Qu’est-ce que la gestion des risques en gestion de projet ?
13 décembre 2024
Dans un projet, il est rare que tout se passe exactement comme prévu.
Retards, changements de direction, de stratégie et imprévus…nombreuses sont les caractéristiques qui peuvent impacter un projet.
C’est pour cette raison que la gestion des risques en gestion de projet ne doit pas être prise à la légère. En effet, elle s’avère cruciale sous peine de mettre le projet en danger.
Bien que nous ayons choisi de traiter de la gestion des risques en gestion de projet, notez qu’elle doit également être considérée à l’échelle globale de l’entreprise.
Dans cet article, nous allons tâcher de définir la gestion des risques et de comprendre en quoi elle est essentielle. Nous passerons ensuite en revue les principaux risques, leurs conséquences et solutions avant de comprendre comment mettre en place une stratégie de gestion des risques efficace.
Gestion des risques : définition
La gestion des risques consiste à identifier, anticiper et corriger tout événement qui pourrait avoir un impact négatif sur le projet.
Elle implique de déceler et d’analyser toute potentielle menace sur le projet, afin d’en limiter l’impact.
Elle doit être considérée dès le début du projet, depuis la phase de préparation jusqu’à la livraison et s’étend tout au long du projet.
Une démarche proactive
On considère la gestion des risques comme une démarche proactive. En effet, il s’agit de privilégier l’anticipation à la réaction.
Lorsqu’un risque est avéré, on parle alors plutôt de résolution de problèmes que de gestion des risques.
Pourquoi mettre en place une gestion des risques ?
La mise en place d’une gestion des risques efficace est indispensable.
Aucun projet n’est à l’abri d’imprévus. Ainsi, imaginer toutes les éventualités qui pourraient le mettre en danger constitue alors une part importante de la préparation.
Anticiper pour mieux réagir
Mettre en place des mesures préventives
La gestion des risques permet un élément essentiel en pilotage de projet: l’anticipation.
En effet, cette démarche implique d’apporter des solutions à des situations qui ne se sont pas encore produites.
De plus, elle incite à mettre en place des mesures préventives afin que le risque ne devienne pas réalité.
Éviter les prises de décision impulsives
Si malgré tous vos efforts, le risque est amené à devenir réalité, vous disposez alors de tout le plan d’action pour revenir vers la bonne direction.
Plus vous anticipez les situations tôt, plus vous avez de marge de manœuvre pour agir de façon raisonnée et logique.
La gestion des risques permet d’éviter l’impulsivité et la prise de décision hâtives.
Améliorer la planification
Gagner en précision
Une gestion des risques implémentée minutieusement vous permettra d’être plus précis dans la préparation de votre projet.
Lister tous les potentiels problèmes, leur trouver des solutions, et cela avant même qu’ils ne se produisent, facilitera le déroulé de votre projet.
Ajuster en fonction du contexte
Vous avez identifié un risque d’augmentation du prix des matières premières à cause d’une guerre dans un des pays producteurs ?
Vous pourriez alors anticiper dès à présent et ajuster la quantité commandée en amont, ou encore prendre le temps de rechercher d’autres producteurs potentiels.
La gestion des risques implique donc de mettre en place des stratégies de prévention afin de limiter les impacts sur votre projet.
Quels sont les risques potentiels d’un projet ?
Les problèmes peuvent se présenter à chaque moment du projet et concerner divers aspects.
Voici les différents types de risques que vous pourrez rencontrer en gestion de projet.
Les 4 principaux types de risques en gestion de projet
Les risques temporels
Les risques temporels concernent principalement le timing, et notamment la gestion du planning.
Exemples de risques temporels
La mauvaise évaluation de la timeline ou un temps de projet trop court sont des risques temporels courants en gestion de projet.
Les conséquences des risques temporels
Ces risques peuvent engendrer des conséquences importantes sur le projet : un retard dans les livrables, un dépassement global du projet, une insatisfaction du client ou encore une frustration des équipes.
Comment éviter les risques temporels dans un projet
Pour éviter les risques temporels, prenez le temps d’interroger les parties prenantes du projet afin de vous assurer que vos estimations sont réalistes.
Et considérez une marge !
Les risques financiers
Les risques financiers concernent tout ce qui est en lien avec le budget d’un projet.
Exemples de risques financiers
Il peut s’agir d’une mauvaise évaluation du budget, l’augmentation du prix des matières premières ou des ressources humaines.
Les conséquences des risques financiers
Les risques financiers peuvent engendrer la nécessité de trouver d’autres moyens de financements ou encore d’empiéter sur le budget d’autres projets de l’entreprise.
Comment éviter les risques financiers dans un projet
Pour éviter les risques financiers, il vous faudra réunir un maximum d’informations afin d’être très précis dans vos estimations.
Interrogez vos équipes, basez-vous sur les historiques, gardez l’œil ouvert en ce qui concerne l’actualité. Et, de nouveau, considérez une marge.
Les risques techniques
Les risques dit “techniques” peuvent être variés.
Exemples de risques techniques
Il peut s’agir par exemple d’un manque d’outils, de moyens techniques ou encore d’une incompatibilité entre des outils.
Les conséquences des risques techniques
Les risques techniques vont nécessiter de se pencher vers des alternatives. Ce processus est généralement coûteux et nécessite un temps de réflexion ainsi que la mobilisation des équipes.
Cela peut alors mettre à risque le budget, mais également le planning.
Conclusion : il vaut mieux anticiper ces sujets avant qu’ils ne deviennent des problèmes.
Comment éviter un risque technique en gestion de projet
Pour éviter les risques techniques, listez vos besoins en début de projet et assurez-vous que vos moyens actuels permettent d’y répondre.
Une veille régulière sur les outils de votre secteur peut également vous aider à vous prémunir contre les risques techniques.
Oubliez Excel, choisissez un outil complet pour piloter vos projets !
Stafiz vous aide à anticiper les risques. Les KPIs prévisionnels vous indiquent les déviations futures avant qu’elles ne se produisent. Vous pouvez ainsi prendre les décisions pour rectifier la tendance.
Les risques juridiques peuvent avoir un lourd impact sur votre projet.
Exemples de risques liés à la réglementation
L’obligation de conformité à la RGPD ou la modification d’une loi nécessitent des ajustements qu’il est impossible de contourner.
Les conséquences des risques juridiques
Les risques encourus sont la non-conformité.
Cela peut engendrer tout type de conséquences comme des sanctions financières ou une réputation entachée.
Comment éviter les risques juridiques
Pour éviter les risques juridiques, assurez-vous de mener une veille active sur les nouvelles lois en vigueur, surtout celles spécifiques à votre secteur.
Se faire accompagner de professionnels dédiés et qualifiés peut également s’avérer une option pertinente.
Les autres types de risques projet
Les risques opérationnels
Par exemple : cyberattaques, piratage de données, fraudes…
Dans ces cas-là, l’approche proactive reste le meilleur moyen de se protéger contre ce type de risques.
Assurez-vous régulièrement que vos systèmes sont à jour et optimisés.
Les risques environnementaux
Les pandémies, ou tout autre événement météorologique peuvent provoquer un arrêt brutal du projet.
Assurez-vous que vos données soient correctement stockées et accessibles, même à distance.
Les risques humains
Les départs soudains de collaborateurs (changement d’entreprise, burn-out, décès) peuvent impacter le déroulement du projet, voire nécessiter le recrutement de remplaçants.
Les risques intrinsèques au projet
Par exemple : des objectifs inatteignables, une mauvaise communication, ou encore des erreurs humaines.
Les risques peuvent donc être de diverses natures. Malheureusement, ils peuvent se cumuler et provoquer un effet boule de neige.
Un risque juridique peut générer un risque temporel, qui déclenche un risque financier. Il est donc primordial de traiter un risque lorsqu’il survient.
Quelles sont les étapes de la gestion des risques en gestion de projet ?
Exemple d’un plan de gestion des risques projet
Identifier les différents rôles
En gestion des risques, identifier le rôle de chacune des parties prenantes est essentiel.
Ainsi, cette première étape consiste à identifier les individus dont l’impact est significatif pour le projet.
L’objectif est de clarifier qui est responsable de quoi afin d’éviter toute ambiguïté et de responsabiliser chacun.
Dans un projet, c’est généralement au chef de projet qu’on attribue la gestion des risques.
En revanche, les autres parties prenantes se doivent de rester alertes, qu’il s’agisse du sponsor du projet, du comité de pilotage ou de l’équipe opérationnelle directement.
Conduire une analyse des risques
La gestion des risques constitue une problématique collective. De ce fait, il n’est pas rare que cet exercice prenne la forme d’un brainstorming, pour générer des idées mais également pour impliquer les équipes.
Nous vous encourageons à solliciter vos collaborateurs, qu’il s’agisse de ceux travaillant directement sur le projet ou d’autres, ayant pu être confrontés à des contextes de projet similaires.
Des années d’expérience sur le terrain peuvent s’avérer des sources d’informations précieuses.
Pour découvrir comment réaliser une analyse des risques fiable et complète, suivez notre guide !
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Préparer des solutions implique de prévoir un plan d’action détaillé. Celui-ci doit préciser :
qui est responsable ;
que quoi est-il responsable ;
comment va-t-il traiter le problème ;
quand ?
Choisir une stratégie
En gestion des risques, il existe 4 grandes stratégies face à un risque.
Accepter : le risque existe, vous acceptez sa présence. Dans ce cas, il est conseillé d’anticiper des solutions afin d’être prêt, quoi qu’il arrive.
Réduire : vous définissez un plan d’action afin de réduire la probabilité que le risque se réalise, tout en essayant de minimiser son impact.
Transférer : Vous essayez de transférer le risque à un tiers : une autre équipe, un autre projet… Toutefois, cette solution n’est pas applicable à tout type de risque. De plus, ce dernier n’est pas éliminé, vous déplacez seulement la responsabilité.
Éviter ou éliminer : Grâce à une analyse et une enquête approfondies, vous cherchez à supprimer la source du risque. Toutefois, notez que tous les risques ne peuvent pas être éliminés. En effet, à votre échelle, il peut être difficile d’avoir un impact sur l’augmentation du prix des matières premières ou encore sur l’apparition d’une pandémie mondiale.
Quels outils et méthodes privilégier pour une gestion des risques efficace ?
Utiliser un tableau des risques
Le tableau ou la matrice des risques est un outil indispensable à une gestion des risques efficace.
Aussi appelé plan de gestion des risques, ce tableau ou diagramme constitue une référence tout au long du cycle de vie du projet.
Faire un registre des risques
Le registre des risques vient compléter la matrice des risques : il permet le suivi des risques.
Ainsi, il répertorie l’ensemble des risques, s’ils se sont déroulés et quelles ont été les conséquences.
Le registre des risques doit être tenu à jour car il va servir de référence tout au long du projet, voire même sur d’autres projets. En effet, il offre une vision détaillée des risques et pourra aider les chefs de projet dans leurs prises de décision.
Outil dédié à la gestion des risques
Plusieurs outils de pilotage de projet proposent des fonctionnalités pour mettre en place une gestion des risques.
C’est notamment le cas de Stafiz. La plateforme tout-en-un dédiée à la gestion de projet a été conçue en prenant en compte les besoins spécifiques des gestionnaires de projet. Ainsi, elle propose des outils adaptés comme la création de scénarios ou encore de calculs mis à jour en temps réel.
La gestion des risques se présente comme une étape incontournable du pilotage de projet. Cet exercice permet d’adopter une démarche proactive en anticipant les potentiels problèmes.
Des outils tels que les matrices de gestion de risque, accompagnées de logiciels comme Stafiz vont pouvoir aider les chefs de projet à mettre en place une gestion des risques efficace.
En vous formant à la gestion des risques, vous contribuez à maximiser les chances de réussite de votre projet. De plus, vous aidez à limiter l’anxiété au sein de votre équipe et à booster votre productivité.
Questions fréquentes :
Impliquer les parties prenantes : Assurez une communication régulière avec l’équipe et les parties prenantes pour identifier rapidement les risques émergents.
Mettre en place une planification proactive : Préparez des plans d’atténuation pour les risques critiques avant qu’ils ne surviennent.
Prioriser les risques : Concentrez vos efforts sur les risques à fort impact et probabilité élevée.
Automatiser et standardiser : Utilisez des outils de gestion des risques pour centraliser les données et suivre les actions en temps réel.
Former les équipes : Renforcez la culture de gestion des risques grâce à des formations spécifiques.
Surveiller en continu : Mettez en place des points de contrôle réguliers pour identifier les écarts et ajuster vos plans.
Le seuil de criticité en gestion des risques se détermine en évaluant l’impact et la probabilité des risques, puis en les classant dans une matrice pour visualiser leur criticité. Avec les parties prenantes, un seuil d’acceptabilité est fixé selon les priorités et la tolérance au risque du projet. Ce seuil, aligné sur les enjeux du projet, doit être révisé régulièrement pour s’adapter aux évolutions et nouveaux risques.
