Hoe zet je een effectieve projectadministratie op?

Hoewel boekhouding alle bedrijven aangaat – wettelijke verplichtingen, is projectboekhouding vooral gericht op projectgerelateerde verkoopactiviteiten: adviesbureaus, IT-bedrijven, creatieve en reclamebureaus en ingenieursbureaus. 

Wat is projectboekhouding?

Projectboekhouding houdt zich bezig met de manier waarop de kosten van een project worden geboekt en bijgehouden. Het biedt een nauwkeurige maatstaf voor de financiële prestaties van een project en stelt projectmanagers in staat om weloverwogen beslissingen te nemen over de acties die moeten worden ondernomen om om binnen het budget te blijven. 

Projectboekhouding kan ook helpen bij het potentiële risico's te identificeren en de risico's voor de marge van een project te beoordelen. Kortom, het is een essentieel onderdeel van elke goede projectmanager. Voordat we in detail treden over de te volgen stappen, is het belangrijk om de belangrijkste concepten te herhalen.

Projectboekhouding en algemene boekhouding: wat zijn de verschillen?

Projectboekhouding is een vorm van boekhouding op microniveau, terwijl algemene boekhouding een macro-perspectief hanteert om de financiële gezondheid van het bedrijf te volgen. Door zich te concentreren op een bepaald project biedt projectboekhouding een beter operationeel beheer van uw projectbudgetten. De duur ervan hangt dus af van de duur van de opdracht en is niet afhankelijk van een wettelijk voorgeschreven boekhoudkundige kalender, terwijl de algemene boekhouding gebaseerd is op wettelijke termijnen. De boekhoudkundige kalender is meestal gebaseerd op 12 maanden waarin de rekeningen moeten worden afgeslotenmoeten worden afgesloten 

Projectboekhouding is dus geen wettelijke verplichting, maar een strategisch proces. Het maakt het namelijk mogelijk om de rentabiliteit van een opdracht te bepalen, risico's op afwijkingen in realtime te identificeren en uitgaven te corrigeren voordat de marge kleiner wordt. Het is analytisch.

De algemene boekhouding is om wettelijke redenen verplicht. Ze zorgt voor transparantie bij audits en de resultatenrekening. 

Een ander opvallend verschil tussen klassieke boekhouding en projectboekhouding is de classificatie van de kosten. In de algemene boekhouding worden kosten per type gecategoriseerd, terwijl ze in de projectboekhouding direct worden toegewezen aan taken of deliverables in het kader van een project. 

Waarom is dit belangrijk voor projectteams? 

Terwijl de klassieke boekhouding door boekhouders wordt beheerd, is projectboekhouding een hulpmiddel voor het dagelijks beheer voor projectteams. 

De operationele teams beschikken over alle financiële gegevens van hun projecten, waardoor soms tijdrovende – en soms eindeloze – met de gespecialiseerde diensten beperkt. Deze toegankelijkheid bevordert een proactief beheer van het budgetten. Met realtime zichtbaarheid wordt de besluitvorming vergemakkelijkt en worden de risico's van afwijkingen verminderd door regelmatige monitoring. Wat de middelen betreft, is het ook eenvoudiger om knelpunten op te sporen. De correctie van afwijkingen kan ook worden gecorrigeerd door een optimalisatie van de toewijzing van middelen. 

Hoe werkt projectboekhouding?

Om optimaal te kunnen profiteren van de strategische voordelen van projectboekhouding, is het belangrijk om te begrijpen hoe het werkt. 

Het principe van projectboekhouding

Begroting en kernindicatoren

Elke projectboekhouding houdt in datbij de start van elke opdracht een begroting op te stellen. Dit budget moet alle kosten bevatten die aan het project moeten worden toegewezen (tijd van medewerkers, aankopen, reiskosten, enz.). Het moet het mogelijk maken omeen marge te voorzien. 

Gedurende het hele project zal het het budget regelmatig worden herzienen de prognose van de marge herberekend om ervoor te zorgen dat de financiële prestaties van het project naar verwachting zijn.

Het is belangrijk om de bewijsstukken van de die voor het project zijn gemaakt (urenstaten, onkostennota's, facturen, enz.) te bewaren en de verwachte kosten (toekomstige projectplanning, enz.). Aangezien deze kosten een centraal element vormen van de boekhoudkundige berekening, is het noodzakelijk om te kunnen aantonen dat ze voldoen aan de boekhoudregels. 

Kostencodes en strikte opvolging

Bij het opstellen van het budget voor een project is het belangrijk omalle kostenposten te vermelden. Er moet rekening worden gehouden met: 

• de tijd die door interne middelen wordt besteed, 
• de aankoop van externe diensten (bijvoorbeeld freelancers), 
• reiskosten (zelfs die welke worden doorberekend), 
• de eventuele aankoop van producten die tijdens het project zullen worden doorverkocht.

Projectboekhouding – Scherm van een productieplan in Stafiz

Hoe de boekhouding van een project bijhouden: de stappen

Stap 1: de behoeften definiëren

Allereerst moet er een overzicht van de behoeften worden opgesteld om tot juiste berekeningen te komen. 

Bepaal eerst hoe gedetailleerd u wilt bijhouden. Moet u de projectkosten op projectfasen of op een meer regelmatige basis met een uitsplitsing per taak 

Bepaal vervolgens de KPI's die in de berekeningen moeten worden opgenomen. Meestal zijn dat: 

• het gemiddelde dagtarief van consultants,
• het belastingspercentage,
• de bezettingsgraad, 
• het begrotingsvoorstel,
• de brutomarge,
• de nettomarge.  

Geef ten slotte aan welke uitgaven als projectkosten moeten worden opgenomen, zoals bijvoorbeeld salarissen, reiskosten of maaltijdkosten, indien van toepassing, of kosten in verband met materiaal. 

Stap 2: de juiste methode voor CA-herkenning kiezen

Er bestaan verschillende methodes voor het herkennen van omzet in de projectboekhouding: 

• • de voltooiingsmethode, waarbij de gegenereerde omzet pas aan het einde van het project wordt erkend einde van het project ;
  • de voortgangsmethode, waarbij de voortgang wordt berekend om de omzet pro rata ;
  • de factureringsmethode, waarbij de omzet wordt afgestemd op de facturering om het gefactureerde bedrag te erkennen. 

Stap 3: software kiezen

Zoals we eerder hebben gezien, vereist projectboekhouding betrouwbare gegevens en soms complexe berekeningen voor een beter realtime beheer en vooral een juiste erkenning van de omzet. 

Naarmate uw bedrijf groeit en u 8 tot 10 medewerkers in dienst heeft, is het daarom noodzakelijk om te investeren in een tool voor projectboekhouding. 

Stafiz helpt u met name om in realtime de verschillen tussen het oorspronkelijke budget en de reeds gedane uitgaven bij te houden. 

De berekening van de marge en de volledige kosten wordt bijgewerkt, waardoor u de projectboekhouding kunt automatiseren en de gegevens betrouwbaarder kunt maken dankzij de centralisatie van financiële en personeelsgegevens, zonder dat u deze handmatig hoeft in te voeren. 

Als u al beschikt over software voor projectboekhouding, kunt u Stafiz nog steeds gebruiken om uw projecten te beherenen er uw boekhoudgegevens vanuit uw tool koppelen dankzij onze integraties.

Stap 4: kosten en resultaten bijhouden

Zodra u beschikt over een speciaal hulpmiddel dat boekhouding en projectbeheer met elkaar te verbinden, worden uw gegevens verzameld en kunnen ze worden weergegeven in een of meer dashboards.  

Om ervoor te zorgen dat de informatie gesynchroniseerd en up-to-date blijft, zijn bepaalde inspanningen nodig. 

Begin met het invoeren van de tijd die aan taken is besteed. Het invullen van urenstaten is nooit leuk voor uw teams. Door ze bij te houden, kunt u echter het aantal uren – of dagen – die aan de verschillende taken van de projecten zijn besteed, en zo het verrichte werk te registreren (als u kiest voor een andere methode dan voltooiing). 

Zorg er ten slotte voor dat u altijd uw facturen en bewijsstukken van onkostenbewijzen bewaart en deze zo snel mogelijk indient. 

Stap 5: afwijkingen analyseren

Dede analyse van de verschillen in de projectboekhouding verwijst naar het verschil tussen het oorspronkelijke budget en de werkelijke budgetsituatie. De kostenverschillen zijn uiteraard de eerste aanwijzing, maar ook de afwijkingen in de termijnen of productie zijn hier nauw mee verbonden. 

U moet dan deoorzaak van de afwijkingen. Komt dit door een onverwachte prijsstijging van materiaal? Is het een taak die meer tijd kost dan verwacht? Waarom, is het een fout in de personeelsbezetting of een onderschatting van de duur? 

De grootste troef van Stafiz is zijn vermogen om de verwachte werkdruk te analyserenen daarmee de financiële impact van uw planning van uw middelen. Zo kunt u margeverschillen opsporen lang voordat ze zich voordoen. 

Volg uw resultatenrekeningen tot nu toe en prognoses in Stafiz

Stap 6: corrigeren en aanpassen

Het opzetten van uw projectboekhouding is niet voldoende. Het biedt u een overzicht van de status van de projecten die u moet activeren als een echt instrument voor financieel beheer van projecten.

Zodra de oorzaken van de afwijkingen zijn vastgesteld, kunt u de beslissingen nemen die het beste bij uw doelstellingen passen: 

• een herverdeling van middelen door prioriteit te geven aan dringende taken of door de voorkeur te geven aan een geschikter profiel;
• opnieuw onderhandelen met de klant en de toekomstige risico's voor te leggen – hoe eerder de verschillen worden geïdentificeerd, hoe eenvoudiger de onderhandelingen zullen zijn ;
• het budget regelmatig herzien en deze af te stemmen op wat er nog moet gebeuren, om onaangename verrassingen te beperken en je aan te passen aan onvoorziene omstandigheden. 

Wat kan er gedaan worden om de marges te verbeteren?

Met projectboekhouding kunnen regels worden vastgesteld om projecten correct te beheren. Maar elk bedrijf heeft een zekere mate van vrijheid in de analytische aanpak.

Zo kunnen de marges van projecten bijvoorbeeld worden verdeeld over twee regels om de prestatieanalyse te verfijnen. Een eerste margesniveau, dat brutomarge van het project, omvat de zogenaamde externe kosten (aankopen, kosten, enz.). De loonkosten van het bedrijf zijn hierin niet opgenomen.

Om van de brutomarge naar de nettomarge, wordt het bedrag dat overeenkomt met de loonkosten voor de loonkosten tool voor tijdregistratie voor projecten en taken nodig om deze berekening nauwkeurig te maken. Hieronder volgen de acties waarmee de marges kunnen worden verbeterd.

Marges bijhouden

En ja, het klinkt gek, maar je kunt alleen verbeteren wat je monitort. Maar te weinig bedrijven bewaken hun projectmarges nauwkeurig. Door een nauwkeurige en regelmatige bewaking van de marges op te zetten, zullen de prestaties ontegensprekelijk verbeteren, omdat je door de bewaking zicht krijgt op de problemen die een impact hebben op je projecten.

Empowerment van projectmanagers

Zij zijn degenen die verantwoordelijk moeten zijn voor hun marges. Door hen de middelen te geven om automatisch te weten te komen hoe hun marges evolueren en de toegang te geven die ze nodig hebben om het resterende werk op het project bij te werken, kun je erop rekenen dat ze zich aan het budget zullen houden.

Verwachting winnen

Software waarmee je kostenprognoses beter kunt beheren en kunt koppelen aan het monitoren van werkelijke kosten geeft je een voorsprong. Stafiz stelt je bijvoorbeeld in staat om de werklast van personeel en toekomstige kosten te monitoren en waarschuwt je wanneer marges afwijken van projecten.

Heb je vragen over je projectadministratie en financieel projectbeheer in het algemeen? Aarzel dan niet om contact op te nemen met onze experts, die je kunnen helpen om de juiste veranderingen in je bedrijf door te voeren!

Stafiz is een ERP voor dienstverlenende bedrijven waarmee u uw projecten effectiever kunt beheren. Automatiseer uw processen en bespaar tijd. Krijg wereldwijd inzicht in uw projectprestaties!

Vraag een demo aan voor meer informatie over het Stafiz-platform.

Vraag een demo aan