¿Cómo elegir una herramienta de seguimiento de proyectos?

Elegir una herramienta de seguimiento de proyectos puede parecer complicado, ya que existe una gran cantidad de programas que más o menos se ajustan a todo. Sin embargo, no es así. No son necesariamente iguales y cada uno tiene sus características específicas.

Para elegir el adecuado, es importante seguir ciertos pasos para no perderse y asegurarse de que el software elegido se adapte perfectamente a sus necesidades específicas.

Una herramienta eficaz de seguimiento de proyectos permite:

• acelerar la finalización de un proyecto,
• identificar los puntos de bloqueo de un proyecto con el fin de resolverlos,
• mejorar la rentabilidad de un proyecto,
• Realizar un seguimiento del progreso de un proyecto.

Prioriza tus objetivos para elegir la herramienta adecuada

En la gestión de proyectos se pueden perseguir tres objetivos: organización, rentabilidad y comunicación.

Si bien todos estos objetivos son importantes para los equipos que trabajan en modo de proyecto, el orden de prioridad puede diferir.

• Organización: este es un objetivo clave del seguimiento de proyectos. Es necesario poder asignar las tareas del proyecto a los diferentes actores, y hacer un seguimiento de las tareas que se han completado y las que quedan por hacer.
  

• Rentabilidad y gestión: aunque el proyecto no se venda, siempre hay costes detrás de un proyecto. El tiempo invertido suele ser el primer elemento. Debe mantenerse alineado con los objetivos iniciales, de lo contrario la rentabilidad se ve afectada. Si el proyecto se vende, este objetivo debe ser monitoreado particularmente, y los diferentes tipos de costos deben ser reportados en el monitoreo del proyecto.
  

• Comunicación: facilitar las interacciones entre las distintas partes interesadas del proyecto (como clientes o subcontratistas) también puede ser un reto importante en la gestión de proyectos.

La mayoría de las herramientas de seguimiento de proyectos pueden ayudarte a alcanzar los 3 objetivos, pero cada uno tiene su propia especialidad.

Tabla de los principales objetivos del seguimiento de proyectos:

Descubre la gestión de proyectos en Stafiz

Especifica tus requisitos de funcionalidad

Para elegir la herramienta de gestión de proyectos adecuada, debes  definir tus expectativas en función de cada uno de los criterios que son importantes para usted. 

En esta fase, puedes elaborar un pliego de condiciones completo o simplemente enumerar los criterios en detalle para poder validarlos en la fase de evaluación comparativa.

Criterios relacionados con la gestión de proyectos

En la gestión de proyectos pura y dura, primero hay que organizar el proyecto y dividirlo en tareas para facilitar el progreso y reducir el riesgo de fracaso del proyecto..

¿Abrumado por las ofertas disponibles en el mercado? Elige y completa esta lista de criterios de selección:

• Ser capaz de crear y asignar tareas y subtareas en el proyecto.
• Ser capaz de establecer un objetivo de tiempo o plazo para estas tareas.
• Ser capaz de crear un resumen detallado de la tarea.
• Ser capaz de planificar el proyecto y visualizar el cronograma en una vista de Gantt.
• Conocer las conexiones entre tareas para identificar posibles cuellos de botella.
• Ser capaz de diferenciar entre tipos de tareas: puntos de seguimiento, acciones puntuales, tareas programadas o finalizadas.

Si el software de seguimiento de proyectos cumple con estos criterios, podrá organizar los proyectos de manera eficiente y permitir que cada actor administre sus tareas y su contribución al proyecto.

Criterios relacionados con el seguimiento de los costos de los proyectos

Un proyecto que está terminado no significa necesariamente éxito. Además, el proyecto debe haberse llevado a cabo dentro del presupuesto previsto inicialmente.

Una buena gestión permite registrar los distintos costes de los proyectos (tiempo empleado internamente, compras de subcontratación, gastos, compras de productos, etc.) e indicar a los responsables con suficiente antelación si el proyecto corre el riesgo de sobrepasar el presupuesto.

Enumere y personalice los siguientes criterios relacionados con la gestión financiera del proyecto de acuerdo con sus necesidades para verificar que el software de seguimiento de proyectos que está buscando satisface la necesidad:

• Ser capaz de realizar un seguimiento del tiempo dedicado a proyectos y tareas y calcular los costos asociados.
• ser capaz de realizar un seguimiento de los costes de subcontratación;
• ser capaz de informar sobre gastos no refacturables (como gastos de viaje);
• ser capaz de realizar un seguimiento de los productos vendidos (si los hubiera) y los costes asociados;
• conocer el margen a la fecha y al final calculando el monto restante a realizar;
• ser informados si se supera el presupuesto;
• monitorear el valor de la producción realizada y futura;
• ser capaz de facturar proyectos;
• Ser capaz de realizar un seguimiento de los KPI del proyecto.

Si tu software de seguimiento de proyectos permite llevar a cabo estas diferentes acciones, podrás controlar mejor el rendimiento del proyecto. También podrás identificar en una fase temprana cualquier proyecto que se desvíe de su presupuestoy podrás tomar medidas correctivas para mejorar los márgenes.

¡Aprovecha nuestro ejemplo de una tabla de referencia en Excel!

Dependiendo de la importancia de cada uno de los criterios, se puede dar un peso a las respuestas, para determinar una puntuación global y clasificar las diferentes soluciones.

Descargar la plantilla de referencia

Negocie con el proveedor de la herramienta de seguimiento

Para garantizar la seguridad de tu compra, es importante firmar un contrato que regule el usoy las tarifas asociadas.

Recuerde que es posible negociar con los proveedores de la solución. Puede obtener descuentos, comprometiéndose a un cierto período de tiempo, por ejemplo.

Asegúrate de haber validado las tarifas para la duración del contrato y el importe facturado por el servicio de despliegue de la herramienta de seguimiento de proyectos.

Stafiz ayuda a las empresas de servicios a ganar visibilidad y a realizar un mejor seguimiento de sus proyectos con datos en tiempo real. Los proyectos se gestionan mejor, las desviaciones del presupuesto se identifican con mucha antelación para facilitar las acciones correctivas

Para obtener más información sobre la gestión y el seguimiento de proyectos en Stafiz, visite la página dedicada.

Gestione tus proyectos con Stafiz