Hoe kies je een tool voor projectmonitoring?

19 juni 2023

Het kiezen van een projecttrackingtool kan ingewikkeld lijken, omdat er een overvloed aan software is die allemaal min of meer aan de eisen lijken te voldoen. Dit is echter verre van het geval. Ze zien er niet noodzakelijkerwijs hetzelfde uit en hebben allemaal hun eigen specifieke kenmerken.

Om te kiezen is het belangrijk om bepaalde stappen te volgen om te voorkomen dat je verdwaalt en om ervoor te zorgen dat de software die je kiest perfect voldoet aan je specifieke behoeften.

Met een effectief instrument voor projectmonitoring is het mogelijk om :

de voltooiing van een project versnellen,
knelpunten in projecten identificeren en oplossen,
de winstgevendheid van een project verbeteren,
de voortgang van een project bewaken.

Prioriteer je doelstellingen om de juiste tool te kiezen

Drie doelstellingen kunnen worden nagestreefd in projectmanagement organisatie, winstgevendheid en communicatie.

Hoewel deze doelstellingen allemaal belangrijk zijn voor teams die in projectmodus werken, kan de volgorde van prioriteit verschillen.

Organisatie: Dit is een belangrijk doel van projectmonitoring. Je moet in staat zijn om projecttaken toewijzen aan de verschillende betrokkenen en bijhouden welke taken voltooid zijn en welke nog gedaan moeten worden.

Winstgevendheid en management : Zelfs als het project niet wordt verkocht, zijn er altijd kosten verbonden aan een project. De bestede tijd is vaak de eerste kostenpost. Deze moet in lijn worden gehouden met de oorspronkelijke doelstellingen, anders wordt de winstgevendheid aangetast. Als het project wel wordt verkocht, moet deze doelstelling nauwlettend in de gaten worden gehouden en moeten de verschillende soorten kosten worden geregistreerd in het projectvolgsysteem.

Communicatie : Het vergemakkelijken van de interactie tussen de verschillende belanghebbenden bij het project (zoals klanten of onderaannemers) kan ook een grote uitdaging zijn op het gebied van projectmanagement.

De meeste projectvolgprogramma's kunnen je helpen om alle 3 de doelstellingen te bereiken, maar elk programma heeft zijn eigen specialiteit.

Tabel met belangrijkste doelstellingen voor projectbewaking :

Projectorganisatie	Projectbeheer (bewaking van de bestede tijd, bewaking van de kosten ten opzichte van het budget)	Communicatie
Gebruik een tool voor taakbeheer zoals Trello, Asana of hun equivalenten.	Gebruik een projecttrackingtool zoals Stafiz of Monday.	Ga over op een hulpmiddel zoals MS Project.

Ontdek projectbeheer in Stafiz

Specificeer je functionaliteitsvereisten

Om de juiste projectmanagementtool te kiezen, moet je je verwachtingen bepalen in termen van elk van de criteria die voor jou belangrijk zijn.

In dit stadium kunt u beslissen om een volledige specificatie op te stellen of gewoon een gedetailleerde lijst van de criteria te maken zodat u ze kunt valideren in uw benchmarkingfase.

*Aspecten waarmee u rekening moet houden in uw benchmark*

Projectmanagementcriteria

Bij puur projectmanagement moet je eersthet project organiseren en het opdelen in taken om de voortgang te vergemakkelijken en zo het risico op mislukking van het project te verminderen.

Overweldigd door het aanbod op de markt? Kies en vul deze lijst met selectiecriteria in:

projecttaken en subtaken kunnen creëren en toewijzen ;
een streeftijd of deadline kunnen bepalen voor deze taken;
maak een gedetailleerde briefing voor de taak ;
het project kunnen plannen en de planning kunnen visualiseren in een Gantt-weergave ;
de verbindingen tussen taken kennen om mogelijke knelpunten te identificeren;
onderscheid kunnen maken tussen soorten taken: vervolgpunten, eenmalige acties, geplande of voltooide taken.

Als de projecttracking software aan deze criteria voldoet, kun je projecten effectief organiseren en elke speler in staat stellen zijn taken en bijdrage aan het project te beheren.

Criteria voor het monitoren van projectkosten

Een afgerond project is niet per definitie een succes. Het project moet ook afgerond zijn binnen het oorspronkelijk geplande budget.

Een goed beheer maakt het mogelijk om de verschillende projectkosten te registreren (intern bestede tijd, aankopen van onderaannemers, uitgaven, productaankopen, enz. overbesteding dreigt.

Maak een lijst van de volgende criteria met betrekking tot het financieel beheer van het project en pas ze aan volgens je behoeften om te controleren of de projectmonitoringsoftware die je bekijkt aan je eisen voldoet:

de tijd bijhouden die aan projecten en taken wordt besteed en de bijbehorende kosten berekenen;
de kosten van onderaanneming kunnen controleren;
niet-factureerbare kosten (zoals reiskosten) in rekening kunnen brengen;
(Eventuele) verkochte producten en bijbehorende kosten bijhouden;
de marge tot op heden en tot voltooiing kennen door het resterende werk te berekenen;
om geïnformeerd te worden als het budget wordt overschreden;
de waarde van de gerealiseerde productie en toekomstige productie controleren;
projecten kunnen factureren ;
belangrijke prestatie-indicatoren van projecten kunnen bewaken.

Als je projectvolgsoftware je in staat stelt om deze verschillende acties uit te voeren, dan zul je beter in staat zijn om de projectprestaties te volgen. Je zult ook in staat zijn om in een vroeg stadium projecten te identificeren die afwijken van hun budget. projecten die afwijken van hun budgeten kun je corrigerende maatregelen nemen om de marges te verbeteren.

Lees voor een diepgaandere analyse ons ebook over financieel beheer van projecten.

Het e-book downloaden

Criteria met betrekking tot communicatie tussen belanghebbenden bij het project

Tools voor projectmonitoring moeten ook de samenwerking vergemakkelijken tussen de verschillende spelers die bij het project betrokken zijn. Niet alleen degenen die bij het project betrokken zijn, maar ook onderaannemers en de eindklanten van het project.

In een context van verspreide teams is het noodzakelijk dat de projectmonitoringsoftware het mogelijk maakt om acties te volgen met behulp van "workflows" en het mogelijk maakt om beveiligde toegang mogelijk maakt die kan worden geconfigureerd op basis van het bereik van elk individu.

Hier is een lijst met selectiecriteria voor het kiezen van een projectmanagementtool:

workflows en meldingen kunnen maken tussen de verschillende mensen die bij het project betrokken zijn;
een discussiedraad over projecten en hun taken kunnen volgen;
rechten en perimeters kunnen instellen waarmee je de voortgang van je teams op een veilige manier kunt bewaken;
beveiligde toegang kunnen geven aan onderaannemers.

Hoe is de softwareleverancier gepositioneerd?

Naast het vermogen van het product om de planning, prestatiebewaking, organisatie en communicatie te verbeteren, zijn er nog andere zaken waar je rekening mee moet houden bij het maken van je keuze.

Kies software die gebruikersgegevens beschermt

Kies voor een software-uitgever die niet aarzelt om transparant te zijn over hoe gebruikersgegevens worden verwerkt.

Om uw gegevens en die van uw werknemers te beschermen, is hier een reeks vragen om uzelf te stellen.

Waar worden uw gegevens gehost?

Zorg ervoor dat het hostingbedrijf voldoet aan je interne beleid.

Wat is uw beveiligingsbeleid?

Elke software-uitgever moet u bewijzen dat hij de nodige maatregelen heeft genomen om de veiligheid van uw gegevens te garanderen.

Hoe gaat u om met persoonlijke gegevens?

De uitgever moet ook een duidelijke voorsprong hebben op het gebied van persoonlijke gegevens, waarop de geldende wetgeving van toepassing is.

Wie heeft toegang tot je omgeving?

De uitgever moet ook een intern beleid hebben om de toegang tot je projectgegevens te beperken.

Meer informatie over ondersteuning en diensten

Ondersteuning tijdens de implementatie van je nieuwe tool is ook een belangrijk element om rekening mee te houden.

Om het meeste uit een projectmonitoringprogramma te halen, moet je in staat zijn om het effectief kunnen configurerenuw gegevens importeren, het koppelen aan uw bestaande tools en gebruikers trainen.

Alleen door de teams van de software-uitgever of door een integrator of door een integrator kunt u de volledige controle over de tool krijgen. Vraag uitgevers om uit te leggen hoe hun projecten werken: wie heeft de leiding, hoeveel tijd wordt er besteed aan het helpen van u, en hoe ondersteuning en onderhoud werken.

Een benchmark uitvoeren om de instrumenten voor projectmonitoring te evalueren

Nu je alle criteria hebt opgesomd, kun je een bestand maken om de reacties van elke verkoper te analyseren.

Afhankelijk van het belang kun je de antwoorden wegen om een totaalscore te bepalen en de verschillende oplossingen rangschikken.

Bekijk onze voorbeeldbenchmark-tabel in Excel!

Afhankelijk van het belang van elk criterium kun je de antwoorden wegen om een totaalscore te bepalen en de verschillende oplossingen te rangschikken.

Het benchmarkmodel downloaden

Onderhandelen met de leverancier van het controle-instrument

Om de veiligheid van je aankoop te garanderen, is het belangrijk om een contract te ondertekenen waarin uw gebruiken de bijbehorende tarieven.

Vergeet niet dat je kunt onderhandelen met de leveranciers van de oplossing. Je kunt kortingen krijgen door bijvoorbeeld een bepaalde periode af te spreken.

Zorg ervoor dat je de tarieven voor de duur van het contract en het gefactureerde bedrag voor de implementatiedienst van de projectmonitoringtool hebt gevalideerd.

Stafiz helpt servicebedrijven hun zichtbaarheid te vergroten en hun projecten te bewaken met realtime gegevens. Projecten worden beter beheerd en afwijkingen van het budget worden ruim van tevoren geïdentificeerd, zodat er gemakkelijker corrigerende maatregelen kunnen worden genomen.

Ga naar de speciale pagina voor meer informatie over projectbeheer en -monitoring in Stafiz.

Beheer uw projecten met Stafiz