Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des temps ?

Si vous travaillez en mode projet, quel que soit votre secteur d’activité, vous savez que productivité et rendement riment avec gestion du temps et des activités (GTA). 

Le suivi des temps travaillés peut être utile dans de nombreuses occasions : planification des tâches, facturation client, ou encore gestion de paie.

Cet historique est également utile pour évaluer sa productivité individuelle, voire à l’échelle d’équipes complètes.

En pratique, il existe une multitude de façons de gérer le temps et l’activité. Sur des feuilles de calcul par exemple, ou encore par badgeuse. Mais pour profiter au mieux de tous les bénéfices de la gestion des temps, utiliser un logiciel GTA reste la meilleure option.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des temps ?

Un logiciel de gestion et de suivi des temps est un outil conçu pour accompagner les entreprises dans leur gestion du personnel. 

Cette plateforme offre la possibilité d’enregistrer, de monitorer et d’analyser un ensemble de données RH, généralement les heures de travail, les tâches ou encore les absences. 

Bien souvent, le logiciel de saisie des temps est intégré au SIRH (Système d’Information de Ressources Humaines). 

Celui-ci sert à la gestion des données RH au sein d’une entreprise grâce à la centralisation des données. En apportant une vision globale, il facilite les prises de décision éclairées et pertinentes.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des temps ?

La gestion du temps et des activités est une tâche complexe, chronophage, mais essentielle pour analyser la productivité et le rendement de son activité. 

Un intérêt productif

Plus une entreprise grandit et voit son nombre d’employés augmenter, plus une structuration rigoureuse s’impose. 

Or, la liste des tâches administratives liées aux ressources humaines s’allonge continuellement : gestion de l’allocation des ressources, organisation des plannings, gestion des absences mais aussi édition des fiches de paie. 

Il devient alors très facile de se laisser déborder parmi la masse d’informations.

Utiliser un logiciel de gestion des temps et activités permet de simplifier ces démarches. En effet, un outil de gestion du temps va faciliter de nombreuses tâches RH. À terme, cela conduira à l’amélioration de l’efficacité, de la productivité et donc de la rentabilité de l’entreprise. 

Investir dans un logiciel GTA devient donc vite une nécessité afin d’améliorer la performance de votre organisation.

Un intérêt stratégique

Tout employeur doit savoir combien de temps ses équipes passent sur chaque tâche, ainsi que sur quel type d’activité travaillent-elles à un moment donné. 

La saisie des temps et leur suivi est un point essentiel pour déterminer comment utiliser au mieux les ressources humaines disponibles.

Pour le pilotage de projet, le logiciel de gestion des temps est un outil qui offre une visibilité globale de l’avancée du projet.  

Pour la gestion des congés, il permet de suivre les absences, de valider les demandes de congés.  Il permet également d’automatiser le suivi des facturations, de suivre les performances et anticiper les prévisionnels de l’entreprise.

Qui utilise un logiciel de gestion et de suivi des temps en entreprise ?

Les grandes entreprises et les organisations gouvernementales sont les principaux utilisateurs de logiciels de gestion des temps, mais il peut également être utilisé par des petites et moyennes entreprises qui cherchent à améliorer leur gestion des ressources humaines et leur suivi budgétaire. 

Bien que le logiciel GTA concerne en priorité les services RH, l’ensemble de l’organisation s’en avère en réalité impacté.

Quels départements sont concernés ?

Le service RH reste le premier concerné, un logiciel de gestion des temps permettant alors une vision précise sur la répartition des ressources, les besoins en recrutement ou encore la gestion des compétences. 

Par exemple, vous pouvez configurer votre outil pour suivre des données sur les heures de travail, les tâches spécifiques sur lesquelles les employés travaillent, les moments où ils sont disponibles et peuvent donc être mobilisés sur d’autres missions. 

La gestion des temps dans Stafiz : vue sur le staffing

Toutefois, d’autres départements profitent d’une gestion des temps et des activités optimisés :

• Le service financier dispose alors d’informations précieuses sur la performance des collaborateurs et le besoin en ressources sur chaque projet, permettant ainsi une meilleure budgétisation.

• La direction profite de données fiables pour baser ses décisions, d’un suivi précis de la productivité, des coûts et de la gestion de la masse salariale. De plus, le niveau de transparence fourni par le logiciel GTA permet à la direction de s’assurer de la conformité aux régulations internes de l’entreprise.

Le logiciel de suivi des temps peut également être configuré pour générer des rapports personnalisés qui mettent en relief les informations (ex: suivi du temps en entreprise, la gestion des demandes de congés/absences, la planification des activités…)  dont vous avez besoin pour prendre les bonnes décisions pour votre entreprise et la réussite de vos projets. 

Quels profils utilisent le logiciel de gestion des temps ?

L’utilisation d’un logiciel de gestion des temps de travail profite également à plus petite échelle. 

• Aux équipes opérationnelles, qui bénéficient d’un système standardisé, automatique et efficace pour le pointage, les demandes d’absences et une visibilité accrue sur leur planning.

• Aux managers, qui disposent d’une vision globale pour une planification stratégique des activités, l’anticipation des besoins, la validation et le contrôle des informations.

Les enjeux et problématiques de la gestion des temps

Les entreprises se retrouvent confrontées à de nombreux défis lorsqu’il s’agit de gérer les temps et les activités au sein de leur organisation.

• Le suivi des temps de travail

Avoir un aperçu précis des temps de travail à l’heure du télétravail et des horaires flexibles s’avère de plus en plus complexe. 

Côté collaborateurs, la saisie des temps est souvent un exercice pénible qui peut conduire à des oublis, voire des erreurs lorsqu’il est réalisé au dernier moment.

• La gestion des priorités 

Un manque d’information peut conduire à une mauvaise priorisation des tâches et générer retard et stress. 

Le risque devient alors une diminution de l’engagement générant une baisse de la performance.

• Le respect des réglementations 

En effet, il n’est pas toujours évident de s’assurer que les politiques en termes de congés, heures de travail, limites d’heures supplémentaires soient respectées. 

• L’engagement des collaborateurs 

Une mauvaise gestion des temps de travail et de la répartition des tâches peut provoquer une baisse de motivation et d’engagement au sein des équipes. 

L’utilisation d’un logiciel de suivi des temps en gestion de projet

Le pilotage de projet est un processus complexe qui implique la coordination de plusieurs tâches et de plusieurs personnes. 

Pour faciliter ce processus, de nombreux professionnels de la gestion de projet utilisent des logiciels de gestion de projet.

Les logiciels de gestion des temps sont conçus pour aider les équipes à gérer leurs tâches, à communiquer entre elles et à exécuter. 

Les chefs de projet peuvent créer des listes de tâches, les attribuer à des membres de l’équipe, suivre leur progression et mettre à jour l’état du projet. 

Les logiciels de GTA proposent des fonctionnalités telles que la gestion des délais, des rapports d’avancement, des tableaux de bord et des rappels automatisés pour aider les chefs de projet à rester sur la bonne voie.

Garder un historique

Le principal avantage de l’utilisation d’un logiciel GTA est la capacité à garder une traçabilité de toutes les tâches et de tous les aspects du projet dans un seul et même endroit.

Les chefs de projet constatent aisément ce qui doit être fait, qui travaille sur quoi et où en est le projet. Cela permet de réduire le risque de retards ou d’erreurs, car les chefs de projet peuvent rapidement identifier les problèmes potentiels et y remédier avant qu’ils ne deviennent des problèmes plus importants.

Améliorer la collaboration

Un autre avantage clé de l’utilisation d’un logiciel de GTA est la possibilité de travailler à distance. 

Depuis la pandémie de COVID-19, de nombreuses équipes travaillent désormais à distance et le télétravail s’est démocratisé au sein des cultures d’entreprises. 

Cela permet aux chefs de projets de travailler avec des équipes différentes, dispersées dans plusieurs régions géographiques et de continuer à piloter leur projet malgré les restrictions de déplacement. 

Si vous vendez des services, il est probable que vous fassiez appel à des freelances. Vous devez impérativement veiller à ce que le suivi des temps de la sous-traitance soit tout aussi efficace que celui de vos collaborateurs internes pour ne pas fausser vos analyses de production et le suivi financier.  

Faciliter le management

En plus de ces avantages, les logiciels GTA aident les chefs de projet à gérer leur temps plus efficacement. 

Les fonctionnalités telles que la gestion des délais et les rappels automatisés permettent aux chefs de projet de se concentrer sur les tâches importantes et d’éviter de perdre du temps à suivre les progrès de chaque membre de l’équipe individuellement. 

Cela réduit considérablement le stress et offre davantage de temps pour les activités de pilotage de projet plus importantes.

Ils permettent également aux chefs de projet de rester organisés. Les listes de tâches, les rapports d’avancement et les tableaux de bord peuvent aider les chefs de projet à avoir une vue d’ensemble de l’état du projet. En résulte une meilleure compréhension de l’avancement d’un projet et facilite une prise de décision éclairée et proactive.

Anticiper la charge future

Si vous tenez à aider votre équipe commerciale avec un CRM adapté à votre activité, sachez que le logiciel GTA rend cette fonctionnalité facile et intuitive. De la gestion du lead entrant, à l’édition de devis, vous pouvez anticiper le staffing de vos collaborateurs dès l’avant-vente. 

Dans Stafiz, le suivi des opportunités (sur le CRM Stafiz ou dans le vôtre via les API) permet d’anticiper les besoins en ressources humaines et de pré-staffer les collaborateurs sur le module de gestion des besoins.

En savoir plus sur le Staffing

Le logiciel de gestion des temps en mode Agile

La gestion de projet en mode Agile est de plus en plus développée dans les entreprises. Elle permet une plus grande flexibilité quant à la gestion des projets ainsi qu’une meilleure optimisation des coûts. 

Ainsi dans ce contexte, un logiciel GTA permet au directeur de projet ainsi qu’à ses collaborateurs d’optimiser le rapport temps/productivité. 

Cette notion est fondamentale pour les ESN et les sociétés de conseil. Comprendre où et comment sont utilisées les ressources humaines pour la réussite des projets clients est un élément clé quant au succès et à la notoriété de ces entreprises souvent mobilisés sur des projets industriels et techniques complexes. 

En appréhendant une vision globale du projet client avec un logiciel GTA , les CEO et/ou PMO peuvent mener aisément leurs objectifs à bien, ainsi que ceux de leurs clients. 

Le logiciel GTA est un excellent outil collaboratif, garant d’une bonne gestion RH, mais également du contrôle de gestion de projets. 

En conclusion, les logiciels de GTA offrent une variété d’avantages pour les chefs de projet qui cherchent à piloter leur projet avec succès, tout en gardant les informations relatives au à celui-ci.