¿Cómo elegir una herramienta de seguimiento de proyectos?

Elegir una herramienta de seguimiento de proyectos puede parecer complicado, ya que existe una gran cantidad de programas que más o menos se ajustan a todo. Sin embargo, no es así. No son necesariamente iguales y cada uno tiene sus características específicas.

Para elegir es importante seguir ciertos pasos para no perderse y asegurarse de que el software que se elija satisfaga perfectamente las necesidades específicas.

Una herramienta eficaz de seguimiento de proyectos permite :

• acelerar la realización de un proyecto,
• identificar y resolver los cuellos de botella del proyecto,
• mejorar la rentabilidad de un proyecto,
• supervisar el progreso de un proyecto.

Prioriza tus objetivos: un primer filtro entre las herramientas de seguimiento de proyectos

Se pueden perseguir tres objetivos en gestión de proyectos organización, rentabilidad y comunicación.

Aunque todos estos objetivos son importantes para los equipos que trabajan en modo proyecto, el orden de prioridad puede variar.

• Organización: Se trata de un objetivo clave de la supervisión de proyectos. Debe ser capaz de asignar tareas del proyecto a las distintas personas implicadas y saber qué tareas se han completado y cuáles quedan por hacer.
  

• Rentabilidad y gestión : Aunque el proyecto no se venda, siempre hay costes detrás de un proyecto. El tiempo invertido suele ser la primera partida. Hay que mantenerlo en línea con los objetivos iniciales, de lo contrario la rentabilidad se verá afectada. Si el proyecto se vende, este objetivo debe controlarse con especial atención y los distintos tipos de costes deben registrarse en el sistema de seguimiento del proyecto.
  

• Comunicación : Facilitar la interacción entre las distintas partes interesadas del proyecto (como clientes o subcontratistas) también puede ser un reto importante para la gestión de proyectos.

La mayoría de las herramientas de seguimiento de proyectos pueden ayudarle a alcanzar los tres objetivos, pero cada una tiene su propia especialidad.

Cuadro de los principales objetivos de seguimiento del proyecto :

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Especifica tus requisitos de funcionalidad

Para elegir la herramienta de gestión de proyectos adecuada, debes  definir tus expectativas en función de cada uno de los criterios que son importantes para usted. 

En esta fase, puedes elaborar un pliego de condiciones completo o simplemente enumerar los criterios en detalle para poder validarlos en la fase de evaluación comparativa.

Criterios relacionados con la gestión de proyectos.

En la gestión de proyectos pura y dura, primero hay que  organizar el proyecto y dividirlo en tareas para facilitar el avance y reducir el riesgo de fracaso del proyecto.

¿Abrumado por las ofertas disponibles en el mercado? Elige y completa esta lista de criterios de selección:

• ser capaz de crear y asignar tareas y subtareas del proyecto ;
• ser capaz de fijar un objetivo de tiempo o plazo para estas tareas;
• crear un informe detallado de la tarea ;
• ser capaz de planificar el proyecto y visualizar la planificación en una vista de Gantt ;
• conocer las conexiones entre tareas para identificar posibles cuellos de botella;
• ser capaz de diferenciar entre tipos de tareas: puntos de seguimiento, acciones puntuales, tareas programadas o completadas.

Si el software de seguimiento de proyectos cumple estos criterios, podrás organizar los proyectos de forma eficaz y permitir que cada agente gestione sus tareas y su contribución al proyecto.

Criterios relacionados con el seguimiento de los costos del proyecto.

Un proyecto terminado no es necesariamente un éxito. El proyecto también debe haberse completado dentro del presupuesto inicialmente previsto..

Una buena gestión permite registrar los distintos costes del proyecto (tiempo empleado internamente, compras de subcontratación, gastos, compras de productos, etc.) e informar a los responsables con suficiente antelación si el proyecto corre el riesgo de salirse del presupuesto.

Enumera y personaliza los siguientes criterios relativos a la gestión financiera del proyecto en función de sus necesidades para comprobar que el programa informático de seguimiento de proyectos que se está estudiando cumple los requisitos:

• realizar un seguimiento del tiempo dedicado a proyectos y tareas y calcular los costes asociados;
• poder controlar los costes de subcontratación;
• poder imputar costes no facturables (como gastos de viaje);
• realizar un seguimiento de los productos vendidos (si los hay) y los costes asociados;
• conocer el margen hasta la fecha y hasta la finalización calculando el trabajo que queda por hacer ;
• ser informados si se supera el presupuesto;
• controlar el valor de la producción alcanzada y la producción futura;
• poder facturar proyectos ;
• ser capaz de supervisar los indicadores clave de rendimiento del proyecto.

Si tu software de seguimiento de proyectos permite llevar a cabo estas diferentes acciones, podrás controlar mejor el rendimiento del proyecto. También podrás identificar en una fase temprana cualquier proyecto que se desvíe de su presupuestoy podrás tomar medidas correctivas para mejorar los márgenes.

Eche un vistazo a nuestra tabla de referencia de muestra en Excel.

En función de la importancia de cada criterio, puede ponderar las respuestas para determinar una puntuación global y clasificar las distintas soluciones.

Descargar el modelo de referencia

Negociar con el proveedor de la solución

Para garantizar la seguridad de tu compra, es importante firmar un contrato que regule el usoy las tarifas asociadas.

Recuerda que puedes negociar con los vendedores de la solución. Puedes obtener descuentos, comprometiéndote a un determinado periodo, por ejemplo.

Asegúrate de haber validado las tarifas para la duración del contrato y el importe facturado por el servicio de despliegue de la herramienta de seguimiento de proyectos.

Stafiz ayuda a las empresas de servicios a aumentar su visibilidad y supervisar sus proyectos con datos en tiempo real. Los proyectos se gestionan mejor y las desviaciones del presupuesto se detectan con suficiente antelación para facilitar la adopción de medidas correctoras.

Para obtener más información sobre la gestión y el seguimiento de proyectos en Stafiz, visite la página dedicada.

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