Was ist eine Zeiterfassungssoftware?

Wenn Sie im Projektmodus arbeitenIn allen Branchen wissen Sie, dass Produktivität und Effizienz mit folgenden Faktoren einhergehen Zeit- und Tätigkeitsmanagement (ATM).

Die Verfolgung der gearbeiteten Zeit kann bei vielen Gelegenheiten nützlich sein: bei der Planung von Aufgaben, bei der Kundenabrechnung oder bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Dieser Verlauf ist auch nützlich, um seine individuelle Produktivität zu bewertenSie können Ihre Produktivität auch auf der Ebene von ganzen Teams beurteilen.

In der Praxis gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, Zeit und Aktivität zu verwalten. Auf Tabellenblättern zum Beispiel oder auch per Stempeluhr. Aber um alle Vorteile zu nutzen Vorteile der ZeiterfassungDie Verwendung einer Zeitmanagement-Software ist die beste Option.

Was ist eine Zeiterfassungssoftware?

Eine Software zur Verwaltung und Verfolgung der Zeit ist ein Werkzeug, das entwickelt wurde, um Unternehmen bei ihrer Personalverwaltung.

Diese Plattform bietet die Möglichkeit, eine Reihe von HR-Daten zu erfassen, zu überwachen und zu analysieren, in der Regel Arbeitsstunden, Aufgaben oder auch Abwesenheiten. 

Sehr oft ist die Zeiterfassungssoftware in das HRIS integriert. (Human Resources Information System).

Dieser dient der Verwaltung von HR-Daten innerhalb eines Unternehmens durch die Zentralisierung der Daten. Durch die Bereitstellung eines Gesamtüberblicks erleichtert es fundierte und relevante Entscheidungen.

Warum sollte man eine Zeiterfassungssoftware verwenden?

Das Zeit- und Aktivitätsmanagement ist eine komplexe, zeitraubende, aber wesentliche Aufgabe, um die Produktivität und den Ertrag des eigenen Unternehmens zu analysieren. 

Ein produktives Interesse

Je größer ein Unternehmen wird und je mehr Mitarbeiter es hat, desto wichtiger ist eine strenge Strukturierung.

Nun ist die Liste der Verwaltungsaufgaben Die Verwaltung von Ressourcen, die Organisation von Dienstplänen, die Verwaltung von Abwesenheiten und die Erstellung von Gehaltsabrechnungen.

Es ist dann sehr leicht, in der Fülle der Informationen unterzugehen.

Der Einsatz einer Software zur Zeit- und Aktivitätenverwaltung vereinfacht diese Schritte. Ein Zeitmanagement-Tool wird nämlich viele HR-Aufgaben erleichtern. Auf lange Sicht wird dies zu einer Verbesserung der Effizienz, der Produktivität und damit der Rentabilität führen. Rentabilität des Unternehmens führen.

Die Investition in eine ATM-Software wird daher schnell zu einer Notwendigkeit, um die Leistung Ihrer Organisation zu verbessern.

Ein strategisches Interesse

Jeder Arbeitgeber muss wissen, wie viel Zeit seine Teams mit jeder Aufgabe verbringen und an welcher Art von Tätigkeit sie zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeiten. 

Die Zeiterfassung und -verfolgung ist ein wesentlicher Punkt, um zu bestimmen, wie man die verfügbare Personalressourcen.

Für die Projektsteuerung ist die Zeiterfassungssoftware ein Werkzeug, das einen umfassenden Überblick bietet über den Fortschritt des Projekts.

Für die Urlaubsverwaltung ermöglicht es die Verfolgung von Abwesenheiten und die Validierung von Urlaubsanträgen. Es ermöglicht auch die automatische Verfolgung von Rechnungen, die Verfolgung der Leistung und die Antizipation von Unternehmensvorausschätzungen.

Wer nutzt Software zur Zeiterfassung und -verwaltung in Unternehmen?

Große Unternehmen und Regierungsorganisationen sind die Hauptnutzer von Zeiterfassungssoftware, aber sie kann auch von kleinen und mittleren Unternehmen verwendet werden, die ihre Personalverwaltung und ihre Budgetüberwachung verbessern wollen.

Obwohl die ABM-Software in erster Linie die Personalabteilungen betrifft, erweist sich in Wirklichkeit die gesamte Organisation als davon betroffen.

Welche Departements sind betroffen?

Die Personalabteilung bleibt die erste Anlaufstelle, eine Zeiterfassungssoftware ermöglicht dann einen genauen Überblick über die Verteilung der RessourcenSie können die Zeiterfassung, den Einstellungsbedarf und das Kompetenzmanagement verbessern.

Beispielsweise können Sie Ihr Tool so konfigurieren, dass es Daten über Arbeitszeiten, spezifische Aufgaben, an denen die Mitarbeiter arbeiten, und Zeiten, in denen sie verfügbar sind und daher für andere Aufgaben eingesetzt werden können, verfolgt. 

Die Zeiterfassung in Stafiz: Blick auf das Staffing

Andere Abteilungen profitieren jedoch von einem optimierten Zeit- und Aktivitätsmanagement :

• Die Finanzabteilung verfügt dann über wertvolle Informationen über die Leistung der Mitarbeiter und den Ressourcenbedarf bei den einzelnen Projekten und ermöglicht so eine bessere Budgetierung.

• Die Geschäftsleitung profitiert von zuverlässigen Daten als Grundlage für ihre Entscheidungen, von einer genauen Überwachung der Produktivität, der Kosten und der Verwaltung der Lohnsumme. Darüber hinaus ermöglicht das von der ATM-Software gebotene Maß an Transparenz dem Management, die Einhaltung der unternehmensinternen Regularien sicherzustellen.

Die Zeiterfassungssoftware kann auch so konfiguriert werden, dass sie benutzerdefinierte Berichte erstellt, die die Informationen (z. B. Zeiterfassung im Unternehmen, Verwaltung von Urlaubs- und Abwesenheitsanträgen, Planung von Aktivitäten usw.) hervorheben, die Sie benötigen, um die richtigen Entscheidungen für Ihr Unternehmen und den Erfolg Ihrer Projekte zu treffen. 

Welche Profile nutzen die Zeiterfassungssoftware?

Der Einsatz von Zeiterfassungssoftware kommt auch in kleinerem Maßstab zugute. 

• An die operativen TeamsSie erhalten ein standardisiertes, automatisches und effizientes System für die Zeiterfassung, Abwesenheitsanträge und eine bessere Übersicht über ihre Planung.

• An ManagerSie verfügen über eine globale Vision für die strategische Planung von Aktivitäten, die Antizipation von Bedürfnissen, die Validierung und Kontrolle von Informationen.

Die Herausforderungen und Probleme des Zeitmanagements

Unternehmen stehen vor vielen Herausforderungen, wenn es darum geht, die Zeiten und Aktivitäten innerhalb ihrer Organisation zu verwalten.

• Die Verfolgung der Arbeitszeiten

Einen genauen Überblick über die Arbeitszeiten in Zeiten von Telearbeit und flexiblen Arbeitszeiten zu haben, erweist sich als zunehmend komplex. 

Auf der Seite der Mitarbeiter ist die Zeiterfassung oft eine lästige Übung, die zu Vergesslichkeit oder sogar Fehlern führen kann, wenn sie im letzten Moment durchgeführt wird.

• Umgang mit Prioritäten

Ein Mangel an Informationen kann zu einer falschen Priorisierung von Aufgaben führen und Verspätungen und Stress verursachen. 

Das Risiko wird dann zu einer Verringerung des Engagements Das bedeutet, dass es zu einem Rückgang der Leistung kommt.

• Die Einhaltung von Vorschriften

Es ist nämlich nicht immer einfach, sicherzustellen, dass die Richtlinien in Bezug auf Urlaub, Arbeitszeiten und Überstundengrenzen eingehalten werden. 

• Das Engagement der Mitarbeiter

Ein schlechtes Management der Arbeitszeiten und der Aufgabenverteilung kann dazu führen, dass die Motivation und das Engagement in den Teams sinken. 

Der Einsatz von Zeiterfassungssoftware im Projektmanagement

Die Projektsteuerung ist ein komplexer Prozess, der die Koordination mehrerer Aufgaben und mehrerer Personen umfasst.

Um diesen Prozess zu erleichtern, verwenden viele Fachleute für Projektmanagement Projektmanagementsoftware.

Zeiterfassungssoftware soll Teams bei der Verwaltung ihrer Aufgaben, der Kommunikation untereinander und der Ausführung unterstützen. 

Projektmanager können Aufgabenlisten erstellen, sie Teammitgliedern zuweisen, den Fortschritt verfolgen und den Projektstatus aktualisieren. 

ATM-Software bietet Funktionen wie Terminmanagement, Fortschrittsberichte, Dashboards und automatisierte Erinnerungen, die den Projektmanagern helfen, auf Kurs zu bleiben.

Einen Verlauf behalten

Der Hauptvorteil der Verwendung von ATM-Software ist die Fähigkeit, Folgendes zu tun eine Rückverfolgbarkeit zu behalten aller Aufgaben und Aspekte des Projekts an einem Ort zu halten.

Projektleiter stellen leicht fest, was getan werden muss, wer woran arbeitet und wie weit das Projekt fortgeschritten ist. Dies verringert das Risiko von Verzögerungen oder Fehlern, da die Projektmanager potenzielle Probleme schnell erkennen und beheben können, bevor sie zu größeren Problemen werden.

Verbesserung der Zusammenarbeit

Ein weiterer zentraler Vorteil der Verwendung von ATM-Software ist die Möglichkeit, aus der Ferne zu arbeiten. 

Seit der COVID-19-Pandemie arbeiten viele Teams nun aus der Ferne, und die Telearbeit hat sich innerhalb der Unternehmenskulturen demokratisiert. 

So können Projektleiter mit verschiedenen Teams arbeiten, die über mehrere geografische Regionen verstreut sind, und ihr Projekt trotz Reisebeschränkungen weiterhin steuern. 

Wenn Sie Dienstleistungen verkaufen, ist es wahrscheinlich, dass Sie Freiberufler beauftragen. Sie müssen unbedingt dafür sorgen, dass die Zeiterfassung der Subunternehmer genauso effizient ist wie die Ihrer internen Mitarbeiter, damit Ihre Produktionsanalysen und die finanzielle Überwachung nicht verfälscht werden.

Das Management erleichtern

Zusätzlich zu diesen Vorteilen hilft ATM-Software den Projektmanagern, ihre Zeit effektiver zu verwalten. 

Funktionen wie die Verwaltung von Fristen und automatisierte Erinnerungen ermöglichen es den Projektleitern, sich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren und keine Zeit damit zu verschwenden, den Fortschritt jedes Teammitglieds einzeln zu verfolgen.

Dies reduziert den Stress erheblich und bietet mehr Zeit für die Aktivitäten zur Projektsteuerung wichtigeres.

Außerdem helfen sie den Projektleitern, organisiert zu bleiben. Aufgabenlisten, Fortschrittsberichte und Dashboards können Projektmanagern helfen, sich einen Überblick über den Projektstatus zu verschaffen. Daraus resultiert ein ein besseres Verständnis für den Fortschritt eines Projekts. und erleichtert eine fundierte und proaktive Entscheidungsfindung.

Zukünftige Belastung antizipieren

Wenn Sie Ihr Vertriebsteam mit einem CRM unterstützen möchten, das auf Ihr Geschäft zugeschnitten ist, sollten Sie wissen, dass die GTA-Software diese Funktionalität einfach und intuitiv ermöglicht. Von der Verwaltung eingehender Leads bis hin zur Erstellung von Angeboten können Sie das Staffing Ihrer Mitarbeiter bereits im Vorfeld des Verkaufs antizipieren. 

In Stafiz ermöglicht die Verfolgung von Chancen (im Stafiz CRM oder in Ihrem CRM über APIs) die Antizipation des Personalbedarfs und die Vorstaffelung von Mitarbeitern im Bedarfsmanagementmodul.

Mehr über Staffing

Zeiterfassungssoftware im Agile-Modus

Die Projektmanagement im agilen Modus wird in Unternehmen immer häufiger angewandt. Es ermöglicht eine größere Flexibilität in Bezug auf das Projektmanagement sowie eine bessere Kostenoptimierung.

In diesem Zusammenhang ermöglicht es eine ATM-Software dem Projektleiter und seinen Mitarbeitern, Folgendes zu tundas Verhältnis von Zeit und Produktivität zu optimieren.

Dieses Konzept ist für NSE und Beratungsunternehmen von grundlegender Bedeutung. Das Verständnis, wo und wie die Humanressourcen für den Erfolg der Kundenprojekte eingesetzt werden, ist ein Schlüsselelement für den Erfolg und den Bekanntheitsgrad dieser Unternehmen, die häufig an komplexen industriellen und technischen Projekten beteiligt sind. 

Wenn CEOs und/oder PMOs mithilfe von ATM-Software einen Überblick über das gesamte Kundenprojekt erhalten, können sie ihre eigenen Ziele und die ihrer Kunden problemlos erreichen. 

Die GTA-Software ist ein hervorragendes kollaboratives Werkzeug, das eine gute Personalverwaltung gewährleistet, aber auch die Projektcontrolling.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ATM-Software eine Vielzahl von Vorteilen für Projektmanager bietet, die ihr Projekt erfolgreich steuern wollen, während sie gleichzeitig die Informationen über das Projekt im Auge behalten.