¿Cómo elegir tu herramienta de programación de personal?
Para empezar, ¿cómo se define una herramienta de programación de personal? Es un software que permite identificar los perfiles adecuados para un proyecto o una necesidad, asignarlos a ese proyecto y controlar la carga de trabajo de los empleados de forma más general. Existen varias herramientas de programación de personal en el mercado, pero es imprescindible que elija la que corresponda a su actividad: no se gestiona la asignación de personal de un almacén de la misma manera que se gestiona la dotación de personal de una consultora. Por eso es importante identificar las soluciones que mejor se adaptan a sus necesidades y a su sector.
¿Qué criterios hay que tener en cuenta a la hora de adquirir una herramienta de programación de personal adecuada para tu empresa?
1. Buscando perfiles
Poder buscar perfiles introduciendo criterios y especificando el marco temporal de la necesidad. La herramienta de selección de personal adecuada debe permitirle buscar fácilmente entre los perfiles con todos los criterios que sean importantes para usted:
a. Las competencias
Las habilidades suelen ser criterios clave a la hora de buscar perfiles . Cada uno de los perfiles de tu base de datos, ya sean candidatos, empleados o subcontratistas, debe tener competencias actualizadas. No sólo la lista de estas habilidades, sino también su nivel en cada una de ellas.
Estas competencias deben ser actualizadas por los propios perfiles, o automáticamente a través de un conector entre la herramienta GPEC. O con una simple importación de datos.
b. Las disponibilidades
Cuando se busca personal para un perfil, suele ser por un periodo determinado. Pero no tiene por qué ser a tiempo completo durante todo el periodo: puede ser en días u horas concretos, durante un periodo pero no al 100%, o sólo en determinados días de la semana. Los casos varían, y su herramienta de programación de personal debe permitirle cumplir estos criterios.
c. El criterio de la experiencia.
A menudo resulta útil integrar la experiencia en una búsqueda: ¿este perfil ya ha participado en un proyecto para este cliente? ¿Ha trabajado alguna vez en este tipo de proyectos? Esto permite afinar la búsqueda con perfiles ya formados en el tema y responder cada vez más eficazmente a las necesidades del cliente.
d. El criterio de preferencia
Por último, si puedes tener en cuenta las preferencias de tus perfiles, esto proporciona información especialmente interesante. Utilizar este criterio ayuda a promover la retención de sus empleados. Al permitirles indicar en qué tipo de proyecto les gustaría trabajar, será más fácil tener en cuenta estos deseos en su tarea y mejorar la satisfacción de los empleados. Un verdadero paso hacia la satisfacción y retención de los empleados.
2. Asignación de personal: dar visibilidad a los empleados y a la dirección
La herramienta de programación de personal también debe proporcionar a los equipos una visibilidad total: los empleados deben tener una mejor visibilidad de sus horarios y los gestores también deben poder gestionar fácilmente la asignación de empleados a proyectos y tareas.
a. Visibilidad para empleados y conexión con calendarios
Es importante dar a los empleados visibilidad sobre su cronograma y objetivos. Entonces, cuando la gerencia asigna al empleado a un proyecto, la herramienta de dotación de personal debe notificar al empleado o al subcontratista. Idealmente, la sesión informativa asociada con esta tarea complementa la información del cronograma. El empleado debe poder conocer fácilmente su horario conectándose desde su aplicación móvil.
Cuando el software de asignación de personal también está conectado al calendario del empleado, la visibilidad es aún más importante. Las herramientas de programación de personal que se conectan a la agenda permiten modificar la planificación de recursos humanos en ambas direcciones si es necesario: de la herramienta a la agenda y de la agenda a la herramienta.
b. Visibilidad y gestión para la gestión.
Desde el punto de vista de la gestión, son las visiones globales las que tienen más valor. Pudiendo filtrar por rol, por equipo y saber quién está asignado a qué. La herramienta de dotación de personal debe facilitar la reasignación de la carga de trabajo de un empleado a otro, para cambiar las asignaciones de una fecha a otra si el proyecto está retrasado. Los gerentes deben disponer de una visión clara de la planificación, la disponibilidad y las cargas.
La gestión de derechos es muy importante aquí: ¿qué visibilidad se le puede dar al gestor? Todos los perfiles de la empresa o solo los de su equipo. Si el software de dotación de personal lo permite, se pueden definir niveles de derechos.
3. Gestionar mejor las capacidades y la carga
a. Facilitar la consideración de las necesidades.
Los empleados, ya sean vendedores o gerentes de proyectos, deben poder crear necesidades de personal cumpliendo ciertos criterios, y estas necesidades deben dirigirse a las personas a cargo de la dotación de personal. Esto implica que la herramienta de dotación de personal ofrece una funcionalidad de “creación de requisitos” que le permite indicar:
- Criterios de habilidades
- Criterios de experiencia
- El periodo de carga
Estas necesidades deben dirigirse a las personas encargadas de atenderlas. Este último debe tener una visión exhaustiva de las necesidades actuales para tomar las decisiones correctas. Así, cuando un perfil corresponda a varias necesidades, la herramienta debe indicarlo para poder decidir a qué proyecto asignar este recurso.
b. Medir capacidades organizando la carga.
Una de las grandes ventajas de las herramientas de dotación de personal es que proporcionan anticipación. Proporcionan una visión general de las posibles lagunas de capacidad e indican qué contrataciones deben realizarse. Deben permitir planificar la carga futura, teniendo en cuenta toda la ocupación: proyectos de clientes, proyectos internos, ausencias, proyectos que podrían iniciarse.
Dependiendo del alcance seleccionado, el impacto en la carga puede cambiar. Idealmente, puede contratar perfiles previamente para proyectos que aún están en preventa. Dependiendo del porcentaje de probabilidad de éxito, se tiene en cuenta el cargo adicional. De este modo, podrá leer la carga prevista decidiendo si desea tener en cuenta o no los elementos de preventa.
c. Disminuye la carga para aumentar la eficiencia y la productividad
El factor clave para el éxito en la mejora de la eficiencia y la productividad de los equipos es una distribución optimizada de la carga de trabajo. La carga debe repartirse lo máximo posible entre los empleados para evitar cuellos de botella y retrasos. Poder identificar estos cuellos de botella de un vistazo permite reorganizar el trabajo para que esté mejor distribuido.
Además de una mayor productividad, una buena gestión de la carga de trabajo tambien conduce a una mayor satisfacción de los empleados.
4. El plus que marca la diferencia: integrar la dotación de personal con la previsión financiera
a. Ser capaz de realizar un seguimiento de la producción futura
Al asignar perfiles a los proyectos o tareas, tu realizas sistemáticamente la previsión financiera sin saberlo necesariamente. De hecho, tras la asignación de un perfil, una herramienta de dotación de personal que disponga de funcionalidades financieras y de elaboración de informes puede aportarle aún más valor:
- Calcular el avance de un proyecto y la facturación asociada
- Calcular el impacto de las previsiones en la rentabilidad
- Enviar todos los elementos a un software ERP para actualizar la previsión
Entonces ya no es necesario actualizar el cronograma de un lado y luego rehacer el trabajo actualizando el resto por hacer.
b. Ser capaz de calcular el margen de beneficio del proyecto
Si su software de personal le permite configurar los costos detrás de cada usuario (un salario para un empleado o un precio de costo para un proveedor específico para el proyecto), entonces la gestión de carga le permitirá calcular la rentabilidad futura del proyecto. Si puede dotar de personal a los subcontratistas e indicar su precio de compra, será aún mejor, porque podrá predecir la producción y el coste futuro de la subcontratación.
Otros costos impactan su proyecto: compras de productos, gastos de viaje no reembolsables, etc. Para tenerlo todo, asegúrese de que la solución de personal elegida lo permita. Para lo real (los tiempos ya invertidos): si su solución de personal también gestiona los tiempos invertidos, entonces también es sencillo: una única solución para gestionar todo. De lo contrario, puede conectar su herramienta de hoja de horas a su herramienta de dotación de personal para tener el pronóstico y el real.
Tener una integración nativa de lo real y lo previsto sigue siendo ideal para evitar problemas de datos y otros errores que a veces pueden causar los conectores. Sólo queda leer el panel del proyecto y comprobar si la rentabilidad prevista recalculada se acerca al objetivo o si los márgenes del proyecto se están desviando.
c. Conecte la herramienta de dotación de personal al ERP
La actualización de los proyectos y lo que queda por hacer debe integrarse periódicamente en el ERP. Lo ideal es que los empleados trabajen en una solución más sencilla e intuitiva, como la solución de dotación de personal, antes de que la API envíe automáticamente los datos al ERP. Las funciones financieras pueden entonces encargarse de preparar el cierre contable.
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