¿Qué es el software de gestión del tiempo?

Si estás trabaja en modo proyecto sea cual sea su sector de actividad, sabe que la productividad y el rendimiento van de la mano de gestión del tiempo y la actividad (TAM).

El control de horas puede utilizarse para una amplia gama de fines, como la planificación de trabajos, la facturación de clientes y la gestión de nóminas.

Este historial también es útil para evaluar la productividad individual o incluso a nivel de equipos enteros.

En la práctica, hay multitud de formas de gestionar el tiempo y la actividad. En hojas de cálculo, por ejemplo, o utilizando un reloj de fichar. Pero para aprovechar al máximo todas las ventajas de la gestión del tiempo la mejor opción es utilizar software de gestión del tiempo .

¿Qué es el software de gestión del tiempo?

El software de gestión y seguimiento del tiempo es una herramienta diseñada para apoyar a las empresas en su gestión de personal.

Esta plataforma ofrece la posibilidad de registrar, monitorizar y analizar un conjunto de datos de RRHH, generalmente horas de trabajo, tareas o ausencias. 

Muy a menudo, el software de entrada de tiempo está integrado en el HRIS (Sistema de Información de Recursos Humanos).

Se utiliza para gestionar los datos de RRHH dentro de una empresa gracias a la centralización de los datos. Al aportar una visión global, facilita la toma de decisiones informadas y relevantes.

¿Por qué utilizar un software de control del tiempo?

La gestión del tiempo y las actividades es una tarea compleja y que requiere mucho tiempo, pero es esencial para analizar la productividad y el rendimiento de la empresa.  

Un interés productivo

Cuanto más crece una empresa y ve aumentar su número de empleados, más rigurosa es la estructuración.

Sin embargo, la lista de tareas administrativas relacionadas con los recursos humanos está en constante crecimiento: gestionar la asignación de recursos, organizar los horarios, gestionar las ausencias pero también editar las nóminas.

Entonces se vuelve muy fácil sentirse abrumado por la masa de información.

El uso de software de gestion de tiempo y actividad simplifica estos trámites. De hecho, una herramienta de gestión del tiempo facilitará muchas tareas de RRHH. En última instancia, esto conducirá a una mejora de la eficiencia, la productividad y, por lo tanto, la rentabilidad de la empresa.

Invierta en un software de gestión del tiempo por lo tanto, rápidamente se convierte en una necesidad para mejorar el rendimiento de su organización.

Un interés estratégico

Todos los empleadores necesitan saber cuánto tiempo dedican sus equipos a cada tarea, así como en qué tipo de actividad están trabajando en un momento dado. 

El registro y seguimiento del tiempo es un factor clave para determinar la mejor manera de utilizar los recursos humanos disponibles.

Para la gestión de proyectos, el software de gestión del tiempo es una herramienta que ofrece visibilidad global del progreso del proyecto.  

Para la gestión de permisos, le permite realizar un seguimiento de las ausencias y validar las solicitudes de permisos.  También permite automatizar el seguimiento de la facturación, controlar el rendimiento y anticiparse a las previsiones de la empresa.

¿Quién utiliza el software de gestión y seguimiento del tiempo en las empresas?

Las grandes empresas y organizaciones gubernamentales son los principales usuarios del software de gestión del tiempo, pero también puede ser utilizado por pequeñas y medianas empresas que buscan mejorar su gestión de recursos humanos y el seguimiento del presupuesto.

Aunque el software de gestión del tiempo afecta principalmente a los departamentos de RRHH, en realidad repercute en toda la organización.

¿A qué departamentos se refiere?

El departamento de RRHH es el primero en implicarse, y el software de gestión del tiempo puede proporcionar una visión precisa de la asignación de recursos las necesidades de contratación y la gestión de competencias.

Por ejemplo, puede configurar su herramienta para realizar un seguimiento de los datos sobre las horas de trabajo, las tareas específicas en las que están trabajando los empleados, las horas en las que están disponibles y, por lo tanto, se pueden movilizar en otras tareas. 

Gestión del tiempo en Stafiz: una visión de la dotación de personal

Sin embargo, otros departamentos se benefician de una gestión optimizada del tiempo y de las actividades:

• De este modo, el departamento de finanzas dispone de información valiosa sobre el rendimiento de los empleados y la necesidad de recursos en cada proyecto, lo que permite una mejor elaboración de los presupuestos.

• La gestión Aprovecha datos confiables para fundamentar sus decisiones, seguimiento preciso de la productividad, costos y gestión de nóminas. Además, el nivel de transparencia proporcionado por la software de gestión del tiempo Permite a la dirección garantizar el cumplimiento de la normativa interna de la empresa.

El software de seguimiento del tiempo también se puede configurar para generar informes personalizados que destaquen la información (por ejemplo, seguimiento del tiempo en la empresa, gestión de solicitudes de permisos/ausencias, planificación de actividades...)  Necesitas tomar las decisiones correctas para tu negocio y el éxito de tus proyectos. 

¿Qué perfiles utilizan un software de gestión del tiempo?

El uso de software de gestión del tiempo de trabajo también se beneficia a menor escala. 

• Equipos operativos, que se benefician de un sistema estandarizado, automático y eficiente de fichaje, solicitudes de ausencia y una mayor visibilidad de su agenda.

• Adirectivos que tienen una visión global de la planificación estratégica de las actividades, la anticipación de las necesidades y la validación y el control de la información.

Los retos y problemas de la gestión del tiempo

Las empresas se enfrentan a muchos retos a la hora de gestionar el tiempo y las actividades dentro de su organización.

• Seguimiento de las horas de trabajo

Tener una visión precisa de la jornada laboral en la era del teletrabajo y la flexibilidad horaria es cada vez más complejo. 

Por parte de los empleados, la entrada de tiempo suele ser un ejercicio doloroso que puede llevar a olvidos o incluso a errores cuando se realiza en el último minuto.

• Gestión de prioridades 

La falta de información puede llevar a una mala priorización de las tareas y generar retrasos y estrés. 

El riesgo se convierte entonces en una disminución del compromiso generando una disminución del rendimiento.

• Cumplimiento de la normativa 

De hecho, no siempre es fácil garantizar que se respeten las políticas en términos de vacaciones, horas de trabajo y límites de horas extraordinarias. 

• Compromiso de los empleados 

Una mala gestión del tiempo de trabajo y de la distribución de las tareas puede provocar una caída de la motivación y el compromiso dentro de los equipos. 

El uso de software de seguimiento del tiempo en la gestión de proyectos

La gestión de proyectos es un proceso complejo que implica la coordinación de varias tareas y de varias personas.

Para facilitar este proceso, muchos profesionales de la gestión de proyectos utilizan software de gestión de proyectos.

El software de gestion del tiempo estГў diseñado para ayudar a los equipos a gestionar sus tareas, comunicarse entre sí y ejecutarlas. 

Los gerentes de proyecto pueden crear listas de tareas, asignarlas a los miembros del equipo, realizar un seguimiento de su progreso y actualizar el estado del proyecto. 

El software de GTA ofrece funciones como gestión de plazos, informes de progreso, paneles y recordatorios automáticos para ayudar a los gerentes de proyectos a mantenerse al día.

Mantener un historial

La principal ventaja de utilizar el software de gestión del tiempo es la posibilidad de realizar un seguimiento de todas las tareas y todos los aspectos del proyecto en un solo lugar.

Los gestores de proyectos pueden ver fácilmente lo que hay que hacer, quién está trabajando en qué y dónde se encuentra el proyecto. Esto ayuda a reducir el riesgo de retrasos o errores, ya que los gestores de proyectos pueden identificar rápidamente los posibles problemas y abordarlos antes de que se conviertan en problemas mayores.

Mejorar la colaboración

Otro beneficio clave de usar software de cajero automático es la capacidad de trabajar de forma remota. 

Desde la pandemia de COVID-19, muchos equipos ahora trabajan de forma remota y el teletrabajo se ha vuelto más común en las culturas corporativas. 

Esto permite a los gerentes de proyectos trabajar con diferentes equipos, dispersos en múltiples geografías y continuar impulsando su proyecto a pesar de las restricciones de viaje. 

Si vendes servicios, es probable que utilices autónomos. Es imperativo que se asegure de que el seguimiento de los tiempos de subcontratación sea tan eficaz como el de sus empleados internos para no distorsionar sus análisis de producción y seguimiento financiero.  

Facilitar la gestión

Además de estos beneficios, el software ATM ayuda a los gerentes de proyectos a administrar su tiempo de manera más eficiente. 

Funciones como gestión de plazos y recordatorios automáticos permiten a los gestores de proyectos centrarse en las tareas importantes y evitar perder tiempo siguiendo el progreso de cada miembro del equipo.

Esto reduce significativamente el estrés y proporciona más tiempo para actividades de gestión de proyectos más importantes.

También mantienen organizados a los gerentes de proyecto. Las listas de tareas, los informes de progreso y los paneles pueden ayudar a los gerentes de proyecto a obtener una vista panorámica del estado del proyecto. El resultado es una mejor comprensión del progreso de un proyecto y facilita la toma de decisiones informadas y proactivas.

Anticipación de la carga futura

Si desea ayudar a su equipo de ventas con un CRM adaptado a su empresa, el software de gestión del tiempo se lo pone fácil e intuitivo. Desde la gestión de los clientes potenciales entrantes hasta la emisión de presupuestos, puede anticipar la dotación de personal de sus empleados desde la fase de preventa. 

En Stafiz, el seguimiento de las oportunidades (en el CRM de Stafiz o en el suyo a través de API) le permite anticipar las necesidades de recursos humanos y pre-dotar a los empleados en el módulo de gestión de necesidades.

Más información sobre la dotación de personal

Software de gestión del tiempo en modo Agile

La gestión ágil de proyectos está cada vez más desarrollada en las empresas. Permite una mayor flexibilidad en la gestión de proyectos, así como una mejor optimización de costes.

En este contexto, el software de gestión del tiempo permite a los gestores de proyectos y a su personal optimizar la relación tiempo/productividad.

Esta noción es fundamental para las ESN y las empresas de consultoría. Comprender dónde y cómo se utilizan los recursos humanos para el éxito de los proyectos de los clientes es un elemento clave para el éxito y la reputación de estas empresas, que a menudo se movilizan en proyectos industriales y técnicos complejos. 

Al adoptar una visión global del proyecto del cliente mediante el software de gestión del tiempo, los directores generales y/o las PMO pueden alcanzar fácilmente sus propios objetivos, así como los de sus clientes. 

El software de gestión del tiempo es una excelente herramienta de colaboración, que garantiza una buena gestión de los RRHH, así como control de la gestión de proyectos.

En conclusión, el software de controlde horas ofrece una serie de ventajas a los gestores de proyectos que desean gestionar con éxito su proyecto, al tiempo que mantienen un seguimiento de la información del mismo.