Wie wählt man ein Projektüberwachungstool aus?

Die Auswahl eines Tools zur Projektverfolgung kann kompliziert erscheinen, da es eine Vielzahl von Software gibt, die alle mehr oder weniger den Anforderungen zu entsprechen scheinen. Dies ist jedoch bei weitem nicht der Fall. Sie sehen nicht unbedingt gleich aus und haben jeweils ihre eigenen Besonderheiten.

Um die richtige Software auszuwählen, ist es wichtig, bestimmte Schritte zu befolgen, um sich nicht zu verlaufen und sicherzustellen, dass die gewählte Software perfekt auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Ein effektives Projektüberwachungstool ermöglicht Folgendes:

• die Fertigstellung eines Projekts zu beschleunigen,
• die Blockaden eines Projekts zu identifizieren, um sie zu lösen,
• die Rentabilität eines Projekts zu verbessern,
• Verfolgen Sie den Fortschritt eines Projekts.

Priorisieren Sie Ihre Ziele, um das richtige Tool auszuwählen

Im Projektmanagement können drei Ziele verfolgt werden: Organisation, Wirtschaftlichkeit und Kommunikation.

Obwohl diese Ziele für Teams, die im Projektmodus arbeiten, wichtig sind, kann die Reihenfolge der Prioritäten unterschiedlich sein.

• Organisation: Dies ist ein wesentliches Ziel des Projektmonitorings. Es ist notwendig, die Projektaufgaben den verschiedenen Akteuren zuordnen zu können und nachzuvollziehen, welche Aufgaben erledigt wurden und welche Aufgaben noch zu erledigen sind.
  

• Rentabilität und Management: Auch wenn das Projekt nicht verkauft wird, stecken immer Kosten hinter einem Projekt. Die aufgewendete Zeit ist oft der erste Punkt. Es muss an den ursprünglichen Zielen ausgerichtet bleiben, da sonst die Rentabilität beeinträchtigt wird. Wird das Projekt verkauft, muss dieses Ziel besonders überwacht werden und die verschiedenen Kostenarten müssen in der Projektüberwachung ausgewiesen werden.
  

• Kommunikation: Die Erleichterung der Interaktion zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten (z. B. Kunden oder Subunternehmern) kann ebenfalls eine große Herausforderung im Projektmanagement sein.

Die meisten Projektverfolgungstools können Ihnen helfen, alle 3 Ziele zu erreichen, aber jedes hat seine eigene Spezialität.

Tabelle der Hauptziele der Projektüberwachung:

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Spezifizieren Sie Ihre Funktionsanforderungen

Um das richtige Projektmanagement-Tool auszuwählen, ist es notwendig, Ihre Erwartungen an jedes der für Sie wichtigen Kriterien zu spezifizieren.

In dieser Phase können Sie sich entscheiden, eine vollständige Spezifikation zu schreiben oder einfach die erwarteten Kriterien im Detail aufzulisten, um sie in Ihrer Benchmarking-Phase validieren zu können.

Kriterien im Zusammenhang mit dem Projektmanagement

Im reinen Projektmanagement ist es zunächst notwendig, das Projekt zu organisieren und in Aufgaben zu zerlegen, um den Fortschritt zu erleichtern und so das Risiko eines Projektscheiterns zu verringern.

Überwältigt von den Angeboten auf dem Markt? Wählen Sie diese Liste von Selektionskriterien aus und vervollständigen Sie sie:

• In der Lage sein, Aufgaben und Unteraufgaben im Projekt zu erstellen und zuzuweisen.
• Sie müssen in der Lage sein, ein Zeit- oder Terminziel für diese Aufgaben festzulegen.
• In der Lage sein, ein detailliertes Briefing der Aufgabe zu erstellen.
• In der Lage sein, das Projekt zu planen und den Zeitplan in einer Gantt-Ansicht zu visualisieren.
• Kennen Sie die Verbindungen zwischen Aufgaben, um mögliche Engpässe zu identifizieren.
• In der Lage sein, zwischen Arten von Aufgaben zu unterscheiden: Nachverfolgungspunkte, einmalige Aktionen, geplante oder abgeschlossene Aufgaben.

Wenn diese Kriterien von der Projektüberwachungssoftware erfüllt werden, können Sie Projekte effizient organisieren und jedem Akteur die Möglichkeit geben, seine Aufgaben und seinen Beitrag zum Projekt zu verwalten.

Kriterien im Zusammenhang mit der Überwachung der Projektkosten

Ein abgeschlossenes Projekt bedeutet nicht zwangsläufig Erfolg. Das Projekt muss zudem innerhalb des ursprünglich geplanten Budgets durchgeführt worden sein.

Ein gutes Management ermöglicht es, die verschiedenen Kosten für Projekte (intern aufgewendete Zeit, Einkäufe von Subunternehmern, Ausgaben, Produktkäufe usw.) zu erfassen und den Managern rechtzeitig mitzuteilen, ob das Projekt von Budgetüberschreitungen bedroht ist.

Listen Sie die folgenden Kriterien in Bezug auf das Finanzmanagement des Projekts auf und passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an, um zu überprüfen, ob die Projektüberwachungssoftware, die Sie sich ansehen, den Anforderungen entspricht:

• Sie können die für Projekte und Aufgaben aufgewendete Zeit verfolgen und die damit verbundenen Kosten berechnen.
• in der Lage sein, die Kosten für die Vergabe von Unteraufträgen zu verfolgen;
• in der Lage sein, nicht erstattungsfähige Ausgaben (z. B. Reisekosten) zu melden;
• in der Lage sein, die verkauften Produkte (falls vorhanden) und die damit verbundenen Kosten zu verfolgen;
• Kennen Sie die Marge zum Zeitpunkt und am Ende, indem Sie den verbleibenden Betrag berechnen;
• im Falle einer Überschreitung des Budgets unterrichtet zu werden;
• Überwachung des Wertes der realisierten und zukünftigen Produktion;
• in der Lage sein, Projekte in Rechnung zu stellen;
• In der Lage sein, Projekt-KPIs zu verfolgen.

Wenn Ihre Projektverfolgungssoftware es Ihnen ermöglicht, diese verschiedenen Aktionen durchzuführen, können Sie die Leistung von Projekten besser überwachen. Außerdem wissen Sie frühzeitig, welche Projekte von ihrem Budget abweichen, und Sie können den Kurs korrigieren, um die Marge zu verbessern.

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Abhängig von der Wichtigkeit der einzelnen Kriterien können Sie die Antworten gewichten, um eine Gesamtpunktzahl zu ermitteln und die verschiedenen Lösungen zu bewerten.

Laden Sie die Benchmark-Vorlage herunter

Verhandeln Sie mit dem Anbieter des Tracking-Tools

Um Ihren Kauf zu sichern, ist es wichtig, einen Vertrag zu unterzeichnen, der Ihre Nutzung sowie die damit verbundenen Preise regelt.

Denken Sie daran, dass es möglich ist, mit den Anbietern der Lösung zu verhandeln. Sie können Rabatte erhalten, indem Sie sich beispielsweise auf einen bestimmten Zeitraum festlegen.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Tarife über die Vertragslaufzeit validiert haben, d. h. den Betrag, der für den Bereitstellungsdienst des Projektüberwachungstools in Rechnung gestellt wurde.

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