Wie wählt man ein Tool zur Projektverfolgung aus?

Die Auswahl eines Projektverfolgungstools kann kompliziert erscheinen, da es eine Fülle von Software gibt, die alle mehr oder weniger dem Bedarf zu entsprechen scheinen. Dies ist jedoch bei weitem nicht der Fall. Sie ähneln sich nicht unbedingt und haben alle ihre eigenen Besonderheiten.

Um richtig sie auszuwählen, ist es wichtig, einige Schritte zu befolgen, um nicht den Überblick zu verlieren und sicherzustellen, dass die gewählte Software Ihren spezifischen Bedürfnissen voll und ganz entspricht.

Ein effektives Tool zur Projektverfolgung ermöglicht unter anderem :

• die Durchführung eines Projekts zu beschleunigen,
• Blockadepunkte in einem Projekt zu erkennen, um sie zu lösen,
• die Rentabilität eines Projekts zu verbessern,
• den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen.

Priorisieren Sie Ihre Ziele, um ein geeignetes Werkzeug auszuwählen

Drei Ziele können im Projektmanagement : Organisation, Wirtschaftlichkeit und Kommunikation.

Obwohl diese Ziele für Teams, die im Projektmodus arbeiten, alle wichtig sind, kann es sein, dass die Reihenfolge der Prioritäten unterschiedlich ist.

• Organisation : dies ist ein Schlüsselziel der Projektverfolgung. Sie müssen in der Lage sein die Aufgaben des Projekts zuordnen den verschiedenen Akteuren zuordnen und verfolgen, welche Aufgaben erledigt wurden und welche Aufgaben noch zu erledigen sind.
  

• Kosteneffizienz und Steuerung : auch wenn das Projekt nicht verkauft wird, fallen hinter einem Projekt immer Kosten an. Der Zeitaufwand stellt oft den größten Posten dar. Er muss mit den ursprünglichen Zielen in Einklang gebracht werden, da sonst die Rentabilität beeinträchtigt wird. Wenn das Projekt verkauft wird, muss dieses Ziel besonders im Auge behalten werden und die verschiedenen Kostenarten müssen in der Projektverfolgung aufgezeigt werden.
  

• Kommunikation : Die Interaktion zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten (wie Kunden oder Subunternehmern) zu erleichtern, kann ebenfalls ein wichtiges Anliegen des Projektmanagements sein.

Die meisten Tools zur Projektverfolgung können Ihnen helfen, alle drei Ziele zu erreichen, aber jedes hat seine eigene Spezialität.

Tabelle mit den wichtigsten Zielen der Projektüberwachung :

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Präzisieren Sie Ihren Bedarf an Funktionen

Um Ihr Projektmanagement-Tool richtig auszuwählen, müssen Sie Ihre Erwartungen an jedes einzelne Kriterium, das für Sie wichtig ist, präzisieren.

In dieser Phase können Sie entscheiden, ob Sie ein vollständiges Lastenheft verfassen oder einfach die erwarteten Kriterien detailliert auflisten, um sie in Ihrer Benchmark-Phase validieren zu können.

Kriterien im Zusammenhang mit dem Projektmanagement

Im reinen Projektmanagement ist es zunächst notwendig, dasdas Projekt zu organisieren und in Aufgaben zu unterteilen, um den Fortschritt zu erleichtern und so das Risiko des Scheiterns des Projekts zu verringern.

Sind Sie von den auf dem Markt verfügbaren Angeboten überwältigt? Wählen und vervollständigen Sie diese Liste mit Auswahlkriterien :

• Aufgaben und Unteraufgaben des Projekts erstellen und zuweisen können ;
• ein Zeitziel oder eine Deadline für diese Aufgaben festlegen können ;
• eine detaillierte Aufgabenbeschreibung erstellen können ;
• das Projekt planen und die Planung in einer Gantt-Ansicht visualisieren können ;
• die Verbindungen zwischen den Aufgaben kennen, um mögliche "Bottlenecks" zu erkennen ;
• in der Lage sein, zwischen verschiedenen Arten von Aufgaben zu unterscheiden: Nachverfolgungspunkte, einmalige Aktionen, geplante oder durchgeführte Aufgaben.

Wenn diese Kriterien von der Projektverfolgungssoftware erfüllt werden, sind Sie in der Lage, Projekte effektiv zu organisieren und es jedem Akteur zu ermöglichen, seine Aufgaben und seinen Beitrag zum Projekt gut zu verwalten.

Kriterien im Zusammenhang mit der Überwachung der Projektkosten

Ein abgeschlossenes Projekt ist nicht unbedingt gleichbedeutend mit einem Erfolg. Das Projekt muss auch innerhalb folgender Grenzen durchgeführt worden sein innerhalb des Budgets, das ursprünglich vorgesehen war.

Eine gute Verwaltung ermöglicht es, die verschiedenen Kosten für Projekte zu erfassen (intern aufgewendete Zeit, Einkäufe von Subunternehmern, Spesen, Produktkäufe ...) und den Verantwortlichen lange genug im Voraus mitzuteilen, ob das Projekt im Risiko einer Budgetüberschreitung steht..

Listen Sie die folgenden Kriterien im Zusammenhang mit der finanziellen Steuerung des Projekts auf und passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an, um zu überprüfen, ob die Projektverfolgungssoftware, die Sie sich ansehen, den Bedarf erfüllt:

• die für Projekte und Aufgaben aufgewendete Zeit verfolgen und die damit verbundenen Kosten berechnen können ;
• die Kosten für die Vergabe von Unteraufträgen verfolgen können ;
• nicht weiterverrechenbare Kosten (wie Reisekosten) hochrechnen können ;
• die verkauften Produkte (falls vorhanden) und die damit verbundenen Kosten verfolgen können ;
• die Marge zum Zeitpunkt und bis zum Ende der Laufzeit kennen, indem Sie den Restbetrag berechnen ;
• bei Überschreitungen gegenüber dem Budget informiert werden ;
• den Wert der realisierten und der zukünftigen Produktion verfolgen ;
• Projekte in Rechnung stellen können ;
• in der Lage sein, wichtige Indikatoren für die Projektleistung zu verfolgen.

Wenn Ihre Projektverfolgungssoftware Ihnen diese verschiedenen Aktionen ermöglicht, dann sind Sie in der Lage, die Leistung von Projekten besser zu verfolgen. Sie werden auch früh genug wissen, welche Projekte, die von ihrem Budget abweichenSie können dann korrigierend eingreifen, um die Gewinnspanne zu verbessern.

Nutzen Sie unser Beispiel für eine Benchmark-Tabelle in Excel!

Je nachdem, wie wichtig die einzelnen Kriterien sind, können Sie die Antworten gewichten, um eine Gesamtnote zu ermitteln und die verschiedenen Lösungen zu klassifizieren.

Benchmark-Vorlage herunterladen

Verhandeln Sie mit dem Anbieter des Tracking-Tools

Um Ihren Kauf abzusichern, ist es wichtig, dass Sie einen Vertrag, der Ihre Nutzung einrahmtDer Vertrag muss einen bestimmten Inhalt haben und die damit verbundenen Gebühren enthalten.

Denken Sie daran, dass es möglich ist, mit den Verkäufern der Lösung zu verhandeln. Sie können Rabatte erhalten, indem Sie sich z. B. für einen bestimmten Zeitraum verpflichten.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Preise über die Vertragslaufzeit bestätigt haben, den Betrag, der für die Leistung der Einführung des Projektverfolgungstools in Rechnung gestellt wird.

Stafiz hilft Dienstleistungsunternehmen, ihre Sichtbarkeit zu erhöhen und ihre Projekte besser zu verfolgen dank Daten in Echtzeit. Die Projekte werden besser verwaltet, Abweichungen vom Budget werden lange im Voraus erkannt, um Korrekturmaßnahmen zu erleichtern.

Um mehr über die Projektsteuerung und -verfolgung in Stafiz zu erfahren, besuchen Sie die entsprechende Seite.

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