¿Cómo elegir tu herramienta de programación de personal?
Para empezar, ¿cómo se define una herramienta de programación de personal? Es un software que permite identificar los perfiles adecuados para un proyecto o una necesidad, asignarlos a ese proyecto y controlar la carga de trabajo de los empleados de forma más general. Existen varias herramientas de programación de personal en el mercado, pero es imprescindible que elija la que corresponda a su actividad: no se gestiona la asignación de personal de un almacén de la misma manera que se gestiona la dotación de personal de una consultora. Por eso es importante identificar las soluciones que mejor se adaptan a sus necesidades y a su sector.
¿Qué criterios hay que tener en cuenta a la hora de adquirir una herramienta de programación de personal adecuada para tu empresa?
Búsqueda de perfiles
Poder buscar perfiles introduciendo criterios y especificando el marco temporal de la necesidad. La herramienta de selección de personal adecuada debe permitirle buscar fácilmente entre los perfiles con todos los criterios que sean importantes para usted:
Las competencias
Las competencias suelen ser un criterio clave a la hora de buscar perfiles. Todos los perfiles de su base de datos, ya sean candidatos, empleados o subcontratistas, deben tener las competencias actualizadas. No solo la lista de estas competencias, sino también su nivel en cada una de ellas.
Estas competencias deben ser actualizadas por los propios perfiles, o automáticamente a través de un conector entre la herramienta GPEC. O con una simple importación de datos.
Disponibilidad
Cuando se busca personal para un perfil, suele ser por un periodo determinado. Pero no tiene por qué ser a tiempo completo durante todo el periodo: puede ser en días u horas concretos, durante un periodo pero no al 100%, o sólo en determinados días de la semana. Los casos varían, y su herramienta de programación de personal debe permitirle cumplir estos criterios.
El criterio de experiencia
A menudo es útil incluir la experiencia en una búsqueda: ¿este perfil ya ha participado en un proyecto para este cliente? ¿ha trabajado ya en este tipo de proyecto? Esto permite afinar la búsqueda con perfiles que ya tienen formación en la materia y responder cada vez mejor a las necesidades de un cliente.
Criterios de preferencia
Por último, si tiene en cuenta las preferencias de sus perfiles, obtendrá información especialmente interesante. Utilizar este criterio puede ayudarle a retener a sus empleados. Al permitirles indicar en qué tipo de proyecto les gustaría trabajar, facilita que se tengan en cuenta estos deseos en la asignación y mejora la satisfacción de los empleados. Un verdadero paso hacia la satisfacción y la retención de los empleados.
Asignación de personal: dar visibilidad a los empleados y a la dirección
La herramienta de programación de personal también debe proporcionar a los equipos una visibilidad total: los empleados deben tener una mejor visibilidad de sus horarios y los gestores también deben poder gestionar fácilmente la asignación de empleados a proyectos y tareas.
Visibilidad para los empleados y conexión con las agendas
Es importante dar a los empleados visibilidad sobre su calendario y sus objetivos. Así, cuando la dirección asigna un empleado a un proyecto, la herramienta de dotación de personal debe notificárselo al empleado o al subcontratista. Lo ideal es que el briefing asociado a esta asignación complemente la información del horario. Los empleados deben poder consultar su horario fácilmente conectándose a su aplicación móvil.
Cuando el software de asignación de personal también está conectado al calendario del empleado, la visibilidad es aún más importante. Las herramientas de programación de personal que se conectan a la agenda permiten modificar la planificación de recursos humanos en ambas direcciones si es necesario: de la herramienta a la agenda y de la agenda a la herramienta.
Visibilidad y control para la dirección
Desde el punto de vista de la gestión, lo más valioso son las vistas globales. Poder filtrar por función, por equipo y saber quién está asignado a qué. La herramienta de dotación de personal debe facilitar la reasignación de la carga de trabajo de un empleado a otro, y cambiar las asignaciones de una fecha a otra si el proyecto se retrasa. Los gestores deben tener una visión clara del calendario, la disponibilidad y las cargas de trabajo.
La gestión de los derechos es muy importante aquí: ¿qué visibilidad se puede dar al directivo? Todos los perfiles de la empresa o sólo los de su equipo. Si el software de gestión de personal lo permite, se pueden definir niveles de derechos.
Mejor gestión de la capacidad y la carga de trabajo
Facilitar la toma en consideración de las necesidades
Los empleados, ya sean comerciales o jefes de proyecto, deben poder crear necesidades de personal cumpliendo determinados criterios, y estas necesidades deben dirigirse a las personas encargadas de la dotación de personal. Esto significa que la herramienta de dotación de personal debe ofrecer una función de "creación de necesidades", que permita indicar :
- Criterios de cualificación
- Criterios de experiencia
- El periodo de carga
Estas necesidades deben dirigirse a las personas encargadas de atenderlas. Este último debe tener una visión exhaustiva de las necesidades actuales para tomar las decisiones correctas. Así, cuando un perfil corresponda a varias necesidades, la herramienta debe indicarlo para poder decidir a qué proyecto asignar este recurso.
Medición de la capacidad mediante escenarios de carga
Una de las grandes ventajas de las herramientas de dotación de personal es que nos permiten mirar hacia el futuro. Proporcionan una visión de los posibles déficits de capacidad e indican qué personal hay que contratar. Deben permitirle planificar las cargas de trabajo futuras, teniendo en cuenta el conjunto de la plantilla: proyectos de clientes, proyectos internos, ausencias y proyectos que puedan surgir en el futuro.
Dependiendo del alcance seleccionado, el impacto en la carga de trabajo puede cambiar. Lo ideal es precontratar perfiles en proyectos que aún están en fase de preventa. En función del porcentaje de probabilidades de éxito, se tiene en cuenta la carga de trabajo adicional. De este modo, puede leer la carga de trabajo prevista y decidir si se tienen en cuenta o no los elementos de preventa.
Suavizar la carga para aumentar la eficacia y la productividad
El factor clave para el éxito en la mejora de la eficiencia y la productividad de los equipos es una distribución optimizada de la carga de trabajo. La carga debe repartirse lo máximo posible entre los empleados para evitar cuellos de botella y retrasos. Poder identificar estos cuellos de botella de un vistazo permite reorganizar el trabajo para que esté mejor distribuido.
Además de una mayor productividad, una buena gestión de la carga de trabajo tambien conduce a una mayor satisfacción de los empleados.
El plus que marca la diferencia: integrar la plantilla con las previsiones financieras
Seguimiento de la producción futura
Al asignar perfiles a los proyectos o tareas, tu realizas sistemáticamente la previsión financiera sin saberlo necesariamente. De hecho, tras la asignación de un perfil, una herramienta de dotación de personal que disponga de funcionalidades financieras y de elaboración de informes puede aportarle aún más valor:
- Calcular el avance de un proyecto y la facturación asociada
- Calcular el impacto de las previsiones en la rentabilidad
- Enviar todos los elementos a un software ERP para actualizar la previsión
Esto elimina la necesidad de actualizar el calendario por un lado y luego rehacer el trabajo actualizando el trabajo restante.
Calcular los márgenes del proyecto
Si tu programa de dotación de personal te permite fijar costes detrás de cada usuario (un salario para un empleado, o un precio de coste para un proveedor específico del proyecto), la gestión de la carga te permitirá calcular la rentabilidad futura del proyecto. Si puede contratar subcontratistas e indicar su precio de compra, aún mejor, porque podrá prever la producción y el coste futuro de la subcontratación.
Otros costes repercutirán en su proyecto: compras de productos, gastos de viaje no facturables, etc. Para asegurarse de que lo tiene todo, asegúrese de que la solución de dotación de personal que ha elegido se lo permite. Para el trabajo realizado (tiempo ya empleado): si su solución de dotación de personal también gestiona el tiempo empleado, entonces es igual de sencillo: una única solución para gestionarlo todo. Si no es así, puede conectar su herramienta de control de horas a su herramienta de dotación de personal para obtener las cifras reales y previstas.
Aun así, la integración nativa de datos reales y previsiones sigue siendo la forma ideal de evitar los problemas de datos y otros errores que a veces pueden causar los conectores. Solo queda leer el cuadro de mandos del proyecto y comprobar si la previsión de rentabilidad recalculada se acerca al objetivo o si los márgenes del proyecto se están deslizando.
Conectar la herramienta de dotación de personal al ERP
La actualización de los proyectos y del trabajo pendiente debe integrarse regularmente en el ERP. Lo ideal es que el personal trabaje en una solución más sencilla e intuitiva, como la solución de dotación de personal, antes de que los datos se envíen automáticamente vía API al ERP. Las funciones financieras pueden entonces tomar el relevo para preparar el cierre contable.
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