Comment choisir son outil de staffing ?
Pour commencer, comment définir ce qu’est un outil de staffing : c’est un logiciel qui permet d’identifier les profils adaptés pour un projet ou un besoin, de les affecter sur ce projet et de suivre de manière plus générale la charge des collaborateurs. Il existe plusieurs outils de staffing sur le marché, mais il est impératif que vous choisissiez celui qui correspond à votre activité : on ne gère pas le staffing d’un entrepôt comme on gère le staffing d’une société de conseil. Il faut donc avant tout identifier les solutions qui sont les plus adaptées à votre besoin et à votre industrie.
Quels sont les critères à prendre en compte lorsqu’on cherche à faire l’acquisition d’un outil de staffing adapté à son entreprise ?
La recherche de profils
Pouvoir faire des recherches de profils en rentrant des critères et en précisant la temporalité du besoin Le bon outil de staffing doit vous permettre de facilement chercher parmi vos profils avec tous les critères qui sont importants pour vous :
Les compétences
Les compétences sont souvent des critères clés lorsque l’on recherche des profils. Chacun des profils de votre base, qu’ils soient des candidats, des collaborateurs ou des sous-traitants, doivent avoir des compétences à jour. Non seulement la liste de ces compétences, mais aussi leur niveau sur chacune d’entre elles.
Ces compétences doivent pouvoir être mises à jour à fur et à mesure par les profils eux-mêmes, ou alors automatiquement grâce à un connecteur avec votre outil GPEC. Ou bien encore avec un import simple de données.
Les disponibilités
Lorsque vous cherchez à staffer un profil, c’est généralement sur une période déterminée. Mais ce n’est pas forcément à temps plein pendant toute la période : cela peut être sur des jours ou des horaires précis, sur une période mais pas à 100%, ou bien seulement certains jours de la semaine. Les cas de figures varient, et votre outil de staffing doit vous permettre de répondre à ces critères.
Le critère d’expérience
Il est souvent utile d’intégrer l’expérience dans une recherche : ce profil a-t-il déjà participé à un projet chez ce client ? A-t-il déjà travaillé sur ce type de projet ? Cela permet d’affiner la recherche avec des profils déjà formés sur le sujet et de répondre de manière toujours plus efficace aux besoins d’un client.
Le critère de préférences
Enfin, si vous pouvez prendre en compte les préférences de vos profils, cela apporte une information particulièrement intéressante. L’utilisation de ce critère permet de favoriser la rétention de vos collaborateurs. En leur permettant d’indiquer sur quel type de projet ils souhaiteraient travailler, vous facilitez la prise en compte de ces souhaits dans votre affectation et vous améliorez la satisfaction des collaborateurs. Un vrai pas vers la satisfaction et la rétention des employés.
L’affectation des collaborateurs : donner de la visibilité aux collaborateurs et au management
L’outil de staffing doit par ailleurs permettre de donner toute la visibilité aux équipes : le collaborateur doit avoir une meilleure visibilité sur son planning et par ailleurs les managers doivent aussi pouvoir gérer facilement les affectations des collaborateurs sur les projets et les tâches des projets.
Visibilité pour les collaborateurs et connexion avec les agendas
Il est important de donner de la visibilité au collaborateur sur son planning et sur ses objectifs. Ainsi lorsque le management affecte le collaborateur sur un projet, l’outil de staffing doit notifier le collaborateur ou le sous-traitant. Idéalement, le briefing associé à cette affectation vient compléter l’information sur le planning. Le collaborateur doit pouvoir facilement connaître son planning en se connectant depuis son app mobile.
Lorsque le logiciel de staffing est aussi connecté à l’agenda du collaborateur, la visibilité est encore plus importante. Les outils de staffing qui se connectent aux agendas permettent de modifier le staffing dans les deux directions si nécessaire : depuis l’outil vers l’agenda et depuis l’agenda vers l’outil.
Visibilité et pilotage pour le management
Côté management, ce sont les vues globales qui ont le plus de valeur. Pouvoir filtrer par rôle, par équipe et savoir qui est affecté sur quoi. L’outil de staffing doit permettre de facilement réaffecter la charge d’un collaborateur à un autre, de décaler les affectations d’une date à une autre si le projet prend du retard. Une vue claire du planning, des disponibilités et des charges doit être disponible pour les managers.
La gestion des droits est ici très importante : quelle visibilité peut être donnée au manager ? Tous les profils de l’entreprises ou juste ceux de son équipe. Si le logiciel de staffing le permet, des niveaux de droits peuvent être définis.
Mieux gérer les capacités et la charge
Faciliter la prise en compte des besoins
Les collaborateurs, que ce soit les commerciaux ou les responsables de projets doivent pouvoir créer des besoins de staffing, en remplissant certains critères, et ces besoins doivent être aiguillés vers les personnes en charge du staffing. Cela implique que l’outil de staffing offre une fonctionnalité de « création de besoin » qui permettent d’indiquer :
- Les critères de compétences
- Les critères d’expérience
- La période de charge
Ces besoins doivent être aiguillés vers les personnes en charge de les traiter. Ces dernières doivent avoir une vue exhaustive des besoins en cours, afin de prendre les bonnes décisions. Ainsi lorsqu’un profil correspond à plusieurs besoins, il faut que l’outil l’indique pour pouvoir décider sur quel projet il faut affecter cette ressource.
Mesurer les capacités en scénarisant la charge
Un des grands avantages des outils de staffing c’est qu’ils apportent de l’anticipation. Ils donnent une vision sur les éventuels manques de capacités et indiquent quels sont les recrutements à réaliser. Ils doivent permettre de scénariser la charge à venir, en prenant en compte la totalité de l’occupation : les projets clients, les projets internes, les absences, les projets qui pourraient être amenés à démarrer.
En fonction du périmètre sélectionné, l’impact sur la charge peut évoluer. Idéalement, vous pouvez pré-staffer des profils sur des projets qui sont encore en avant-vente. En fonction du pourcentage de chance de succès, la charge additionnelle est prise en compte. Vous pouvez ainsi lire la charge prévisionnelle en décidant de prendre en compte ou pas les éléments en avant-vente.
Lisser la charge pour augmenter l’efficacité et la productivité
Pour améliorer l’efficacité et la productivité des équipes, le facteur clé de succès réside dans une répartition optimisée de la charge. Celle-ci doit être lissée au maximum entre les collaborateurs pour éviter les « bottlenecks » et les retards. Pouvoir identifier en un clin d’œil ces « bottlenecks » de charge permet aux responsables de réorganiser le travail pour qu’il soit mieux réparti.
En plus d’un gain de productivité, une bonne gestion de la charge entraîne une augmentation de la satisfaction des collaborateurs.
Le plus qui fait toute la différence : intégrer le staffing avec le prévisionnel financier
Pouvoir suivre la production future
En affectant des profils sur des projets ou des tâches, vous réalisez systématiquement sans forcément le savoir le prévisionnel financier. En effet, derrière l’affectation d’un profil, un outil de staffing qui possède des fonctionnalités financières et de reporting peut vous apporter encore plus de valeur :
- Calculer l’avancement d’un projet et le chiffre d’affaires associés
- Calculer l’impact des prévisions sur la rentabilité
- Envoyer tous les éléments dans un ERP pour mettre à jour le prévisionnel
Il n’est alors plus nécessaire de mettre à jour d’un côté le planning, puis de refaire le travail en mettant à jour les restes à faire.
Pouvoir calculer les marges des projets
Si votre logiciel de staffing permet de paramétrer des coûts derrières chaque utilisateur (un salaire pour un employé, ou un prix de revient pour un fournisseur spécifique au projet), alors la gestion de la charge permettra de calculer la rentabilité future du projet. Si vous pouvez staffer des sous-traitants et indiquer leur prix d’achat c’est encore mieux, car vous pouvez prévoir la production et le coût à venir de la sous-traitance.
D’autres coûts viennent impacter votre projet : les achats de produits, les frais de déplacement non refacturables, etc… Pour tout avoir, assurez-vous que la solution de staffing choisie le permet. Pour le réalisé (les temps déjà passés) : si votre solution de staffing gère aussi les temps passés, alors c’est aussi simple : une seule solution pour tout gérer. Sinon vous pouvez connecter votre outil de timesheet à votre outil de staffing pour avoir le réalisé et le prévisionnel.
Avoir une intégration native du réalisé et du prévisionnel reste quand même l’idéal pour éviter les problèmes de données et autres bugs que les connecteurs peuvent parfois entraîner. Il ne reste plus alors qu’à lire le tableau de bord du projet et vérifier si la rentabilité prévisionnelle recalculée est proche de l’objectif ou si les marges du projet sont en train de dévier.
Connecter l’outil de staffing à l’ERP
La mise à jour des projets et du reste à faire doit être régulièrement intégrée à l’ERP. Idéalement, les collaborateurs travaillent dans une solution plus simple et intuitive comme la solution de staffing, avant que les données soient automatiquement envoyées par API vers l’ERP. Les fonctions finances peuvent ensuite prendre le relais pour préparer la clôture comptable.
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