De 10 belangrijkste oorzaken van falende projecten
Bijgewerkt op 4 mei 2026
In het kort: de 10 belangrijkste oorzaken van projectmislukkingen, volgens Stafiz: onduidelijke doelstellingen, onduidelijkheid over de personeelsbezetting, gebrekkige communicatie, een starre organisatie, afwezig management, slecht risicobeheer, een ongecoördineerd team, onvoldoende gekwalificeerd leiderschap, onregelmatige opvolging en onderschatting van de kosten.
"Het leven bestaat voor 10% uit wat je overkomt en voor 90% uit hoe je erop reageert ", zei Charles R. Swindol ooit. Deze observatie is net zo goed van toepassing op projectmanagement, waar 10% van de tijd wordt besteed aan het uitvoeren van het project zelf. De overige 90% wordt besteed aan het plannen van het project en het oplossen van problemen tijdens de productie.
In welke sector je ook actief bent, projecten zijn essentieel voor bedrijven om hun ideeën te testen, aan de behoeften van klanten te voldoen en problemen op te lossen. We gaan kijken naar de verschillende managementproblemen die het succes van uw projecten in de weg staan. Deze introspectieve aanpak helpt u een stap terug te zetten in de manier waarop u projecten organiseert om te begrijpen hoe u betere prestaties kunt bereiken door middel van goede praktijken.
Het project wijkt af van zijn doelstellingen
In de projectmanagementsector hebben we het over het afdrijven van doelen. Maar voordat we er zelfs maar over kunnen praten, moeten we ervoor zorgen dat er doelen zijn gesteld. Anders kan het project niet goed vorderen.
Projectmanagers en organisaties moeten zich richten op 3 belangrijke kenmerken: planning, budget en kwaliteit. Deze kenmerken moeten een numerieke waarde hebben omde prestaties van het project te kunnen analyseren. Het project kan alleen slagen als de belanghebbenden begrijpen welke waarde ze kunnen krijgen in ruil voor hun bijdrage. Toch begrijpt slechts 58% van de organisaties de waarde van hun project volledig.
Daarom is het noodzakelijk om een voorlopig projectbudget op te stellen. Zonder een duidelijk beeld van de potentiële voordelen van hun projecten kunnen bedrijven veel inkomsten mislopen en kan de tevredenheid van werknemers afnemen, wat leidt tot afhaken bij het project. Een van de eerste fouten wordt gemaakt bij het plannen van het project: bedrijven richten zich vaak op hun winstmarge in plaats van op hoe ze waarde kunnen leveren aan hun klanten.
Je moet er ook voor zorgen dat je doelstellingen in lijn zijn met de strategie van je bedrijf, zodat je je projecten kunt prioriteren. De projecten die het nauwst verbonden zijn met de algemene strategie krijgen prioriteit. Zet tot slot klanttevredenheid op de eerste plaats.
Een gebrek aan zichtbaarheid op personeel
Voor een IT-dienstverlener of adviesbureau is het gebrek aan inzicht in de personeelsbezetting een directe oorzaak van margedaling: een onderbezette consultant kost evenveel als een consultant die fulltime wordt gefactureerd, en een overbelaste consultant veroorzaakt een kettingreactie van vertragingen in meerdere projecten. Inzicht in de beschikbaarheid van middelen, hun werkelijke werkbelasting en de voortgang van de deliverables is bepalend voor zowel het nakomen van afspraken met klanten als de totale bezettingsgraad.
Het inzicht dat projectmanagementsoftware biedt in de personeelsbezetting is essentieel. Door informatie over hun vaardigheden en ervaring te integreren, kun je je personeel toewijzen aan de verschillende projecttaken waar ze het meest effectief zullen zijn. U hebt ook een duidelijker beeld van de prestaties van elke persoon, wat een essentieel aspect is van projectmanagement. Uw resources sturen het project vooruit.
Met een personeelstool zoals Stafiz kun je de vaardigheden van je werknemers zien zodat je ze effectief kunt inzetten, maar ook een beeld krijgen van de toekomstige marge die wordt gegenereerd door vooruitgang en verloop, en de kostenratio's in de gaten houden voor betere prestaties. Bovendien garandeert geautomatiseerd personeelsbeheer met behulp van een tool een nog adequater beheer van resources om aan de vraag van klanten te voldoen.
Digitaliseer uw personeelszaken
Krijg inzicht in de bezettingsgraad, stel de beste teams samen en optimaliseer je tarieven.
Best practices voor een geconsolideerd werkplan rusten op drie pijlers: realtime zichtbaarheid, dagrapportage en drempelwaarschuwingen.
Voor een dienstverlenend bedrijf met 50 consultants betekent één procentpunt meer bezettingsgraad een omzetstijging van enkele honderdduizenden euro’s per jaar: inzicht in de personeelsbezetting is geen organisatorische kwestie, maar een kwestie van winst en verlies.
Een gebrek aan communicatie
Volgens Bull Horn Research mislukt 57% van de projecten door een gebrek aan communicatie. En volgens een onderzoek van het Project Management Institute is inefficiënte communicatie de oorzaak van ongeveer één op de drie mislukte projecten, met een risico van 75 miljoen dollar voor elke miljard die aan projecten wordt uitgegeven. Wanneer een project op wereldwijd niveau plaatsvindt, kan het gebrek aan communicatie tussen projectleiders en andere belanghebbenden verspreid over de hele wereld de algehele prestaties beïnvloeden en tot vertragingen leiden.
Een communicatieprobleem over de betaling van een leverancier kan bijvoorbeeld leiden tot vertragingen bij de verzending als dit niet correct wordt afgehandeld. Als de communicatie niet soepel en duidelijk verloopt, kan dit grote financiële gevolgen hebben.
Het is ook belangrijk om te onthouden dat regelmatige communicatie met werknemers over hun prestaties hen kan helpen om effectiever te werken. Goede feedback over hun prestaties leidt namelijk tot een grotere betrokkenheid van hun kant.
Voor een betere communicatie kan een staffing tool of projectmanagementsoftware de communicatie tussen teamleden, managers en belanghebbenden verbeteren. Het doel is om iedereen te voorzien van de juiste informatie op de juiste plaats en op het juiste moment, en om iedereen op de hoogte te brengen van de voortgang van het project, obstakels en suggesties.
Een gebrek aan organisatorische flexibiliteit
Vandaag de dag wordt samenwerken steeds complexer. Teams werken op afstand en veel bedrijven hebben nog steeds geen toegang tot de digitale hulpmiddelen die ze nodig hebben om hun taken en planningen te coördineren. Zoals eerder vermeld, heeft dit weer te maken met een gebrek aan communicatie of zichtbaarheid op het project. Maar het heeft ook te maken met het onvermogen van werknemers om zich aan te passen aan veranderingen, aan verschillende tijdzones als ze contact hebben met andere landen, of aan verschillende manieren van werken.
In een wereld waar aanpassen aan verandering essentieel is om succesvol te blijven, is het niet langer mogelijk om oude, statische methodes te handhaven. Of het nu gaat om leiderschap of teamorganisatie, het is belangrijk om te onthouden dat flexibiliteit de sleutel is om te blijven innoveren.
Drie praktijkvoorbeelden laten zien hoe een ERP-systeem voor projectbeheer deze uitdagingen aanpakt zonder dat er nog gebruik hoeft te worden gemaakt van Excel.
Geval #1 - Flexibiliteit in personeel
Zijn roosterwijzigingen via e-mail of chat tijdrovend?
Herschik je roosters eenvoudig: verschuif, annuleer, wijs toe aan ander personeel.
Geval 2 - Flexibele facturering
Heb je verschillende soorten projecten met een vaste prijs, op basis van tijd of op basis van een abonnement?
Beheer en automatiseer deze verschillende soorten facturatie rechtstreeks in Stafiz.
Casestudie #3 - Flexibiliteit in het gebruik van je tools
Gebruiken jullie teams verschillende projectmanagementsoftwarepakketten die niet met elkaar communiceren?
Maak een einde aan dubbele invoer en fouten, Stafiz integreert met talloze tools en heeft een complete API-bibliotheek.
Onvoldoende leiderschap van managers
Driekwart van de projecten mislukt door een gebrek aan betrokkenheid van het topmanagement. De Standish Group noemt de steun van het management zelfs als een van de vijf belangrijkste factoren voor het welslagen van een project, nog vóór de kwaliteit van de vereisten of de planning. Omgekeerd staat het ontbreken van steun van het topmanagement in de top 5 van oorzaken van mislukking.
Omdat het hoger management een belangrijke rol speelt als sponsor van projecten, zouden zij projectmanagers moeten ondersteunen en bij bepaalde belangrijke beslissingen het laatste woord moeten hebben.
Senior managers informeren de projectmanager over de doelstellingen en de algemene strategie. In een onderzoek van Project Smart UK werd aan 1000 projectmanagers gevraagd of de rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheidsniveaus duidelijk waren in de projecten waaraan ze werkten. Dit zijn hun antwoorden:
- Zeer mee eens: 2,8
- Mee eens: 34,3
- Oneens: 51
- Sterk tegen: 9,7
- Weet niet: 2,3%
Bijna 63% van hen kent hun rol niet of heeft geen specifieke instructies gekregen van hun superieuren.
Slecht risicobeheer
Micro-projecten zijn gemakkelijker te managen dan macro-projecten, aangezien het mislukkingspercentage voor projecten met een budget van meer dan $1 miljoen 50% hoger ligt dan voor projecten met een budget van minder dan $350.000. Elk project is uniek en heeft zijn eigen onzekerheden in termen van risico. In alle gevallen is het altijd het beste om het risico te kwantificeren.
Houd bij het plannen van een financieel budget altijd rekening met een percentage risico's en kostenoverschrijdingen die tot spanningen met sponsors of klanten kunnen leiden. Bereid projectmanagers altijd voor door ze een handleiding te geven over hoe ze moeten reageren op specifieke projectrisico's. Je hebt ook de juiste hulpmiddelen nodig om de voortgang van het project en de financiële prestaties ten opzichte van het budget te bewaken.
Tools zoals projectmanagementsoftware bieden dit langetermijnoverzicht en waarschuwen je wanneer een project buiten het budget valt.
Een gestructureerde aanpak van projectrisicobeheer is gebaseerd op drie indicatoren die continu worden gemonitord:
- Verwachte marge versus gerealiseerde marge,
- Verwachte bezettingsgraad,
- Gecumuleerd kalenderverschil.
Voor IT-dienstverleners is de nuttigste waarschuwing niet „het project loopt uit“, maar „het project loopt uit“, zeker als dit al in een vroeg stadium in de geconsolideerde resultatenrekening wordt gesignaleerd.
Visualiseer de prestaties van uw projecten in prognoses
Gap-analyse: vergelijk de geplande activiteit met de werkelijke en geplande activiteit. Bekijk de financiële impact van uw scenario's (personeel, inkoop, enz.) en wees gewaarschuwd.
Gebrek aan teamcoördinatie
Als je niet plant als een team met de projectmanager en met het management, leidt dat onvermijdelijk tot een mislukking. Als de drie managementniveaus geen toegang hebben tot actuele informatie in realtime, dan steven je af op een mislukking.
Deze sessies moeten regelmatig worden gehouden binnen organisaties om problemen te bespreken, prestatiecijfers te bekijken en vooruitgang te boeken. Het is ook een gelegenheid om zichtbaarheid te delen over de prestaties van elke taak.
Bovendien maakt het samenbrengen van teamleden het gemakkelijker om te brainstormen en ideeën te bedenken om tot een consensus te komen. Dit heeft een grote invloed op de prestaties van een project.
Let op: een impasse in het projectmanagement is niet altijd een openlijk conflict; vaker gaat het om informatie die niet is doorgegeven tussen de projectleider, de productiedirecteur en de financieel directeur. Op deze drie managementniveaus is het de vertraging in de informatievoorziening die tot mislukking leidt, niet de onwil van de projectbetrokkenen.
Leiderschap zonder kwalificaties
Er ontstaan veel problemen tijdens het managen van een project en de oplossingen komen niet vanzelf. Om deze problemen op te lossen, hebben organisaties effectieve projectmanagers nodig die het project in goede banen leiden. 80% van de "high-performance" projecten wordt geleid door een gecertificeerde projectmanager. Daarom zal het kiezen van de juiste persoon om het project te leiden, iemand met de juiste vaardigheden, het risico op mislukking verminderen.
Een van de meest voorkomende redenen voor het mislukken van een project is dat de projectmanager de ervaring en technische training mist die nodig is om bepaalde tools te beheren. Ook hebben sommige mensen niet de sociale vaardigheden om een project als geheel te managen, en in sommige gevallen op globaal niveau.
Een ander probleem kan simpelweg een gebrek aan betrokkenheid van het management zijn. Om het succes van een project te garanderen, moeten ze aanwezig zijn en luisteren. Ze moeten hun team en klanten de informatie geven die ze nodig hebben om vooruit te komen en om eventuele problemen op te lossen. Een goede leider zijn vereist veel vaardigheden, maar ook een aantal zachte vaardigheden zoals communicatie, conflictoplossing en organisatie.
Onregelmatige controle
Als het project halverwege is, kunnen de productieleider en de projectmanager enkele vage signalen over het hoofd zien, zoals problemen met inkomsten en uitgaven, vertragingen ten opzichte van de geplande deadlines of budgetoverschrijdingen. De managers hebben het erg druk en hebben geen tijd om alle alarmsignalen op te volgen, en de alarmbel gaat pas af tijdens de volgende projectstuurgroepvergadering, dus pas enkele weken nadat het project nog had kunnen worden bijgestuurd.
De enige manier om deze situatie op te lossen, is door projectbeheersoftware te gebruiken die de nodige automatisering biedt om waarschuwingssignalen op te volgen. De Stafiz-software, een ERP-systeem voor projectbeheer, biedt deze volledige automatisering voor uw projectbeheer.
Je kunt de voortgang, budgetaanpassingen en de aan elke activiteit bestede tijd bijhouden. Deze software helpt managers om aan andere aspecten van het project te werken zonder tijd te verspillen.
Projectbudgetbewaking, met prognoses
Bekijk Stafiz in 2 minuten in actie
Let op: de kwaliteit van de ingevoerde tijdregistraties is bepalend voor de kwaliteit van de projectbegeleiding. De uitdagingen van de tijdregistratie bepalen wat een dashboard voor projectbeheer daadwerkelijk kan weergeven. Zonder geconsolideerde gegevens stuurt het dashboard de besluitvorming in de verkeerde richting.
Onderschatting van kosten
Volgens de PMI Pulse of the Profession 2024 bedraagt het gemiddelde slagingspercentage van projecten 73,8 %, wat betekent dat één op de vier projecten zijn bedrijfsdoelstellingen niet haalt. Organisaties die ondersteuningsprogramma’s voor projectteams opzetten, behalen volgens hetzelfde rapport een prestatieverbetering van +8,3 punten.
Deze situatie doet zich voor wanneer de doelstellingen niet zoals verwacht worden gehaald en de projectleider het overzicht over zijn prioriteiten kwijt is. Het verloop van het project kan worden beïnvloed wanneer een team moet wachten tot een ander team zijn taken heeft voltooid om met zijn eigen taken te kunnen beginnen.
Deze situatie doet zich voor wanneer de doelstellingen niet volgens plan worden gehaald en de projectleider het overzicht over zijn prioriteiten kwijt is. De voortgang van het project kan worden beïnvloed wanneer een team moet wachten tot een ander team zijn taken heeft voltooid om met zijn eigen taken te kunnen beginnen. Dit leidt tot vertraging, en dit gebeurt ook wanneer de organisatie zich te veel richt op de projectmarge en probeert de kosten te verlagen in de veronderstelling dat ze met minder uitgaven en middelen kan leveren.
Bij een IT-dienstverlener gaat een te lage schatting vaak gepaard met te lage facturering: begonnen werkdagen die niet worden geregistreerd, overuren die niet worden doorberekend, en aanvullende diensten die op de eindfactuur worden vergeten. Het verschil tussen de theoretische marge en de daadwerkelijk gerealiseerde marge wordt project na project groter, zonder dat dit uit de geconsolideerde cijfers blijkt vóór de kwartaalafsluiting.
Dit specifieke mechanisme (dat losstaat van productiekostenoverschrijdingen) wordt behandeld in ons speciale artikel De belangrijkste oorzaken van kostenoverschrijdingen, en de financiële impact ervan in hoe de rentabiliteit van een project te berekenen.
Hoe voorkom je dat een project mislukt?
Naarmate een project complexer wordt, realiseren managers zich hoe moeilijk het is om bepaalde gegevens te analyseren. Je moet verder gaan dan wat Excel-spreadsheets en andere basistools kunnen bieden om andere projectmanagementprocessen te plannen, uit te voeren en te bewaken.
Het is veel beter om te werken met tools die grafische weergaven zoals Gantt, tijdregistratie, planning en budgettering samenbrengen. Dit is mogelijk met Stafiz.
Een van de belangrijkste redenen voor projectsucces is dat 77% van de goed presterende projecten en managers de juiste projectmanagementsoftware gebruiken. Er is een groot risico op mislukking wanneer 44% van de projectmanagers geen geschikte tool gebruikt om met hun team samen te werken.
Hoeveel kost een mislukt project? Checklist in 8 punten
- De omvang, het budget en de kwaliteit vastleggen door voor elk aspect een numerieke waarde toe te kennen.
- Zorg voor een realtime werkrooster, geen wekelijks rooster.
- Een uitvoerend sponsor aanwijzen met een vastgestelde beslissingstermijn (48 uur of 72 uur).
- Bij elke mijlpaal een bijgewerkt risicoregister bijhouden.
- De communicatie over het project via één enkel kanaal centraliseren.
- De verwachte en werkelijke marge wekelijks bijhouden, niet tijdens de maandelijkse vergadering.
- Stel automatische waarschuwingsdrempels in voor bezettingsgraad, marge en planning.
- Elke geldige overschrijding onmiddellijk door middel van een aanvullende overeenkomst in rekening brengen.
Om dit niveau van zichtbaarheid te bereiken (initiële begroting, opvolging van afwijkingen, resterende werkzaamheden, verwachte marge) biedt Stafiz een module aan die speciaal is bedoeld voor begrotingsopvolging. U kunt begrotingen opstellen en scenario's uitwerken, waarschuwingen ontvangen bij overschrijdingen en corrigerende maatregelen identificeren om de marges te behouden.
Stafiz helpt dienstverlenende bedrijven inzicht te krijgen, hun teams te optimaliseren en hun winstgevendheid te verhogen.
- Worden gewaarschuwd in geval van afwijking
- Anticipeer op uw bedrijf
- Uw gegevens begrijpen
- Blijf flexibel
WEBINAR STAFIZ