Un logiciel de planification de projet s’avère alors particulièrement utile. Par exemple, Stafiz propose des fonctionnalités dédiées afin :
- d’établir un budget prévisionnel de projet,
- d’effectuer une revue stratégique de projet grâce à l’étude des déviations par jour et par coût,
- d’établir une analyse financière par période ou en comparaison avec d’autres projets.
Notre outil de planification projet
La revue de sprint
La revue de sprint concerne les projets agiles qui sont organisés en phases de sprint.
Organisée à chaque fin de sprint, elle reporte ce qui a été réalisé, clarifie ce qui doit être modifié et valide le passage au sprint suivant.
La revue de fabrication
La revue de fabrication concerne principalement les produits.
Elle a lieu à chaque étape pour valider la fabrication, la conception, la conformité, ou proposer des ajustements afin de passer à la suite du développement.
Qui participe à une revue de projet ?
La revue de projet ne doit inclure que les membres dont la présence est essentielle.
Plus les participants sont nombreux, plus la réunion risque de durer.
Le sponsor du projet est celui qui alloue les budgets, il s’assure du respect du budget et de la rentabilité du projet.
C’est lui qui va intervenir si d’autres budgets doivent être débloqués.
Le représentant du client
Le client ou son représentant assiste à la revue de projet afin d’avoir une visibilité transparente sur le déroulé du projet.
Sa participation est essentielle afin de valider des décisions importantes et d’être au clair sur les tournants que prend le projet.
Le chef de projet
Le chef de projet organise, anime et assure le suivi de la revue de projet.
Ainsi, il est responsable de sa préparation, assure son bon déroulé et sa pertinence.
L’équipe projet
L’équipe projet intervient pour la préparation de la réunion.
Elle n’assiste pas directement à la revue de projet mais assiste son représentant, le chef de projet, afin qu’il dispose de tous les éléments nécessaires. Elle communique l’avancement des tâches, les problèmes rencontrés ou les risques.
Les experts
Certains livrables nécessitent un point de vue technique, requérant ainsi la présence d’experts pour qu’ils répondent aux questions techniques et apportent un point de vue réaliste.
Étape 1 : définition des objectifs
La première étape consiste à définir le type de revue de projet. Ainsi, vous devez identifier les objectifs à atteindre en planifiant cette revue de projet : faire le point, valider une étape, revoir le budget…
En définissant clairement un cadre, vous gagnerez en temps et en efficacité.
Étape 2 : préparer l’ordre du jour
La préparation de la revue de projet représente l’une des phases les plus importantes. En effet, c’est à cette étape qu’il va falloir définir :
- L’ordre du jour et les objectifs attendus.
- Les participants. Convoquez-les bien en avance pour s’assurer de leur disponibilité.
- Le calendrier. Essayez d’estimer le temps nécessaire à chaque étape.
Pour faciliter le déroulé de la revue de projet, préparez une présentation que vous prendrez soin de faire valider par le sponsor avant le jour J. Elle doit inclure :
- un tableau de bord présentant les actions menées jusqu’à présent ainsi que les indicateurs clés de suivi de projet.
- ce qui a été réalisé, ce qui reste à faire, les problèmes rencontrés et les risques.
- les attentes pour la revue de projet, les décisions qui doivent être prises.
- une annexe donnant accès à l’historique du projet et à toutes les informations de manière détaillée.
Étape 3 : orienter et animer la réunion
La revue de projet s’ouvre sur le rappel des objectifs et du jalon à valider.
Voici quelques conseils pour organiser et animer une revue de projet.
- Lister les membres présents pour un maximum de transparence.
- Identifier un “maître du temps” et un responsable de la prise de notes.
- Se concentrer sur les informations qui concernent l’ensemble du groupe et ne pas se disperser sur des aspects trop spécifiques.
- Acter les décisions.
- Encourager une discussion ouverte et favoriser les échanges constructifs.
- Prévoir du temps pour les questions.
- Rappeler la prochaine revue de projet.
Étape 4 : valider les décisions prises et les prochaines étapes
La revue de projet doit permettre de valider des décisions clés pour la suite du projet.
Assurez-vous que les prochaines étapes et actions sont claires pour tous. De plus, tous les participants doivent approuver le passage à l’étape suivante, sous peine de mettre le projet en stand-by.
Consignez les conclusions, clarifiez les tâches attendues pour chacun avec des échéances précises.
Étape 5 : faire un suivi rigoureux de la revue de projet
L’étape de suivi permet de s’assurer que tous les membres sont alignés sur une même vision.
Suite à la revue de projet, le chef de projet communique un compte-rendu, au préalable validé par le sponsor. Concis, précis, ce compte-rendu liste les présents, les sujets abordés et les décisions prises.
À la suite de la revue de projet, il convient de s’assurer que les actions ont été mises en place et les décisions prises ont été actées. Vous pouvez regrouper l’ensemble des comptes-rendus de revues de projet dans un dossier pour faciliter le suivi de projet.
De plus, nous vous recommandons d’établir un modèle de revue de projet comprenant un format type, un planning et une checklist. Cependant, il convient de rester flexible en cas d’évolutions des besoins.
La revue de projet est peu complexe à mettre en place mais nécessite une préparation minutieuse. Plus la phase de préparation est efficace, plus la réunion pourra être fluide et permettra de répondre rapidement aux objectifs et de valider le passage à l’étape suivante.
Utiliser un logiciel de gestion de projet s’avère une aide précieuse dans la préparation d’une revue de projet. Certains outils comme Stafiz offrent ainsi des fonctionnalités non seulement dédiées à la planification de projet, mais aussi au suivi de projet, proposant ainsi des données fiables et exploitables.
Questions fréquentes :
Une revue de projet sert à faire le point sur l’avancement d’un projet à une étape clé : vérifier ce qui a été réalisé, mesurer les écarts (délais, budget, qualité), traiter les risques et valider le passage au jalon suivant. C’est aussi un moment de synchronisation qui renforce la collaboration entre équipes, client et décideurs.
Définissez les objectifs et le type de revue, préparez l’ordre du jour et convoquez les bons participants à l’avance. Le jour J, rappelez le jalon à valider, actez les décisions et fixez les prochaines étapes avec des échéances. Un compte-rendu diffusé ensuite garantit le suivi des actions.
1) Définir les objectifs et le type de revue ; 2) préparer l’ordre du jour, les participants et les supports ; 3) animer la réunion en se concentrant sur l’essentiel ; 4) valider les décisions et les prochaines étapes ; 5) assurer le suivi via un compte-rendu diffusé à tous.
Ouvrez sur le rappel des objectifs et du jalon à valider, désignez un maître du temps et un responsable du compte-rendu, restez sur les sujets communs au groupe et actez clairement chaque décision. Terminez en rappelant les prochaines étapes et la date de la prochaine revue.
Le comité de pilotage (COPIL) est une revue de projet à vocation stratégique, qui réunit les décideurs pour cadrer le projet et valider les grandes orientations. La revue de projet est un terme plus large couvrant toutes les réunions de pilotage à chaque jalon (avancement, budget, sprint, clôture), dont le COPIL fait partie. Voir notre article dédié au comité de pilotage.
La revue de projet est une évaluation périodique menée pendant le projet, à chaque étape clé, pour ajuster la trajectoire. Le bilan de projet est une analyse rétrospective réalisée à la fin, pour évaluer la performance globale et en tirer des enseignements pour les projets futurs.
