Hoe kies je de juiste software voor resourceplanning?

Er zijn verschillende software voor resourceplanning op de markt, maar het is essentieel dat je er een kiest die geschikt is voor jouw bedrijf.

De personeelsbezetting van een adviesbureau zal heel anders worden beheerd dan dat van bijvoorbeeld een magazijn of een vereniging.

Voordat je een tool kiest, moet je nagaan welke oplossingen het beste passen bij jouw behoeften en jouw branche.

Met welke criteria moet je rekening houden als je een tool voor personeelsbeheer wilt kopen die geschikt is voor jouw bedrijf?

Klassieke functies voor resourcebeheer 

Software voor personeelsplanning moet je werknemers kunnen herkennen. 

Om dit te kunnen doen, moet u zoveel mogelijk informatie in de tool kunnen invoeren ter ondersteuning van uw toewijzingsbeslissingen over de schema's.

Werknemerprofielen maken

De eenvoudigste manier om je werknemers te identificeren is natuurlijk om een profiel voor elk van hen.

Het moet ten minste de volgende gegevens bevatten:

• de naam,
• voornaam,
• de naam van de functie die hij of zij bekleedt.

Optioneel, als de software het toelaat, kun je ook de datum waarop je bij het bedrijf bent komen werken, de afdeling waaraan de functie is verbonden en zelfs een profielfoto toevoegen.

Beheer van vaardigheden

Uw tool voor personeel moet de ingevoerde informatie als zodanig kunnen identificeren: het maken van een database database.

Het is essentieel om professionele professionele vaardigheden van je werknemers in hun profiel op te nemen, zodat je snel kunt zien of iemand al dan niet gekwalificeerd is om aan een bepaald type taak of zelfs een bepaald type project te worden toegewezen.

Tijdregistratie en timesheetbeheer

Om de productie in realtime te monitoren en productierapporten te analyseren, moet alle goede resourceplanningssoftware tijd- en activiteitenbeheerparameters bevatten.

Zo kan de oorspronkelijke planning worden vergeleken met wat er werkelijk is bereikt. De geregistreerde tijd kan dan worden gebruikt als referentie voor het plannen van toekomstige projecten of het analyseren van de productiviteit.

• Verlof en afwezigheid : beschikbaarheid instellen in overeenstemming met wettelijke vereisten en verschillende soorten contracten (deeltijd, vast dagtarief).
• Tijdregistratie : Het moet snel zijn en aangepast aan uw activiteit: een agentschap heeft een fijne granulariteit nodig, terwijl een ESN profielen over langere perioden wil positioneren. Met Stafiz kunt u deze twee opties tegelijkertijd beheren.

Resources toewijzen aan taken en projecten

Zoeken op profiel

De eerder genoemde integratie van vaardigheden en tijdmanagement zal nuttig zijn voor de taak vanprofielen toewijzen aan projecten.

Met een zoekbalkkun je het profiel of de profielen vinden die overeenkomen met de kwalificaties en vereisten die nodig zijn om een taak uit te voeren.

Met de profielzoekmachine van Stafiz kunnen gekwalificeerde werknemers worden toegewezen aan resourcebehoeften.

De zoekmachine moet rekening kunnen houden met vaardigheden, maar deze zoekcriteria kunnen variëren en elkaar aanvullen.

Het ervaringscriterium

Het is vaak nuttig om ervaring mee te nemen in een zoekopdracht: heeft dit profiel al deelgenomen aan een project voor deze klant? Hebben ze al aan dit type project gewerkt? 

Dit maakt het mogelijk omde zoekopdracht te verfijnen met profielen die al getraind zijn in het onderwerp, zodat we steeds beter kunnen inspelen op de behoeften van een klant.

Bovendien kunt ude voorkeuren van uw werknemers integreren zodat ze gemobiliseerd kunnen worden voor de vaardigheden die ze willen ontwikkelen of perfectioneren, of voor het soort opdrachten dat ze leuk vinden.

Het beschikbaarheidscriterium 

Wanneer je op zoek bent naar een profiel wilt bemannenis dat meestal voor een vaste periode.

Maar het hoeft niet fulltime te zijn voor de hele periode: het kan op specifieke dagen of tijdstippen, over een periode maar niet 100%, of alleen op bepaalde dagen van de week. 

De scenario's variëren en je resource planningssoftware moet je in staat stellen om aan deze criteria te voldoen.

Het is ook een manier om te vermijden dat een gekwalificeerd profiel wordt toegewezen dat al geplaatst is voor een andere opdracht of gewoon niet beschikbaar is.

Stafiz stelt je in het bijzonder in staat om gepersonaliseerde categorieën die u kunt labelen en aanpassen aan uw behoeften en processen.

Hier zijn de categorieën training, tools en certificeringen voorbeelden van aangepaste categorieën.

Bovendien kunt ude voorkeuren van uw werknemers integreren zodat ze gemobiliseerd kunnen worden voor de vaardigheden die ze willen ontwikkelen of perfectioneren, of voor het soort opdrachten dat ze leuk vinden.

Medewerkers met zicht op projecten kunnen hun interesse aangeven.

En dat is goed voor de werknemerstevredenheid!

Gemakkelijke toewijzing van middelen

Voor productief blijvenAllocatie hoeft geen hoofdpijn te zijn! Dat is waarschijnlijk een van de redenen waarom je hebt besloten om je excel spreadsheets in te ruilen voor de juiste software.

Stafiz maakt een hoge mate van granulariteit mogelijk bij het invullen van urenstatenvan uren tot halve dagen tot hele dagen.

Je kunt je projectplanningen vanaf verschillende locaties met slechts een paar klikken wijzigen, waardoor je minder tijd kwijt bent aan navigatie en technische planning.

Intelligente suggesties 

Met een solide, uitgebreide gebruikersdatabase kun je nog meer tijd en precisie besparen bij het opstellen van je planningen, dankzij automatische suggesties.

De Smart Matching van Stafiz is een uitstekend voorbeeld. Vanaf het moment dat je een project aanmaakt of gewoon een zoekopdracht uitvoert, worden de beschikbare en meest gekwalificeerde kandidaten automatisch aan je gepresenteerd, zodat je alleen nog maar je keuzes hoeft te valideren.

Dit algoritme is ontworpen om het gemakkelijker te maken omoptimalisatie van uw beladingsgraadom u te helpen uw productiviteit te verhogen.

Zichtbaarheid in resourceplanning

Software voor middelenbeheer moet teams volledige zichtbaarheid geven: werknemers moeten beter zicht hebben op hun roosters en managers moeten ook in staat zijn om gemakkelijk de toewijzing van projectopdrachten en taken.

Zichtbaarheid voor werknemers en verbinding met agenda's

Het is belangrijk om werknemers zicht te geven op hun planning en doelstellingen. 

Dus wanneer het management de medewerker toewijst aan een projectmoet de planningssoftware de werknemer of de onderaannemer.

In het ideale geval is de briefing bij deze opdracht een aanvulling op de informatie in het rooster. Medewerkers moeten eenvoudig toegang hebben tot hun rooster door in te loggen op hun mobiele applicatie.

Als de personeelssoftware ook verbonden is met de werknemer is de zichtbaarheid nog groter.

Personeelshulpmiddelen die gekoppeld zijn aan dagboeken maken het mogelijk om de personeelsbezetting indien nodig in beide richtingen aan te passen: van het hulpmiddel naar het dagboek en van het dagboek naar het hulpmiddel.

Zichtbaarheid en controle voor het management

Aan de managementkant zijn de globale overzichten het meest waardevol, waarmee je kunt filteren op rol, op team en kunt zien wie wat toegewezen heeft gekregen. 

De tool voor resourcebeheer moet het gemakkelijk maken om de werklast van de ene medewerker op de andere over te dragen, of om opdrachten te verschuiven van de ene datum naar de andere als het project achterloopt op schema.

Een duidelijk overzicht van planning, beschikbaarheid en werklast moet beschikbaar zijn voor projectmanagers.

Belastingmonitoring in Stafiz geeft uw managementteam volledig inzicht in de activiteit van uw teams.

De rechtenbeheer is hier heel belangrijk: welke zichtbaarheid kan de manager krijgen? Alle profielen van het bedrijf of alleen die van zijn team?

Als de personeelssoftware het toelaat, kunnen verschillende niveaus van rechten worden gedefinieerd.

Functionaliteiten gekoppeld aan werklast en capaciteit

Een goed verdeelde en gebalanceerde belasting is nodig om het juiste productiviteitsniveau te behouden. 

Daarom moet je resource planningssoftware je niet alleen in realtime, maar ook van tevoren inzicht geven.

Belasting balanceren

Om de efficiëntie en productiviteit van uw teams te verbeteren, ligt de belangrijkste succesfactor in een optimale verdeling van de werklast.

Dit moet zoveel mogelijk worden gladgestreken tussen medewerkers om knelpunten en vertragingen te voorkomen. 

Als managers deze werklastproblemen in één oogopslag kunnen identificeren, kunnen ze werk te reorganiseren zodat het beter wordt verdeeld.

Naast productiviteitswinstverhoogt een goed beheer van de werklast ook de tevredenheid van de werknemers. Geen ongemakken meer door overbelasting of gebrek aan activiteit!

Ladingsplanningsscenario's

Een van de belangrijkste voordelen van tools voor resourcebeheer is dat je er vooruit mee kunt denken.

Ze geven een overzicht van eventuele capaciteitstekorten. Vervolgens kan worden beslist welke actie moet worden ondernomen om deze vaardigheidstekorten op te vullen: aanwerving, opleiding, werken met freelancers, enz.

Ze moeten het mogelijk maken om toekomstige werklasten te plannendoor rekening te houden met de volledige bezetting: klantenprojecten, interne projecten, afwezigheden maar ook kansen en projecten die opgestart kunnen worden.

Visualisatie van de verwachte werklast, rekening houdend met projecten met een bepaalde procentuele kans op ondertekening in pre-sales in Stafiz

Afhankelijk van de gekozen reikwijdte is deinvloed op de kunnen veranderen.

Idealiter kunt u voorbemanningsprofielen op projecten die zich nog in de pre-sales fase bevinden. Afhankelijk van de procentuele kans op succes, wordt rekening gehouden met de extra werkbelasting.

Op deze manier kun je de voorspelde werklast door te beslissen of er al dan niet rekening moet worden gehouden met pre-sales elementen.

Behoeften creëren

Medewerkers, of het nu verkopers of projectmanagers zijn, moeten hun eigen behoeften aan middelen kunnen creëren. resourcebehoeften door aan bepaalde criteria te voldoen.

Een aanvraag voor personeelsbehoeften maken in Stafiz

Deze behoeften moeten dan worden doorverwezen naar de mensen die verantwoordelijk zijn voor het personeel. Dit betekent dat de resource management software een "maak behoefte" functie biedt waarmee je kunt aangeven :

• vaardigheidscriteria ;
• ervaringscriteria ;
• de oplaadperiode ;
• alle andere gepersonaliseerde criteria die je nodig hebt.

Monitoring van de productie en de financiële gevolgen

Toekomstige productie bewaken

Door profielen toe te wijzen aan projecten of taken kunt u systematisch de financiële prognose uitvoeren en bijwerken. financiële prognose.

Sterker nog, achter de toewijzing van een profiel kan een resource planning tool met financiële en rapportagefunctionaliteiten je nog meer waarde opleveren dankzij :

• de voortgang van een project en de bijbehorende omzet berekenen;
• het berekenen van de impact van prognoses op winstgevendheid;
• alle informatie naar een ERP-systeem sturen om de prognose bij te werken.

Het is dan niet langer nodig om bij te werken de planning aan één kant bij te werken en vervolgens het werk opnieuw uit te voeren door het resterende werk bij te werken.

Berekenen van marges tijdens het hele project

Als je met je personeelssoftware kosten instellen voor elke gebruiker (een salaris voor een werknemer, of een kostprijs voor een leverancier die specifiek is voor het project), dan zal load management het mogelijk maken om de toekomstige winstgevendheid van het project berekenen.

Als u onderaannemers kunt bemannen en hun kosten kunt aangeven, is dat nog beter, omdat je dan de productie en de toekomstige kosten van onderaanneming kunt voorspellen.

Andere kosten hebben ook invloed op je project, zoals productaankopen en reiskosten die niet opnieuw kunnen worden gefactureerd. realtime financiële bewaking van het projectzorg ervoor dat de personeelsoplossing oplossing die je hebt gekozen.

U kunt uw tool voor urenstaten met je resource planning software om de werkelijke (reeds gewerkte tijd) en de prognose te verkrijgen. Als je software timemanagement bevat, zoals Stafiz, wordt de berekening automatisch uitgevoerd.

Native Native integratie van actuals en forecasts is nog steeds de ideale manier om dataproblemen en andere bugs te vermijden die connectoren soms kunnen veroorzaken.

Het enige dat overblijft is het lezen van het projectdashboard en controleren of de winstverwachting dicht bij de doelstelling ligt of dat de marges van het project afnemen.

Software voor resourceplanning koppelen aan een ERP-systeem

De bijwerken van projecten moet regelmatig worden geïntegreerd in het ERP-systeem.

In het ideale geval werken medewerkers in een eenvoudigere, meer intuïtieve oplossing zoals de planningstool, voordat de gegevens automatisch worden via API naar het ERP-systeem.

De financiële functies kunnen het dan overnemen om de afsluiting van de rekeningen voorbereiden.

Mogelijke integraties met Stafiz