Le guide du pilotage de projet pour mener vos projets au succès
Indispensable au bon déroulé d’un projet, le pilotage répond à des enjeux stratégiques. Organisé en 4 étapes cruciales, il nécessite une planification rigoureuse en amont et requiert un suivi régulier.
Dans cet article, nous allons vous aider à maîtriser ces différentes étapes afin d’établir une stratégie de pilotage de projet efficace.
Qu’est-ce que le pilotage de projet ?
Le pilotage de projet consiste à orienter la prise de décision et à adapter les stratégies, grâce à une collecte de données régulière et fiable.
Les objectifs du pilotage de projet
Le pilotage de projet remplit 3 objectifs principaux, entre autres :
- le respect des délais et des coûts ;
- la gestion des contraintes ;
- une visibilité précise sur la progression du projet.
Quelle est la différence entre pilotage de projet et gestion de projet ?
Souvent assimilés, le pilotage de projet et la gestion de projet diffèrent dans le périmètre de leurs actions.
- Une vision stratégique
Comme le pilotage d’entreprise, le pilotage de projet comporte une vision stratégique, répondant à des enjeux décisionnels et inclut des étapes telles que :
-
- La mesure
- L’anticipation
- La simulation
- L’ajustement
- Une dimension opérationnelle
La gestion de projet se concentre sur la dimension opérationnelle du projet, avec une vision stratégique plus limitée. Elle comprend essentiellement un suivi de la production, au jour le jour.
Quelle est la différence entre suivi et pilotage de projet ?
Le suivi de projet et le pilotage de projet sont également souvent confondus.
En réalité, le suivi de projet fait partie intégrante du pilotage de projet et de la gestion de projet.
- Collecter les données
Le suivi consiste à collecter les données qui vont servir à la prise de décisions.
Les outils comme les tableaux de bords, les suivis des temps et les réunions alimentent cette collecte des données.
- Comparer les données
Axé sur les activités en cours, le suivi de projet doit être continu et régulier.
Les données collectées et analysées contribuent à identifier et évaluer les écarts entre le réalisé et le prévisionnel.
Comment mettre en place une stratégie de pilotage de projet ?
Une stratégie de pilotage de projet réussie nécessite une approche structurée pour garantir que les objectifs sont atteints, que les ressources sont utilisées efficacement et que les risques sont atténués.
Définir des objectifs pour une direction claire
Afficher une direction claire
La définition d’objectifs constitue la première étape, elle permet de donner une direction.
Ces derniers doivent être déterminés en fonction des besoins de l’entreprise :
- de sa vision stratégique ;
- du contexte de son marché actuel et à venir ;
- de ses ressources à disposition : matérielles, techniques, humaines, financières.
Identifier des critères d’évaluation
Pour assurer l’atteinte de ces objectifs, il est nécessaire d’identifier des critères d’évaluation de projet.
Ces derniers établissent des éléments tangibles afin d’évaluer la réussite du projet.
Si le respect des coûts et des délais restent des critères d’évaluation courants, d’autres peuvent entrer en compte : qualité du livrable, satisfaction client… En cas de risque, doit-on privilégier la qualité livrée ou la rentabilité du projet ?
Notons que les objectifs varient avec le cycle de vie de l’entreprise et dépendent étroitement de la vision stratégique du portefeuille de projets.
Déterminer le périmètre du projet
De nombreux éléments doivent être définis afin de mettre en place un pilotage de projet efficace et pertinent.
Comprendre les enjeux
Le pilotage de projet implique d’identifier les enjeux et notamment les impacts du projet, en cas de réussite comme d’échec. En effet, certains projets peuvent en impacter d’autres au sein de l’entreprise, mettre en péril une collaboration, la renforcer…
Chaque projet comporte des enjeux qui doivent être identifiés afin d’en mesurer les répercussions, positives comme négatives.
Définir les priorités
Il convient de déterminer le caractère urgent du projet et sa priorité vis-à-vis des autres projets du portefeuille.
Analyser les ressources à disposition
Vous devez également prendre le temps d’analyser les ressources dont vous disposez, de voir si elles sont amenées à être étendues ou au contraire, réduites.
Ainsi, il s’agit de faire un état des lieux le plus précis de vos ressources à disposition.
Notons que les ressources humaines restent imprédictibles avec précision et impliquent de rester flexible et réactif.
Définir un budget
Les budgets sont amenés à fluctuer. L’anticipation des risques permet de limiter l’incertitude et vous aide à construire un budget réaliste.
Prévenir les risques et ajuster rapidement
Identifier les risques potentiels
Un projet évolue dans un contexte et se retrouve confronté à des risques potentiels :
- l’évolution du périmètre du projet ;
- l’évolution de calendrier, soit provenant d’une demande interne à l’entreprise soit externe (le client) ;
- la modification du paysage et des fluctuations économiques : par exemple l’inflation ou les demandes de salaire plus élevées sur un marché, pouvant affecter le budget d’un projet ;
- des évolutions réglementaires ou juridiques, comme un changement de loi nécessitant des ajustements.
L’anticipation des risques fait partie d’une stratégie de gouvernance de projet et doit être considérée dès les débuts du projet.
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Ajuster rapidement
La réaction aux risques prend deux formes.
Les actions correctives qui consistent à corriger lorsque le risque s’est réalisé.
Le chef de projet analyse la situation et doit se montrer réactif pour imaginer des solutions. Les outils prédictifs vont alors s’avérer des aides précieuses pour proposer des solutions.
Les actions préventives servent à identifier les risques potentiels.
Elles consistent à réfléchir à des alternatives avant même que les risques ne se manifestent. La veille, la prévision de scénarios et les formations constituent des actions préventives.
Quels sont les postes du pilotage de projet ?
La planification des ressources sur le projet
Organiser les ressources dans un objectif de rentabilité
Le chef de projet doit anticiper les besoins en ressources et les répartir dans un objectif de rentabilité.
Cet enjeu est capital pour les activités de services, telles que les sociétés de conseils qui doivent s’assurer que leurs consultants sont répartis au maximum sur des missions facturables.
Les temps travaillés ne doivent pas être supérieurs aux temps planifiés, afin de maximiser la rentabilité. Cela implique d’avoir une vision précise des temps de travail et d’analyser précisément les éventuelles déviations.
Répartir la charge de façon équilibrée
Les collaborateurs ne doivent ni être en surcharge, ni en sous-charge.
Chacun doit avoir une répartition équilibrée afin de maintenir son bien-être, impactant ainsi la productivité de l’entreprise. Pour mesurer la répartition des collaborateurs, le taux de staffing s’avère un indicateur pertinent.
Par ailleurs, la répartition des collaborateurs peut rapidement évoluer, représentant ainsi un risque à considérer. Les disponibilités doivent être étudiées, à court terme comme à long terme.
