkste concepten te bekijken.

Hoe werkt projectboekhouding?

Voor elke projectboekhouding moet aan het begin van elk projecteen voorlopig budget worden opgesteld. Dit budget moet alle kosten bevatten die aan het project worden toegerekend, d.w.z. :

• tijd aan het project gewerkt;
• voor productie vereiste aankopen ;
• extra kosten.

Er moeteen marge kunnen worden voorzien. Gedurende het project zal het budget regelmatig worden herzien en de voorspelde marge opnieuw worden berekend om ervoor te zorgen dat de financiële prestaties van het project op schema blijven.

Het is belangrijk dat je bewijs bewaart van de kosten die tijdens het project zijn gemaakt (urenstaten, onkostennota's, facturen, enz.) en dat je de verwachte kosten kunt verantwoorden (toekomstige projectplanning, enz.). Aangezien deze kosten een centraal element vormen in de boekhoudkundige berekening (zie hieronder), moet je kunnen uitleggen en rechtvaardigen dat de berekeningen voldoen aan de boekhoudregels.

Bij het opstellen van een projectbudget is het belangrijk om alle kostenposten aan te geven. Je moet rekening houden met de tijd die wordt besteed door interne resources, de aankoop van externe diensten (bijvoorbeeld van freelancers), reiskosten - zelfs als die worden doorberekend- en de mogelijke aankoop van producten die tijdens het project worden doorverkocht.

Projectboekhouding - Productieplan in Stafiz

De juiste methode voor verkooperkenning kiezen

Er zijn verschillende methoden voor het erkennen van opbrengsten in projectboekhouding.

Om de juiste keuze te maken, moet je contact opnemen met je registeraccountant, die je de ins en outs van de verschillende methodologieën kan uitleggen en je kan helpen de juiste te kiezen voor de specifieke kenmerken van je projecten.

Hier zijn echter de belangrijkste methoden die worden gebruikt om verkopen te herkennen en de bijbehorende regels.

Opname van verkoop bij oplevering

Volgens deze methode worden opbrengsten pas opgenomen als het project is voltooid.

Alle projectgerelateerdeopbrengsten worden opgenomen in de huidige periode wanneer het project officieel is afgerond. Het zal niet mogelijk zijn om opbrengsten op te nemen vóór deze periode.

Opdat het project correct "voltooid" zou zijn, moet de klant bevestigen dat de dienst waarvoor hij de bestelling heeft geplaatst, volledig is uitgevoerd. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een leveringsbon die door de klant wordt gevalideerd.

Opname van verkopen volgens de percentage-of-completion methode

Voor langere projecten kan het boekhoudkundig aanvaardbaar zijn om de omzet op te nemen naarmate het project vordert.

Aan het einde van elke verslagperiode wordt het stadium van voltooiing berekend en worden de verkopen opgenomen op pro rata basis.

In dit geval moet de methode die wordt gebruikt om het percentage voltooiing te berekenen nauwkeurig en consistent zijn om de omzetberekeningen geldig te laten zijn. Vooruitgang wordt vaak berekend op basis van kosten.

Dit maakt het mogelijk om de voortgang nauwkeuriger te berekenen dan een eenvoudige berekening op basis van het uitgevoerde werk. Als het projectbudget niet alleen werk omvat dat wordt uitgevoerd door intern personeel, maar ook aankopen en externe diensten, moet het mogelijk zijn om een uitputtende controle op te nemen en werkt het gemeenschappelijke kostencriterium goed.

Opname van verkopen bij facturatie

Waar projectboekhouding het toelaat, impliceert de methode van het erkennen van verkopen op factuur dat de verkopen worden afgestemd op de facturering.

De opbrengsten die over de periode worden opgenomen, zullen gelijk zijn aan de facturering die over dezelfde periode wordt gegenereerd. Voor projecten die gefactureerd worden op basis van de bestede tijd is dit vaak de gekozen methode om de berekeningen te vereenvoudigen.

De voortgang van een project correct berekenen met behulp van een projectmanagementtool

Wanneer projectverkopen worden opgenomen op basis van het voltooiingspercentage, moet ook de juiste methode voor het berekenen van de voortgang worden gekozen.

Om een voorschot correct te laten zijn, moet aan verschillende criteria worden voldaan.

Als de projecten eenvoudig zijn en de voortgang van het werk in de tijd het mogelijk maakt om het percentage van voltooiing van het project nauwkeurig te bepalen, kan de methode worden geaccepteerd door de registeraccountant of financieel controleur.

Aan de andere kant, wanneer projecten complex zijn, met verschillende kostenlijnen en productaankopen, zal een op kosten gebaseerde methodologie waarschijnlijk de voorkeur verdienen. Het is daarom noodzakelijk om processen in te voeren die het aan het einde van de boekhoudperiode mogelijk maken om :

• nauwkeurige kostengegevens verzamelen voor elk project (personeelskosten, externe diensten, uitgaven, enz;)
• projectmanagers in staat stellen om opnieuw te evalueren hoeveel er nog gedaan moet worden aan het project en dus het totale budget, zodat de voortgang als percentage kan worden berekend.

Met een ERP- of projectmanagementtool kun je deze berekeningen eenvoudig maken en wordt budgetbewaking, bijwerken en afsluiten van de boekhouding eenvoudiger. Projectboekhouding is eenvoudiger te implementeren met een ERP-oplossing.

Hoe projectmarges correct berekenen

In de projectboekhouding moet de berekening van de projectmarge nauwkeurig zijn en rekening houden met alle variabelen die bij het project betrokken zijn.

Verkopen berekenen

Het eerste belangrijke element in de marge is de berekening van de omzet waarop de projectkosten in mindering worden gebracht. Dit is afhankelijk van de gebruikte methode voor omzeterkenning.

Afhankelijk van het type project is je ERP-software normaal gesproken correct geconfigureerd om de juiste methode voor omzeterkenning toe te passen.

Dit betekent dat opbrengsten uit een project met een vaste prijs worden opgenomen bij voltooiing of op basis van het percentage van voltooiing.

De omzet van een project dat wordt uitgevoerd op basis van tijd en materialen zal vaker worden verantwoord op gefactureerde basis. Als kosten, aankopen of uitbesteding worden doorgefactureerd, moet hiermee rekening worden gehouden, aangezien deze elementen worden toegevoegd aan de projectomzet.

Rekening houden met kosten

3 belangrijke criteria: er moet

Om de winstgevendheid van een project nauwkeurig te berekenen, moet aan drie criteria worden voldaan:

• volledigheid van de kosten ;
• dat deze kosten reëel zijn, d.w.z. dat de bedragen geen schattingen zijn maar werkelijke kosten;
• ze worden opgenomen in de juiste boekhoudkundige periode.

Zorg ervoor dat je met je tracking software aan deze voorwaarden kunt voldoen.

Voor de volledigheid moet je rekening houden met personeelskosten (tijd besteed aan het project vermenigvuldigd met de bijbehorende kosten), aankoop van diensten (kosten gefactureerd door bijvoorbeeld een freelancer), onkosten (reizen en reiskosten) en aankopen van producten en materialen.

De betrouwbaarheid van je kosten hangt af van je ERP- of bedrijfsbeheersoftware. Hoe beter deze is geïntegreerd, hoe betrouwbaarder je processen en kosten zullen zijn.

Vastleggen in de juiste boekhoudperiode betekent ook dat er processen moeten worden ingevoerd die projectmanagers verplichten om kosten bij te houden en ervoor te zorgen dat ze allemaal op de juiste data worden vastgelegd.

Wat kan er gedaan worden om de marges te verbeteren?

Projectboekhouding maakt het mogelijk om regels op te stellen voor het goed beheren van projecten. Maar elk bedrijf heeft een zekere mate van vrijheid in zijn analytische aanpak.

Projectmarges kunnen bijvoorbeeld worden opgesplitst in twee lijnen om de prestatieanalyse te verfijnen. Een eerste margeniveau, bekend als de bruto projectmarge, omvat de zogenaamde externe kosten: aankopen, uitgaven, enz.

Om van de brutomarge naar de nettomarge te gaan, tellen we bij de kosten het bedrag op dat overeenkomt met de loonkosten voor het bedrijf van de tijd die de interne medewerkers aan het project hebben besteed. Er is een hulpmiddel nodig om de tijd die aan projecten en taken wordt besteed bij te houden om deze berekening nauwkeurig te maken.

Om de marges te verbeteren, hoef je alleen maar een aantal acties uit te voeren.

Marges bijhouden

En ja, het klinkt gek, maar je kunt alleen verbeteren wat je monitort. Maar te weinig bedrijven bewaken hun projectmarges nauwkeurig. Door een nauwkeurige en regelmatige bewaking van de marges op te zetten, zullen de prestaties ontegensprekelijk verbeteren, omdat je door de bewaking zicht krijgt op de problemen die een impact hebben op je projecten.

Empowerment van projectmanagers

Zij zijn degenen die verantwoordelijk moeten zijn voor hun marges. Door hen de middelen te geven om automatisch te weten te komen hoe hun marges evolueren en de toegang te geven die ze nodig hebben om het resterende werk op het project bij te werken, kun je erop rekenen dat ze zich aan het budget zullen houden.

Verwachting winnen

Software waarmee je kostenprognoses beter kunt beheren en kunt koppelen aan het monitoren van werkelijke kosten geeft je een voorsprong. Stafiz stelt je bijvoorbeeld in staat om de werklast van personeel en toekomstige kosten te monitoren en waarschuwt je wanneer marges afwijken van projecten.

Heb je vragen over je projectadministratie en financieel projectbeheer in het algemeen? Aarzel dan niet om contact op te nemen met onze experts, die je kunnen helpen om de juiste veranderingen in je bedrijf door te voeren!

Stafiz is een ERP voor dienstverlenende bedrijven waarmee u uw projecten effectiever kunt beheren. Automatiseer uw processen en bespaar tijd. Krijg wereldwijd inzicht in uw projectprestaties!

Vraag een demo aan voor meer informatie over het Stafiz-platform.

Vraag een demo aan