Comment choisir un outil de suivi de projet ?

Choisir un outil de suivi de projet peut sembler compliqué car il existe pléthore de logiciels qui semblent tous plus ou moins correspondre au besoin. Cependant, c’est loin d’être le cas. Ils ne se ressemblent pas forcément et ont chacun leurs spécificités.

Pour bien le choisir, il est important de suivre certaines étapes pour ne pas se perdre, et s’assurer que le logiciel choisi répond parfaitement à vos besoins spécifiques.

Un outil efficace de suivi de projet permet notamment :

• d’accélérer la réalisation d’un projet,
• d’identifier les points de blocage d’un projet pour les résoudre,
• d’améliorer la rentabilité d’un projet,
• de suivre la progression d’un projet.

Priorisez vos objectifs pour choisir un outil adapté

Trois objectifs peuvent être poursuivis dans le management de projet : l’organisation, la rentabilité et la communication.

Bien que ces objectifs soient tous importants pour les équipes travaillant en mode projet, il se peut que l’ordre de priorité diffère.

• Organisation : c’est un objectif clé du suivi de projet. Il faut pouvoir affecter les tâches du projet aux différents acteurs, et suivre quelles tâches ont été réalisées, et quelles tâches restent à faire.
  

• Rentabilité et pilotage : même si le projet n’est pas vendu, il y a toujours des coûts derrière un projet. Le temps passé représente souvent le premier poste. Il faut qu’il reste aligné avec les objectifs initiaux, sans quoi la rentabilité s’en trouve affectée. Si le projet est vendu, cet objectif doit être particulièrement suivi, et les différents types de coûts remontés dans le suivi du projet.
  

• Communication : faciliter les interactions entre les différents acteurs du projet (comme les clients ou les sous-traitants) peut aussi être un enjeu majeur de la conduite de projet.

La plupart des outils de suivi de projets peuvent vous permettre d’atteindre les 3 objectifs, mais chacun a sa spécialité.

Tableau des principaux objectifs du suivi de projet :

Découvrir le pilotage de projet dans Stafiz

Précisez vos besoins en fonctionnalités

Pour bien choisir votre outil de gestion de projet,  il est nécessaire de préciser vos attentes sur chacun des critères qui comptent pour vous.

A ce stade, vous pouvez décider de rédiger un cahier des charges complet, ou simplement de lister les critères attendus de manière détaillée pour pouvoir les valider dans votre phase de benchmark.

Les critères liés à la gestion de projet

Dans la gestion de projet pure, il est d’abord nécessaire d’organiser le projet et de le découper en tâches afin de faciliter l’avancement, et ainsi réduire le risque d’échec du projet.

Submergé par les offres disponibles sur le marché ? Choisissez et complétez cette liste de critères de sélection :

• pouvoir créer et affecter des tâches et des sous-tâches du projet ;
• pouvoir déterminer un objectif de temps à passer ou de deadline sur ces tâches ;
• pouvoir créer un brief détaillé de la tâche ;
• pouvoir planifier le projet et visualiser la planification dans une vue Gantt ;
• connaître les connexions entre les tâches pour identifier les éventuels « bottlenecks » ;
• être capable de différencier les types de tâches : points de suivis, actions ponctuelles, tâches programmées ou réalisées.

Si ces critères sont remplis par le logiciel de suivi de projet, vous serez à même d’organiser efficacement les projets, et de permettre à chaque acteur de bien gérer ses tâches et sa contribution dans le projet.

Les critères liés au suivi des coûts du projet

Un projet qui est terminé ne rime pas forcément avec un succès. Il faut aussi que le projet ait été réalisé dans le budget qui était initialement prévu.

Une bonne gestion permet d’enregistrer les différents coûts sur les projets (temps passé en interne, achats de sous-traitance, frais, achats de produits…) et d’indiquer aux responsables suffisamment longtemps à l’avance si le projet est en risque de dépassement budgétaire.

Listez et personnalisez les critères suivants liés au pilotage financier du projet en fonction de votre besoin afin de vérifier que les logiciels de suivi de projet que vous regardez répondent au besoin :

• pouvoir suivre les temps passés sur les projets et les tâches et calculer les coûts associés ;
• pouvoir suivre les coûts de sous-traitance ;
• pouvoir remonter les frais non refacturables (comme les frais de déplacement) ;
• pouvoir suivre les produits vendus (s’il y en a) et les coûts associés ;
• connaître la marge à date et à terminaison en calculant le reste à faire ;
• être informé en cas de dépassement par rapport au budget ;
• suivre la valeur de la production réalisée et de production future ;
• pouvoir facturer les projets ;
• pouvoir suivre des indicateurs clés de performance des projets.

Si votre logiciel de suivi de projet vous permet de réaliser ces différentes actions, alors vous serez capables de mieux suivre la performance des projets. Vous connaîtrez aussi suffisamment tôt les projets qui dévient de leur budget, et vous pourrez corriger le tir pour améliorer la marge.

Profitez de notre exemple de tableau de benchmark sur Excel !

En fonction de l’importance de chacun des critères, vous pouvez donner une pondération aux réponses, pour déterminer une note globale et classer les différentes solutions.

Télécharger le modèle de benchmark

Négociez avec le fournisseur de l’outil de suivi

Pour sécuriser votre achat, il est important de signer un contrat qui encadre votre utilisation, ainsi que les tarifs associés.

Souvenez-vous qu’il est possible de négocier avec les vendeurs de la solution. Vous pouvez obtenir des remises, en vous engageant sur une certaine durée par exemple.

Assurez-vous d’avoir bien validé les tarifs sur la durée du contrat, le montant facturé pour la prestation de déploiement de l’outil de suivi de projet.

Stafiz aide les sociétés de services à gagner en visibilité et à mieux suivre leurs projets grâce à des données en temps réel. Les projets sont mieux gérés, les écarts par rapport au budget sont identifiés longtemps à l’avance pour faciliter les actions correctrices

Pour en savoir plus sur le pilotage et le suivi de projet dans Stafiz, visitez la page dédiée.

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