¿Cómo elegir el software de planificación de recursos adecuado?

Existen varios software de planificación de recursos en el mercado, pero es esencial que elija el más adecuado para su empresa.

El personal de una asesoría se gestionará de forma muy diferente a la de un almacén o una asociación, por ejemplo.

Antes de decidirse por una herramienta, debe identificar las soluciones que mejor se adaptan a sus necesidades y a su sector.

¿Qué criterios hay que tener en cuenta a la hora de adquirir una herramienta de programación de personal adecuada para tu empresa?

Funciones clásicas de gestión de recursos 

El software de planificación de recursos debe ser capaz de reconocer a sus empleados. 

Para ello, debe poder introducir la mayor cantidad de información posible en la herramienta para respaldar sus decisiones de asignación en los calendarios.

Crear perfiles de empleados

La forma más fácil de identificar a sus empleados es, obviamente, poder crear un perfil para cada uno de ellos.

Debe contener al menos los siguientes datos:

• el nombre,
• nombre de pila,
• el nombre del cargo que ocupa.

Opcionalmente, si el software lo permite, también puede incluir la fecha de incorporación a la empresa, el departamento al que está adscrito el puesto e incluso una foto de perfil.

Gestión de competencias

Su herramienta de dotación de personal debe ser capaz de identificar la información introducida como tal: la creación de una base de datos base de datos.

Es vital integrar las competencias profesionaless de sus empleados en sus perfiles para poder identificar rápidamente si una persona está cualificada o no para ser asignada a un tipo específico de tarea, o incluso a un tipo específico de proyecto.

Registro y gestión del tiempo

Para controlar la producción en tiempo real y analizar los informes de producción, todo buen software de planificación de recursos debe contener parámetros de gestión del tiempo y de las actividades.

Esto permite comparar el calendario inicial con lo que realmente se ha conseguido. El tiempo registrado puede servir de referencia para planificar futuros proyectos o analizar la productividad.

• Vacaciones y ausencias : establecer las disponibilidades en función de las exigencias legales y de los diferentes tipos de contrato (tiempo parcial, jornada fija).
• Registro temporal : Debe ser rápido y adaptarse a su actividad: una agencia necesitará una granularidad fina, mientras que una ESN querrá posicionar perfiles durante largos periodos. Stafiz le permite gestionar estas dos opciones simultáneamente.

Asignación de recursos a tareas y proyectos

Búsqueda por perfil

La integración de competencias y gestión del tiempo mencionada anteriormente será útil para la tarea deasignación de perfiles a los proyectos.

Con una barra de búsquedapodrá encontrar el perfil o perfiles que se ajusten a las cualificaciones y requisitos necesarios para llevar a cabo una tarea.

El motor de búsqueda de perfiles de Stafiz permite asignar empleados cualificados a las necesidades de recursos.

El motor de búsqueda debe tener en cuenta las competencias, pero estos criterios de búsqueda pueden variar y complementarse entre sí.

El criterio de experiencia

A menudo es útil incluir la experiencia en una búsqueda: ¿este perfil ya ha participado en un proyecto para este cliente? ¿Ha trabajado ya en este tipo de proyecto? 

Esto permiteafinar la búsqueda con perfiles ya formados en la materia, lo que nos permite responder cada vez mejor a las necesidades de un cliente.

Además, le permiteintegrar las preferencias de sus empleados para movilizarlos hacia las competencias que desean desarrollar o perfeccionar, o hacia los tipos de misiones que les gustan.

El criterio de disponibilidad 

Cuando busque contratar un perfilsuele ser por un periodo fijo.

Pero no tiene por qué ser a tiempo completo durante todo el periodo: puede ser en días concretos o a horas concretas, durante un periodo pero no al 100%, o sólo algunos días de la semana. 

Los escenarios varían, y su software de planificación de recursos debe permitirle cumplir estos criterios.

También es una forma de evitar asignar un perfil cualificado que ya ha sido posicionado para otra misión, o que simplemente no está disponible.

En particular, Stafiz permite crear categorías personalizadas que puede etiquetar y personalizar para adaptarlas a sus necesidades y procesos.

Aquí, las categorías de formación, herramientas y certificaciones son ejemplos de categorías personalizadas.

Además, le permiteintegrar las preferencias de sus empleados para que puedan movilizarse en función de las competencias que deseen desarrollar o perfeccionar, o de los tipos de misiones que les gusten.

Los empleados con visibilidad de proyectos pueden indicar su interés.

Y eso es bueno para la satisfacción de los empleados.

Facilidad de asignación de recursos

Para seguir siendo productivoLa asignación de tareas no tiene por qué ser un quebradero de cabeza. Esa es probablemente una de las razones por las que ha decidido cambiar sus hojas de cálculo Excel por el software adecuado.

Stafiz permite un alto grado de granularidad en la cumplimentación de partes de horasdesde horas a medias jornadas o jornadas completas.

Puede modificar los calendarios de sus proyectos desde distintas ubicaciones con sólo unos clics, lo que reduce el tiempo dedicado a la navegación y la planificación técnica.

Sugerencias inteligentes 

Con una base de datos de usuarios sólida y completa, podrá ahorrar aún más tiempo y precisión a la hora de elaborar sus horarios, gracias a las sugerencias automáticas.

El Smart Coincidencia de Stafiz es un excelente ejemplo. Desde el momento en que creas un proyecto o simplemente realizas una búsqueda, se te presentarán automáticamente los candidatos disponibles y más cualificados, de modo que lo único que tienes que hacer es validar tus elecciones.

Este algoritmo ha sido diseñado para facilitar laoptimizar sus índices de cargapara ayudarle a aumentar la productividad.

Visibilidad de la planificación de recursos

El software de gestión de recursos debe dar a los equipos una visibilidad total: los empleados deben tener una mejor visibilidad de sus horarios, y los directivos también deben poder gestionar fácilmente la asignación de proyectos y tareas.

Visibilidad para los empleados y conexión con las agendas

Es importante dar a los empleados visibilidad sobre su planificación y sus objetivos. 

Así, cuando la dirección asigna al empleado a un proyectoel software de planificación de recursos debe notificar al empleado o al subcontratista.

Lo ideal es que el briefing asociado a esta tarea complemente la información del horario. Los empleados deben poder acceder fácilmente a su horario conectándose a su aplicación móvil.

Cuando el software de dotación de personal también está conectado con el empleado la visibilidad es aún mayor.

Las herramientas de dotación de personal que se conectan a las agendas permiten modificar la dotación de personal en ambas direcciones si es necesario: de la herramienta a la agenda y de la agenda a la herramienta.

Visibilidad y control para la dirección

En cuanto a la gestión, lo más valioso son las vistas globales, que permiten filtrar por función, por equipo y saber quién tiene asignado qué. 

La herramienta de gestión de recursos debe facilitar la reasignación de la carga de trabajo de un empleado a otro, o el cambiar asignaciones de una fecha a otra si el proyecto se retrasa.

Los gestores de proyectos deben tener una visión clara de la planificación, la disponibilidad y la carga de trabajo. gestores de proyectos.

La supervisión de la carga en Stafiz ofrece a su equipo de gestión una visibilidad completa de la actividad de sus equipos.

El sitio gestión de derechos es muy importante aquí: ¿qué visibilidad se puede dar al directivo? ¿Todos los perfiles de la empresa o sólo los de su equipo?

Si el software de dotación de personal lo permite, se pueden niveles de derechos pueden definirse.

Funcionalidades vinculadas a la carga de trabajo y la capacidad

Una carga bien distribuida y equilibrada es necesaria para mantener el nivel adecuado de productividad. 

Por eso, su software de planificación de recursos debe ofrecerle visibilidad en tiempo real, pero también con antelación.

Equilibrio de la carga

Para mejorar la eficacia y la productividad de sus equipos, el factor clave del éxito reside en una distribución optimizada de la carga de trabajo.

Esto debe suavizarse al máximo entre los empleados para evitar cuellos de botella y retrasos. 

Ser capaz de identificar estos problemas de carga de trabajo de un vistazo permite a los directivos reorganizar el trabajo para distribuirlo mejor.

Además de aumento de la productividaduna buena gestión de la carga de trabajo también aumenta la satisfacción de los empleados. Se acabaron los inconvenientes causados por la sobrecarga o la falta de actividad.

Escenarios de planificación de la carga

Una de las principales ventajas de las herramientas de gestión de recursos es que te permiten pensar con antelación.

Proporcionan una visión general de déficit de capacidad. A partir de ahí, es posible decidir qué medidas tomar para cubrir esas carencias: contratación, formación, trabajo con autónomos, etc. ¡Las posibilidades son numerosas!

Deben permitir planificar las cargas de trabajo futurasteniendo en cuenta el conjunto de la ocupación: proyectos de clientes, proyectos internos, ausencias, pero también oportunidades y proyectos que podrían ponerse en marcha.

Visualización de la carga de trabajo prevista, teniendo en cuenta los proyectos con un determinado porcentaje de posibilidades de ser firmados en preventa en Stafiz.

En función del ámbito de aplicación elegido, elimpacto sobre el puede cambiar.

Lo ideal sería perfiles previos a la contratación en proyectos que aún están en fase de preventa. En función del porcentaje de posibilidades de éxito, se tiene en cuenta la carga de trabajo adicional.

De esta forma podrá leer la carga de trabajo prevista teniendo en cuenta o no los elementos de preventa.

Crear necesidades

Los empleados, ya sean comerciales o jefes de proyecto, deben ser capaces de crear sus propias necesidades de recursos cumpliendo determinados criterios.

Creación de una solicitud de recursos humanos en Stafiz

Estas necesidades deben remitirse a los responsables de personal. Para ello, el programa informático de gestión de recursos ofrece una función de "creación de necesidades" que permite indicar :

• criterios de cualificación ;
• criterios de experiencia ;
• el periodo de carga ;
• cualquier otro criterio personalizado que necesites.

Control de la producción y su impacto financiero

Control de la producción futura

Mediante la asignación de perfiles a proyectos o tareas, se realiza y actualiza sistemáticamente la previsión financiera.

De hecho, tras la asignación de un perfil, una herramienta de planificación de recursos con funcionalidades financieras y de elaboración de informes puede aportarle aún más valor gracias a :

• calcular el avance de un proyecto y el volumen de negocio asociado;
• calcular el impacto de las previsiones en la rentabilidad;
• enviar toda la información a un sistema ERP para actualizar la previsión.

Entonces ya no será necesario actualizar el calendario por un lado y luego rehacer el trabajo actualizando el trabajo restante.

Cálculo de márgenes a lo largo del proyecto

Si su programa de dotación de personal le permite establecer costes para cada usuario (un salario para un empleado, o un precio de coste para un proveedor específico del proyecto), la gestión de la carga permitirá calcular la rentabilidad futura del proyecto.

Si puede subcontratar personal e indicar su coste, es aún mejor, porque puedes prever la producción y el coste futuro de la subcontratación.

Otros costes también repercutirán en su proyecto, como las compras de productos y los gastos de viaje que no pueden volver a facturarse. seguimiento financiero del proyecto en tiempo realasegúrese de que la solución de dotación de personal que ha elegido.

Puede conectar su herramienta de hoja de horas a su software de planificación de recursos para obtener el real (tiempo ya trabajado) y la previsión. Si su software incluye gestión del tiempo, como Stafiz, el cálculo será automático.

Nativo La integración nativa de datos reales y previsiones sigue siendo la forma ideal de evitar los problemas de datos y otros errores que a veces pueden causar los conectores.

Sólo queda leer el cuadro de mando del proyecto y comprobar si la previsión de rentabilidad se acerca al objetivo, o si los márgenes del proyecto se están deslizando.

Conexión del software de planificación de recursos a un sistema ERP

El sitio actualización de proyectos debe integrarse regularmente en el sistema ERP.

Lo ideal es que los empleados trabajen en una solución más sencilla e intuitiva, como la herramienta de planificación, antes de que los datos se enviados vía API al sistema ERP.

Las funciones financieras pueden entonces tomar el relevo para preparar el cierre de cuentas.

Posibles integraciones con Stafiz