El software de planificación de proyectos es particularmente útil en este caso. Por ejemplo, Stafiz ofrece funciones dedicadas para:
- establecer un presupuesto provisional del proyecto,
- Realizar una revisión estratégica del proyecto a través del estudio de desviaciones por día y por costo,
- Establecer un análisis financiero por periodo o en comparación con otros proyectos.
Nuestra herramienta de planificación de proyectos
La revisión del Sprint
La revisión de sprints es para proyectos ágiles que se organizan en fases de sprint.
Organizado al final de cada sprint, informa de lo que se ha logrado, aclara lo que hay que cambiar y valida el paso al siguiente sprint.
La revisión de la fabricación
La revisión de la fabricación se refiere principalmente a los productos.
Se lleva a cabo en cada etapa para validar la fabricación, el diseño, el cumplimiento o proponer ajustes para pasar a un desarrollo posterior.
¿Quién participa en la revisión de un proyecto?
La revisión del proyecto solo debe incluir a los miembros cuya presencia sea esencial.
Cuantos más participantes haya, más tiempo durará la reunión.
El patrocinador del proyecto es quien asigna los presupuestos, se asegura de que se respete el presupuesto y de que el proyecto sea rentable.
Es el gobierno el que intervendrá si es necesario liberar otros presupuestos.
El representante del cliente
El cliente o su representante asiste a la revisión del proyecto con el fin de tener una visibilidad transparente sobre el progreso del proyecto.
Su participación es fundamental para validar decisiones importantes y tener claros los giros que está tomando el proyecto.
El director del proyecto
El director del proyecto organiza, dirige y hace un seguimiento de la revisión del proyecto.
Por lo tanto, es responsable de su preparación, asegura su buen funcionamiento y su pertinencia.
El equipo del proyecto
El equipo del proyecto participa en la preparación de la reunión.
No asiste directamente a la revisión del proyecto, sino que asiste a su representante, el director del proyecto, para que tenga toda la información necesaria. Comunica el progreso de las tareas, los problemas encontrados o los riesgos.
Los expertos
Algunos entregables requieren un punto de vista técnico, por lo que requieren la presencia de expertos para responder a preguntas técnicas y proporcionar un punto de vista realista.
Paso 1: Definir los objetivos
El primer paso es definir el tipo de revisión del proyecto. Así, se deben identificar los objetivos a alcanzar al planificar esta revisión del proyecto: hacer balance, validar un paso, revisar el presupuesto, etc.
Al definir claramente un marco, ahorrará tiempo y aumentará la eficiencia.
Paso 2: Preparar la agenda
La preparación para la revisión del proyecto es una de las fases más importantes. De hecho, es en esta etapa que tendrá que definir:
- La agenda y los objetivos previstos.
- Los participantes. Llámalos con suficiente antelación para asegurarte de su disponibilidad.
- El calendario. Trate de estimar el tiempo necesario para cada paso.
Para facilitar la revisión del proyecto, prepara una presentación que te encargarás de que el patrocinador valide antes del gran día. Debe incluir:
- Un cuadro de mando que presenta las acciones llevadas a cabo hasta el momento, así como los indicadores clave para el seguimiento de los proyectos.
- lo que se ha logrado, lo que queda por hacer, los problemas encontrados y los riesgos.
- las expectativas para la revisión del proyecto, las decisiones que hay que tomar.
- Un apéndice que da acceso a la historia del proyecto y a toda la información en detalle.
Paso 3: Guiar y facilitar la reunión
La revisión del proyecto se abre con un recordatorio de los objetivos y el hito a validar.
Estos son algunos consejos para organizar y organizar una revisión de proyecto.
- Enumere los miembros presentes para obtener la máxima transparencia.
- Identifique a un "maestro del tiempo" y a una persona responsable de tomar notas.
- Concéntrese en la información que concierne a todo el grupo y no se extienda demasiado en aspectos demasiado específicos.
- Actuar sobre la base de las decisiones.
- Fomentar el debate abierto y los intercambios constructivos.
- Deje tiempo para hacer preguntas.
- Vuelva a llamar a la próxima revisión del proyecto.
Paso 4: Validar las decisiones tomadas y los próximos pasos
La revisión del proyecto debe permitir validar las decisiones clave para el resto del proyecto.
Asegúrese de que los próximos pasos y acciones sean claros para todos. Además, todos los participantes deben aprobar el paso a la siguiente etapa, de lo contrario, el proyecto se pondrá en espera.
Registre los hallazgos, aclare las tareas esperadas para cada uno con plazos específicos.
Paso 5: Seguimiento riguroso de la revisión del proyecto
La etapa de seguimiento garantiza que todos los miembros estén alineados en la misma visión.
Después de la revisión del proyecto, el director del proyecto envía un informe, que ha sido validado previamente por el patrocinador. Conciso y preciso, este informe enumera lo que estuvo presente, lo que se discutió y las decisiones que se tomaron.
Tras la revisión del proyecto, es necesario asegurarse de que se han puesto en marcha las acciones y se ha dejado constancia de las decisiones adoptadas. Puede agrupar todos los informes de revisión del proyecto en una carpeta para facilitar el seguimiento del proyecto.
Además, le recomendamos que establezca una plantilla de revisión del proyecto que incluya un formato estándar, un cronograma y una lista de verificación. Sin embargo, es importante seguir siendo flexible en caso de que las necesidades cambien.
La revisión del proyecto no es muy compleja de configurar, pero requiere una preparación cuidadosa. Cuanto más eficiente sea la fase de preparación , más fluida podrá ser la reunión y más rápidamente la reunión le permitirá responder a los objetivos y validar el paso al siguiente paso.
El uso de software de gestión de proyectos es de gran ayuda para prepararse para la revisión de un proyecto. Algunas herramientas como Stafiz ofrecen funciones no solo dedicadas a la planificación de proyectos, sino también al seguimiento de proyectos, ofreciendo así datos fiables y utilizables.
Preguntas:
Una revisión de proyecto sirve para evaluar el progreso en una etapa clave: verificar lo logrado, medir las discrepancias (plazos, presupuesto, calidad), abordar los riesgos y validar la transición al siguiente hito. También es un momento para la sincronización que fortalece la colaboración entre los equipos, el cliente y los responsables de la toma de decisiones.
Defina los objetivos y el tipo de revisión, prepare la agenda e invite con antelación a los participantes adecuados. El día de la revisión, recuerde a todos el hito que se va a validar, formalice las decisiones y establezca los siguientes pasos con sus respectivos plazos. Un informe posterior garantiza el seguimiento de las acciones.
1) Definir los objetivos y el tipo de revisión; 2) preparar la agenda, los participantes y los materiales; 3) facilitar la reunión centrándose en lo esencial; 4) validar las decisiones y los próximos pasos; 5) asegurar el seguimiento mediante un informe distribuido a todos.
Comience revisando los objetivos y el hito que se debe alcanzar, designe a una persona encargada de controlar el tiempo y a otra de redactar las actas, céntrese en los temas comunes al grupo y documente claramente cada decisión. Concluya describiendo los próximos pasos y la fecha de la siguiente revisión.
El comité directivo (COPIL) es una revisión estratégica del proyecto que reúne a los responsables de la toma de decisiones para definir el alcance del proyecto y validar sus directrices principales. El término «revisión del proyecto» es más amplio y abarca todas las reuniones del comité directivo en cada hito (progreso, presupuesto, sprint, cierre), de las cuales el COPIL forma parte. Consulte nuestro artículo dedicado al comité directivo .
Una revisión de proyecto es una evaluación periódica que se realiza durante el proyecto, en cada etapa clave, para ajustar su trayectoria. Una evaluación de proyecto es un análisis retrospectivo que se lleva a cabo al final para evaluar el desempeño general y extraer lecciones para proyectos futuros.
