La guía práctica para la revisión de proyectos
La revisión de proyectos es un paso clave en la gestión de proyectos. Permite hacer un balance de los avances del proyecto, hacer los ajustes necesarios y, sobre todo, validar la transición a la siguiente etapa. Un momento de intercambio con los tomadores de decisiones, también promueve la colaboración.
Pero entonces, ¿cómo se organiza una revisión de proyecto ? ¿Quiénes participan? ¿Cuáles son los diferentes tipos de revistas? En este artículo, te ofrecemos una guía práctica para entender la revisión de proyectos y cómo configurarla.
¿Qué es la revisión de proyectos?
Revisión del proyecto: definición
La revisión del proyecto, o reunión de revisión, es una parte integral de la supervisión eficaz del proyecto. Organizado entre los tomadores de decisiones de un proyecto, se utiliza para hacer un balance y validar, o no, el paso a la siguiente etapa.
Establecido al final de cada hito, permite un momento de sincronización con el fin de establecer una colaboración efectiva y un clima de confianza.
¿Por qué hacer una revisión de proyecto?
Para sus clientes
La revisión del proyecto reúne al cliente o a su representante, y a los equipos.
Estos momentos de intercambio refuerzan la transparencia y establecen un clima de confianza duradero.
Además, la revisión del proyecto representa una oportunidad para asegurar que el proyecto se mantenga alineado con sus expectativas a lo largo del proyecto, con el fin de ajustar las acciones si es necesario.
Para sus equipos
La revisión de proyectos es esencial para sus equipos. De hecho, permite clarificar los objetivos en cada etapa, hacer un balance de las acciones en curso e identificar los ajustes necesarios antes de validar la transición a la siguiente etapa.
Además, forma parte de un proceso de mejora continua que fomenta el reconocimiento del trabajo y valora los éxitos. Esto ayuda a fortalecer la participación de los equipos.
Para tu negocio
Por último, la revisión del proyecto beneficia a la empresa en su conjunto. Propone un marco que garantice una gestión eficaz para asegurar el éxito del proyecto. Beneficia a la empresa en varios puntos:
- aumento de la rentabilidad, gracias al análisis de las diferencias entre la previsión y la realidad,
- Alineamiento estratégico, asegurando que el proyecto se mantenga en línea con los objetivos generales de la empresa,
- una ganancia de experiencia gracias a los comentarios de revisiones anteriores,
- Mejor satisfacción del cliente, gracias a una gestión y seguimiento rigurosos, fortaleciendo así la reputación de la empresa.
¿Cuáles son los objetivos de una revisión de proyectos?
Comprobar el estado del proyecto
- Proporcionar una visión transparente del progreso del proyecto
La revisión del proyecto consiste en compartir una visión transparente del progreso del proyecto con todas las partes interesadas.
Así, permite evaluar:
- tareas actuales y pendientes,
- Riesgos
- los problemas encontrados,
- justificaciones de cualquier desviación,
- el respeto de los plazos,
- el respeto del presupuesto,
- los objetivos alcanzados en una etapa determinada.
- Estudiar los KPI relevantes
La revisión de proyectos implica la obtención de información precisa, obtenida gracias a KPIs muy concretos:
- Para medir el progreso del proyecto:
-
- el porcentaje de progreso de las tareas y los entregables en comparación con el cronograma inicial,
- análisis de brechas de desempeño,
- la tasa de consecución de los objetivos,
- Para garantizar que se cumplan los plazos: comparación de las fechas de finalización planificadas y reales de las tareas y los hitos,
- evaluar la gestión de riesgos: el estado de los riesgos identificados,
- Medir la satisfacción: la medición de la satisfacción del cliente y del equipo del proyecto
- Utiliza una herramienta de gestión de proyectos
Para recopilar estos KPI, el uso de una herramienta de planificación es de gran ayuda.
