Bijgewerkt op 4 mei 2026
In het kort: de 10 belangrijkste oorzaken van projectmislukkingen, volgens Stafiz: onduidelijke doelstellingen, onduidelijkheid over de personeelsbezetting, gebrekkige communicatie, een starre organisatie, afwezig management, slecht risicobeheer, een ongecoördineerd team, onvoldoende gekwalificeerd leiderschap, onregelmatige opvolging en onderschatting van de kosten.
„Het leven bestaat voor 10 % uit wat je overkomt en voor 90 % uit hoe je daarop reageert“, zei Charles R. Swindoll ooit. Deze constatering geldt net zo goed voor projectmanagement, waarbij slechts 10 % van de tijd wordt besteed aan de uitvoering van het project zelf. De overige 90% gaat naar de planning van het project en het oplossen van problemen die tijdens de uitvoering optreden.
Ongeacht de sector waarin u actief bent, zijn projecten van essentieel belang voor bedrijven om hun ideeën te testen, aan de behoeften van klanten te voldoen en problemen op te lossen. In dit artikel worden de verschillende managementproblemen besproken die het succes van projecten in de weg staan. Deze zelfreflectie helpt om de methoden voor projectorganisatie van een afstand te bekijken en te begrijpen hoe u met behulp van best practices betere prestaties kunt behalen.
Het project wijkt af van zijn doelstellingen
In de projectmanagementwereld spreekt men van doelafwijking. Maar voordat we daarover kunnen praten, moeten we er eerst voor zorgen dat er daadwerkelijk doelstellingen zijn vastgesteld. Zonder die doelstellingen kan het project niet goed vorderen.
Projectleiders en organisaties moeten zich richten op drie belangrijke aspecten: planning, budget en kwaliteit. Deze aspecten moeten in cijfers worden uitgedrukt omde prestaties van het project te kunnen analyseren. Een project kan alleen slagen als de belanghebbenden begrijpen welke waarde zij in ruil voor hun bijdrage kunnen verwachten. Toch begrijpt slechts 58 % van de organisaties de waarde van hun project volledig.
Het is dan ook absoluut noodzakelijk om een voorlopige projectbegroting op te stellen. Zonder een zeer nauwkeurig beeld van de voordelen die hun projecten kunnen opleveren, kunnen bedrijven veel inkomsten mislopen, en neemt de tevredenheid van de medewerkers af, wat uiteindelijk leidt tot een gebrek aan betrokkenheid bij het project. Een van de eerste fouten wordt gemaakt tijdens de projectplanning: bedrijven richten zich vaak op hun winstmarge in plaats van op de manier waarop ze waarde kunnen bieden aan hun klanten.
Er moet ook op worden gelet dat de doelstellingen aansluiten bij de bedrijfsstrategie, zodat er een bepaalde prioriteitsvolgorde voor de projecten kan worden vastgesteld. De projecten die het meest aansluiten bij de algemene strategie krijgen voorrang. Tot slot moet de klanttevredenheid voorop staan.
Een gebrek aan zichtbaarheid op personeel
Voor een IT-dienstverlener of adviesbureau is het gebrek aan inzicht in de personeelsbezetting een directe oorzaak van margedaling: een onderbezette consultant kost evenveel als een consultant die fulltime wordt gefactureerd, en een overbelaste consultant veroorzaakt een kettingreactie van vertragingen in meerdere projecten. Inzicht in de beschikbaarheid van middelen, hun werkelijke werkbelasting en de voortgang van de deliverables is bepalend voor zowel het nakomen van afspraken met klanten als de totale bezettingsgraad.
De inzichtelijkheid die projectbeheersoftware biedt in de personeelsbezetting is onmisbaar. Door informatie over hun vaardigheden en ervaring te integreren, wordt het mogelijk om medewerkers in te zetten voor de verschillende projecttaken waar zij het meest effectief zijn. Dit inzicht biedt ook een beter beeld van ieders prestaties, een essentieel aspect bij projectbeheer: het zijn de medewerkers die het project tot leven brengen en vooruit helpen.
Met een personeelsplanningstool zoals Stafiz kunt u de vaardigheden van medewerkers in kaart brengen om hen efficiënt in te zetten, een beeld krijgen van de toekomstige winstmarge op basis van voortgang en omzet, en de bezettingsgraad bijhouden om de prestaties te verbeteren. Bovendien zorgt geautomatiseerde personeelsplanning via een tool voor een nog beter afgestemd beheer van de middelen om aan de vraag van klanten te voldoen.
Digitaliseer uw personeelszaken
Krijg meer inzicht in de bezettingsgraad, stel de beste teams samen en optimaliseer uw bezettingsgraad.
De beste werkwijzen voor een geconsolideerd werkplan zijn gebaseerd op drie pijlers: realtime inzicht, gedetailleerd op mandagen, en waarschuwingen bij overschrijding van drempelwaarden.
Voor een dienstverlenend bedrijf met 50 consultants betekent één procentpunt meer bezettingsgraad al enkele honderdduizenden euro’s aan jaarlijkse omzet: inzicht in de personeelsbezetting is geen organisatorische kwestie, maar een kwestie van winst- en verliesrekening.
Een gebrek aan communicatie
Volgens Bullhorn Research mislukt 57 % van de projecten door een gebrek aan communicatie. En volgens een onderzoek van het Project Management Institute is inefficiënte communicatie de oorzaak van ongeveer één op de drie mislukte projecten, met een risico dat wordt geschat op 75 miljoen dollar per miljard dollar die aan projecten wordt uitgegeven. Wanneer een project op wereldwijd niveau plaatsvindt, kan het gebrek aan communicatie tussen projectleiders en andere belanghebbenden verspreid over de hele wereld de algehele prestaties beïnvloeden en tot vertragingen leiden.
Een communicatieprobleem over de betaling van een leverancier kan bijvoorbeeld leiden tot vertragingen bij de verzending als dit niet correct wordt afgehandeld. Als de communicatie niet soepel en duidelijk verloopt, kan dit grote financiële gevolgen hebben.
Daarnaast is het belangrijk om te onthouden dat regelmatige feedback aan medewerkers over hun prestaties hen kan helpen efficiënter te werken. Positieve feedback over hun prestaties leidt tot een grotere betrokkenheid van hun kant.
Voor een betere communicatie zorgt een personeelsplanningstool of projectbeheersoftware voor een betere uitwisseling van informatie tussen teamleden, leidinggevenden en belanghebbenden. Het doel: iedereen op de juiste plek en op het juiste moment van de juiste informatie voorzien, zodat iedereen op de hoogte is van de voortgang van het project en eventuele obstakels, en suggesties kan doen.
Een gebrek aan organisatorische flexibiliteit
Samenwerken wordt tegenwoordig steeds complexer. Teams werken op afstand en veel bedrijven hebben geen toegang tot digitale tools waarmee ze hun taken en planning kunnen coördineren. Zoals eerder vermeld, hangt dit samen met een gebrek aan communicatie of zichtbaarheid binnen het project. Het heeft ook te maken met het onvermogen van sommige medewerkers om zich aan te passen aan veranderingen, aan verschillende tijdzones wanneer ze contact hebben met andere landen, of aan verschillende manieren van werken.
Het vasthouden aan te statische en verouderde methoden werkt niet meer in een wereld waarin aanpassing aan verandering onontbeerlijk is om goed te blijven presteren. Of het nu gaat om leiderschap of de organisatie van een team: flexibiliteit is de sleutel om te blijven innoveren.
Drie praktijkvoorbeelden laten zien hoe een ERP-systeem voor projectbeheer deze uitdagingen aanpakt zonder dat er nog gebruik hoeft te worden gemaakt van Excel.
Geval #1 — Flexibiliteit bij de personeelsbezetting
Zijn roosterwijzigingen via e-mail of chat tijdrovend?
Herschik je roosters eenvoudig: verschuif, annuleer, wijs toe aan ander personeel.
Voorbeeld 2 — Flexibiliteit bij de facturering
Heb je verschillende soorten projecten met een vaste prijs, op basis van tijd of op basis van een abonnement?
Beheer en automatiseer deze verschillende soorten facturatie rechtstreeks in Stafiz.
Voorbeeld 3 — Flexibiliteit bij het gebruik van uw tools
Gebruiken jullie teams verschillende projectmanagementsoftwarepakketten die niet met elkaar communiceren?
Maak een einde aan dubbele invoer en fouten: Stafiz kan worden geïntegreerd met tal van tools en beschikt over een uitgebreide API-bibliotheek.
Onvoldoende leiderschap van managers
Driekwart van de projecten mislukt door een gebrek aan betrokkenheid van het topmanagement. De Standish Group noemt de steun van het management dan ook als een van de vijf belangrijkste factoren voor het welslagen van een project, nog vóór de kwaliteit van de specificaties of de planning. Omgekeerd staat het ontbreken van steun van het topmanagement in de top 5 van oorzaken van mislukking.
Aangezien het hoger management een belangrijke rol speelt als sponsor van projecten, zouden zij de projectleiders moeten ondersteunen en bij bepaalde belangrijke beslissingen het laatste woord moeten hebben.
Senior managers brengen de projectleider op de hoogte van de doelstellingen en de algemene strategie. In een onderzoek van Project Smart UK werden 1000 projectleiders gevraagd of de rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk waren in de projecten waaraan zij werken. Dit waren hun antwoorden:
- Helemaal mee eens: 2,8 %
- Zijn het ermee eens: 34,3 %
- Zijn het er niet mee eens: 51 %
- Zijn het er sterk mee oneens: 9,7 %
- Weet niet: 2,3 %
Bijna 63 % van hen weet niet wat hun taak is of heeft geen specifieke instructies van hun leidinggevenden gekregen.
Slecht risicobeheer
Microprojecten zijn eenvoudiger te beheren dan macroprojecten: het percentage mislukte projecten met een budget van meer dan 1 miljoen dollar ligt 50 % hoger dan dat van projecten met een budget van minder dan 350.000 dollar. Elk project is uniek en kent zijn eigen onzekerheden op het gebied van risico. In alle gevallen is het altijd beter om het risico te kwantificeren.
Bij het opstellen van een financieel budget moet altijd rekening worden gehouden met een percentage voor risico’s en kostenoverschrijdingen, aangezien dit anders tot spanningen met sponsors of klanten kan leiden. Daarnaast is het belangrijk om projectleiders voor te bereiden door hen een handleiding te geven waarin staat hoe ze met de specifieke risico’s van het project moeten omgaan. Ook is het noodzakelijk om over goede tools te beschikken om de voortgang van het project en de financiële prestaties ten opzichte van het budget te monitoren.
Hulpmiddelen zoals projectbeheersoftware bieden dit langetermijnoverzicht en geven een waarschuwing wanneer een project buiten het budget raakt.
Een gestructureerde aanpak van projectrisicobeheer is gebaseerd op drie indicatoren die voortdurend worden gemonitord:
- Verwachte marge versus gerealiseerde marge,
- Verwachte bezettingsgraad,
- Cumulatieve kalenderafwijking.
Voor IT-bedrijven is de meest nuttige waarschuwing niet „het project loopt uit“, maar „het project loopt nu al uit“ — zeker als dit al in een vroeg stadium in de geconsolideerde winst-en-verliesrekening wordt gesignaleerd.
Visualiseer de prestaties van uw projecten in prognoses
Afwijkingsanalyse: vergelijk de geplande activiteiten met de daadwerkelijk uitgevoerde en geplande activiteiten. Bekijk de financiële gevolgen van uw scenario’s (personeelsbezetting, inkoop, enz.) en ontvang waarschuwingen.
Gebrek aan teamcoördinatie
Als er niet in teamverband wordt gepland met de projectleider en het management, leidt dat onvermijdelijk tot mislukking. Wanneer deze drie managementniveaus geen toegang hebben tot informatie die in realtime wordt bijgewerkt, stevent het project af op een mislukking.
Binnen organisaties moeten er regelmatig coördinatievergaderingen worden gehouden om problemen te bespreken, prestatie-indicatoren te evalueren en de voortgang te volgen. Het is ook een gelegenheid om inzicht te geven in de voortgang van elke afzonderlijke taak.
Bovendien maakt het samenbrengen van de teamleden het brainstormen en het bedenken van ideeën om tot een consensus te komen een stuk eenvoudiger. Dit heeft een grote invloed op de prestaties van het project.
Let op: een impasse in het projectmanagement is niet altijd een openlijk conflict. Meestal gaat het om informatie die niet is doorgegeven tussen de projectleider, de productiedirecteur en de financieel directeur. Op deze drie managementniveaus is het de vertraging in de informatievoorziening die tot mislukking leidt, niet de onwil van de projectbetrokkenen.
Leiderschap zonder kwalificaties
Bij het leiden van een project komen er veel problemen naar voren, en de oplossingen komen niet vanzelf. Om deze problemen op te lossen, hebben organisaties behoefte aan effectieve projectleiders die zich inzetten om het project in de juiste richting te sturen. 80% van de 'zeer succesvolle' projecten wordt geleid door een gecertificeerde projectleider. Daarom vermindert het kiezen van de juiste persoon om het project te leiden – iemand die over de nodige vaardigheden beschikt – het risico op mislukking.
Een van de meest voorkomende redenen waarom een project mislukt, is dat de projectleider niet over de nodige ervaring en technische kennis beschikt om bepaalde tools te beheren. Sommigen beschikken ook niet over de sociale vaardigheden om een project in zijn geheel te leiden, en in sommige gevallen zelfs op mondiaal niveau.
Een ander probleem zou simpelweg een gebrek aan betrokkenheid van het management kunnen zijn. Om het succes van een project te garanderen, moeten leidinggevenden aanwezig zijn en luisteren. Ze moeten hun team en klanten de nodige informatie verstrekken om vooruitgang te boeken en eventuele problemen op te lossen. Een goede leider zijn vereist niet alleen veel vakkennis, maar ook tal van soft skills, zoals communicatie, conflictoplossing en organisatie.
Onregelmatige controle
Als het project halverwege is, kunnen de productieleider en de projectmanager enkele vage signalen over het hoofd zien, zoals problemen met inkomsten en uitgaven, vertragingen ten opzichte van de planning of budgetoverschrijdingen. De managers hebben het erg druk en hebben geen tijd om alle alarmsignalen op te volgen, waardoor de alarmbel pas gaat tijdens de volgende projectstuurgroepvergadering – dat wil zeggen enkele weken nadat het project nog had kunnen worden bijgestuurd.
De enige manier om deze situatie op te lossen, is door gebruik te maken van projectbeheersoftware die de nodige automatisering biedt om waarschuwingssignalen op te volgen. De Stafiz-software, een ERP-systeem voor projectbeheer, biedt deze volledige automatisering voor uw projectbeheer.
U kunt de voortgang, aanpassingen aan het budget en de tijd die aan elke activiteit is besteed bijhouden. Deze software helpt managers om aan andere aspecten van het project te werken zonder tijd te verliezen.
Projectbudgetbewaking, met prognoses
Bekijk Stafiz in 2 minuten in actie
Let op: de kwaliteit van de ingevoerde gegevens is bepalend voor de kwaliteit van de projectsturing. De uitdagingen op het gebied van tijdregistratie bepalen wat er daadwerkelijk in een projectdashboard kan worden weergegeven. Zonder geconsolideerde gegevens leidt het dashboard tot verkeerde beslissingen.
Onderschatting van kosten
Volgens de PMI Pulse of the Profession 2024 bedraagt het gemiddelde percentage mislukte projecten 73,8 %, wat betekent dat één op de vier projecten zijn bedrijfsdoelstellingen niet haalt. Organisaties die ondersteuningsprogramma’s voor projectteams opzetten, boeken volgens hetzelfde rapport een prestatieverbetering van 8,3 procentpunten.
Deze situatie doet zich voor wanneer de doelstellingen niet volgens plan worden gehaald en de projectleider het overzicht over zijn prioriteiten kwijt is. De voortgang van het project kan worden beïnvloed wanneer een team moet wachten tot een ander team zijn taken heeft voltooid om met zijn eigen taken te kunnen beginnen. Dit leidt tot vertraging, en dit gebeurt ook wanneer de organisatie zich te veel richt op de projectmarge en probeert de kosten te verlagen in de veronderstelling dat ze met minder uitgaven en middelen kan leveren.
Bij een IT-dienstverlener gaat een te lage schatting vaak gepaard met te lage facturering: begonnen werkdagen die niet zijn geregistreerd, overuren die niet zijn doorberekend, en aanvullende diensten die op de eindfactuur zijn vergeten. Het verschil tussen de theoretische marge en de daadwerkelijk gerealiseerde marge wordt project na project groter, zonder dat dit uit de geconsolideerde cijfers blijkt vóór de kwartaalafsluiting.
Dit specifieke mechanisme (dat losstaat van productieoverschrijdingen) wordt behandeld in ons artikel „De belangrijkste oorzaken van kostenoverschrijdingen“, en de financiële implicaties ervan worden besproken in „Hoe bereken je de rentabiliteit van een project“.
Hoe voorkom je dat een project mislukt?
Naarmate een project complexer wordt, realiseren managers zich hoe moeilijk het is om bepaalde gegevens te analyseren. Je moet verder gaan dan wat Excel-spreadsheets en andere basistools kunnen bieden om andere projectmanagementprocessen te plannen, uit te voeren en te bewaken.
Het is veel efficiënter om te werken met tools die grafische weergaven zoals Gantt-diagrammen, tijdregistratie, planning en budgettering op één plek samenbrengen. Dat kan met Stafiz.
Een van de belangrijkste redenen voor het succes van een project is dat 77 % van de zeer succesvolle projecten gebruikmaakt van de juiste projectmanagementsoftware. Er is een groot risico op mislukking wanneer 44 % van de projectleiders geen geschikt hulpmiddel gebruikt om met hun team samen te werken.
Hoeveel kost een mislukt project? Checklist in 8 punten
- De reikwijdte, het budget en de kwaliteit vastleggen door voor elke dimensie een numerieke waarde toe te kennen.
- Een werkrooster bijhouden dat in realtime wordt bijgewerkt, niet wekelijks.
- Een uitvoerende sponsor aanwijzen met een vastgestelde beslissingstermijn (48 uur of 72 uur).
- Houd een risicoregister bij dat bij elke mijlpaal wordt gecontroleerd.
- De projectcommunicatie bundelen in één chronologisch overzicht.
- De verwachte en werkelijke marge wekelijks bijhouden, niet tijdens de maandelijkse vergadering.
- Stel automatische waarschuwingsdrempels in voor bezettingsgraad, marge en planning.
- Elke overschrijding die via een aanvullende overeenkomst is goedgekeurd, onmiddellijk doorberekenen.
Om dit niveau van inzicht te verkrijgen (oorspronkelijk budget, afwijkingen bijhouden, resterende werkzaamheden, verwachte marge), biedt Stafiz een module aan die speciaal is bedoeld voor budgetbewaking. U kunt hiermee budgetten opstellen en scenario’s uitwerken, waarschuwingen ontvangen bij overschrijdingen en corrigerende maatregelen vaststellen om de marges te behouden.
Stafiz helpt dienstverlenende bedrijven inzicht te krijgen, hun teams te optimaliseren en hun winstgevendheid te verhogen.
- Worden gewaarschuwd in geval van afwijking
- Anticipeer op uw bedrijf
- Uw gegevens begrijpen
- Blijf flexibel
Veelgestelde vragen over mislukte projecten
De tien meest voorkomende oorzaken zijn het afwijken van de doelstellingen, onduidelijkheid over de personeelsbezetting, gebrekkige communicatie, een starre organisatie, afwezig leiderschap, slecht risicobeheer, onvoldoende teamcoördinatie, ondergekwalificeerd leiderschap, onregelmatige opvolging en het onderschatten van de kosten. Voor IT-dienstverleners hebben de oorzaken die verband houden met personeelsbezetting, opvolging en kosten een directe invloed op de projectmarge.
Volgens het CHAOS-rapport van de Standish Group mislukt 83,9 % van de IT-projecten gedeeltelijk of volledig. Er worden drie niveaus onderscheiden: 16,2% volledig succesvol, 52,7% projecten die met problemen worden opgeleverd (vertraging, overschrijding van het budget, ontbrekende functionaliteiten) en 31,1% regelrechte mislukkingen. De belangrijkste factoren zijn onvolledige vereisten, een gebrek aan betrokkenheid van de gebruiker en het ontbreken van steun van het management.
De onderliggende oorzaak is zelden van technische aard. Het is het gebrek aan gedeeld inzicht tussen de projectleider, de productieleiding en de financiële afdeling — informatie die slechts bij één van deze partijen bekend is, blijft onzichtbaar voor de andere twee, totdat de kloof te groot is om nog te overbruggen.
Een probleem bij projectmanagement is een vastgestelde afwijking tussen de planning en de uitvoering op drie gebieden: projectomvang, tijdschema en kosten. Zolang de afwijking onder de in de projectomschrijving vastgestelde drempel blijft, is er sprake van een afwijking die in de gaten moet worden gehouden. Boven die drempel is er sprake van een probleem dat een expliciete afweging vereist: aanpassing van de projectomvang, doorberekening van kosten of de beslissing om het project stop te zetten.
De meest voorkomende obstakels zijn eerder organisatorisch dan technisch van aard: het ontbreken van een sleutelfiguur, vertraagde goedkeuring door de klant, ontbrekende financiële gegevens voor de commissie, of een impasse tussen twee teams door het ontbreken van een gemeenschappelijk communicatiekanaal. Een ERP-systeem voor projectbeheer vermindert deze knelpunten door gegevens te consolideren en waarschuwingen te automatiseren.
Vier vroege signalen: het werkplan wordt bijgehouden in Excel en loopt niet synchroon, de stuurgroepvergadering wordt meer dan twee keer achter elkaar afgezegd, de financiële rapportage komt pas na de maandafsluiting binnen, en de werkelijke marge is pas na afloop van het project bekend. Als drie van deze signalen zich voordoen, begint het project al uit de hand te lopen.
